電子票據(jù)稽核管理辦法一、總則（一）目的為加強(qiáng)公司電子票據(jù)管理，規(guī)范電子票據(jù)稽核工作，防范財(cái)務(wù)風(fēng)險(xiǎn)，確保電子票據(jù)業(yè)務(wù)的真實(shí)性、合法性和準(zhǔn)確性，依據(jù)國家相關(guān)法律法規(guī)及行業(yè)標(biāo)準(zhǔn)，結(jié)合公司實(shí)際情況，制定本辦法。（二）適用范圍本辦法適用于公司及所屬各部門在電子票據(jù)業(yè)務(wù)活動(dòng)中的稽核管理。電子票據(jù)包括但不限于電子發(fā)票、電子財(cái)政票據(jù)、電子客票、電子行程單、電子海關(guān)專用繳款書等各類電子形式的票據(jù)。（三）基本原則1.依法合規(guī)原則嚴(yán)格遵守國家法律法規(guī)、稅收政策以及電子票據(jù)管理的相關(guān)規(guī)定，確保電子票據(jù)業(yè)務(wù)在合法合規(guī)的框架內(nèi)運(yùn)行。2.真實(shí)性原則稽核工作應(yīng)基于真實(shí)發(fā)生的經(jīng)濟(jì)業(yè)務(wù)，核實(shí)電子票據(jù)的真實(shí)性，防止虛假票據(jù)流入公司財(cái)務(wù)體系。3.準(zhǔn)確性原則對電子票據(jù)的信息內(nèi)容進(jìn)行準(zhǔn)確核對，包括票據(jù)號碼、開票日期、金額、購買方信息、銷售方信息等，確保數(shù)據(jù)準(zhǔn)確無誤。4.完整性原則全面審查電子票據(jù)業(yè)務(wù)流程及相關(guān)資料，保證電子票據(jù)從取得、存儲(chǔ)、使用到歸檔等環(huán)節(jié)的資料完整無缺。（四）職責(zé)分工1.財(cái)務(wù)部門負(fù)責(zé)制定和完善電子票據(jù)稽核管理制度及流程。組織開展電子票據(jù)的日?；斯ぷ?，對發(fā)現(xiàn)的問題及時(shí)進(jìn)行處理和反饋。定期向上級領(lǐng)導(dǎo)匯報(bào)電子票據(jù)稽核情況，提出改進(jìn)建議和措施。負(fù)責(zé)電子票據(jù)相關(guān)財(cái)務(wù)數(shù)據(jù)的統(tǒng)計(jì)、分析和歸檔工作。2.業(yè)務(wù)部門負(fù)責(zé)本部門電子票據(jù)的申請、取得、使用和保管等工作，并確保電子票據(jù)與實(shí)際業(yè)務(wù)相符。配合財(cái)務(wù)部門開展電子票據(jù)稽核工作，提供必要的業(yè)務(wù)資料和解釋說明。對本部門電子票據(jù)使用過程中發(fā)現(xiàn)的問題及時(shí)反饋給財(cái)務(wù)部門，并協(xié)助進(jìn)行整改。3.信息技術(shù)部門負(fù)責(zé)保障電子票據(jù)管理系統(tǒng)的穩(wěn)定運(yùn)行，提供技術(shù)支持和維護(hù)服務(wù)。協(xié)助財(cái)務(wù)部門優(yōu)化電子票據(jù)管理系統(tǒng)的功能，確保系統(tǒng)滿足稽核工作的需求。對電子票據(jù)管理系統(tǒng)的數(shù)據(jù)安全和保密負(fù)責(zé)，防止數(shù)據(jù)泄露和篡改。二、電子票據(jù)的取得與審核（一）取得渠道1.公司在購買商品、接受服務(wù)以及從事其他經(jīng)營活動(dòng)支付款項(xiàng)時(shí)，應(yīng)按照規(guī)定取得相應(yīng)的電子票據(jù)。電子票據(jù)的取得應(yīng)遵循合法、合規(guī)、有效的原則，通過正規(guī)的交易渠道獲取。2.業(yè)務(wù)部門應(yīng)優(yōu)先選擇通過電子票據(jù)公共服務(wù)平臺(tái)或供應(yīng)商提供的電子票據(jù)開具系統(tǒng)獲取電子票據(jù)，確保電子票據(jù)的真實(shí)性和完整性。