涉密文件管理暫行辦法一、總則（一）目的為加強公司涉密文件管理，確保國家秘密和公司商業(yè)秘密安全，維護公司合法權(quán)益，根據(jù)《中華人民共和國保守國家秘密法》及其實施條例等相關(guān)法律法規(guī)，結(jié)合公司實際情況，制定本辦法。（二）適用范圍本辦法適用于公司各部門、各分支機構(gòu)以及所有涉及公司涉密文件的人員。（三）基本原則1.嚴格保密原則：對涉密文件的管理應(yīng)采取最嚴格的保密措施，防止信息泄露。2.全程管控原則：對涉密文件的產(chǎn)生、傳遞、使用、存儲、銷毀等全過程進行有效管控。3.分級管理原則：根據(jù)涉密文件的密級，實行分級分類管理。4.確保安全原則：確保涉密文件在各個環(huán)節(jié)的安全性，防止文件丟失、被盜、篡改等情況發(fā)生。（四）定義1.涉密文件：是指涉及國家秘密、公司商業(yè)秘密等重要信息的文件、資料、圖表、數(shù)據(jù)等各類載體。2.密級：分為絕密級、機密級、秘密級。絕密級是最重要的國家秘密，泄露會使國家的安全和利益遭受特別嚴重的損害；機密級是重要的國家秘密，泄露會使國家的安全和利益遭受嚴重的損害；秘密級是一般的國家秘密，泄露會使國家的安全和利益遭受損害。公司商業(yè)秘密的密級劃分參照國家相關(guān)規(guī)定執(zhí)行。二、涉密文件的確定與標識（一）確定程序1.各部門在工作中產(chǎn)生的文件，由部門負責人根據(jù)文件內(nèi)容涉及的秘密程度，初步確定是否為涉密文件以及密級。2.對于初步確定為涉密文件的，填寫《涉密文件確定審批表》，詳細說明文件內(nèi)容、密級建議、保密期限等信息，報公司保密委員會審批。3.公司保密委員會對上報的《涉密文件確定審批表》進行審核，根據(jù)實際情況確定文件的密級和保密期限，并簽署審批意見。（二）標識方法1.涉密文件應(yīng)在文件首頁左上角加蓋“絕密”“機密”“秘密”字樣的印章，并注明保密期限。2.對于電子文檔形式的涉密文件，應(yīng)在文件名前標注相應(yīng)密級標識，如“[絕密]XX文件”。3.涉密文件的密級標識應(yīng)清晰、規(guī)范，不得擅自更改或涂抹。三、涉密文件的產(chǎn)生與制作（一）人員要求1.參與涉密文件制作的人員應(yīng)經(jīng)過保密教育培訓，熟悉保密法律法規(guī)和公司保密制度，具備良好的保密意識和技能。2.制作涉密文件的場所應(yīng)具備保密條件，如安裝監(jiān)控設(shè)備、門禁系統(tǒng)等，防止無關(guān)人員進入。（二）制作過程控制1.涉密文件應(yīng)在公司內(nèi)部指定的場所制作，嚴禁在互聯(lián)網(wǎng)連接的計算機上制作涉密文件。2.制作涉密文件時，應(yīng)嚴格按照審批后的內(nèi)容和格式進行，不得擅自增減或修改。3.制作過程中產(chǎn)生的廢棄紙張、電子文檔等，應(yīng)按照保密要求進行妥善處理，不得隨意丟棄。四、涉密文件的傳遞（一）傳遞方式1.涉密文件應(yīng)通過專人送達、機要通信、加密電子傳輸?shù)劝踩煽康姆绞絺鬟f，不得通過普通郵政、快遞等方式傳遞絕密級文件。2.對于因工作需要必須通過快遞傳遞的涉密文件，應(yīng)選擇具有保密資質(zhì)的快遞公司，并采取加密包裝等措施確保文件安全。（二）傳遞流程1.傳遞涉密文件時，應(yīng)由文件管理人員填寫《涉密文件傳遞登記表》，詳細記錄文件名稱、密級、數(shù)量、傳遞時間、傳遞人員等信息。2.傳遞人員應(yīng)將《涉密文件傳遞登記表》與涉密文件一同封裝，并確保文件包裝牢固、密封良好。3.接收涉密文件時，接收人員應(yīng)在《涉密文件傳遞登記表》上簽字確認，并對文件進行認真核對，如發(fā)現(xiàn)文件數(shù)量不符、包裝破損等情況，應(yīng)及時與傳遞人員聯(lián)系。五、涉密文件的使用（一）使用范圍1.涉密文件僅限在公司內(nèi)部規(guī)定的范圍內(nèi)使用，未經(jīng)批準，嚴禁將涉密文件帶出公司。2.使用涉密文件的人員應(yīng)嚴格按照文件規(guī)定的用途和范圍使用，不得擅自擴大使用范圍或改變文件內(nèi)容。（二）使用要求1.