企業(yè)人事檔案存檔標(biāo)準(zhǔn)及管理模板一、適用范圍與核心價(jià)值本標(biāo)準(zhǔn)及管理模板適用于各類企業(yè)（含中小微企業(yè)、大型集團(tuán)）的人事檔案管理工作，覆蓋員工從入職到離職全生命周期的檔案管理需求。人事檔案作為記錄員工基本信息、工作經(jīng)歷、獎(jiǎng)懲情況、考核結(jié)果等關(guān)鍵信息的載體，是企業(yè)人力資源規(guī)劃、人才選拔、勞動(dòng)關(guān)系處理的重要依據(jù)。通過標(biāo)準(zhǔn)化存檔與管理，可保證檔案內(nèi)容的完整性、真實(shí)性和安全性，提升人事工作效率，降低法律風(fēng)險(xiǎn)，為企業(yè)可持續(xù)發(fā)展提供數(shù)據(jù)支撐。二、人事檔案標(biāo)準(zhǔn)化管理操作流程（一）檔案收集：全面覆蓋，及時(shí)歸集目標(biāo)：保證員工各類檔案材料無(wú)遺漏、時(shí)效性強(qiáng)。操作步驟：明確收集內(nèi)容：基礎(chǔ)材料：身份證復(fù)印件、學(xué)歷/學(xué)位證書復(fù)印件、職業(yè)資格證書復(fù)印件、離職證明（如有）、體檢報(bào)告（入職時(shí)）。勞動(dòng)關(guān)系材料：勞動(dòng)合同書、崗位變更協(xié)議、保密協(xié)議、競(jìng)業(yè)限制協(xié)議?？己霜?jiǎng)懲材料：年度績(jī)效考核表、獎(jiǎng)懲通知書（含表?yè)P(yáng)、晉升、違紀(jì)處理等）、培訓(xùn)記錄（含培訓(xùn)證書、考核結(jié)果）。其他材料：?jiǎn)T工信息變更表（如聯(lián)系方式、銀行卡號(hào)等）、離職申請(qǐng)表、工作交接清單。確定收集時(shí)間節(jié)點(diǎn)：入職當(dāng)日：收集基礎(chǔ)材料、勞動(dòng)關(guān)系材料（勞動(dòng)合同簽訂當(dāng)日）；變更發(fā)生后3個(gè)工作日內(nèi)：收集員工信息變更表、崗位變更協(xié)議等；季度末10個(gè)工作日內(nèi)：匯總本季度考核獎(jiǎng)懲材料、培訓(xùn)記錄。指定收集責(zé)任人：由HR部門檔案管理員（*專員）負(fù)責(zé)統(tǒng)一收集，各部門配合提供本部門員工產(chǎn)生的檔案材料（如考核表、培訓(xùn)記錄），并簽字確認(rèn)交接。（二）檔案整理：分類清晰，規(guī)范編目目標(biāo)：實(shí)現(xiàn)檔案系統(tǒng)化、條理化，便于后續(xù)查閱與管理。操作步驟：分類歸檔：按檔案類型分為6大類，每類下設(shè)子類（示例）：A類：基礎(chǔ)信息檔案（身份證、學(xué)歷證、離職證明等）；B類：勞動(dòng)關(guān)系檔案（勞動(dòng)合同、變更協(xié)議、保密協(xié)議等）；C類：考核獎(jiǎng)懲檔案（績(jī)效考核表、獎(jiǎng)懲通知書等）；D類：培訓(xùn)發(fā)展檔案（培訓(xùn)記錄、證書等）；E類：薪資福利檔案（薪資調(diào)整表、社保繳納證明等）；F類：離職檔案（離職申請(qǐng)表、交接清單等）。排序編目：每類檔案按“員工編號(hào)+材料形成時(shí)間”順序排序（員工編號(hào)規(guī)則：公司簡(jiǎn)稱+入職年份+3位流水號(hào)，如“XYZ2023001”）；編制《人事檔案材料目錄清單》（模板見第三部分），每份材料填寫“材料名稱、份數(shù)、頁(yè)數(shù)、形成日期、備注”，保證與檔案材料一一對(duì)應(yīng)。核對(duì)檢查：整理后由HR部門負(fù)責(zé)人（*經(jīng)理）審核，檢查材料完整性、真實(shí)性，缺失材料及時(shí)向員工或相關(guān)部門催補(bǔ)。（三）檔案歸檔：雙軌存儲(chǔ)，安全交接目標(biāo)：保證檔案存儲(chǔ)安全，避免丟失或損壞。