藥品交易采購管理辦法一、總則（一）目的為加強(qiáng)公司藥品交易采購管理，規(guī)范采購行為，保證藥品質(zhì)量，控制采購成本，確保公司藥品供應(yīng)的及時性、準(zhǔn)確性和合法性，依據(jù)國家相關(guān)法律法規(guī)及行業(yè)標(biāo)準(zhǔn)，制定本辦法。（二）適用范圍本辦法適用于公司內(nèi)部涉及藥品交易采購的所有活動，包括藥品的采購計(jì)劃制定、供應(yīng)商選擇與管理、采購合同簽訂、采購執(zhí)行、驗(yàn)收及付款等環(huán)節(jié)。（三）基本原則1.合法性原則：藥品采購活動必須嚴(yán)格遵守國家法律法規(guī)，確保采購行為合法合規(guī)。2.質(zhì)量第一原則：優(yōu)先選擇質(zhì)量可靠、信譽(yù)良好的供應(yīng)商，確保所采購藥品符合國家藥品標(biāo)準(zhǔn)和相關(guān)質(zhì)量要求。3.公開、公平、公正原則：采購過程應(yīng)透明化，在供應(yīng)商選擇、采購價格確定等方面遵循公平競爭原則，確保所有符合條件的供應(yīng)商有平等參與機(jī)會。4.成本效益原則：在保證藥品質(zhì)量的前提下，合理控制采購成本，提高采購資金使用效益。5.誠實(shí)守信原則：與供應(yīng)商建立長期穩(wěn)定的合作關(guān)系，誠實(shí)守信，履行合同約定。二、采購計(jì)劃管理（一）需求預(yù)測1.公司各部門應(yīng)定期（每月/每季度）根據(jù)業(yè)務(wù)發(fā)展、庫存狀況及市場需求變化等因素，對藥品需求進(jìn)行預(yù)測，并提交需求預(yù)測報(bào)告至采購部門。2.采購部門負(fù)責(zé)收集、匯總各部門的需求預(yù)測信息，結(jié)合歷史采購數(shù)據(jù)、市場動態(tài)等進(jìn)行綜合分析，形成初步的年度/季度/月度采購計(jì)劃草案。（二）計(jì)劃編制與審批1.采購計(jì)劃草案應(yīng)明確藥品的名稱、規(guī)格、數(shù)量、預(yù)計(jì)采購時間等詳細(xì)信息。2.采購計(jì)劃草案經(jīng)采購部門負(fù)責(zé)人審核后，提交至公司分管領(lǐng)導(dǎo)審批。審批通過后的采購計(jì)劃作為正式采購執(zhí)行依據(jù)。3.如遇特殊情況需要調(diào)整采購計(jì)劃，相關(guān)部門應(yīng)提前向采購部門提出申請，說明調(diào)整原因、調(diào)整內(nèi)容及預(yù)計(jì)影響，經(jīng)采購部門審核并報(bào)分管領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)后進(jìn)行調(diào)整。三、供應(yīng)商管理（一）供應(yīng)商篩選與評估1.建立供應(yīng)商準(zhǔn)入制度，明確供應(yīng)商應(yīng)具備的資質(zhì)條件，包括藥品生產(chǎn)/經(jīng)營許可證、營業(yè)執(zhí)照、質(zhì)量管理體系認(rèn)證、產(chǎn)品質(zhì)量檢驗(yàn)報(bào)告等。2.采購部門通過多種渠道收集供應(yīng)商信息，如網(wǎng)絡(luò)搜索、行業(yè)推薦、供應(yīng)商自薦等，對潛在供應(yīng)商進(jìn)行初步篩選。3.組織相關(guān)部門（如質(zhì)量部門、法務(wù)部門等）對篩選后的供應(yīng)商進(jìn)行實(shí)地考察和評估，評估內(nèi)容包括企業(yè)規(guī)模、生產(chǎn)/經(jīng)營能力、質(zhì)量管理水平、信譽(yù)狀況、價格競爭力等。4.根據(jù)評估結(jié)果，建立供應(yīng)商檔案，對合格供應(yīng)商進(jìn)行分類管理，并定期更新供應(yīng)商信息。（二）供應(yīng)商考核與動態(tài)管理1.制定供應(yīng)商考核指標(biāo)體系，定期（每半年/每年）對供應(yīng)商的供貨質(zhì)量、交貨期、售后服務(wù)等方面進(jìn)行考核。2.考核結(jié)果分為優(yōu)秀、良好、合格、不合格四個等級。對于考核優(yōu)秀的供應(yīng)商，在下次采購時有優(yōu)先合作權(quán)；對于考核不合格的供應(yīng)商，采購部門應(yīng)及時與其溝通，要求其限期整改，如整改后仍不符合要求，應(yīng)暫停與其合作。