非實(shí)體材料管理辦法一、總則（一）目的為加強(qiáng)公司非實(shí)體材料的管理，規(guī)范非實(shí)體材料的采購、使用、存儲(chǔ)、處置等環(huán)節(jié)，提高非實(shí)體材料的使用效率，降低公司運(yùn)營成本，保障公司業(yè)務(wù)的順利開展，特制定本辦法。（二）適用范圍本辦法適用于公司內(nèi)所有涉及非實(shí)體材料管理的部門和人員，包括但不限于采購部門、使用部門、倉儲(chǔ)部門、財(cái)務(wù)部門等。非實(shí)體材料是指不具有實(shí)物形態(tài)，但具有經(jīng)濟(jì)價(jià)值，能為公司帶來收益的各類材料，如軟件授權(quán)、專利技術(shù)、商標(biāo)權(quán)、著作權(quán)、數(shù)據(jù)資源等。（三）基本原則1.合法性原則非實(shí)體材料的管理必須嚴(yán)格遵守國家相關(guān)法律法規(guī)以及行業(yè)標(biāo)準(zhǔn)，確保公司在非實(shí)體材料的獲取、使用和處置過程中合法合規(guī)。2.效益性原則以提高公司經(jīng)濟(jì)效益為目標(biāo)，優(yōu)化非實(shí)體材料的配置，充分發(fā)揮其使用價(jià)值，避免資源浪費(fèi)。3.安全性原則保障非實(shí)體材料的安全存儲(chǔ)和使用，防止信息泄露、侵權(quán)等風(fēng)險(xiǎn)，維護(hù)公司的利益和聲譽(yù)。4.規(guī)范性原則建立健全非實(shí)體材料管理的各項(xiàng)規(guī)章制度和流程，規(guī)范管理行為，確保管理工作有序進(jìn)行。二、管理職責(zé)（一）采購部門職責(zé)1.根據(jù)公司業(yè)務(wù)需求，制定非實(shí)體材料采購計(jì)劃，明確采購的種類、數(shù)量、預(yù)算等。2.負(fù)責(zé)非實(shí)體材料供應(yīng)商的尋找、篩選、評(píng)估和采購合同的簽訂工作。3.跟蹤采購進(jìn)度，確保非實(shí)體材料按時(shí)、按質(zhì)、按量交付公司。4.協(xié)助使用部門對(duì)采購的非實(shí)體材料進(jìn)行驗(yàn)收工作。（二）使用部門職責(zé)1.根據(jù)業(yè)務(wù)需要，向采購部門提出非實(shí)體材料的需求申請(qǐng)。2.負(fù)責(zé)對(duì)采購的非實(shí)體材料進(jìn)行驗(yàn)收，并及時(shí)反饋驗(yàn)收結(jié)果。3.合理使用非實(shí)體材料，確保其使用效益最大化，并做好使用記錄。4.定期對(duì)非實(shí)體材料的使用情況進(jìn)行總結(jié)和評(píng)估，提出改進(jìn)建議。（三）倉儲(chǔ)部門職責(zé)1.負(fù)責(zé)非實(shí)體材料的存儲(chǔ)管理，建立專門的存儲(chǔ)檔案，確保材料存儲(chǔ)安全。2.對(duì)非實(shí)體材料的出入庫進(jìn)行登記和管理，保證賬物相符。3.配合采購部門和使用部門做好非實(shí)體材料的盤點(diǎn)工作。（四）財(cái)務(wù)部門職責(zé)1.負(fù)責(zé)非實(shí)體材料采購資金的預(yù)算編制和審核工作。2.對(duì)非實(shí)體材料采購、使用等環(huán)節(jié)的費(fèi)用進(jìn)行核算和監(jiān)督。3.參與非實(shí)體材料采購合同的審核，確保合同中的財(cái)務(wù)條款合理合規(guī)。（五）法務(wù)部門職責(zé)1.對(duì)非實(shí)體材料采購、使用、處置等過程中的法律問題提供咨詢和指導(dǎo)。2.審核非實(shí)體材料相關(guān)合同，確保合同符合法律法規(guī)要求，保障公司合法權(quán)益。3.處理非實(shí)體材料管理過程中涉及的法律糾紛。三、采購管理（一）采購計(jì)劃制定1.使用部門應(yīng)根據(jù)業(yè)務(wù)發(fā)展規(guī)劃和實(shí)際需求，提前[X]個(gè)月向采購部門提交非實(shí)體材料需求申請(qǐng)表。