電子檔案存儲管理辦法一、總則（一）目的為加強公司電子檔案的存儲管理，確保電子檔案的真實、完整、可用和安全，提高公司檔案管理水平，依據(jù)國家相關法律法規(guī)和行業(yè)標準，結合公司實際情況，制定本辦法。（二）適用范圍本辦法適用于公司各部門及所屬單位在工作活動中形成的具有保存價值的電子檔案的存儲管理。（三）基本原則1.真實性原則：確保電子檔案內(nèi)容與原始文件一致，不得篡改、偽造。2.完整性原則：保證電子檔案的齊全、完整，涵蓋相關業(yè)務活動的各個環(huán)節(jié)。3.可用性原則：便于電子檔案的檢索、利用和共享，滿足公司業(yè)務需求。4.安全性原則：采取有效措施保障電子檔案的存儲安全，防止信息泄露、丟失和損壞。（四）定義1.電子檔案：指公司在各項工作活動中直接形成的具有保存價值的以數(shù)碼形式存儲于磁帶、磁盤、光盤等載體，依賴計算機系統(tǒng)閱讀、處理，并可在通信網(wǎng)絡上傳輸?shù)奈募?、?shù)據(jù)、圖表、聲像等不同形式的信息記錄。2.存儲管理：包括電子檔案的收集、整理、存儲、檢索、利用、備份、遷移、銷毀等全過程管理。二、管理職責（一）檔案管理部門職責1.負責制定和完善公司電子檔案存儲管理的規(guī)章制度、流程和標準。2.指導、監(jiān)督各部門電子檔案的收集、整理和存儲工作。3.負責電子檔案存儲系統(tǒng)的建設、維護和管理，確保系統(tǒng)的安全穩(wěn)定運行。4.負責電子檔案的分類、編號、著錄等整理工作，建立電子檔案目錄數(shù)據(jù)庫。5.負責電子檔案的備份、遷移、銷毀等工作的審核和監(jiān)督。6.提供電子檔案的檢索、利用服務，滿足公司內(nèi)部的查閱需求。（二）各部門職責1.負責本部門電子檔案的收集、整理和初步分類工作，確保電子檔案的真實、完整。2.按照公司檔案管理部門的要求，定期將本部門的電子檔案移交至檔案管理部門進行集中存儲管理。3.配合檔案管理部門做好電子檔案的存儲管理相關工作，如提供必要的信息、協(xié)助進行數(shù)據(jù)核對等。（三）信息技術部門職責1.負責提供電子檔案存儲管理所需的技術支持，保障存儲系統(tǒng)的正常運行。2.協(xié)助檔案管理部門制定電子檔案存儲管理的技術方案，確保技術措施符合安全要求。3.負責對涉及電子檔案存儲管理的信息系統(tǒng)進行安全防護和監(jiān)控，防止信息安全事故的發(fā)生。三、電子檔案的收集與整理（一）收集范圍1.公司在經(jīng)營管理、生產(chǎn)活動、科研開發(fā)等工作中形成的各類電子文件，包括但不限于公文、合同、報表、圖紙、數(shù)據(jù)文件、聲像文件等。2.公司引進的重要設備、技術資料的電子文檔。3.公司參與的重大項目、合作協(xié)議等形成的電子檔案。4.其他具有保存價值的電子文件。（二）收集要求1.各部門應明確專人負責電子檔案的收集工作，確保電子檔案及時、完整地收集。2.收集的電子檔案應來源可靠、內(nèi)容真實，符合原始文件的要求。3.電子檔案應采用通用的文件格式進行存儲，便于長期保存和利用。對于特殊格式的文件，應同時收集相關的軟件或說明文檔。4.收集的電子檔案應包含元數(shù)據(jù)，元數(shù)據(jù)應能夠準確反映電子檔案的形成背景、內(nèi)容、結構、版本等信息。（三）整理原則1.遵循文件形成規(guī)律，保持文件之間的有機聯(lián)系。2.便于電子檔案的管理和利用。3.分類科學、編號規(guī)范、著錄準確。（四）整理方法1.分類：按照公司檔案分類方案，對電子檔案進行分類?？