非強制招標管理辦法一、總則（一）目的為了規(guī)范公司/組織在非強制招標項目中的采購行為，提高采購效率，保證采購質(zhì)量，降低采購成本，防范采購風險，特制定本辦法。（二）適用范圍本辦法適用于公司/組織內(nèi)不屬于依法必須招標項目范圍的各類采購活動，包括但不限于貨物采購、工程采購和服務(wù)采購。（三）基本原則1.合法合規(guī)原則：采購活動應(yīng)當遵守國家法律法規(guī)及相關(guān)政策要求，確保采購行為的合法性。2.公開公平公正原則：采購過程應(yīng)公開透明，對所有潛在供應(yīng)商一視同仁，確保公平競爭，公正選擇供應(yīng)商。3.效益原則：在保證采購質(zhì)量的前提下，追求采購成本的合理性和采購效益的最大化。4.誠信原則：采購活動各方應(yīng)誠實守信，履行各自的權(quán)利和義務(wù)。二、采購管理職責（一）采購部門職責1.負責制定非強制招標采購計劃，明確采購項目的需求、預算、時間要求等。2.組織實施采購活動，包括供應(yīng)商選擇、采購文件編制、采購談判、合同簽訂等。3.對采購過程進行管理和監(jiān)督，確保采購活動按照規(guī)定程序進行。4.負責采購項目的驗收工作，對采購貨物、工程和服務(wù)的質(zhì)量進行檢驗。5.建立和維護供應(yīng)商數(shù)據(jù)庫，對供應(yīng)商進行評價和管理。（二）需求部門職責1.提出采購項目的需求，包括技術(shù)規(guī)格、數(shù)量、質(zhì)量要求等，并確保需求的準確性和完整性。2.參與采購文件的編制和評審，提供技術(shù)支持和專業(yè)意見。3.協(xié)助采購部門進行供應(yīng)商選擇和采購談判。4.負責采購項目的使用和驗收工作，對采購貨物、工程和服務(wù)的質(zhì)量進行反饋。（三）財務(wù)部門職責1.參與采購預算的編制和審核，確保采購資金的合理安排。2.負責采購資金的支付和核算，對采購項目的費用進行監(jiān)控。3.協(xié)助采購部門進行采購成本分析，提供財務(wù)方面的建議。（四）審計部門職責1.對采購活動進行審計監(jiān)督，檢查采購行為的合法性、合規(guī)性和效益性。2.對采購項目的合同執(zhí)行情況進行審計，防范采購風險。3.對采購部門的內(nèi)部控制制度進行評價，提出改進建議。三、采購流程（一）采購計劃制定1.需求部門根據(jù)公司/組織的業(yè)務(wù)需求和發(fā)展規(guī)劃，提出采購項目的申請，明確采購項目的名稱、規(guī)格、數(shù)量、預算等信息。2.采購部門對需求部門提交的采購申請進行審核，結(jié)合公司/組織的實際情況和資源狀況，制定采購計劃。采購計劃應(yīng)包括采購項目的詳細描述、采購方式、時間安排、預算金額等內(nèi)容。3.采購計劃經(jīng)相關(guān)部門審批后實施。審批流程應(yīng)根據(jù)公司/組織的內(nèi)部管理規(guī)定執(zhí)行，確保采購計劃的合理性和可行性。（二）供應(yīng)商選擇1.采購部門根據(jù)采購項目的特點和要求，通過多種渠道尋找潛在供應(yīng)商，如網(wǎng)絡(luò)搜索、行業(yè)推薦、供應(yīng)商自薦等。2.對潛在供應(yīng)商進行資格審查，包括供應(yīng)商的營業(yè)執(zhí)照、資質(zhì)證書、業(yè)績情況、信譽狀況等。審查合格的供應(yīng)商進入供應(yīng)商庫。3.根據(jù)采購項目的需求，從供應(yīng)商庫中選擇若干家供應(yīng)商參與投標或報價。選擇供應(yīng)商時應(yīng)綜合考慮供應(yīng)商的產(chǎn)品質(zhì)量、價格、交貨期、售后服務(wù)等因素。4.向選定的供應(yīng)商發(fā)出采購文件，采購文件應(yīng)包括采購項目的詳細要求、報價要求、技術(shù)規(guī)格、合同條款等內(nèi)容。（三）采購文件編制1.采購部門根據(jù)采購項目的需求和特點，編制采購文件。采購文件應(yīng)明確采購項目的技術(shù)規(guī)格、數(shù)量、質(zhì)量要求、交貨期、售后服務(wù)等內(nèi)容，確保采購文件的完整性和準確性。2.采購文件中應(yīng)明確采購方式、評標標準或報價評審方法等內(nèi)容，確保采購過程的公平、公正、公開。3.