操作步驟：選擇存儲(chǔ)載體：電子檔案：掃描紙質(zhì)材料為PDF格式（分辨率不低于300DPI），存儲(chǔ)于企業(yè)內(nèi)部服務(wù)器指定路徑（如“HR系統(tǒng)-檔案管理-員工檔案-2023年”），同時(shí)備份至加密移動(dòng)硬盤（異地存放）；紙質(zhì)檔案：使用無(wú)酸檔案盒存放，每盒標(biāo)注“員工編號(hào)+姓名+檔案類別+檔案年度”（如“XYZ2023001–A類-2023”），不超過50盒/柜。辦理歸檔手續(xù)：電子檔案：通過HR系統(tǒng)，填寫《電子檔案歸檔登記表》（包含文件名、存儲(chǔ)路徑、人、日期）；紙質(zhì)檔案：由檔案管理員與HR部門負(fù)責(zé)人共同在《檔案交接登記表》（模板見第三部分）簽字確認(rèn)，注明檔案數(shù)量、狀態(tài)（完整/部分）。存放管理：電子檔案服務(wù)器設(shè)置訪問權(quán)限（僅HR部門負(fù)責(zé)人、檔案管理員可查閱）；紙質(zhì)檔案存放于專用檔案室（配備防火、防潮、防盜設(shè)施），檔案室鑰匙由檔案管理員專人保管，非工作時(shí)間鎖閉。（四）檔案保管：定期維護(hù)，動(dòng)態(tài)更新目標(biāo)：保證檔案長(zhǎng)期可讀，信息準(zhǔn)確有效。操作步驟：電子檔案維護(hù)：每季度檢查服務(wù)器存儲(chǔ)狀態(tài)，保證文件無(wú)損壞、無(wú)丟失；員工信息變更時(shí)，24小時(shí)內(nèi)更新電子檔案（如聯(lián)系方式變更，重新掃描變更表并替換原文件）；每年12月對(duì)電子檔案進(jìn)行異地備份（備份介質(zhì)標(biāo)注“年度備份+日期”）。紙質(zhì)檔案維護(hù)：每月檢查檔案盒有無(wú)受潮、蟲蛀，發(fā)覺問題及時(shí)處理（如更換檔案盒、干燥劑）；員工離職后，其檔案在離職手續(xù)辦結(jié)30日內(nèi)完成歸檔，標(biāo)注“離職-離職日期”；超過保管期限的檔案（如離職檔案保管2年，基礎(chǔ)信息檔案保管至員工離職后10年），由檔案管理員提出銷毀申請(qǐng)，按流程審批后處理。（五）檔案利用：權(quán)限管控，流程規(guī)范目標(biāo)：在保障信息安全的前提下，滿足合理查閱需求。操作步驟：明確查閱權(quán)限：HR部門負(fù)責(zé)人、檔案管理員：可查閱全部檔案；其他部門負(fù)責(zé)人：可查閱本部門員工考核、獎(jiǎng)懲等與工作相關(guān)的檔案；員工本人：可查閱本人基礎(chǔ)信息、勞動(dòng)合同、考核結(jié)果等檔案（需提前申請(qǐng)）。辦理查閱手續(xù)：內(nèi)部查閱：填寫《檔案查閱申請(qǐng)表》（模板見第三部分），經(jīng)部門負(fù)責(zé)人、HR負(fù)責(zé)人簽字后，檔案管理員提供檔案（查閱后當(dāng)場(chǎng)歸還，查閱人在《檔案查閱登記表》簽字）；外部查閱（如勞動(dòng)仲裁、司法部門）：需持單位介紹信、執(zhí)法人員工作證件，經(jīng)企業(yè)分管領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)，檔案管理員全程陪同查閱，復(fù)印材料需加蓋“檔案證明專用章”。（六）檔案銷毀：合規(guī)鑒定，全程留痕目標(biāo)：及時(shí)清理無(wú)效檔案，優(yōu)化存儲(chǔ)空間。操作步驟：鑒定銷毀條件：保管期限屆滿且無(wú)留存價(jià)值（如離職超過2年的離職檔案）；材料內(nèi)容重復(fù)或無(wú)效（如作廢的員工信息變更表）。審批與執(zhí)行：檔案管理員編制《檔案銷毀清單》，注明檔案編號(hào)、名稱、數(shù)量、銷毀原因，提交HR部門負(fù)責(zé)人、法務(wù)部門（如有）、分管領(lǐng)導(dǎo)審批；銷毀時(shí)由2人以上（含檔案管理員、HR部門負(fù)責(zé)人）共同監(jiān)銷，保證檔案徹底銷毀（紙質(zhì)檔案粉碎，電子檔案徹底刪除）；監(jiān)銷人在《檔案銷毀登記表》（模板見第三部分）簽字，注明銷毀日期、方式，保存銷毀記錄5年。