蘇州檔案流程管理辦法一、總則（一）目的為了加強(qiáng)蘇州地區(qū)檔案流程管理，確保檔案的完整性、準(zhǔn)確性和安全性，提高檔案利用效率，依據(jù)國(guó)家相關(guān)法律法規(guī)和行業(yè)標(biāo)準(zhǔn)，結(jié)合本地區(qū)實(shí)際情況，制定本辦法。（二）適用范圍本辦法適用于蘇州地區(qū)各級(jí)黨政機(jī)關(guān)、企事業(yè)單位、社會(huì)團(tuán)體以及其他組織的檔案流程管理。（三）基本原則1.合法性原則：檔案管理活動(dòng)必須符合國(guó)家法律法規(guī)的要求，確保檔案管理工作在法律框架內(nèi)進(jìn)行。2.真實(shí)性原則：檔案應(yīng)真實(shí)反映組織的各項(xiàng)活動(dòng)和業(yè)務(wù)情況，嚴(yán)禁偽造、篡改檔案內(nèi)容。3.完整性原則：全面收集、整理和保存組織在各個(gè)階段形成的各類檔案，保證檔案的齊全完整。4.保密性原則：對(duì)涉及國(guó)家機(jī)密、商業(yè)秘密和個(gè)人隱私的檔案，嚴(yán)格按照保密規(guī)定進(jìn)行管理，防止信息泄露。5.便利性原則：優(yōu)化檔案管理流程，提高檔案利用效率，為組織和社會(huì)提供便捷的檔案服務(wù)。二、檔案管理機(jī)構(gòu)與職責(zé)（一）檔案管理部門設(shè)置各組織應(yīng)根據(jù)自身規(guī)模和檔案管理需求，設(shè)立專門的檔案管理部門或指定專人負(fù)責(zé)檔案管理工作。檔案管理部門應(yīng)配備與工作任務(wù)相適應(yīng)的專業(yè)人員，包括檔案管理人員、信息技術(shù)人員等。（二）檔案管理部門職責(zé)1.制定檔案管理制度：根據(jù)國(guó)家法律法規(guī)和行業(yè)標(biāo)準(zhǔn)，結(jié)合本組織實(shí)際情況，制定完善的檔案管理制度，明確檔案管理流程、崗位職責(zé)和工作要求。2.檔案收集與整理：負(fù)責(zé)組織和指導(dǎo)本組織各部門收集、整理各類檔案，確保檔案的齊全完整，并按照規(guī)定的分類標(biāo)準(zhǔn)和編號(hào)方法進(jìn)行整理和編目。3.檔案保管與保護(hù)：建立檔案保管場(chǎng)所，配備必要的保管設(shè)備，對(duì)檔案進(jìn)行妥善保管，確保檔案的安全。同時(shí)，采取有效的保護(hù)措施，防止檔案損壞、變質(zhì)和丟失。4.檔案利用服務(wù)：為組織內(nèi)部和社會(huì)提供檔案利用服務(wù)，根據(jù)規(guī)定的程序和權(quán)限，及時(shí)、準(zhǔn)確地提供檔案信息，滿足利用者的需求。5.檔案信息化建設(shè)：推進(jìn)檔案信息化建設(shè)，利用現(xiàn)代信息技術(shù)手段，實(shí)現(xiàn)檔案的數(shù)字化管理、存儲(chǔ)和檢索，提高檔案管理效率和服務(wù)水平。6.檔案鑒定與銷毀：按照規(guī)定的程序和標(biāo)準(zhǔn)，對(duì)到期檔案進(jìn)行鑒定，提出銷毀意見，經(jīng)批準(zhǔn)后組織實(shí)施檔案銷毀工作。7.監(jiān)督與檢查：對(duì)本組織各部門的檔案管理工作進(jìn)行監(jiān)督和檢查，發(fā)現(xiàn)問題及時(shí)督促整改，確保檔案管理工作規(guī)范有序進(jìn)行。（三）各部門檔案管理職責(zé)1.指定專人負(fù)責(zé)：各部門應(yīng)指定專人負(fù)責(zé)本部門檔案的收集、整理、保管和移交工作，確保檔案管理工作落實(shí)到具體人員。2.及時(shí)收集整理：各部門應(yīng)按照檔案管理部門的要求，及時(shí)收集本部門在工作活動(dòng)中形成的各類檔案，并進(jìn)行初步整理，定期移交檔案管理部門。3.配合檔案管理部門工作：積極配合檔案管理部門開展檔案管理工作，提供必要的支持和協(xié)助，確保檔案管理工作順利進(jìn)行。三、檔案收集（一）收集范圍1.文書檔案：包括各類公文、函件、會(huì)議紀(jì)要、工作計(jì)劃、總結(jié)報(bào)告等。