采購文件編制完成后，應(yīng)組織相關(guān)部門和人員進行評審，確保采購文件的合理性和可行性。評審意見應(yīng)記錄在案，并作為采購文件修改和完善的依據(jù)。（四）采購談判與報價1.對于需要進行采購談判的項目，采購部門應(yīng)組織與供應(yīng)商進行談判。談判前應(yīng)制定談判策略，明確談判目標和底線。2.談判過程中，采購部門應(yīng)與供應(yīng)商就采購項目的技術(shù)規(guī)格、價格、交貨期、售后服務(wù)等內(nèi)容進行充分溝通和協(xié)商，爭取達成雙方滿意的采購合同。3.對于采用報價方式的采購項目，采購部門應(yīng)要求供應(yīng)商按照采購文件的要求進行報價。報價應(yīng)包括貨物價格、運輸費用、稅費等所有費用。4.采購部門應(yīng)收集和整理供應(yīng)商的報價文件，進行報價評審。報價評審應(yīng)按照采購文件中規(guī)定的評標標準或報價評審方法進行，確保選擇報價合理、性價比高的供應(yīng)商。（五）合同簽訂1.根據(jù)采購談判或報價評審結(jié)果，采購部門確定中標供應(yīng)商或成交供應(yīng)商。2.采購部門與中標供應(yīng)商或成交供應(yīng)商簽訂采購合同。采購合同應(yīng)明確雙方的權(quán)利和義務(wù)，包括采購項目的名稱、規(guī)格、數(shù)量、價格、交貨期、質(zhì)量標準、售后服務(wù)等內(nèi)容。3.采購合同簽訂后，應(yīng)及時將合同副本送財務(wù)部門、審計部門等相關(guān)部門備案，以便進行資金支付和監(jiān)督審計。（六）采購項目驗收1.采購項目完成后，需求部門應(yīng)組織對采購貨物、工程和服務(wù)進行驗收。驗收應(yīng)按照采購合同的要求和相關(guān)標準進行，確保采購項目的質(zhì)量符合要求。2.驗收過程中，需求部門應(yīng)填寫驗收報告，詳細記錄驗收情況。驗收報告應(yīng)包括采購項目的名稱、規(guī)格、數(shù)量、質(zhì)量狀況、驗收結(jié)論等內(nèi)容。3.驗收合格的采購項目，需求部門應(yīng)簽署驗收意見，并將驗收報告送采購部門備案。驗收不合格的采購項目，采購部門應(yīng)及時與供應(yīng)商溝通，要求供應(yīng)商采取整改措施或重新提供貨物、工程和服務(wù)，直至驗收合格為止。四、采購方式（一）詢價采購1.適用范圍：適用于采購貨物規(guī)格、標準統(tǒng)一，現(xiàn)貨貨源充足且價格變化幅度小的采購項目。2.采購程序：采購部門向不少于三家的供應(yīng)商發(fā)出詢價通知書，詢價通知書應(yīng)包括采購項目的詳細要求、報價要求等內(nèi)容。供應(yīng)商在規(guī)定時間內(nèi)提交報價文件，采購部門對供應(yīng)商的報價進行比較，選擇報價最低且符合采購要求的供應(yīng)商作為成交供應(yīng)商。采購部門與成交供應(yīng)商簽訂采購合同。（二）競爭性談判采購1.適用范圍：適用于招標后沒有供應(yīng)商投標或者沒有合格標的或者重新招標未能成立的；技術(shù)復雜或者性質(zhì)特殊，不能確定詳細規(guī)格或者具體要求的；采用招標所需時間不能滿足用戶緊急需要的；不能事先計算出價格總額的采購項目。2.采購程序：采購部門成立談判小組，談判小組由采購部門、需求部門、財務(wù)部門等相關(guān)人員組成，人數(shù)不得少于三人。談判小組制定談判文件，談判文件應(yīng)明確采購項目的技術(shù)規(guī)格、數(shù)量、質(zhì)量要求、交貨期、售后服務(wù)等內(nèi)容，以及談判程序、評標標準等。談判小組邀請不少于三家的供應(yīng)商參與談判，供應(yīng)商應(yīng)按照談判文件的要求進行報價和談判。談判小組與供應(yīng)商進行多輪談判，在談判過程中，談判小組可以要求供應(yīng)商對報價和技術(shù)方案進行澄清和修改。談判結(jié)束后，談判小組根據(jù)談判情況，綜合考慮供應(yīng)商的報價、技術(shù)方案、售后服務(wù)等因素，確定成交供應(yīng)商。采購部門與成交供應(yīng)商簽訂采購合同。（三）單一來源采購1.