刹捎媚甓葯C構保管期限等分類方法，確保分類清晰、合理。2.編號：為每一份電子檔案賦予唯一的編號，編號應具有系統(tǒng)性和邏輯性，便于識別和管理。3.著錄：對電子檔案進行著錄，著錄項目應包括檔號、題名、日期、責任者、保管期限、密級等。著錄應準確、完整，便于檢索和利用。四、電子檔案的存儲（一）存儲系統(tǒng)建設1.檔案管理部門應根據(jù)公司電子檔案的存儲需求，建設安全可靠的電子檔案存儲系統(tǒng)。存儲系統(tǒng)應具備數(shù)據(jù)存儲、備份、檢索、管理等功能。2.存儲系統(tǒng)應采用先進的存儲技術和設備，確保數(shù)據(jù)的可靠性和安全性。同時，應具備良好的擴展性，能夠滿足公司未來電子檔案存儲量增長的需求。3.存儲系統(tǒng)應建立完善的用戶權限管理機制，根據(jù)不同人員的工作職責和權限，設置相應的訪問級別，確保電子檔案的信息安全。（二）存儲方式1.電子檔案應采用在線存儲和離線存儲相結合的方式。重要的、經(jīng)常使用的電子檔案應在線存儲，以便快速檢索和利用；不常用的電子檔案可采用離線存儲，如存儲在磁帶、光盤等介質(zhì)上，并定期進行備份。2.在線存儲應采用磁盤陣列等存儲設備，確保數(shù)據(jù)的冗余和可靠性。同時，應建立數(shù)據(jù)存儲的鏡像和備份機制，防止數(shù)據(jù)丟失。3.離線存儲的介質(zhì)應妥善保管，存儲環(huán)境應符合相關要求，如溫度、濕度、防火、防潮等。定期對離線存儲介質(zhì)進行檢查和維護，確保數(shù)據(jù)的可讀性。（三）存儲位置管理1.電子檔案應按照分類和編號進行有序存儲，便于查找和管理。存儲位置應明確標識，建立存儲位置索引。2.對于跨部門、跨年度的電子檔案，應按照相關規(guī)定進行合理存儲，確保檔案的完整性和系統(tǒng)性。3.定期對電子檔案的存儲位置進行檢查和核對，確保檔案存儲位置的準確性。如發(fā)現(xiàn)檔案存儲位置發(fā)生變化，應及時更新存儲位置索引。五、電子檔案的檢索與利用（一）檢索工具建設1.檔案管理部門應建立電子檔案目錄數(shù)據(jù)庫，將電子檔案的著錄信息錄入數(shù)據(jù)庫，形成檢索工具。2.檢索工具應具備多種檢索方式，如按檔號、題名、日期、責任者、保管期限等進行檢索，方便用戶快速查找所需電子檔案。3.定期對檢索工具進行更新和維護，確保檢索信息的準確性和完整性。（二）利用流程1.公司內(nèi)部人員因工作需要查閱電子檔案，應填寫《電子檔案查閱申請表》，注明查閱目的、檔案名稱、檔號等信息，經(jīng)所在部門負責人審批后，提交至檔案管理部門。2.檔案管理部門根據(jù)審批意見，為查閱人員提供電子檔案的查閱服務。查閱人員應在指定地點進行查閱，不得擅自復制、傳播電子檔案。3.對于涉及公司機密的電子檔案，查閱人員應嚴格遵守公司的保密規(guī)定，履行保密義務。查閱結束后，應及時歸還檔案管理部門。4.公司外部單位因工作需要查閱公司電子檔案，應按照國家相關法律法規(guī)和公司規(guī)定，辦理相關審批手續(xù)。檔案管理部門應在確保檔案安全和符合規(guī)定的前提下，為外部單位提供查閱服務。（三）利用統(tǒng)計與分析1.檔案管理部門應建立電子檔案利用統(tǒng)計制度，對電子檔案的查閱情況進行統(tǒng)計分析。統(tǒng)計內(nèi)容包括查閱時間、查閱人員、查閱檔案名稱、查閱目的等。2.通過對利用統(tǒng)計數(shù)據(jù)的分析，了解公司各部門對電子檔案的利用需求和趨勢，為檔案管理工作的改進提供依據(jù)。3.