三、人事檔案標(biāo)準(zhǔn)化模板清單模板一：?jiǎn)T工基本信息檔案表員工編號(hào)姓名性別民族出生日期政治面貌婚姻狀況聯(lián)系電話緊急聯(lián)系人緊急聯(lián)系人電話現(xiàn)居住地址戶籍地址銀行卡號(hào)學(xué)歷畢業(yè)院校所學(xué)專業(yè)畢業(yè)時(shí)間學(xué)位資格證書名稱證書編號(hào)入職日期所屬部門崗位聘用形式轉(zhuǎn)正日期合同期限月薪標(biāo)準(zhǔn)備注（如獎(jiǎng)懲記錄、重大事項(xiàng)等）模板二：人事檔案材料目錄清單序號(hào)材料名稱份數(shù)頁(yè)數(shù)形成日期存放位置（電子/紙質(zhì)）備注1身份證復(fù)印件122023-01-15電子：路徑1/紙質(zhì)：A001盒2勞動(dòng)合同書152023-01-15電子：路徑1/紙質(zhì)：A001盒期限：3年3年度績(jī)效考核表132023-12-20電子：路徑2/紙質(zhì)：B002盒優(yōu)秀等級(jí)…模板三：檔案查閱申請(qǐng)表查閱人所屬部門查閱日期查閱事由查閱檔案明細(xì)（員工編號(hào)+檔案類別+材料名稱）部門負(fù)責(zé)人意見HR負(fù)責(zé)人意見檔案管理員簽字歸還日期模板四：檔案交接登記表交接日期檔案編號(hào)員工姓名檔案類別數(shù)量（份/盒）狀態(tài)（完整/部分）交接人接收人監(jiān)交人2023-03-01XYZ2023001A類基礎(chǔ)信息1盒完整*專員*經(jīng)理*主管2023-03-01XYZ2023002B類勞動(dòng)關(guān)系2份完整*專員*經(jīng)理*主管………備注四、檔案管理關(guān)鍵風(fēng)險(xiǎn)控制點(diǎn)（一）合規(guī)性風(fēng)險(xiǎn)風(fēng)險(xiǎn)表現(xiàn)：檔案材料缺失（如未簽訂勞動(dòng)合同）、內(nèi)容虛假（如學(xué)歷造假），引發(fā)勞動(dòng)仲裁或法律糾紛。控制措施：入職材料必須核對(duì)原件，復(fù)印件注明“與原件一致”并由員工簽字；勞動(dòng)合同簽訂后1個(gè)月內(nèi)完成歸檔，每月末核查未簽合同人員名單，限期補(bǔ)簽；定期（每半年）開展檔案真實(shí)性核查，重點(diǎn)核對(duì)學(xué)歷、工作經(jīng)歷等關(guān)鍵信息。（二）安全性風(fēng)險(xiǎn)風(fēng)險(xiǎn)表現(xiàn)：電子檔案泄露（如服務(wù)器被攻擊）、紙質(zhì)檔案損毀（如火災(zāi)、受潮），導(dǎo)致員工信息外泄或檔案丟失?？刂拼胧弘娮訖n案設(shè)置三級(jí)權(quán)限（管理員、部門負(fù)責(zé)人、普通員工），密碼每3個(gè)月更換一次；紙質(zhì)檔案室配備煙霧報(bào)警器、干粉滅火器、溫濕度計(jì)（溫度控制在14-24℃，濕度控制在45-60%），每日記錄溫濕度；檔案管理員離職時(shí)，辦理檔案交接手續(xù)，變更電子檔案密碼，收回檔案室鑰匙。（三）動(dòng)態(tài)性風(fēng)險(xiǎn)風(fēng)險(xiǎn)表現(xiàn)：?jiǎn)T工信息變更后未及時(shí)更新檔案（如聯(lián)系方式變更后仍用舊信息），導(dǎo)致無(wú)法聯(lián)系員工或影響薪資發(fā)放?？刂拼胧?jiǎn)T工提交《信息變更申請(qǐng)表》后，HR部門在2個(gè)工作日內(nèi)完成檔案更新（電子檔案替換、紙質(zhì)檔案補(bǔ)充材料）；每季度向員工發(fā)送《檔案信息核對(duì)函》，確認(rèn)信息準(zhǔn)確性，未回復(fù)的員工進(jìn)行電話追訪。（四）可追溯性風(fēng)險(xiǎn)風(fēng)險(xiǎn)表現(xiàn)：檔案收集、歸檔、查閱等環(huán)節(jié)無(wú)記錄，出現(xiàn)問題時(shí)無(wú)法追溯責(zé)任?？刂拼胧核袡n案管理環(huán)節(jié)（收集、整理、歸檔、查閱、銷毀）均需填寫對(duì)應(yīng)登記表，保存期限不