牛奶企業(yè)采購管理辦法一、總則（一）目的為加強本牛奶企業(yè)采購管理，規(guī)范采購行為，確保采購工作的高效、有序進行，保障企業(yè)生產(chǎn)經(jīng)營活動的順利開展，特制定本辦法。（二）適用范圍本辦法適用于本牛奶企業(yè)及所屬各部門、子公司的采購活動，包括但不限于原奶采購、包裝材料采購、設(shè)備采購、辦公用品采購等各類物資及服務(wù)的采購。（三）基本原則1.合法性原則：采購活動必須遵守國家法律法規(guī)及相關(guān)政策要求，確保采購行為合法合規(guī)。2.效益性原則：在保證采購物資和服務(wù)質(zhì)量的前提下，努力降低采購成本，提高采購效益。3.公平性原則：采購過程應(yīng)遵循公平、公正、公開的原則，確保所有供應(yīng)商都有平等的機會參與競爭。4.誠信原則：采購人員應(yīng)誠實守信，嚴格履行合同約定，維護企業(yè)良好形象。二、采購組織與職責（一）采購部門設(shè)置公司設(shè)立專門的采購部門，負責統(tǒng)籌管理企業(yè)的采購工作。采購部門根據(jù)業(yè)務(wù)需求，可下設(shè)原奶采購組、包裝材料采購組、設(shè)備采購組、辦公用品采購組等不同專業(yè)小組，以提高采購工作的專業(yè)性和效率。（二）采購部門職責1.制定采購計劃：根據(jù)企業(yè)生產(chǎn)經(jīng)營計劃和庫存狀況，制定年度、季度和月度采購計劃，明確采購物資的種類、數(shù)量、規(guī)格、質(zhì)量要求、采購時間等。2.供應(yīng)商管理：建立供應(yīng)商評估與選擇機制，對供應(yīng)商的資質(zhì)、信譽、生產(chǎn)能力、產(chǎn)品質(zhì)量等進行評估和審核，建立合格供應(yīng)商名錄，并定期對供應(yīng)商進行考核和評價。3.采購執(zhí)行：按照采購計劃和相關(guān)審批流程，組織實施采購活動，與供應(yīng)商進行商務(wù)談判、簽訂采購合同，并跟蹤合同執(zhí)行情況，確保采購物資按時、按質(zhì)、按量供應(yīng)。4.采購成本控制：通過市場調(diào)研、招標采購、集中采購等方式，降低采購成本，提高采購效益。對采購價格進行監(jiān)控和分析，及時發(fā)現(xiàn)價格異常波動情況，并采取相應(yīng)措施。5.采購風險管理：識別、評估和應(yīng)對采購過程中的各種風險，如質(zhì)量風險、供應(yīng)風險、價格風險、合同風險等，制定風險防范措施，確保采購工作的順利進行。6.采購信息管理：建立采購信息管理系統(tǒng)，及時收集、整理、分析采購數(shù)據(jù)，為企業(yè)決策提供支持。定期向上級領(lǐng)導(dǎo)匯報采購工作進展情況和存在的問題。（三）其他部門職責1.需求部門：負責提出采購需求，明確采購物資的具體規(guī)格、質(zhì)量要求、數(shù)量、使用時間等，并對采購物資的質(zhì)量和使用效果負責。協(xié)助采購部門進行供應(yīng)商選擇和采購合同簽訂等工作。2.質(zhì)量部門：參與采購物資的質(zhì)量檢驗和驗收工作，對采購物資的質(zhì)量標準進行審核，確保采購物資符合企業(yè)生產(chǎn)經(jīng)營要求。對不合格采購物資提出處理意見。3.財務(wù)部門：負責審核采購預(yù)算和采購合同，安排采購資金，對采購費用進行核算和監(jiān)督，確保采購資金的合理使用。三、采購流程（一）采購申請1.需求部門填寫采購申請表：需求部門根據(jù)生產(chǎn)經(jīng)營需要，填寫采購申請表，詳細說明采購物資的名稱、規(guī)格、數(shù)量、質(zhì)量要求、采購原因、預(yù)計采購時間等信息，并經(jīng)部門負責人簽字確認。2.