（二）基本信息審核1.業(yè)務(wù)人員在取得電子票據(jù)后，應(yīng)及時(shí)提交給財(cái)務(wù)部門進(jìn)行審核。財(cái)務(wù)部門收到電子票據(jù)后，首先核對電子票據(jù)的基本信息是否齊全、準(zhǔn)確?；拘畔ǖ幌抻冢浩睋?jù)號碼：檢查票據(jù)號碼是否符合電子票據(jù)編碼規(guī)則，是否與電子票據(jù)管理系統(tǒng)中的記錄一致。開票日期：核實(shí)開票日期是否在規(guī)定的時(shí)間范圍內(nèi)，是否與實(shí)際業(yè)務(wù)發(fā)生時(shí)間相符。金額：核對電子票據(jù)上的金額與實(shí)際交易金額是否一致，大小寫金額是否相符。購買方信息：確認(rèn)購買方名稱、納稅人識(shí)別號、地址、電話、開戶行及賬號等信息是否準(zhǔn)確無誤，與公司登記信息一致。銷售方信息：檢查銷售方名稱、納稅人識(shí)別號、地址、電話、開戶行及賬號等信息是否完整、準(zhǔn)確，是否與實(shí)際交易對方一致。票據(jù)類型：判斷電子票據(jù)的類型是否符合業(yè)務(wù)性質(zhì)和相關(guān)規(guī)定，如電子發(fā)票應(yīng)符合增值稅發(fā)票管理的要求。2.對于電子票據(jù)基本信息存在疑問或不完整的情況，財(cái)務(wù)部門應(yīng)及時(shí)與業(yè)務(wù)部門溝通核實(shí)，要求業(yè)務(wù)人員補(bǔ)充或更正相關(guān)信息。如無法核實(shí)或更正，應(yīng)拒絕接收該電子票據(jù)，并告知業(yè)務(wù)部門相關(guān)風(fēng)險(xiǎn)。（三）電子簽名與簽章審核1.審核電子票據(jù)上的電子簽名或簽章是否符合規(guī)定。電子票據(jù)必須具備可靠的電子簽名，電子簽名應(yīng)符合《中華人民共和國電子簽名法》的相關(guān)規(guī)定，能夠證明電子票據(jù)的真實(shí)性和完整性。2.檢查電子簽名或簽章的有效性，可通過電子票據(jù)查驗(yàn)平臺(tái)或相關(guān)技術(shù)手段進(jìn)行驗(yàn)證。對于電子簽名或簽章不符合要求的電子票據(jù)，應(yīng)視為無效票據(jù)，不予接收。（四）業(yè)務(wù)關(guān)聯(lián)性審核1.財(cái)務(wù)部門應(yīng)結(jié)合公司實(shí)際業(yè)務(wù)情況，審核電子票據(jù)與業(yè)務(wù)的關(guān)聯(lián)性。確保電子票據(jù)所反映的經(jīng)濟(jì)業(yè)務(wù)真實(shí)發(fā)生在公司，且與公司的經(jīng)營活動(dòng)相關(guān)。2.審核電子票據(jù)的內(nèi)容是否與業(yè)務(wù)合同、審批文件等相關(guān)資料一致。如發(fā)票上的貨物或服務(wù)名稱、規(guī)格型號、數(shù)量等應(yīng)與合同約定相符，發(fā)票金額應(yīng)與審批通過的金額一致。對于業(yè)務(wù)關(guān)聯(lián)性不符的電子票據(jù)，應(yīng)要求業(yè)務(wù)部門作出合理解釋，并提供相關(guān)證明材料。如無法提供合理說明或證明材料，應(yīng)拒絕接收該電子票據(jù)。三、電子票據(jù)的存儲(chǔ)與保管（一）存儲(chǔ)方式1.公司應(yīng)建立電子票據(jù)存儲(chǔ)系統(tǒng)，采用安全可靠的存儲(chǔ)方式對電子票據(jù)進(jìn)行保存。電子票據(jù)存儲(chǔ)系統(tǒng)應(yīng)具備數(shù)據(jù)備份、存儲(chǔ)加密、訪問控制等功能，確保電子票據(jù)數(shù)據(jù)的安全性和完整性。2.電子票據(jù)可存儲(chǔ)在公司的服務(wù)器、云端存儲(chǔ)平臺(tái)或其他經(jīng)授權(quán)的存儲(chǔ)介質(zhì)上。