稅務(wù)文件收納管理辦法一、總則（一）目的為了加強(qiáng)公司稅務(wù)文件的收納管理，確保稅務(wù)文件的完整性、準(zhǔn)確性和安全性，提高稅務(wù)工作效率，防范稅務(wù)風(fēng)險(xiǎn)，特制定本辦法。（二）適用范圍本辦法適用于公司總部及各分支機(jī)構(gòu)涉及的各類(lèi)稅務(wù)文件的收納、整理、保管、查閱和銷(xiāo)毀等管理活動(dòng)。（三）基本原則1.依法合規(guī)原則：嚴(yán)格遵守國(guó)家稅收法律法規(guī)以及相關(guān)政策規(guī)定，確保稅務(wù)文件管理活動(dòng)合法合規(guī)。2.分類(lèi)管理原則：按照稅務(wù)文件的種類(lèi)、性質(zhì)、年度等進(jìn)行科學(xué)分類(lèi)，便于管理和查找。3.安全保密原則：加強(qiáng)稅務(wù)文件的安全保護(hù)措施，防止文件丟失、泄露和損壞，確保文件信息安全。4.便捷高效原則：優(yōu)化稅務(wù)文件管理流程，提高文件處理效率，為公司稅務(wù)工作提供有力支持。二、稅務(wù)文件的分類(lèi)與編號(hào)（一）分類(lèi)標(biāo)準(zhǔn)1.稅收法律法規(guī)類(lèi)：包括國(guó)家頒布的各類(lèi)稅收法律、法規(guī)、規(guī)章及規(guī)范性文件。2.稅務(wù)政策類(lèi)：各級(jí)稅務(wù)機(jī)關(guān)發(fā)布的稅收政策解讀、稅收優(yōu)惠政策、稅收征管措施等文件。3.稅務(wù)申報(bào)類(lèi)：公司各類(lèi)納稅申報(bào)表、附表、財(cái)務(wù)報(bào)表及相關(guān)申報(bào)資料。4.稅務(wù)審批備案類(lèi)：涉及稅務(wù)審批、備案事項(xiàng)的申請(qǐng)文件、批復(fù)文件及相關(guān)資料。5.稅務(wù)檢查類(lèi)：稅務(wù)機(jī)關(guān)下達(dá)的稅務(wù)檢查通知書(shū)、檢查報(bào)告、處理決定書(shū)等文件。6.稅務(wù)籌劃類(lèi)：公司開(kāi)展稅務(wù)籌劃工作形成的方案、報(bào)告及相關(guān)資料。7.其他稅務(wù)文件：上述類(lèi)別未涵蓋的其他與稅務(wù)工作相關(guān)的文件。（二）編號(hào)規(guī)則1.稅收法律法規(guī)類(lèi)：以“SLFG”為前綴，后跟年份和文件順序號(hào)，如“SLFG2023001”。2.稅務(wù)政策類(lèi)：以“SWZC”為前綴，編號(hào)方式同稅收法律法規(guī)類(lèi)，如“SWZC2023002”。3.稅務(wù)申報(bào)類(lèi)：以“SWSB”為前綴，按年度和申報(bào)期進(jìn)行編號(hào)，如“SWSB2023Q1001”表示2023年第一季度的第1份申報(bào)文件。4.稅務(wù)審批備案類(lèi)：以“SWSP”為前綴，編號(hào)規(guī)則與上述類(lèi)似，如“SWSP2023003”。5.稅務(wù)檢查類(lèi)：以“SWJC”為前綴，如“SWJC2023004”。6.稅務(wù)籌劃類(lèi)：以“SWCH”為前綴，如“SWCH2023005”。7.其他稅務(wù)文件：以“QT”為前綴，如“QT2023006”。三、稅務(wù)文件的收納（一）文件來(lái)源1.外部獲?。喊ǘ悇?wù)機(jī)關(guān)發(fā)放的文件、稅務(wù)中介機(jī)構(gòu)提供的資料、相關(guān)政府部門(mén)共享的信息等。2.內(nèi)部生成：公司財(cái)務(wù)部門(mén)、稅務(wù)管理部門(mén)及其他相關(guān)部門(mén)在稅務(wù)工作中形成的文件。（二）收納流程1.文件接收對(duì)于外部獲取的稅務(wù)文件，由專(zhuān)人負(fù)責(zé)接收，并進(jìn)行初步登記，記錄文件名稱(chēng)、來(lái)源、日期等信息。內(nèi)部生成的稅務(wù)文件，由文件產(chǎn)生部門(mén)及時(shí)整理并移交至稅務(wù)文件管理部門(mén)。2.