蘇州建筑檔案管理辦法總則目的與依據(jù)為加強蘇州建筑檔案的科學(xué)管理，確保建筑檔案的完整、準確、系統(tǒng)和安全，充分發(fā)揮建筑檔案在城市建設(shè)、管理、維護及工程質(zhì)量追溯等方面的作用，根據(jù)《中華人民共和國檔案法》《建設(shè)工程質(zhì)量管理條例》以及國家和地方有關(guān)檔案管理的法律法規(guī)、行業(yè)標準，結(jié)合本市實際情況，制定本辦法。適用范圍本辦法適用于蘇州市行政區(qū)域內(nèi)各類新建、改建、擴建的建筑工程（包括房屋建筑、市政基礎(chǔ)設(shè)施、園林景觀等）從項目立項到竣工驗收備案全過程中形成的具有保存價值的文字、圖表、聲像等各種形式的檔案資料的管理。定義與原則1.建筑檔案定義：本辦法所稱建筑檔案，是指在建筑工程規(guī)劃、建設(shè)、管理等活動中直接形成的，對國家和社會具有保存價值的各種載體的歷史記錄。2.管理原則：建筑檔案管理遵循統(tǒng)一領(lǐng)導(dǎo)、分級管理、集中保管、方便利用的原則，確保檔案管理工作與建筑工程建設(shè)同步進行。管理職責檔案行政管理部門職責蘇州市檔案行政管理部門負責全市建筑檔案管理工作的統(tǒng)籌規(guī)劃、組織協(xié)調(diào)、監(jiān)督指導(dǎo)。制定建筑檔案管理的規(guī)章制度和業(yè)務(wù)標準，開展檔案執(zhí)法檢查，查處違反檔案管理規(guī)定的行為。建設(shè)行政主管部門職責蘇州市建設(shè)行政主管部門負責對全市建筑工程檔案管理工作進行行業(yè)管理。督促建設(shè)、勘察、設(shè)計、施工、監(jiān)理等單位依法做好建筑檔案的形成、收集、整理和移交工作，將建筑檔案管理納入工程建設(shè)管理程序，在工程竣工驗收備案時對檔案進行審查。建設(shè)單位職責1.建設(shè)單位是建筑檔案管理的第一責任人，負責組織、協(xié)調(diào)和監(jiān)督勘察、設(shè)計、施工、監(jiān)理等單位的檔案管理工作，確保建筑檔案的完整、準確、及時。2.在工程招標及合同簽訂時，應(yīng)明確各參建單位的檔案管理責任，將檔案管理工作納入合同條款。3.按照規(guī)定及時向建設(shè)工程所在地的城建檔案管理機構(gòu)移交建筑工程檔案。4.對需報送的建筑工程檔案進行審查，確保檔案符合要求后，方可組織工程竣工驗收?？辈?、設(shè)計、施工、監(jiān)理等單位職責1.勘察單位：負責提供工程地質(zhì)勘察報告等相關(guān)資料，并對資料的真實性、準確性負責。在工程建設(shè)過程中，配合建設(shè)單位做好與勘察工作相關(guān)的檔案收集、整理工作。2.設(shè)計單位：負責提供工程設(shè)計文件、圖紙等資料，并對資料的完整性、準確性負責。按照工程建設(shè)進度，及時向建設(shè)單位提交設(shè)計變更資料，并協(xié)助做好相關(guān)檔案的整理工作。3.施工單位：負責編制施工過程中的各項技術(shù)資料、施工記錄、質(zhì)量檢驗報告等檔案資料，確保檔案資料真實、完整、準確、有效。按照檔案管理要求，對施工檔案進行分類整理、組卷裝訂，并在工程竣工后及時向建設(shè)單位移交。4.監(jiān)理單位：負責對工程建設(shè)全過程的檔案資料進行監(jiān)督檢查，審核施工單位報送的檔案資料，簽署審核意見。對工程建設(shè)過程中形成的監(jiān)理文件、資料進行收集、整理、歸檔，并在工程竣工后向建設(shè)單位移交。城建檔案管理機構(gòu)職責1.負責接收、保管和利用本行政區(qū)域內(nèi)的建筑工程檔案，對接收的檔案進行整理、編目、上架等管理工作，確保檔案的安全和完整。2.對建設(shè)單位報送的建筑工程檔案進行預(yù)驗收，提出整改意見，指導(dǎo)建設(shè)單位及相關(guān)參建單位做好檔案整理工作。3.開展建筑檔案信息化建設(shè)，建立建筑檔案數(shù)據(jù)庫，實現(xiàn)檔案信息的數(shù)字化存儲、檢索和利用，提高檔案管理和服務(wù)水平。4.組織開展建筑檔案業(yè)務(wù)培訓(xùn)、學(xué)術(shù)交流等活動，推廣先進的檔案管理技術(shù)和經(jīng)驗。建筑檔案的形成與收集形成要求1.