適用范圍：適用于只能從唯一供應(yīng)商處采購的；發(fā)生了不可預見的緊急情況不能從其他供應(yīng)商處采購的；必須保證原有采購項目一致性或者服務(wù)配套的要求，需要繼續(xù)從原供應(yīng)商處添購，且添購資金總額不超過原合同采購金額百分之十的采購項目。2.采購程序：采購部門提出單一來源采購申請，說明采購項目的名稱、規(guī)格、數(shù)量、預算等信息，以及采用單一來源采購方式的原因。采購部門組織相關(guān)部門和人員對單一來源采購申請進行論證，論證意見應(yīng)記錄在案。單一來源采購申請經(jīng)公司/組織內(nèi)部審批后實施。審批流程應(yīng)根據(jù)公司/組織的內(nèi)部管理規(guī)定執(zhí)行，確保單一來源采購的合理性和必要性。采購部門與唯一供應(yīng)商進行談判，談判內(nèi)容應(yīng)包括采購項目的技術(shù)規(guī)格、價格、交貨期、售后服務(wù)等內(nèi)容。采購部門與唯一供應(yīng)商簽訂采購合同。（四）競爭性磋商采購1.適用范圍：適用于政府購買服務(wù)項目；技術(shù)復雜或者性質(zhì)特殊，不能確定詳細規(guī)格或者具體要求的；因藝術(shù)品采購、專利、專有技術(shù)或者服務(wù)的時間、數(shù)量事先不能確定等原因不能事先計算出價格總額的；市場競爭不充分的科研項目，以及需要扶持的科技成果轉(zhuǎn)化項目；按照法律法規(guī)依法招標的工程建設(shè)項目以外的工程建設(shè)項目。2.采購程序：采購部門成立磋商小組，磋商小組由采購部門、需求部門、財務(wù)部門等相關(guān)人員組成，人數(shù)不得少于三人。磋商小組制定磋商文件，磋商文件應(yīng)明確采購項目的技術(shù)規(guī)格、數(shù)量、質(zhì)量要求、交貨期、售后服務(wù)等內(nèi)容，以及磋商程序、評標標準等。磋商小組邀請不少于三家的供應(yīng)商參與磋商，供應(yīng)商應(yīng)按照磋商文件的要求進行報價和磋商。磋商小組與供應(yīng)商進行多輪磋商，在磋商過程中，磋商小組可以要求供應(yīng)商對報價和技術(shù)方案進行澄清和修改。磋商結(jié)束后，磋商小組根據(jù)磋商情況，綜合考慮供應(yīng)商的報價、技術(shù)方案、售后服務(wù)等因素，確定成交供應(yīng)商。采購部門與成交供應(yīng)商簽訂采購合同。五、采購風險管理（一）風險識別1.供應(yīng)商風險：包括供應(yīng)商資質(zhì)不符、信譽不佳、產(chǎn)品質(zhì)量問題、交貨延遲等風險。2.采購價格風險：包括市場價格波動、采購成本失控等風險。3.采購合同風險：包括合同條款不明確、合同履行糾紛等風險。4.采購人員風險：包括采購人員違規(guī)操作、受賄舞弊等風險。（二）風險評估1.采購部門應(yīng)定期對采購風險進行評估，分析風險發(fā)生的可能性和影響程度。2.根據(jù)風險評估結(jié)果，對風險進行分類和排序，確定重點關(guān)注的風險領(lǐng)域。（三）風險應(yīng)對措施1.供應(yīng)商風險管理：加強供應(yīng)商資格審查，建立供應(yīng)商評價機制，定期對供應(yīng)商進行考核；與供應(yīng)商簽訂詳細的采購合同，明確雙方的權(quán)利和義務(wù)；加強對供應(yīng)商的監(jiān)督和管理，及時發(fā)現(xiàn)和解決供應(yīng)商存在的問題。2.采購價格風險管理：建立市場價格監(jiān)測機制，及時掌握市場價格動態(tài)；采用多種采購方式，如詢價采購、競爭性談判采購等，降低采購成本；與供應(yīng)商進行談判，爭取有利的采購價格。3.采購合同風險管理：加強采購合同的審核和管理，確保合同條款明確、合法、有效；在合同履行過程中，加強對合同執(zhí)行情況的監(jiān)督和檢查，及時發(fā)現(xiàn)和解決合同履行糾紛。4.采購人員風險管理：加強對采購人員的培訓和教育，提高采購人員的業(yè)務(wù)水平和職業(yè)道德素質(zhì)；建立采購人員廉潔自律制度，加強對采購人員的監(jiān)督和管理，防止采購人員違規(guī)操作、受賄舞弊等行為的發(fā)生。六、監(jiān)督與檢查（一）內(nèi)部監(jiān)督1.審計部門定期對采購活動進行審計監(jiān)督，檢查采購行為的合法性、合規(guī)性和效益性。2.財務(wù)部門對采購資金的支付和核