船舶物資采購管理辦法一、總則（一）目的為加強公司船舶物資采購管理，規(guī)范采購行為，確保采購物資符合船舶運營需求，提高采購效率，降低采購成本，保證船舶安全、高效運行，特制定本辦法。（二）適用范圍本辦法適用于公司船舶所需各類物資的采購活動，包括但不限于船舶設(shè)備、備品備件、燃油、潤滑油、船舶物料、船員生活用品等的采購。（三）基本原則1.合法性原則：采購活動必須遵守國家法律法規(guī)及相關(guān)行業(yè)標(biāo)準(zhǔn)，確保采購過程合法合規(guī)。2.質(zhì)量優(yōu)先原則：優(yōu)先選擇質(zhì)量可靠、性能優(yōu)良的物資，以保障船舶安全和正常運行。3.成本效益原則：在保證物資質(zhì)量的前提下，充分考慮采購成本，優(yōu)化采購流程，降低采購費用。4.公開透明原則：采購過程應(yīng)公開、公平、公正，接受公司內(nèi)部監(jiān)督和相關(guān)部門的檢查。5.歸口管理原則：船舶物資采購實行歸口管理，明確各部門職責(zé)，確保采購工作協(xié)調(diào)有序進行。二、管理職責(zé)（一）采購部門職責(zé)1.負(fù)責(zé)制定船舶物資采購計劃，根據(jù)船舶運營需求和庫存情況，合理安排采購數(shù)量和時間。2.組織實施物資采購活動，選擇合格的供應(yīng)商，簽訂采購合同，并跟蹤合同執(zhí)行情況。3.負(fù)責(zé)采購物資的質(zhì)量檢驗和驗收工作，確保采購物資符合要求。4.建立供應(yīng)商檔案，定期對供應(yīng)商進行評估和管理，維護良好的合作關(guān)系。5.收集市場信息，分析物資價格走勢，為公司采購決策提供參考依據(jù)。（二）使用部門職責(zé)1.根據(jù)船舶實際需求，提出物資采購申請，詳細(xì)說明物資的規(guī)格、型號、數(shù)量、質(zhì)量要求等。2.參與采購物資的技術(shù)談判和驗收工作，提供技術(shù)支持和質(zhì)量反饋。3.協(xié)助采購部門做好供應(yīng)商的選擇和管理工作，提供供應(yīng)商評價意見。4.負(fù)責(zé)本部門領(lǐng)用物資的管理，建立物資領(lǐng)用臺賬，合理使用物資。（三）質(zhì)量控制部門職責(zé)1.制定采購物資的質(zhì)量檢驗標(biāo)準(zhǔn)和驗收規(guī)范，確保采購物資符合質(zhì)量要求。2.參與采購物資的檢驗和驗收工作，對物資質(zhì)量進行監(jiān)督和檢查。3.對不合格物資進行判定和處理，跟蹤整改情況，確保問題得到解決。（四）財務(wù)部門職責(zé)1.負(fù)責(zé)審核采購預(yù)算，確保采購資金的合理使用。2.參與采購合同的審核，對合同付款條款進行把關(guān)。3.辦理采購物資的付款手續(xù)，對采購資金的支付進行監(jiān)督和管理。（五）審計部門職責(zé)1.對船舶物資采購活動進行審計監(jiān)督，檢查采購過程的合法性、合規(guī)性和效益性。2.對采購合同、采購發(fā)票等進行審計，防范采購風(fēng)險。3.對審計中發(fā)現(xiàn)的問題提出整改意見，并跟蹤整改情況。三、采購計劃管理（一）采購計劃的編制1.使用部門應(yīng)根據(jù)船舶年度運營計劃、維修保養(yǎng)計劃、設(shè)備更新計劃等，結(jié)合物資庫存情況，提前編制月度物資采購申請計劃。2.采購申請計劃應(yīng)詳細(xì)列出物資的名稱、規(guī)格、型號、數(shù)量、預(yù)計到貨時間等信息，并說明采購的理由和依據(jù)。3.采購部門收到使用部門的采購申請計劃后，進行匯總和審核，結(jié)合公司庫存情況、市場供應(yīng)情況等因素，編制月度采購計劃。4.月度采購計劃應(yīng)報公司主管領(lǐng)導(dǎo)審批后執(zhí)行。對于緊急采購需求，可在履行相應(yīng)的審批程序后，優(yōu)先安排采購。（二）采購計劃的調(diào)整1.在采購計劃執(zhí)行過程中，如因船舶運營情況變化、設(shè)備故障等原因需要調(diào)整采購計劃，使用部門應(yīng)及時提出調(diào)整申請。2.采購部門根據(jù)調(diào)整申請，對采購計劃進行相應(yīng)調(diào)整，并報公司主管領(lǐng)導(dǎo)審批。