文件審核稅務(wù)文件管理部門(mén)對(duì)接收的文件進(jìn)行審核，檢查文件的完整性、準(zhǔn)確性和合規(guī)性。對(duì)于不符合要求的文件，及時(shí)與文件來(lái)源部門(mén)溝通，要求補(bǔ)充或更正。3.文件分類(lèi)根據(jù)文件的分類(lèi)標(biāo)準(zhǔn)，對(duì)審核通過(guò)的文件進(jìn)行分類(lèi)。將同類(lèi)文件按照編號(hào)規(guī)則進(jìn)行編號(hào)，并在文件上加蓋分類(lèi)標(biāo)識(shí)章。4.文件裝訂對(duì)于需要裝訂的稅務(wù)文件，按照一定的順序進(jìn)行整理和裝訂。裝訂應(yīng)牢固、整齊，便于查閱和保管。5.文件入庫(kù)將分類(lèi)裝訂好的稅務(wù)文件存入專(zhuān)門(mén)的文件柜或檔案庫(kù)，并建立相應(yīng)的臺(tái)賬，記錄文件的存放位置、編號(hào)、數(shù)量等信息。四、稅務(wù)文件的整理（一）定期整理1.稅務(wù)文件管理部門(mén)應(yīng)定期對(duì)稅務(wù)文件進(jìn)行整理，一般每季度進(jìn)行一次全面整理。2.整理內(nèi)容包括檢查文件的完整性、核對(duì)編號(hào)、更新臺(tái)賬等，確保文件管理的準(zhǔn)確性。（二）動(dòng)態(tài)整理1.在日常工作中，如發(fā)現(xiàn)文件有新增、變更或廢止等情況，應(yīng)及時(shí)進(jìn)行整理。2.對(duì)于新增文件，按照收納流程進(jìn)行處理；對(duì)于變更文件，應(yīng)替換原文件并做好記錄；對(duì)于廢止文件，應(yīng)單獨(dú)存放并注明廢止原因。五、稅務(wù)文件的保管（一）保管場(chǎng)所1.設(shè)立專(zhuān)門(mén)的稅務(wù)文件保管室，配備必要的防火、防潮、防蟲(chóng)、防盜等設(shè)施。2.文件保管室應(yīng)保持清潔、干燥、通風(fēng)良好，溫度和濕度應(yīng)符合文件保管要求。（二）保管期限1.稅收法律法規(guī)類(lèi)：長(zhǎng)期保管。2.稅務(wù)政策類(lèi)：根據(jù)政策有效期及相關(guān)規(guī)定確定保管期限，一般為35年。3.稅務(wù)申報(bào)類(lèi)：按照會(huì)計(jì)檔案管理規(guī)定，保管期限為10年。4.稅務(wù)審批備案類(lèi)：根據(jù)審批備案事項(xiàng)的性質(zhì)和要求確定保管期限，一般為510年。5.稅務(wù)檢查類(lèi)：長(zhǎng)期保管。6.稅務(wù)籌劃類(lèi)：根據(jù)籌劃方案的實(shí)施情況和后續(xù)影響確定保管期限，一般為35年。7.其他稅務(wù)文件：根據(jù)文件的重要性和實(shí)際需要確定保管期限。（三）保管要求1.文件應(yīng)按照分類(lèi)和編號(hào)順序存放，便于查找和取用。2.定期對(duì)保管的稅務(wù)文件進(jìn)行清查盤(pán)點(diǎn)，確保賬實(shí)相符。3.對(duì)于電子稅務(wù)文件，應(yīng)進(jìn)行備份存儲(chǔ)，并定期檢查備份數(shù)據(jù)的完整性。六、稅務(wù)文件的查閱（一）查閱權(quán)限1.公司內(nèi)部人員因工作需要查閱稅務(wù)文件的，應(yīng)填寫(xiě)《稅務(wù)文件查閱申請(qǐng)表》，注明查閱目的、文件名稱(chēng)和編號(hào)等信息。2.申請(qǐng)表經(jīng)所在部門(mén)負(fù)責(zé)人審批后，交稅務(wù)文件管理部門(mén)辦理查閱手續(xù)。3.稅務(wù)文件管理部門(mén)根據(jù)審批意見(jiàn)，確定查閱人員的查閱范圍和期限，并安排專(zhuān)人陪同查閱。（二）查閱流程1.查閱人員憑有效證件到稅務(wù)文件管理部門(mén)辦理查閱登記手續(xù)。2.查閱人員應(yīng)在指定的場(chǎng)所查閱文件，不得擅自將文件帶出保管室。3.查閱過(guò)程中，查閱人員應(yīng)愛(ài)護(hù)文件，不得在文件上涂改、標(biāo)記、污損或抽取文件內(nèi)容。4.查閱完畢后，查閱人員應(yīng)及時(shí)將文件歸還稅務(wù)文件管理部門(mén)，并在查閱登記表上簽字確認(rèn)。