3.根據(jù)供應(yīng)商的經(jīng)營狀況、市場變化等因素，對供應(yīng)商檔案進(jìn)行動態(tài)調(diào)整，確保供應(yīng)商隊(duì)伍的穩(wěn)定性和競爭力。四、采購執(zhí)行（一）采購訂單下達(dá)1.采購部門根據(jù)批準(zhǔn)的采購計(jì)劃，向選定的供應(yīng)商發(fā)送采購訂單。采購訂單應(yīng)明確藥品的名稱、規(guī)格、數(shù)量、價格、交貨時間、交貨地點(diǎn)、質(zhì)量標(biāo)準(zhǔn)等詳細(xì)條款。2.采購訂單發(fā)送前，采購人員應(yīng)與供應(yīng)商進(jìn)行確認(rèn)，確保雙方對訂單內(nèi)容理解一致。訂單發(fā)出后，應(yīng)跟蹤訂單執(zhí)行情況，及時與供應(yīng)商溝通協(xié)調(diào)，解決訂單執(zhí)行過程中出現(xiàn)的問題。（二）采購合同簽訂1.對于金額較大、采購周期較長或涉及重要藥品的采購項(xiàng)目，應(yīng)簽訂書面采購合同。采購合同應(yīng)明確雙方的權(quán)利和義務(wù)，包括藥品質(zhì)量標(biāo)準(zhǔn)、價格條款、交貨方式、付款方式、違約責(zé)任等內(nèi)容。2.采購合同草案由采購部門起草，經(jīng)法務(wù)部門審核后，提交至公司分管領(lǐng)導(dǎo)審批。審批通過后，由公司法定代表人或其授權(quán)代表與供應(yīng)商簽訂合同。3.采購合同簽訂后，采購部門應(yīng)及時將合同副本分發(fā)給相關(guān)部門（如質(zhì)量部門、財(cái)務(wù)部門等），以便各部門按照合同要求履行職責(zé)。（三）采購過程監(jiān)控1.采購人員應(yīng)定期跟蹤采購訂單的執(zhí)行進(jìn)度，及時掌握藥品的生產(chǎn)、運(yùn)輸?shù)惹闆r。如發(fā)現(xiàn)供應(yīng)商可能無法按時交貨或出現(xiàn)質(zhì)量問題，應(yīng)及時與供應(yīng)商溝通協(xié)調(diào)，采取相應(yīng)的措施，確保采購任務(wù)順利完成。2.質(zhì)量部門應(yīng)加強(qiáng)對采購藥品的質(zhì)量監(jiān)控，在藥品到貨前，提前做好驗(yàn)收準(zhǔn)備工作；到貨時，按照相關(guān)質(zhì)量標(biāo)準(zhǔn)和驗(yàn)收程序進(jìn)行嚴(yán)格驗(yàn)收，確保所采購藥品質(zhì)量符合要求。五、驗(yàn)收管理（一）驗(yàn)收準(zhǔn)備1.質(zhì)量部門在收到采購部門提交的到貨通知后，應(yīng)組織驗(yàn)收人員，明確驗(yàn)收人員職責(zé)，準(zhǔn)備好驗(yàn)收所需的工具、文件和場地。2.驗(yàn)收人員應(yīng)熟悉所采購藥品的質(zhì)量標(biāo)準(zhǔn)、驗(yàn)收方法及相關(guān)法律法規(guī)要求，確保驗(yàn)收工作的準(zhǔn)確性和規(guī)范性。（二）驗(yàn)收程序1.藥品到貨后，驗(yàn)收人員首先核對送貨憑證與采購訂單的一致性，包括藥品名稱、規(guī)格、數(shù)量、供應(yīng)商等信息。2.對藥品的外觀、包裝、標(biāo)簽、說明書等進(jìn)行檢查，查看是否有破損、污染、標(biāo)識不清等問題。3.按照藥品質(zhì)量標(biāo)準(zhǔn)和驗(yàn)收操作規(guī)程，對藥品的內(nèi)在質(zhì)量進(jìn)行檢驗(yàn)，可采用抽樣檢驗(yàn)、全檢等方式。檢驗(yàn)項(xiàng)目包括藥品的性狀、鑒別、檢查、含量測定等。4.驗(yàn)收過程中，如發(fā)現(xiàn)藥品存在質(zhì)量問題或與采購訂單不符，驗(yàn)收人員應(yīng)及時填寫《藥品驗(yàn)收不合格報(bào)告》，詳細(xì)記錄不合格情況，并將藥品妥善保管，等待進(jìn)一步處理。（三）驗(yàn)收結(jié)果處理1.驗(yàn)收合格的藥品，驗(yàn)收人員應(yīng)在驗(yàn)收記錄上簽字確認(rèn)，并及時辦理入庫手續(xù)。2.