存儲(chǔ)介質(zhì)應(yīng)定期進(jìn)行檢查和維護(hù)，防止數(shù)據(jù)丟失或損壞。（二）存儲(chǔ)期限1.電子票據(jù)的存儲(chǔ)期限應(yīng)按照國家法律法規(guī)和公司財(cái)務(wù)制度的規(guī)定執(zhí)行。一般情況下，電子發(fā)票等電子票據(jù)的存儲(chǔ)期限為10年，自電子票據(jù)開具之日起計(jì)算。2.在存儲(chǔ)期限內(nèi)，公司應(yīng)妥善保管電子票據(jù)，確保能夠隨時(shí)提供查閱和使用。超過存儲(chǔ)期限的電子票據(jù)，應(yīng)按照規(guī)定進(jìn)行銷毀處理。（三）保管責(zé)任1.財(cái)務(wù)部門負(fù)責(zé)電子票據(jù)存儲(chǔ)系統(tǒng)的日常管理和維護(hù)工作，指定專人負(fù)責(zé)電子票據(jù)的保管。保管人員應(yīng)具備良好的職業(yè)道德和專業(yè)知識(shí)，熟悉電子票據(jù)管理流程。2.保管人員應(yīng)嚴(yán)格遵守電子票據(jù)保管制度，確保電子票據(jù)存儲(chǔ)環(huán)境安全，防止電子票據(jù)數(shù)據(jù)泄露、丟失或被篡改。定期對電子票據(jù)存儲(chǔ)情況進(jìn)行檢查，發(fā)現(xiàn)問題及時(shí)報(bào)告并處理。3.業(yè)務(wù)部門在電子票據(jù)流轉(zhuǎn)過程中，應(yīng)協(xié)助財(cái)務(wù)部門做好電子票據(jù)的保管工作，確保電子票據(jù)在傳遞過程中的安全。四、電子票據(jù)的使用與核銷（一）使用規(guī)范1.公司各部門在使用電子票據(jù)時(shí)，應(yīng)嚴(yán)格按照規(guī)定的用途和范圍使用，不得擅自擴(kuò)大使用范圍或挪作他用。2.電子票據(jù)的使用應(yīng)遵循財(cái)務(wù)審批流程，經(jīng)相關(guān)領(lǐng)導(dǎo)審批同意后，方可進(jìn)行報(bào)銷、入賬等操作。財(cái)務(wù)人員應(yīng)按照審批后的金額和內(nèi)容進(jìn)行電子票據(jù)的使用處理。3.在電子票據(jù)使用過程中，如發(fā)現(xiàn)電子票據(jù)存在錯(cuò)誤或需要作廢的情況，應(yīng)按照規(guī)定的程序進(jìn)行處理。對于已開具的電子票據(jù)，不得隨意修改或刪除電子信息。如確需修改或作廢，應(yīng)取得原開票方的同意，并按照電子票據(jù)管理系統(tǒng)的操作流程進(jìn)行處理。（二）核銷流程1.財(cái)務(wù)部門在收到業(yè)務(wù)部門提交的電子票據(jù)報(bào)銷申請后，應(yīng)首先對電子票據(jù)進(jìn)行真實(shí)性、準(zhǔn)確性和完整性審核。審核通過后，按照公司財(cái)務(wù)制度進(jìn)行報(bào)銷處理。2.在報(bào)銷完成后，財(cái)務(wù)部門應(yīng)及時(shí)對已使用的電子票據(jù)進(jìn)行核銷。核銷時(shí)，應(yīng)在電子票據(jù)管理系統(tǒng)中記錄電子票據(jù)的使用情況，包括報(bào)銷日期、金額、用途等信息。3.定期對電子票據(jù)的核銷情況進(jìn)行核對和統(tǒng)計(jì)，確保電子票據(jù)的使用與財(cái)務(wù)記錄一致。如發(fā)現(xiàn)核銷差異，應(yīng)及時(shí)查明原因并進(jìn)行調(diào)整。五、電子票據(jù)的稽核檢查（一）日?；?.財(cái)務(wù)部門應(yīng)安排專人負(fù)責(zé)電子票據(jù)的日常稽核工作。日?；藨?yīng)貫穿電子票據(jù)業(yè)務(wù)的全過程，包括電子票據(jù)的取得、審核、存儲(chǔ)、使用和核銷等環(huán)節(jié)。