2.科技檔案：涵蓋科研項(xiàng)目、工程建設(shè)、設(shè)備儀器等方面的檔案。3.財(cái)務(wù)檔案：包含會(huì)計(jì)憑證、賬簿、報(bào)表、審計(jì)報(bào)告等。4.人事檔案：涉及員工入職、離職、晉升、考核等方面的檔案。5.業(yè)務(wù)檔案：根據(jù)各組織業(yè)務(wù)特點(diǎn)，收集與業(yè)務(wù)活動(dòng)相關(guān)的檔案，如合同協(xié)議、業(yè)務(wù)報(bào)表、客戶資料等。6.聲像檔案：包括照片、錄音、錄像等反映組織重要活動(dòng)和歷史事件的檔案。7.電子檔案：以電子形式存在的各類文件、數(shù)據(jù)等檔案。（二）收集要求1.明確收集渠道：各部門應(yīng)明確檔案收集的渠道和方式，確保檔案及時(shí)、準(zhǔn)確地收集到檔案管理部門。2.保證檔案質(zhì)量：收集的檔案應(yīng)內(nèi)容完整、字跡清晰、格式規(guī)范，確保檔案的真實(shí)性和有效性。3.定期移交：各部門應(yīng)按照規(guī)定的時(shí)間周期，定期將整理好的檔案移交檔案管理部門，不得積壓或擅自留存。（三）特殊檔案收集對(duì)于涉及國(guó)家機(jī)密、商業(yè)秘密和個(gè)人隱私的特殊檔案，應(yīng)按照國(guó)家有關(guān)保密規(guī)定進(jìn)行收集和管理，采取嚴(yán)格的保密措施，確保檔案信息安全。四、檔案整理（一）整理原則1.遵循文件形成規(guī)律：按照文件的形成時(shí)間、來源、內(nèi)容等內(nèi)在聯(lián)系進(jìn)行整理，保持文件之間的歷史聯(lián)系。2.便于保管和利用：整理后的檔案應(yīng)便于保管和查找利用，提高檔案管理工作效率。（二）分類標(biāo)準(zhǔn)1.年度分類法：按照文件形成的年度進(jìn)行分類，將同一年度的文件歸為一類。2.組織機(jī)構(gòu)分類法：根據(jù)組織內(nèi)部的機(jī)構(gòu)設(shè)置，將文件按組織機(jī)構(gòu)進(jìn)行分類。3.問題分類法：按照文件內(nèi)容所反映的問題進(jìn)行分類，將相關(guān)問題的文件歸為一類。（三）編號(hào)方法1.全宗號(hào)：為每個(gè)立檔單位編制唯一的全宗號(hào)，用于標(biāo)識(shí)該單位的檔案全宗。2.目錄號(hào)：根據(jù)檔案分類情況，為每一類檔案編制目錄號(hào)，便于檔案目錄的管理和查找。3.案卷號(hào)：在每一類檔案中，為每一卷檔案編制案卷號(hào)，按照順序排列。4.件號(hào)：對(duì)于以件為單位整理的檔案，為每件檔案編制件號(hào)。（四）編目要求1.編制檔案目錄：根據(jù)整理好的檔案，編制檔案目錄，包括案卷目錄、卷內(nèi)文件目錄等，目錄內(nèi)容應(yīng)準(zhǔn)確、完整。2.填寫檔號(hào)：在檔案封面、卷內(nèi)文件首頁(yè)等位置填寫準(zhǔn)確的檔號(hào)，便于檔案的標(biāo)識(shí)和查找。3.編寫頁(yè)碼：對(duì)卷內(nèi)文件進(jìn)行逐頁(yè)編寫頁(yè)碼，確保頁(yè)碼連續(xù)、準(zhǔn)確。五、檔案保管（一）保管場(chǎng)所建設(shè)1.選址要求：檔案保管場(chǎng)所應(yīng)選擇地勢(shì)干燥、通風(fēng)良好、防火、防盜、防潮、防蟲的地點(diǎn)。2.設(shè)施配備：配備必要的保管設(shè)備，如檔案架、檔案柜、溫濕度控制設(shè)備、消防設(shè)備、防蟲設(shè)備等，確保檔案的安全保管。（二）檔案存放方式1.分類存放：按照檔案的分類標(biāo)準(zhǔn)，將檔案分類存放在檔案架或檔案柜中，便于查找和管理。2.標(biāo)識(shí)清晰：在檔案架和檔案柜上標(biāo)明檔案類別、年度、檔號(hào)等信息，便于快速定位檔案。（三）檔案保管期限1.定期保管：根據(jù)國(guó)家規(guī)定和組織實(shí)際情況，確定檔案的定期保管期限，一般分為10年、30年等。2.