建筑工程各參建單位應(yīng)按照國家和地方有關(guān)規(guī)定及行業(yè)標準，在工程建設(shè)過程中及時形成各自職責范圍內(nèi)的檔案資料。檔案資料應(yīng)字跡清晰、圖表整潔、簽字蓋章手續(xù)完備，采用耐久性強的書寫材料和制作工藝。2.工程建設(shè)過程中形成的電子文件應(yīng)符合國家有關(guān)電子文件管理的標準和規(guī)范，確保電子文件的真實性、完整性和可讀性。電子文件應(yīng)與紙質(zhì)文件同步歸檔，并建立相應(yīng)的關(guān)聯(lián)關(guān)系。收集范圍1.前期文件：項目立項批復(fù)、可行性研究報告、環(huán)境影響評價報告、建設(shè)用地規(guī)劃許可證、建設(shè)工程規(guī)劃許可證等。2.勘察設(shè)計文件：工程地質(zhì)勘察報告、初步設(shè)計文件、施工圖設(shè)計文件及設(shè)計變更文件等。3.施工文件：施工組織設(shè)計、施工技術(shù)交底、工程測量記錄、原材料及構(gòu)配件質(zhì)量證明文件、隱蔽工程驗收記錄、分項分部工程質(zhì)量驗收記錄、工程質(zhì)量事故處理記錄等。4.監(jiān)理文件：監(jiān)理規(guī)劃、監(jiān)理實施細則、監(jiān)理月報、監(jiān)理通知單、工程質(zhì)量評估報告等。5.竣工驗收文件：工程竣工驗收報告、工程竣工備案表、工程質(zhì)量保修書等。6.聲像及其他文件：工程建設(shè)過程中的照片、錄像、光盤等聲像資料，以及其他具有保存價值的文件資料。收集程序1.建設(shè)單位應(yīng)在工程建設(shè)項目確定后，及時向城建檔案管理機構(gòu)咨詢檔案管理要求，并在工程建設(shè)過程中定期組織各參建單位召開檔案工作協(xié)調(diào)會，督促各單位做好檔案收集工作。2.勘察、設(shè)計、施工、監(jiān)理等單位應(yīng)按照合同約定和檔案管理要求，在各自工作完成后及時將形成的檔案資料移交建設(shè)單位。建設(shè)單位應(yīng)指定專人負責檔案資料的收集、整理工作，對接收的檔案資料進行審核，確保檔案資料齊全、完整、準確。3.在工程竣工驗收前，建設(shè)單位應(yīng)將整理好的建筑工程檔案報送城建檔案管理機構(gòu)進行預(yù)驗收。城建檔案管理機構(gòu)應(yīng)在收到預(yù)驗收申請后的規(guī)定時間內(nèi)組織預(yù)驗收，對檔案資料的完整性、準確性、系統(tǒng)性等進行檢查，提出預(yù)驗收意見。建設(shè)單位應(yīng)根據(jù)預(yù)驗收意見及時整改，整改合格后，方可組織工程竣工驗收。建筑檔案的整理與歸檔整理原則建筑檔案整理應(yīng)遵循文件材料的形成規(guī)律和有機聯(lián)系，保持文件之間的歷史聯(lián)系，區(qū)分不同價值，便于保管和利用。分類標準建筑檔案按照工程前期文件、勘察設(shè)計文件、施工文件、監(jiān)理文件、竣工驗收文件等類別進行分類，每類再根據(jù)文件的性質(zhì)、內(nèi)容等進一步細分。例如，施工文件可分為施工管理文件、施工技術(shù)文件、施工物資文件、施工測量記錄、施工記錄、隱蔽工程驗收記錄、施工試驗記錄及檢測報告、分項分部工程質(zhì)量驗收記錄、工程質(zhì)量事故處理記錄等。組卷要求1.案卷內(nèi)文件應(yīng)排列有序，密不可分的文件應(yīng)依序排列在一起。一般應(yīng)批復(fù)在前，請示在后；正件在前，附件在后；印本在前，定稿在后；重要法規(guī)性文件的歷次修改稿依次排列在定稿之后。2.卷內(nèi)文件應(yīng)按照一定的順序編號，編號應(yīng)連續(xù)、清晰。頁號編寫位置應(yīng)符合規(guī)范要求，單面書寫的文件在右下角編寫頁號，雙面書寫的文件正面在右下角，背面在左下角編寫頁號。3.卷內(nèi)目錄應(yīng)按照卷內(nèi)文件排列順序逐件填寫，包括序號、文件編號、責任者、文件題名、日期、頁次、備注等項目。卷內(nèi)備考表應(yīng)填寫卷內(nèi)文件的總頁數(shù)、組卷單位、立卷人、檢查人、立卷日期等內(nèi)容。4.