2.日?；巳藛T應(yīng)按照規(guī)定的稽核標(biāo)準(zhǔn)和流程，對電子票據(jù)進(jìn)行逐筆核對。重點(diǎn)檢查電子票據(jù)的基本信息、電子簽名、業(yè)務(wù)關(guān)聯(lián)性等內(nèi)容，確保電子票據(jù)業(yè)務(wù)的合規(guī)性。3.對于日?；酥邪l(fā)現(xiàn)的問題，應(yīng)及時(shí)記錄并反饋給相關(guān)業(yè)務(wù)部門和人員。要求業(yè)務(wù)部門限期整改，并跟蹤整改情況，確保問題得到妥善解決。（二）定期稽核1.公司應(yīng)定期開展電子票據(jù)的全面稽核工作，至少每年進(jìn)行一次。定期稽核由財(cái)務(wù)部門牽頭，聯(lián)合業(yè)務(wù)部門、信息技術(shù)部門等相關(guān)人員組成稽核小組，對公司電子票據(jù)業(yè)務(wù)進(jìn)行全面檢查。2.定期稽核的內(nèi)容包括電子票據(jù)管理制度的執(zhí)行情況、電子票據(jù)業(yè)務(wù)流程的合規(guī)性、電子票據(jù)存儲(chǔ)與保管的安全性、電子票據(jù)使用與核銷的準(zhǔn)確性等方面。3.稽核小組應(yīng)通過查閱資料、實(shí)地檢查、數(shù)據(jù)分析等方式獲取稽核證據(jù)，對發(fā)現(xiàn)的問題進(jìn)行詳細(xì)記錄和分析。形成稽核報(bào)告，提出改進(jìn)建議和措施，并提交給公司管理層。（三）專項(xiàng)稽核1.根據(jù)公司業(yè)務(wù)發(fā)展需要或監(jiān)管要求，可適時(shí)開展電子票據(jù)專項(xiàng)稽核工作。專項(xiàng)稽核針對特定的電子票據(jù)業(yè)務(wù)問題或風(fēng)險(xiǎn)點(diǎn)進(jìn)行深入檢查。2.專項(xiàng)稽核的范圍和重點(diǎn)由公司管理層根據(jù)實(shí)際情況確定。例如，當(dāng)公司電子票據(jù)業(yè)務(wù)量大幅增長或出現(xiàn)電子票據(jù)管理異常情況時(shí)，可開展專項(xiàng)稽核，以確保電子票據(jù)業(yè)務(wù)的規(guī)范運(yùn)行。3.專項(xiàng)稽核結(jié)束后，應(yīng)形成專項(xiàng)稽核報(bào)告，向公司管理層匯報(bào)稽核結(jié)果，并針對發(fā)現(xiàn)的問題提出具體的整改建議和措施。整改責(zé)任部門應(yīng)按照要求及時(shí)進(jìn)行整改，并將整改情況反饋給財(cái)務(wù)部門。六、違規(guī)處理（一）違規(guī)行為界定1.公司員工在電子票據(jù)業(yè)務(wù)活動(dòng)中，如有下列行為之一的，視為違規(guī)：取得虛假電子票據(jù)或明知是虛假電子票據(jù)而使用的。篡改、偽造電子票據(jù)信息的。未按照規(guī)定取得、存儲(chǔ)、使用或核銷電子票據(jù)的。拒絕配合財(cái)務(wù)部門或其他相關(guān)部門進(jìn)行電子票據(jù)稽核檢查的。其他違反國家法律法規(guī)和公司電子票據(jù)管理規(guī)定的行為。2.對于供應(yīng)商或其他外部單位提供虛假電子票據(jù)或存在其他違規(guī)行為的，公司有權(quán)采取相應(yīng)的措施，如拒絕支付款項(xiàng)、要求對方承擔(dān)法律責(zé)任等。（二）處理措施1.對于發(fā)現(xiàn)的違規(guī)行為，公司將視情節(jié)輕重給予相應(yīng)的處理。對于情節(jié)較輕的違規(guī)行為，給予警告、批評教育等處理，并要求違規(guī)人員限期整改。2.對于情節(jié)嚴(yán)重的違規(guī)行為，如涉及金額較大、造成重大損失或影響惡劣的，將按照公司相關(guān)規(guī)定給予經(jīng)濟(jì)