提交采購申請表：需求部門將采購申請表提交給采購部門。采購申請表應(yīng)按照規(guī)定的格式和內(nèi)容填寫，確保信息準確、完整。（二）采購審批1.采購部門初審：采購部門收到采購申請表后，對采購申請的必要性、合理性、合規(guī)性等進行初審。初審內(nèi)容包括采購物資是否符合企業(yè)生產(chǎn)經(jīng)營需要、是否在采購計劃范圍內(nèi)、采購預(yù)算是否合理等。2.相關(guān)部門會審：對于金額較大、涉及重要物資或服務(wù)的采購申請，采購部門應(yīng)組織相關(guān)部門進行會審。會審部門包括質(zhì)量部門、財務(wù)部門、技術(shù)部門等。各部門根據(jù)各自職責對采購申請進行審核，并提出意見和建議。3.領(lǐng)導(dǎo)審批：采購申請經(jīng)采購部門初審和相關(guān)部門會審后，報企業(yè)領(lǐng)導(dǎo)審批。企業(yè)領(lǐng)導(dǎo)根據(jù)企業(yè)戰(zhàn)略規(guī)劃、生產(chǎn)經(jīng)營狀況、財務(wù)狀況等因素，對采購申請進行最終審批。審批通過的采購申請進入采購執(zhí)行階段，未通過的采購申請由采購部門反饋給需求部門，并說明原因。（三）采購實施1.制定采購方案：采購部門根據(jù)采購審批結(jié)果，制定采購方案。采購方案應(yīng)包括采購方式選擇、供應(yīng)商選擇、采購時間安排、采購預(yù)算控制等內(nèi)容。采購方式可根據(jù)采購物資的特點和市場情況，選擇招標采購、競爭性談判采購、詢價采購、單一來源采購等方式。2.選擇供應(yīng)商：采購部門按照采購方案，通過多種渠道選擇供應(yīng)商。選擇供應(yīng)商時，應(yīng)優(yōu)先從合格供應(yīng)商名錄中選取，并對供應(yīng)商的資質(zhì)、信譽、生產(chǎn)能力、產(chǎn)品質(zhì)量、價格水平、售后服務(wù)等進行綜合評估。對于新供應(yīng)商，應(yīng)進行嚴格的資質(zhì)審核和實地考察。3.商務(wù)談判與合同簽訂：采購部門與選定的供應(yīng)商進行商務(wù)談判，就采購物資的價格、數(shù)量、質(zhì)量標準、交貨時間、交貨地點、付款方式、售后服務(wù)等條款達成一致意見，并簽訂采購合同。采購合同應(yīng)明確雙方的權(quán)利和義務(wù)，確保合同的合法性、有效性和可操作性。采購合同簽訂后，應(yīng)及時將合同副本分發(fā)給需求部門、質(zhì)量部門、財務(wù)部門等相關(guān)部門。4.采購訂單下達：采購部門根據(jù)采購合同，向供應(yīng)商下達采購訂單。采購訂單應(yīng)明確采購物資的具體規(guī)格、數(shù)量、交貨時間、交貨地點等信息，并要求供應(yīng)商簽字確認。采購訂單下達后，應(yīng)跟蹤訂單執(zhí)行情況，及時與供應(yīng)商溝通協(xié)調(diào)，確保采購物資按時、按質(zhì)、按量供應(yīng)。（四）采購驗收1.到貨通知：采購物資到貨前，供應(yīng)商應(yīng)提前通知采購部門。采購部門接到到貨通知后，及時通知需求部門和質(zhì)量部門做好驗收準備工作。2.驗收準備：需求部門和質(zhì)量部門根據(jù)采購合同和相關(guān)標準，制定驗收方案，明確驗收人員、驗收內(nèi)容、驗收方法、驗收標準等。驗收人員應(yīng)熟悉采購物資的質(zhì)量要求和驗收標準，具備相應(yīng)的專業(yè)知識和技能。3.驗收實施：采購物資到貨后，驗收人員按照驗收方案進行驗收。驗收內(nèi)容包括物資的數(shù)量、規(guī)格、型號、質(zhì)量、外觀等。對于重要物資或關(guān)鍵設(shè)備，還應(yīng)進行性能測試和試運行。