對于驗(yàn)收不合格的藥品，質(zhì)量部門應(yīng)立即通知采購部門，采購部門負(fù)責(zé)與供應(yīng)商聯(lián)系，協(xié)商處理方式，如退貨、換貨、補(bǔ)貨等。供應(yīng)商應(yīng)在規(guī)定時間內(nèi)對不合格藥品進(jìn)行處理，并承擔(dān)相應(yīng)的責(zé)任。3.對驗(yàn)收過程中發(fā)現(xiàn)的重大質(zhì)量問題或涉及違規(guī)行為的藥品，應(yīng)及時報(bào)告公司分管領(lǐng)導(dǎo)，并按照相關(guān)法律法規(guī)要求進(jìn)行處理。六、付款管理（一）付款申請1.采購部門在收到質(zhì)量部門出具的驗(yàn)收合格報(bào)告及供應(yīng)商提供的發(fā)票等付款憑證后，應(yīng)及時核對相關(guān)信息，確保無誤。2.采購人員根據(jù)采購合同約定的付款方式和付款期限，填寫《付款申請表》，詳細(xì)注明付款金額、付款對象、付款原因等內(nèi)容，并附上相關(guān)證明材料。3.《付款申請表》經(jīng)采購部門負(fù)責(zé)人審核后，提交至財(cái)務(wù)部門。（二）付款審批1.財(cái)務(wù)部門收到《付款申請表》后，應(yīng)按照公司財(cái)務(wù)管理制度對付款申請進(jìn)行審核，審核內(nèi)容包括發(fā)票的真實(shí)性、合法性、完整性，采購合同的執(zhí)行情況等。2.審核通過后的付款申請，按照公司審批流程提交至公司分管領(lǐng)導(dǎo)、總經(jīng)理審批。審批通過后，財(cái)務(wù)部門方可辦理付款手續(xù)。（三）付款執(zhí)行1.財(cái)務(wù)部門根據(jù)審批后的付款申請，選擇合適的付款方式進(jìn)行付款，如銀行轉(zhuǎn)賬、支票等。2.付款完成后，財(cái)務(wù)部門應(yīng)及時登記付款臺賬，記錄付款日期、付款金額、付款對象等信息，并將付款憑證妥善保管，以便日后查詢和核對。七、采購檔案管理（一）檔案內(nèi)容1.采購活動中形成的各類文件和資料，包括采購計(jì)劃、供應(yīng)商檔案、采購訂單、采購合同、驗(yàn)收記錄、付款憑證等，均應(yīng)作為采購檔案進(jìn)行管理。2.采購檔案應(yīng)按照類別和時間順序進(jìn)行整理歸檔，確保檔案資料的完整性和系統(tǒng)性。（二）檔案保管1.設(shè)立專門的采購檔案保管場所，配備必要的檔案保管設(shè)備，如檔案柜、防火防潮設(shè)施等，確保檔案資料的安全保管。2.采購檔案保管期限應(yīng)符合國家法律法規(guī)及公司相關(guān)規(guī)定要求，一般重要采購檔案應(yīng)長期保存，普通采購檔案保存期限不少于[X]年。3.定期對采購檔案進(jìn)行檢查和清理，對超過保管期限或已無保存價值的檔案，按照規(guī)定程序進(jìn)行銷毀處理。（三）檔案查閱與借閱1.公司內(nèi)部人員因工作需要查閱采購檔案的，應(yīng)填寫《采購檔案查閱申請表》，經(jīng)所在部門負(fù)責(zé)人批準(zhǔn)后，到檔案保管部門查閱。查閱過程中，應(yīng)遵守檔案保管部門的相關(guān)規(guī)定，不得擅自涂改、抽取、復(fù)制檔案資料。2.因特殊原因需要借閱采購檔案的，應(yīng)填寫《采購檔案借閱申請表》，注明借閱理由、借閱期限等內(nèi)容，經(jīng)所在部門負(fù)責(zé)人、檔案保管部門負(fù)責(zé)人及公司分管領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)后，方可辦理借閱手續(xù)。借閱期限一般不得超過[X]個工作日，借閱人員應(yīng)按時歸還檔案，如遇特殊情況需要延長借閱期限，應(yīng)提前辦理續(xù)借手續(xù)。八、監(jiān)督與檢查（一）內(nèi)部監(jiān)督1.公司內(nèi)部審計(jì)部門應(yīng)定期對藥品交易采購活動進(jìn)行審計(jì)監(jiān)督，檢查采購流程的執(zhí)行情況、采購合同的履行情況、采購資金的使用情況等，發(fā)現(xiàn)問題及時提出整改意見，并跟蹤整改落實(shí)情況。2.采購部門應(yīng)定期對自身采購工作進(jìn)行自查自糾，總結(jié)經(jīng)驗(yàn)教訓(xùn)，不斷完善采購管理工作。（二）外部監(jiān)督1