3.采購計劃調(diào)整后，采購部門應(yīng)及時通知相關(guān)部門和供應(yīng)商，確保采購工作順利進行。四、供應(yīng)商管理（一）供應(yīng)商的選擇1.采購部門應(yīng)建立供應(yīng)商篩選機制，通過多種渠道收集供應(yīng)商信息，包括網(wǎng)絡(luò)搜索、行業(yè)推薦、供應(yīng)商自薦等。2.對收集到的供應(yīng)商信息進行整理和分析，初步篩選出符合公司要求的潛在供應(yīng)商。3.組織相關(guān)部門對潛在供應(yīng)商進行實地考察，考察內(nèi)容包括供應(yīng)商的生產(chǎn)能力、質(zhì)量管理體系、售后服務(wù)等方面。4.根據(jù)考察結(jié)果，對潛在供應(yīng)商進行綜合評估，選擇合格的供應(yīng)商納入公司供應(yīng)商名錄。（二）供應(yīng)商的評價與管理1.采購部門應(yīng)定期對供應(yīng)商進行評價，評價內(nèi)容包括物資質(zhì)量、交貨期、價格、售后服務(wù)等方面。2.建立供應(yīng)商評價指標(biāo)體系，采用定量與定性相結(jié)合的方法，對供應(yīng)商進行綜合評價。3.根據(jù)供應(yīng)商評價結(jié)果，對供應(yīng)商進行分類管理，對于表現(xiàn)優(yōu)秀的供應(yīng)商給予適當(dāng)?shù)莫剟詈蛢?yōu)惠政策，對于表現(xiàn)不佳的供應(yīng)商進行警告、整改或淘汰。4.采購部門應(yīng)定期與供應(yīng)商進行溝通和交流，及時了解供應(yīng)商的生產(chǎn)經(jīng)營情況和市場動態(tài)，共同解決合作過程中出現(xiàn)的問題。（三）供應(yīng)商檔案管理1.采購部門應(yīng)為每個供應(yīng)商建立檔案，檔案內(nèi)容包括供應(yīng)商基本信息、營業(yè)執(zhí)照、稅務(wù)登記證、組織機構(gòu)代碼證、生產(chǎn)許可證、產(chǎn)品質(zhì)量認(rèn)證證書、業(yè)績情況、評價記錄等。2.供應(yīng)商檔案應(yīng)及時更新，確保檔案信息的準(zhǔn)確性和完整性。3.采購部門應(yīng)妥善保管供應(yīng)商檔案，嚴(yán)格保密供應(yīng)商信息，防止信息泄露。五、采購流程管理（一）采購申請1.使用部門根據(jù)船舶運營需求，填寫《船舶物資采購申請表》，詳細(xì)說明物資的名稱、規(guī)格、型號、數(shù)量、質(zhì)量要求、預(yù)計到貨時間等信息，并簽字蓋章。2.《船舶物資采購申請表》應(yīng)經(jīng)部門負(fù)責(zé)人審核后，報采購部門。（二）采購審批1.采購部門收到使用部門的采購申請后，對采購申請進行審核，核實采購物資的必要性、合理性和合規(guī)性。2.對于金額較大、技術(shù)復(fù)雜的采購項目，采購部門應(yīng)組織相關(guān)部門進行技術(shù)談判和商務(wù)談判，確定采購方案和合同條款。3.采購申請經(jīng)采購部門審核通過后，報公司主管領(lǐng)導(dǎo)審批。公司主管領(lǐng)導(dǎo)根據(jù)公司實際情況和采購預(yù)算，對采購申請進行審批。（三）采購實施1.采購部門根據(jù)審批通過的采購申請，選擇合格的供應(yīng)商，向供應(yīng)商發(fā)送采購訂單或詢價單。2.采購訂單或詢價單應(yīng)明確采購物資的名稱、規(guī)格、型號、數(shù)量、價格、交貨期、質(zhì)量要求、付款方式等條款，并經(jīng)雙方簽字蓋章確認(rèn)。3.供應(yīng)商收到采購訂單或詢價單后，應(yīng)及時確認(rèn)并按照要求組織生產(chǎn)和供貨。采購部門應(yīng)跟蹤供應(yīng)商的生產(chǎn)進度和交貨情況，確保物資按時、按質(zhì)、按量到貨。（四）驗收付款1.物資到貨前，采購部門應(yīng)通知質(zhì)量控制部門、使用部門等相關(guān)人員做好驗收準(zhǔn)備工作。2.物資到貨后，質(zhì)量控制部門按照質(zhì)量檢驗標(biāo)準(zhǔn)和驗收規(guī)范對物資進行檢驗，使用部門參與驗收工作，對物資的規(guī)格、型號、數(shù)量等進行核對。