使用涉密文件時，應(yīng)在符合保密要求的場所進行，不得在公共場所或未采取保密措施的計算機上使用涉密文件。2.使用涉密文件后，應(yīng)及時歸還文件管理人員，并在《涉密文件使用登記表》上簽字確認。3.嚴禁私自復印、掃描、拍照涉密文件，如因工作需要確需復制的，應(yīng)按照公司規(guī)定履行審批手續(xù)，并對復制件進行嚴格管理。六、涉密文件的存儲（一）存儲場所1.公司應(yīng)設(shè)立專門的涉密文件存儲場所，如保密檔案室、保密柜等，存儲場所應(yīng)具備防火、防盜、防潮、防蟲、防鼠等安全設(shè)施。2.涉密文件存儲場所應(yīng)安裝監(jiān)控設(shè)備和門禁系統(tǒng)，實行專人管理，嚴格限制無關(guān)人員進入。（二）存儲方式1.涉密文件應(yīng)按照密級、類別、年度等進行分類存放，便于查找和管理。2.對于電子文檔形式的涉密文件，應(yīng)存儲在公司內(nèi)部的涉密存儲設(shè)備上，并進行加密處理。涉密存儲設(shè)備應(yīng)專人專用，定期進行殺毒和數(shù)據(jù)備份。七、涉密文件的借閱（一）借閱審批1.因工作需要借閱涉密文件的，應(yīng)填寫《涉密文件借閱申請表》，詳細說明借閱理由、借閱時間、借閱人等信息，報公司保密委員會審批。2.公司保密委員會根據(jù)實際情況進行審批，對于涉及重要事項或多人借閱的情況，應(yīng)進行嚴格審查。（二）借閱期限1.涉密文件的借閱期限一般不得超過[X]個工作日，如需延長借閱期限，應(yīng)重新辦理審批手續(xù)。2.借閱人應(yīng)在規(guī)定的借閱期限內(nèi)歸還涉密文件，如因特殊情況不能按時歸還的，應(yīng)提前向文件管理人員說明原因，并辦理延期手續(xù)。（三）借閱要求1.借閱人應(yīng)妥善保管涉密文件，不得轉(zhuǎn)借他人或擅自擴大使用范圍。2.借閱人在借閱期間應(yīng)確保涉密文件的安全，如發(fā)生文件丟失、被盜、損壞等情況，應(yīng)及時向公司保密委員會報告，并承擔相應(yīng)的責任。八、涉密文件的清退與銷毀（一）清退1.涉密文件使用完畢后，使用部門應(yīng)及時將文件清退給文件管理人員，并在《涉密文件清退登記表》上簽字確認。2.文件管理人員應(yīng)對清退的涉密文件進行認真核對，如發(fā)現(xiàn)文件缺失或損壞，應(yīng)及時查明原因，并追究相關(guān)人員的責任。（二）銷毀1.對于已超過保密期限或無需繼續(xù)保存的涉密文件，應(yīng)按照公司規(guī)定進行銷毀。2.銷毀涉密文件應(yīng)填寫《涉密文件銷毀審批表》，報公司保密委員會審批。審批通過后，由公司指定的銷毀機構(gòu)進行銷毀。3.銷毀涉密文件時，應(yīng)采用符合保密要求的銷毀方式，如粉碎、焚燒等，確保文件信息無法恢復。4.銷毀過程中應(yīng)安排專人負責監(jiān)督，銷毀完畢后，監(jiān)督人員應(yīng)在《涉密文件銷毀登記表》上簽字確認。九、保密監(jiān)督與檢查（一）監(jiān)督機構(gòu)公司設(shè)立保密委員會，負責對公司涉密文件管理工作進行全面監(jiān)督和檢查。保密委員會下設(shè)辦公室，負責日常保密管理工作的組織協(xié)調(diào)和監(jiān)督檢查。（二）檢查內(nèi)容1.涉密文件管理制度的執(zhí)行情況，包括文件的確定、標識、制作、傳遞、使用、存儲、借閱、清退、銷毀等環(huán)節(jié)。2.涉密文件管理人員的履職情況，包括人員資質(zhì)、培訓情況、工作責任心等。3.涉密文件存儲場所和設(shè)備的安全情況，包括防火、防盜、防潮、防蟲、防鼠等措施的落實情況。（三）檢查方式1.定期檢查：公司保密委員會辦公室定期對各部門的涉密文件管理工作進行檢查，檢查周期為[X]個月。2.不定期抽查：公司保密委員會辦公室不定期對各部門的涉密文件管理工作進行抽查，及時發(fā)現(xiàn)和解決存在的問題。3.專項檢查：針對公司重要項目、重大活動等涉及的涉密文件管理工作，進行專項檢查，確保文件管理工作萬無一失。（四）問題處理1.對于檢查中發(fā)現(xiàn)的問題，公司保密委員會辦公室應(yīng)及時下達《整改通知書》，要求責任部門限期整改。2.責任部門應(yīng)按照《整改通知書》的要求，制