永久保管：對(duì)涉及本組織重大歷史事件、重要決策、核心業(yè)務(wù)等具有長(zhǎng)遠(yuǎn)保存價(jià)值的檔案，實(shí)行永久保管。（四）檔案安全管理1.建立安全制度：制定檔案安全管理制度，明確安全責(zé)任，加強(qiáng)對(duì)檔案保管場(chǎng)所的安全管理。2.加強(qiáng)人員培訓(xùn)：對(duì)檔案管理人員進(jìn)行安全培訓(xùn)，提高安全意識(shí)和應(yīng)急處理能力。3.定期檢查維護(hù)：定期對(duì)檔案保管場(chǎng)所和檔案進(jìn)行檢查，及時(shí)發(fā)現(xiàn)和處理安全隱患，確保檔案的安全保管。六、檔案利用（一）利用原則1.依法依規(guī)利用：檔案利用應(yīng)嚴(yán)格按照國(guó)家法律法規(guī)和本組織的檔案管理制度進(jìn)行，確保檔案利用活動(dòng)合法合規(guī)。2.滿足合理需求：在保證檔案安全的前提下，積極為利用者提供檔案信息服務(wù)，滿足其合理的利用需求。（二）利用流程1.提出利用申請(qǐng)：利用者需填寫檔案利用申請(qǐng)表，注明利用目的、利用內(nèi)容等信息，并提交相關(guān)證明材料。2.審核批準(zhǔn)：檔案管理部門對(duì)利用申請(qǐng)進(jìn)行審核，根據(jù)檔案的保密級(jí)別和利用權(quán)限，報(bào)經(jīng)批準(zhǔn)后，方可提供檔案利用服務(wù)。3.提供利用服務(wù)：檔案管理部門按照批準(zhǔn)的利用范圍和方式，為利用者提供檔案查閱、借閱、復(fù)制等服務(wù)，并做好利用記錄。4.歸還檔案：利用完畢后，利用者應(yīng)及時(shí)歸還檔案，檔案管理部門對(duì)歸還的檔案進(jìn)行檢查，確保檔案完整無(wú)損。（三）特殊檔案利用對(duì)于涉及國(guó)家機(jī)密、商業(yè)秘密和個(gè)人隱私的特殊檔案，利用者應(yīng)嚴(yán)格遵守保密規(guī)定，按照規(guī)定的程序和權(quán)限進(jìn)行利用，檔案管理部門應(yīng)加強(qiáng)對(duì)特殊檔案利用的監(jiān)督和管理。七、檔案鑒定與銷毀（一）鑒定原則1.全面審查：對(duì)到期檔案進(jìn)行全面審查，綜合考慮檔案的內(nèi)容、價(jià)值、保管期限等因素，確定檔案的存毀。2.準(zhǔn)確判斷：依據(jù)國(guó)家有關(guān)規(guī)定和組織實(shí)際情況，準(zhǔn)確判斷檔案的保存價(jià)值，確保鑒定結(jié)果客觀公正。（二）鑒定組織成立檔案鑒定小組，由檔案管理部門負(fù)責(zé)人、相關(guān)業(yè)務(wù)部門人員和檔案專家組成，負(fù)責(zé)對(duì)到期檔案進(jìn)行鑒定。（三）鑒定方法1.直接鑒定法：鑒定人員直接審查檔案內(nèi)容，逐卷逐件地確定檔案的存毀。2.綜合評(píng)估法：綜合考慮檔案的形成背景、歷史意義、現(xiàn)實(shí)利用價(jià)值等因素，對(duì)檔案進(jìn)行綜合評(píng)估，確定其保存價(jià)值。（四）銷毀程序1.編制銷毀清冊(cè)：對(duì)鑒定后確定需要銷毀的檔案，編制銷毀清冊(cè)，注明檔案的名稱、數(shù)量、保管期限等信息。2.審批銷毀：銷毀清冊(cè)報(bào)經(jīng)組織負(fù)責(zé)人批準(zhǔn)后，方可組織實(shí)施檔案銷毀工作。3.監(jiān)督銷毀：檔案銷毀工作應(yīng)在檔案管理部門和相關(guān)部門的監(jiān)督下進(jìn)行，確保檔案銷毀徹底、安全。4.銷毀記錄：對(duì)檔案銷毀過程進(jìn)行記錄，包括銷毀時(shí)間、地點(diǎn)、方式、參與人員等信息，并存檔備查。八、檔案信息化管理（一）信息化建設(shè)目標(biāo)1.實(shí)現(xiàn)檔案數(shù)字化：將紙質(zhì)檔案進(jìn)行數(shù)字化處理，建立檔案數(shù)據(jù)庫(kù)，實(shí)現(xiàn)檔案信息的電子化存儲(chǔ)和管理。2.