驗收過程中，如發(fā)現(xiàn)物資存在質(zhì)量問題或數(shù)量短缺等情況，應(yīng)及時與供應(yīng)商溝通協(xié)商，要求供應(yīng)商采取相應(yīng)的解決措施。4.驗收報告：驗收完成后，驗收人員應(yīng)填寫驗收報告，詳細記錄驗收情況。驗收報告應(yīng)包括采購物資的名稱、規(guī)格、數(shù)量、供應(yīng)商名稱、驗收日期、驗收結(jié)果等信息，并由驗收人員簽字確認。驗收報告經(jīng)需求部門和質(zhì)量部門審核后，提交給采購部門。（五）采購付款1.發(fā)票審核：采購部門收到供應(yīng)商開具的發(fā)票后，應(yīng)及時將發(fā)票提交給財務(wù)部門進行審核。財務(wù)部門按照國家法律法規(guī)和企業(yè)財務(wù)制度的要求，對發(fā)票的真實性、合法性、完整性進行審核。審核內(nèi)容包括發(fā)票的開具日期、發(fā)票號碼、購買方名稱、銷售方名稱、貨物或應(yīng)稅勞務(wù)名稱、規(guī)格型號、數(shù)量、單價、金額、稅率、稅額等信息是否與采購合同和實際采購情況相符。2.付款申請：財務(wù)部門審核發(fā)票無誤后，采購部門根據(jù)采購合同和驗收報告，填寫付款申請表，詳細說明付款金額、付款方式、付款時間等信息，并經(jīng)采購部門負責人簽字確認。付款申請表應(yīng)提交給財務(wù)部門。3.付款審批：財務(wù)部門收到付款申請表后，按照企業(yè)財務(wù)審批流程進行審批。付款審批應(yīng)嚴格按照企業(yè)財務(wù)制度和預(yù)算控制要求進行，確保付款的合理性和合規(guī)性。審批通過的付款申請進入付款執(zhí)行階段，未通過的付款申請由財務(wù)部門反饋給采購部門，并說明原因。4.付款執(zhí)行：財務(wù)部門根據(jù)付款審批結(jié)果，按照采購合同約定的付款方式和時間，及時辦理付款手續(xù)。付款方式可包括支票付款、銀行轉(zhuǎn)賬付款、匯票付款等。付款完成后，財務(wù)部門應(yīng)及時進行賬務(wù)處理，并將付款憑證復(fù)印件分發(fā)給采購部門和需求部門。四、供應(yīng)商管理（一）供應(yīng)商選擇1.供應(yīng)商篩選：采購部門通過多種渠道收集供應(yīng)商信息，如網(wǎng)絡(luò)搜索、行業(yè)推薦、供應(yīng)商自薦等。對收集到的供應(yīng)商信息進行初步篩選，剔除不符合企業(yè)要求的供應(yīng)商。2.供應(yīng)商評估：對篩選后的供應(yīng)商進行評估，評估內(nèi)容包括供應(yīng)商的資質(zhì)、信譽、生產(chǎn)能力、產(chǎn)品質(zhì)量、價格水平、售后服務(wù)等。評估方法可采用問卷調(diào)查、實地考察、樣品檢測、數(shù)據(jù)分析等多種方式。3.供應(yīng)商選擇決策：采購部門根據(jù)供應(yīng)商評估結(jié)果，綜合考慮企業(yè)采購需求、采購成本、采購風險等因素，選擇合適的供應(yīng)商。對于重要物資或關(guān)鍵設(shè)備的供應(yīng)商選擇，應(yīng)組織相關(guān)部門進行會審，并報企業(yè)領(lǐng)導(dǎo)審批。（二）供應(yīng)商準入1.供應(yīng)商資質(zhì)審核：采購部門對擬準入的供應(yīng)商進行資質(zhì)審核，審核內(nèi)容包括供應(yīng)商的營業(yè)執(zhí)照、稅務(wù)登記證、組織機構(gòu)代碼證、生產(chǎn)許可證、產(chǎn)品質(zhì)量認證證書、環(huán)保認證證書等相關(guān)資質(zhì)文件。