（三）查閱記錄稅務(wù)文件管理部門(mén)應(yīng)對(duì)每次查閱情況進(jìn)行記錄，包括查閱時(shí)間、查閱人員、查閱文件名稱(chēng)和編號(hào)、查閱目的等信息。查閱記錄應(yīng)妥善保存，以備查詢(xún)。七、稅務(wù)文件的借閱（一）借閱權(quán)限1.因特殊原因需要借閱稅務(wù)文件的，應(yīng)填寫(xiě)《稅務(wù)文件借閱申請(qǐng)表》，詳細(xì)說(shuō)明借閱理由、借閱期限等。2.申請(qǐng)表經(jīng)所在部門(mén)負(fù)責(zé)人、稅務(wù)文件管理部門(mén)負(fù)責(zé)人及公司分管領(lǐng)導(dǎo)審批后，方可辦理借閱手續(xù)。（二）借閱流程1.借閱人員持審批通過(guò)的申請(qǐng)表到稅務(wù)文件管理部門(mén)辦理借閱登記，領(lǐng)取文件。2.借閱人員應(yīng)在規(guī)定的借閱期限內(nèi)歸還文件，如需延期，應(yīng)提前辦理續(xù)借手續(xù)。3.借閱期間，借閱人員應(yīng)妥善保管文件，不得轉(zhuǎn)借他人或用于其他非規(guī)定用途。（三）借閱跟蹤稅務(wù)文件管理部門(mén)應(yīng)定期跟蹤借閱文件的歸還情況，對(duì)逾期未還的借閱人員進(jìn)行催還。如發(fā)現(xiàn)文件丟失或損壞，借閱人員應(yīng)承擔(dān)相應(yīng)的賠償責(zé)任。八、稅務(wù)文件的銷(xiāo)毀（一）銷(xiāo)毀條件1.稅務(wù)文件保管期限屆滿(mǎn)，且文件內(nèi)容已無(wú)保存價(jià)值的。2.因政策調(diào)整、機(jī)構(gòu)變更等原因，文件不再適用且無(wú)需留存的。3.文件經(jīng)鑒定確屬無(wú)效或錯(cuò)誤的。（二）銷(xiāo)毀流程1.稅務(wù)文件管理部門(mén)定期對(duì)擬銷(xiāo)毀的稅務(wù)文件進(jìn)行清理和造冊(cè)，填寫(xiě)《稅務(wù)文件銷(xiāo)毀申請(qǐng)表》，注明文件名稱(chēng)、編號(hào)、數(shù)量、銷(xiāo)毀原因等信息。2.申請(qǐng)表經(jīng)稅務(wù)文件管理部門(mén)負(fù)責(zé)人、財(cái)務(wù)部門(mén)負(fù)責(zé)人及公司分管領(lǐng)導(dǎo)審批后，方可組織銷(xiāo)毀。3.銷(xiāo)毀工作應(yīng)在稅務(wù)文件管理部門(mén)指定的場(chǎng)所進(jìn)行，由專(zhuān)人負(fù)責(zé)監(jiān)督銷(xiāo)毀過(guò)程。4.銷(xiāo)毀方式可采用粉碎、焚燒等安全可靠的方法，確保文件信息無(wú)法恢復(fù)。5.銷(xiāo)毀完畢后，監(jiān)督人員和銷(xiāo)毀人員應(yīng)在《稅務(wù)文件銷(xiāo)毀登記表》上簽字確認(rèn)。（三）銷(xiāo)毀記錄稅務(wù)文件管理部門(mén)應(yīng)對(duì)稅務(wù)文件的銷(xiāo)毀情況進(jìn)行詳細(xì)記錄，包括銷(xiāo)毀時(shí)間、文件名稱(chēng)和編號(hào)、數(shù)量、銷(xiāo)毀方式、監(jiān)督人員和銷(xiāo)毀人員等信息。銷(xiāo)毀記錄應(yīng)長(zhǎng)期保存，以備查考。九、監(jiān)督與考核（一）監(jiān)督檢查1.公司內(nèi)部審計(jì)部門(mén)定期對(duì)稅務(wù)文件收納管理工作進(jìn)行監(jiān)督檢查，檢查內(nèi)容包括文件的收納、整理、保管、查閱、借閱和銷(xiāo)毀等環(huán)節(jié)的執(zhí)行情況。2.對(duì)于監(jiān)督檢查中發(fā)現(xiàn)的問(wèn)題，應(yīng)及時(shí)下達(dá)整改通知書(shū)，要求責(zé)任部門(mén)限期整改。（二）考核機(jī)制1.建立稅務(wù)文件收納管理工作考核機(jī)制，將文件管理工作納入公司績(jī)效考核體系。2.考核指標(biāo)包括文件管理的準(zhǔn)確性、完整性、安全性、工作效率等方面