案卷應(yīng)采用統(tǒng)一規(guī)格的檔案盒進行裝訂，檔案盒應(yīng)符合耐久性要求，盒面應(yīng)標明案卷題名、編制單位、起止日期、保管期限、密級等信息。歸檔要求1.工程竣工后，建設(shè)單位應(yīng)在規(guī)定時間內(nèi)將經(jīng)過整理、編目、裝訂的建筑工程檔案向城建檔案管理機構(gòu)歸檔。歸檔時應(yīng)提交檔案移交清單，清單應(yīng)注明檔案的類別、數(shù)量、題名等信息，并由雙方簽字確認。2.城建檔案管理機構(gòu)應(yīng)對接收的建筑工程檔案進行認真核對，確保檔案的完整性和準確性。對不符合要求的檔案，應(yīng)退回建設(shè)單位重新整理。3.建設(shè)單位向城建檔案管理機構(gòu)移交的建筑工程檔案應(yīng)一式兩份，一份由城建檔案管理機構(gòu)保存，一份由建設(shè)單位自行保存。對重要的建筑工程檔案，城建檔案管理機構(gòu)可根據(jù)需要進行復(fù)制，提供給有關(guān)部門和單位查閱利用。建筑檔案的保管與利用保管條件1.城建檔案管理機構(gòu)應(yīng)具備專門的檔案庫房，庫房應(yīng)符合防火、防潮、防蟲、防盜、防光、防塵、防有害氣體等要求。檔案庫房應(yīng)配備必要的溫濕度調(diào)節(jié)設(shè)備、消防設(shè)備、防蟲藥品等，確保檔案的安全保管。2.檔案庫房應(yīng)設(shè)置不同的保管區(qū)，按照檔案的類別、保管期限等進行分類存放。對珍貴的檔案資料應(yīng)采取特殊的保管措施，如專柜存放、密封保存等。3.檔案庫房應(yīng)建立完善的管理制度，加強對庫房的日常管理和安全檢查。管理人員應(yīng)定期對檔案進行清點、核對，及時發(fā)現(xiàn)和處理檔案保管過程中出現(xiàn)的問題。保管期限建筑檔案的保管期限分為永久、長期和短期三種。1.永久保管：凡是反映本城市建設(shè)和管理活動的重要檔案，如城市規(guī)劃、重大建設(shè)項目檔案、城市歷史文化遺產(chǎn)保護檔案等，應(yīng)永久保管。2.長期保管：對城市建設(shè)和管理有一定參考價值的檔案，保管期限為50年。3.短期保管：對工程建設(shè)過程中形成的一般性文件資料，保管期限為20年。利用服務(wù)1.城建檔案管理機構(gòu)應(yīng)建立健全檔案利用制度，為社會提供便捷、高效的檔案利用服務(wù)。利用者可通過查閱檔案原件、復(fù)制檔案資料、提供檔案咨詢等方式獲取所需信息。2.查閱建筑檔案應(yīng)按照規(guī)定辦理查閱手續(xù)，填寫查閱登記表，注明查閱目的、查閱內(nèi)容等信息。查閱重要檔案或涉及國家機密、商業(yè)秘密的檔案，應(yīng)經(jīng)相關(guān)部門批準。3.城建檔案管理機構(gòu)應(yīng)積極推進檔案信息化建設(shè)，建立建筑檔案數(shù)據(jù)庫，實現(xiàn)檔案信息的數(shù)字化存儲和檢索。利用者可通過網(wǎng)絡(luò)查詢系統(tǒng)查閱檔案目錄信息，如需查閱檔案原件，可預(yù)約到檔案庫房現(xiàn)場查閱。4.為滿足社會各界對建筑檔案的利用需求，城建檔案管理機構(gòu)可根據(jù)實際情況，開展檔案編研工作，編輯出版建筑檔案資料匯編、專題圖集等，為城市建設(shè)、歷史研究、文化傳承等提供參考依據(jù)。監(jiān)督與檢查監(jiān)督檢查主體蘇州市檔案行政管理部門和建設(shè)行政主管部門負責對全市建筑檔案管理工作進行監(jiān)督檢查。城建檔案管理機構(gòu)負責對本行政區(qū)域內(nèi)建筑工程檔案的形成、收集、整理、歸檔、保管和利用等情況進行日常監(jiān)督檢查。監(jiān)督檢查內(nèi)容1.各參建單位建筑檔案管理責任落實情況，包括檔案管理制度建立、人員配備、檔案收集整理等工作。2.建筑檔案的形成、收集、整理、歸檔是否符合國家和地方有關(guān)規(guī)定及行業(yè)標準，檔案資料是否完整、準確、系統(tǒng)。3.建筑檔案的保管條件是否符合要求，檔案的安全保護措施是否落實。4.建筑檔案的利用服務(wù)情況，是否按照規(guī)定為利用者提供便捷、高效的服務(wù)。檢查方式與處理1.監(jiān)督檢查可采取定期檢查、不定期抽查、專項檢查等方式進行。檢查人員應(yīng)出示有