提高利用效率：通過信息化手段，優(yōu)化檔案檢索和利用流程，提高檔案利用效率，為組織和社會(huì)提供便捷的檔案服務(wù)。3.加強(qiáng)安全管理：利用信息技術(shù)手段，加強(qiáng)檔案信息的安全防護(hù)，確保檔案信息的安全可靠。（二）數(shù)字化流程1.檔案掃描：對(duì)紙質(zhì)檔案進(jìn)行掃描，確保掃描圖像清晰、完整，符合檔案數(shù)字化質(zhì)量要求。2.圖像處理：對(duì)掃描圖像進(jìn)行去噪、去污、裁剪、糾偏等圖像處理，提高圖像質(zhì)量。3.數(shù)據(jù)錄入：將檔案圖像中的文字信息進(jìn)行錄入，建立檔案數(shù)據(jù)庫(kù)，確保數(shù)據(jù)準(zhǔn)確無(wú)誤。4.掛接存儲(chǔ)：將數(shù)字化檔案與對(duì)應(yīng)的電子目錄進(jìn)行掛接，存儲(chǔ)到檔案數(shù)據(jù)庫(kù)中，便于檔案的檢索和利用。（三）信息化系統(tǒng)建設(shè)1.檔案管理系統(tǒng)：建立功能完善的檔案管理系統(tǒng)，實(shí)現(xiàn)檔案的收集、整理、保管、利用、鑒定、銷毀等全過程管理。2.安全防護(hù)系統(tǒng)：加強(qiáng)檔案信息化系統(tǒng)的安全防護(hù)，采取防火墻、入侵檢測(cè)、數(shù)據(jù)加密等安全措施，防止檔案信息泄露和被篡改。3.備份與恢復(fù)系統(tǒng)：建立檔案數(shù)據(jù)備份與恢復(fù)系統(tǒng)，定期對(duì)檔案數(shù)據(jù)進(jìn)行備份，確保在數(shù)據(jù)丟失或損壞時(shí)能夠及時(shí)恢復(fù)。（四）信息化管理要求1.規(guī)范數(shù)據(jù)錄入：檔案管理人員應(yīng)嚴(yán)格按照檔案管理系統(tǒng)的要求，規(guī)范數(shù)據(jù)錄入，確保數(shù)據(jù)的準(zhǔn)確性和一致性。2.加強(qiáng)系統(tǒng)維護(hù)：定期對(duì)檔案信息化系統(tǒng)進(jìn)行維護(hù)和升級(jí)，確保系統(tǒng)的正常運(yùn)行和功能完善。3.保障信息安全：嚴(yán)格遵守檔案信息化安全管理制度，加強(qiáng)對(duì)檔案信息的安全管理，防止信息泄露和被篡改。九、監(jiān)督與檢查（一）監(jiān)督檢查主體1.檔案管理部門：負(fù)責(zé)對(duì)本組織各部門的檔案管理工作進(jìn)行日常監(jiān)督檢查。2.上級(jí)主管部門：對(duì)下級(jí)組織的檔案管理工作進(jìn)行定期監(jiān)督檢查和指導(dǎo)。3.檔案行政管理部門：依法對(duì)本地區(qū)各組織的檔案管理工作進(jìn)行監(jiān)督檢查。（二）監(jiān)督檢查內(nèi)容1.檔案管理制度執(zhí)行情況：檢查各組織是否建立健全檔案管理制度，是否嚴(yán)格執(zhí)行檔案管理流程和工作要求。2.檔案收集與整理情況：檢查檔案收集是否齊全完整，整理是否規(guī)范有序，分類編號(hào)是否準(zhǔn)確。3.檔案保管與保護(hù)情況：檢查檔案保管場(chǎng)所是否安全，保管設(shè)備是否齊全有效，檔案是否妥善保管。4.檔案利用服務(wù)情況：檢查檔案利用流程是否規(guī)范，利用記錄是否完整，是否滿足利用者的合理需求。5.檔案鑒定與銷毀情況：檢查檔案鑒定是否準(zhǔn)確，銷毀程序是否合規(guī)，銷毀記錄是否完整。6.檔案信息化建設(shè)情況：檢查檔案信息化系統(tǒng)建設(shè)是否符合要求，數(shù)據(jù)錄入是否規(guī)范，信息安全是否得到保障。（三）檢查方式1.定期檢查：檔案管理部門、上級(jí)主管部門和檔案行政管理部門定期對(duì)組織的檔案管理工作進(jìn)行全面檢查。2.不定期抽查：在日常工作中，對(duì)組織的檔案管理工作進(jìn)行不定期抽查，及時(shí)發(fā)現(xiàn)問題并督促整改。3.專項(xiàng)檢查：針對(duì)檔案管理工作中的重點(diǎn)問題或薄弱環(huán)節(jié)，開展專項(xiàng)檢查，深入查找原因，提出改進(jìn)措施。（