根據(jù)利用統(tǒng)計分析結果，優(yōu)化電子檔案的存儲管理和檢索服務，提高電子檔案的利用效率。六、電子檔案的備份與遷移（一）備份策略1.檔案管理部門應制定電子檔案備份策略，定期對電子檔案進行備份。備份周期應根據(jù)電子檔案的重要程度和變化頻率確定，重要的電子檔案應每天進行備份，一般的電子檔案可每周或每月進行備份。2.備份數(shù)據(jù)應存儲在與原存儲系統(tǒng)不同的物理位置，以防止因自然災害、硬件故障等原因?qū)е聰?shù)據(jù)丟失?？刹捎卯惖貍浞?、磁帶備份等方式。3.備份數(shù)據(jù)應進行完整性檢查，確保備份數(shù)據(jù)的準確性和可用性。定期對備份數(shù)據(jù)進行恢復測試，驗證備份數(shù)據(jù)的可恢復性。（二）遷移管理1.隨著信息技術的發(fā)展和存儲設備的更新?lián)Q代，檔案管理部門應適時對電子檔案進行遷移。遷移應確保電子檔案的內(nèi)容和元數(shù)據(jù)完整無損，能夠在新的存儲系統(tǒng)中正常讀取和利用。2.在遷移前，應制定詳細的遷移方案，包括遷移的時間、步驟、技術要求等。遷移方案應經(jīng)過充分測試和驗證，確保遷移過程的順利進行。3.遷移過程中，應做好數(shù)據(jù)記錄和監(jiān)控，及時處理遷移過程中出現(xiàn)的問題。遷移完成后，應對遷移后的電子檔案進行全面檢查和核對，確保遷移成功。七、電子檔案的安全管理（一）安全制度建設1.公司應建立健全電子檔案安全管理制度，明確電子檔案安全管理的職責、流程和措施。2.安全管理制度應包括用戶權限管理、數(shù)據(jù)訪問控制、數(shù)據(jù)加密、安全審計、病毒防范、災難恢復等方面的內(nèi)容。3.定期對安全管理制度進行評估和修訂，確保制度的有效性和適應性。（二）安全技術措施1.采用防火墻、入侵檢測系統(tǒng)、防病毒軟件等安全技術手段，保障電子檔案存儲系統(tǒng)的網(wǎng)絡安全。2.對電子檔案進行加密存儲，確保數(shù)據(jù)在傳輸和存儲過程中的保密性。加密密鑰應妥善保管，定期更換。3.建立安全審計機制，對電子檔案的訪問操作進行記錄和審計。審計記錄應保存一定期限，以便進行安全事件的追溯和分析。4.定期對電子檔案存儲系統(tǒng)進行安全漏洞掃描和修復，及時發(fā)現(xiàn)和處理安全隱患。（三）人員安全管理1.加強對涉及電子檔案存儲管理的人員的安全培訓，提高其安全意識和操作技能。2.與相關人員簽訂保密協(xié)議，明確其在電子檔案安全管理方面的責任和義務。3.對人員的訪問權限進行嚴格管理，根據(jù)工作職責和崗位需求，授予相應的訪問權限，并定期進行權限審查和調(diào)整。八、電子檔案的銷毀（一）銷毀范圍1.已超過保管期限且無繼續(xù)保存價值的電子檔案。2.因保管不善、自然災害等原因?qū)е聯(lián)p壞且無法修復的電子檔案。3.經(jīng)鑒定確認不需要保存的電子檔案。（二）銷毀程序1.檔案管理部門應定期對電子檔案進行鑒定，確定需要銷毀的電子檔案清單。鑒定工作應由檔案管理部門會同相關業(yè)務部門共同進行，確保鑒定結果的準確性和公正性。2.編制《電子檔案銷毀申請表》，詳細列出擬銷毀電子檔案的檔號、題名、日期、數(shù)量等信息，經(jīng)檔案管理部門負責人審核后，報公司分管領導審批。3.審批通過后，檔案管理部門應按照規(guī)定的銷毀方式對電子檔案進行銷毀。銷毀過程應進行記錄，記錄內(nèi)容包括銷毀時間、地點、方式、執(zhí)行人員等。4.銷毀完成后，應在《電子檔案銷毀申請表》上注明銷毀情況，并由檔案管理部門負責人、執(zhí)