確保供應(yīng)商具備合法經(jīng)營資格和生產(chǎn)能力。2.簽訂供應(yīng)商合作協(xié)議：采購部門與準入的供應(yīng)商簽訂供應(yīng)商合作協(xié)議，明確雙方的權(quán)利和義務(wù)。供應(yīng)商合作協(xié)議應(yīng)包括采購物資的質(zhì)量標準、價格條款、交貨時間、交貨地點、付款方式、售后服務(wù)、保密條款、違約責任等內(nèi)容。（三）供應(yīng)商考核與評價1.建立供應(yīng)商考核指標體系：采購部門建立供應(yīng)商考核指標體系，對供應(yīng)商的供貨質(zhì)量、交貨期、價格水平、售后服務(wù)等方面進行考核?？己酥笜藨?yīng)具體、可量化，并根據(jù)企業(yè)采購需求和管理重點進行動態(tài)調(diào)整。2.定期考核與評價：采購部門定期對供應(yīng)商進行考核與評價，考核周期可根據(jù)實際情況設(shè)定為季度、半年或年度?？己朔绞娇刹捎霉?yīng)商自評、采購部門評價、需求部門評價、質(zhì)量部門評價等多種方式相結(jié)合。3.考核結(jié)果應(yīng)用：采購部門根據(jù)供應(yīng)商考核與評價結(jié)果，對供應(yīng)商進行分類管理。對于考核優(yōu)秀的供應(yīng)商，可給予增加采購份額、優(yōu)先合作、價格優(yōu)惠等獎勵；對于考核不合格的供應(yīng)商，應(yīng)及時發(fā)出整改通知，要求供應(yīng)商限期整改。如供應(yīng)商整改后仍不符合要求，應(yīng)取消其合格供應(yīng)商資格，并停止與其合作。（四）供應(yīng)商淘汰1.淘汰標準：采購部門制定供應(yīng)商淘汰標準，明確在哪些情況下應(yīng)淘汰供應(yīng)商。淘汰標準可包括供應(yīng)商連續(xù)多次供貨質(zhì)量不合格、交貨期嚴重延誤、價格不合理上漲、售后服務(wù)不到位、違反法律法規(guī)或企業(yè)合作協(xié)議等情況。2.淘汰程序：采購部門根據(jù)供應(yīng)商淘汰標準，對供應(yīng)商進行評估和審核。如確定需要淘汰供應(yīng)商，應(yīng)及時通知供應(yīng)商，并說明淘汰原因。采購部門應(yīng)與供應(yīng)商協(xié)商解決相關(guān)問題，如未履行的合同、庫存物資處理等。淘汰供應(yīng)商后，采購部門應(yīng)及時更新合格供應(yīng)商名錄，并采取相應(yīng)措施確保采購工作的順利進行。五、采購風險管理（一）風險識別1.質(zhì)量風險：采購物資不符合企業(yè)質(zhì)量要求，影響企業(yè)生產(chǎn)經(jīng)營活動的正常進行。質(zhì)量風險可能來自供應(yīng)商的生產(chǎn)工藝、原材料質(zhì)量、質(zhì)量管理體系等方面。2.供應(yīng)風險：供應(yīng)商無法按時、按質(zhì)、按量供應(yīng)采購物資，導(dǎo)致企業(yè)生產(chǎn)經(jīng)營活動中斷或延誤。供應(yīng)風險可能由于供應(yīng)商生產(chǎn)能力不足、原材料短缺、運輸延誤、不可抗力等原因引起。3.價格風險：采購物資價格波動較大，導(dǎo)致企業(yè)采購成本增加。價格風險可能受到市場供求關(guān)系、原材料價格變化、匯率波動等因素影響。4.合同風險：采購合同條款不明確、不合理或存在漏洞，導(dǎo)致企業(yè)在合同履行過程中面臨法律風險和經(jīng)濟損失。合同風險可能由于合同起草不規(guī)范、審核不嚴格、執(zhí)行監(jiān)督不到位等原因引起。5.人員風險：采購人員在采購過程中存在違規(guī)操作、貪污受賄、泄露企業(yè)商業(yè)機密等行為，給企業(yè)帶來損失。