3.驗收合格的物資，由使用部門辦理入庫手續(xù)，并填寫《物資入庫單》。驗收不合格的物資，采購部門應(yīng)及時與供應(yīng)商溝通協(xié)商，要求供應(yīng)商采取換貨、補貨、退貨等措施。4.采購部門根據(jù)合同約定和驗收情況，辦理付款手續(xù)。付款申請應(yīng)附采購合同、發(fā)票、驗收報告等相關(guān)資料，經(jīng)財務(wù)部門審核后，報公司主管領(lǐng)導(dǎo)審批。六、采購合同管理（一）合同簽訂1.采購部門在確定供應(yīng)商后，應(yīng)與供應(yīng)商簽訂采購合同。采購合同應(yīng)采用書面形式，明確雙方的權(quán)利和義務(wù)。2.采購合同應(yīng)包括以下主要條款：物資名稱、規(guī)格、型號、數(shù)量、價格、交貨期、質(zhì)量要求、付款方式、違約責(zé)任、爭議解決方式等。3.采購合同簽訂前，應(yīng)經(jīng)公司法律部門或法律顧問審核，確保合同條款合法合規(guī)。（二）合同執(zhí)行1.采購部門和供應(yīng)商應(yīng)嚴(yán)格按照采購合同約定履行各自的義務(wù)，確保合同順利執(zhí)行。2.在合同執(zhí)行過程中，如因不可抗力或其他原因需要變更合同條款，雙方應(yīng)協(xié)商一致，并簽訂書面補充協(xié)議。3.采購部門應(yīng)建立合同執(zhí)行臺賬，跟蹤合同執(zhí)行情況，及時解決合同執(zhí)行過程中出現(xiàn)的問題。（三）合同變更與解除1.采購合同簽訂后，如因特殊原因需要變更或解除合同，雙方應(yīng)協(xié)商一致，并簽訂書面協(xié)議。2.合同變更或解除協(xié)議應(yīng)明確變更或解除的原因、內(nèi)容、時間等條款，并經(jīng)雙方簽字蓋章確認(rèn)。3.采購部門應(yīng)及時將合同變更或解除情況通知相關(guān)部門和人員，并做好相應(yīng)的后續(xù)工作。（四）合同歸檔1.采購合同簽訂后，采購部門應(yīng)及時將合同原件及相關(guān)資料整理歸檔，妥善保管。2.合同歸檔資料應(yīng)包括采購合同、采購訂單、詢價單、驗收報告、發(fā)票等相關(guān)文件。3.合同歸檔期限應(yīng)按照公司檔案管理規(guī)定執(zhí)行，確保合同資料的完整性和可追溯性。七、采購風(fēng)險管理（一）風(fēng)險識別與評估1.采購部門應(yīng)定期對采購活動進行風(fēng)險識別和評估，分析可能存在的風(fēng)險因素，如市場風(fēng)險、質(zhì)量風(fēng)險、供應(yīng)商風(fēng)險、合同風(fēng)險等。2.采用定性與定量相結(jié)合的方法，對風(fēng)險發(fā)生的可能性和影響程度進行評估，確定風(fēng)險等級。（二）風(fēng)險應(yīng)對措施1.針對不同等級的風(fēng)險，制定相應(yīng)的風(fēng)險應(yīng)對措施。對于市場風(fēng)險，應(yīng)加強市場調(diào)研和分析，及時掌握市場動態(tài)，合理安排采購計劃；對于質(zhì)量風(fēng)險，應(yīng)加強質(zhì)量檢驗和驗收工作，嚴(yán)格把控物資質(zhì)量；對于供應(yīng)商風(fēng)險，應(yīng)加強供應(yīng)商管理，建立供應(yīng)商評價和淘汰機制；對于合同風(fēng)險，應(yīng)加強合同審核和管理，確保合同條款合法合規(guī)。2.建立風(fēng)險預(yù)警機制，及時發(fā)現(xiàn)和預(yù)警潛在的風(fēng)險，采取有效的措施進行防范和控制。（三）風(fēng)險監(jiān)控與改進1.采購部門應(yīng)定期對風(fēng)險應(yīng)對措施的執(zhí)行情況進行監(jiān)控和評估，確保風(fēng)險得到有效控制。2.根據(jù)風(fēng)險監(jiān)控和評估結(jié)果，及時調(diào)整風(fēng)險應(yīng)對措施，持續(xù)改進采購風(fēng)險管理工作。八、監(jiān)督與檢查（一）內(nèi)部監(jiān)督1.公司審計部門定期對船舶物資采購活動進行審