人員風險可能由于采購人員職業(yè)道德缺失、內(nèi)部監(jiān)督機制不完善等原因引起。（二）風險評估1.風險發(fā)生可能性評估：采購部門對識別出的風險進行發(fā)生可能性評估，評估結(jié)果可分為高、中、低三個等級。發(fā)生可能性高是指風險發(fā)生的概率大于50%；發(fā)生可能性中是指風險發(fā)生的概率在20%50%之間；發(fā)生可能性低是指風險發(fā)生的概率小于20%。2.風險影響程度評估：采購部門對識別出的風險進行影響程度評估，評估結(jié)果可分為嚴重、較大、一般、較小四個等級。影響程度嚴重是指風險發(fā)生后將對企業(yè)生產(chǎn)經(jīng)營活動造成重大損失，甚至導(dǎo)致企業(yè)無法正常運營；影響程度較大是指風險發(fā)生后將對企業(yè)生產(chǎn)經(jīng)營活動造成較大損失，但不會導(dǎo)致企業(yè)無法正常運營；影響程度一般是指風險發(fā)生后將對企業(yè)生產(chǎn)經(jīng)營活動造成一定損失，但損失程度較??；影響程度較小是指風險發(fā)生后對企業(yè)生產(chǎn)經(jīng)營活動造成的損失較小，基本不影響企業(yè)正常運營。3.風險矩陣繪制：采購部門根據(jù)風險發(fā)生可能性評估結(jié)果和風險影響程度評估結(jié)果，繪制風險矩陣圖。風險矩陣圖以風險發(fā)生可能性為橫坐標，以風險影響程度為縱坐標，將識別出的風險標注在矩陣圖中相應(yīng)的位置。通過風險矩陣圖，可以直觀地了解各種風險的嚴重程度，為風險應(yīng)對決策提供依據(jù)。（三）風險應(yīng)對1.風險規(guī)避：對于風險發(fā)生可能性高且影響程度嚴重的風險，企業(yè)應(yīng)采取風險規(guī)避措施，如放棄采購該物資或服務(wù)，尋找其他替代方案。2.風險降低：對于風險發(fā)生可能性較高但影響程度較大的風險，企業(yè)應(yīng)采取風險降低措施，如加強供應(yīng)商管理、優(yōu)化采購合同條款、建立應(yīng)急預(yù)案等，降低風險發(fā)生的概率和影響程度。3.風險轉(zhuǎn)移：對于風險發(fā)生可能性較低但影響程度較大的風險，企業(yè)可采取風險轉(zhuǎn)移措施，如購買保險、要求供應(yīng)商提供擔保等，將風險轉(zhuǎn)移給第三方。4.風險接受：對于風險發(fā)生可能性低且影響程度較小的風險，企業(yè)可采取風險接受措施，即不采取任何額外的風險應(yīng)對措施，而是在風險發(fā)生時自行承擔損失。（四）風險監(jiān)控1.建立風險監(jiān)控機制：采購部門建立風險監(jiān)控機制，定期對采購過程中的風險進行監(jiān)控和評估。風險監(jiān)控機制應(yīng)明確風險監(jiān)控的職責分工、監(jiān)控頻率、監(jiān)控方法、風險預(yù)警指標等內(nèi)容。2.風險預(yù)警與處置：采購部門根據(jù)風險監(jiān)控結(jié)果，及時發(fā)現(xiàn)風險預(yù)警信號，并采取相應(yīng)的處置措施。當風險指標超過預(yù)警閾值時，采購部門應(yīng)及時發(fā)出風險預(yù)警通知，提醒相關(guān)部門和人員關(guān)注風險，并采取措施降低風險。如風險發(fā)生，采購部門應(yīng)按照應(yīng)急預(yù)案及時進行處理，減少風險損失。六、采購信息管理（一）采購信息收集1.內(nèi)部信息收集：采購部門收集企業(yè)內(nèi)部各部門的采購需求信息、庫存信息、質(zhì)量反饋信息等。通過與需求部門、倉庫管理部門、質(zhì)量部門等溝通協(xié)調(diào)，及時獲取準確的內(nèi)部采購信息。2.外部信