申請(qǐng)表應(yīng)詳細(xì)說明所需非實(shí)體材料的名稱、規(guī)格、數(shù)量、用途、預(yù)計(jì)使用時(shí)間等信息。2.采購部門收到需求申請(qǐng)表后，結(jié)合公司庫存情況、預(yù)算安排等因素，進(jìn)行綜合分析，制定非實(shí)體材料采購計(jì)劃。采購計(jì)劃應(yīng)明確采購的具體內(nèi)容、時(shí)間安排、采購預(yù)算等，并報(bào)相關(guān)領(lǐng)導(dǎo)審批。（二）供應(yīng)商選擇與管理1.采購部門應(yīng)通過多種渠道尋找潛在的非實(shí)體材料供應(yīng)商，如網(wǎng)絡(luò)搜索、行業(yè)推薦、供應(yīng)商自薦等。2.對(duì)潛在供應(yīng)商進(jìn)行資格審查，審查內(nèi)容包括供應(yīng)商的營業(yè)執(zhí)照、經(jīng)營范圍、資質(zhì)證書、業(yè)績(jī)情況、信譽(yù)狀況等。3.建立供應(yīng)商評(píng)估體系，定期對(duì)供應(yīng)商進(jìn)行評(píng)估，評(píng)估指標(biāo)包括產(chǎn)品質(zhì)量、價(jià)格水平、交貨期、售后服務(wù)等。根據(jù)評(píng)估結(jié)果，對(duì)供應(yīng)商進(jìn)行分類管理，對(duì)于優(yōu)質(zhì)供應(yīng)商給予更多的合作機(jī)會(huì)，對(duì)于不合格供應(yīng)商及時(shí)淘汰。（三）采購合同簽訂1.采購部門與選定的供應(yīng)商就采購的非實(shí)體材料簽訂詳細(xì)的采購合同。采購合同應(yīng)明確雙方的權(quán)利和義務(wù)，包括材料的名稱、規(guī)格、數(shù)量、價(jià)格、交貨期、質(zhì)量標(biāo)準(zhǔn)、驗(yàn)收方式、付款方式、違約責(zé)任等條款。2.采購合同簽訂前，應(yīng)提交法務(wù)部門進(jìn)行審核，確保合同內(nèi)容符合法律法規(guī)要求，避免法律風(fēng)險(xiǎn)。審核通過后，由授權(quán)代表簽字蓋章生效。（四）采購執(zhí)行與跟蹤1.采購部門按照采購合同的約定，及時(shí)向供應(yīng)商下達(dá)采購訂單，跟蹤采購進(jìn)度，確保非實(shí)體材料按時(shí)、按質(zhì)、按量交付公司。2.在采購過程中，如遇到供應(yīng)商交貨延遲、產(chǎn)品質(zhì)量問題等情況，采購部門應(yīng)及時(shí)與供應(yīng)商溝通協(xié)調(diào)，要求其采取措施解決問題，并將相關(guān)情況及時(shí)反饋給使用部門和其他相關(guān)部門。四、驗(yàn)收管理（一）驗(yàn)收標(biāo)準(zhǔn)制定1.采購部門應(yīng)根據(jù)采購合同的要求，會(huì)同使用部門制定非實(shí)體材料的驗(yàn)收標(biāo)準(zhǔn)。驗(yàn)收標(biāo)準(zhǔn)應(yīng)明確材料的質(zhì)量、功能、數(shù)量、規(guī)格等方面的具體要求。2.對(duì)于一些特殊的非實(shí)體材料，如軟件產(chǎn)品，還應(yīng)制定專門的驗(yàn)收測(cè)試方案，包括功能測(cè)試、性能測(cè)試、安全測(cè)試等內(nèi)容。（二）驗(yàn)收流程1.非實(shí)體材料到貨后，采購部門應(yīng)及時(shí)通知使用部門進(jìn)行驗(yàn)收。使用部門應(yīng)組織相關(guān)人員組成驗(yàn)收小組，按照驗(yàn)收標(biāo)準(zhǔn)對(duì)材料進(jìn)行驗(yàn)收。2.驗(yàn)收小組應(yīng)對(duì)非實(shí)體材料的質(zhì)量、功能、數(shù)量、規(guī)格等進(jìn)行逐一核對(duì)，檢查是否符合采購合同和驗(yàn)收標(biāo)準(zhǔn)的要求。對(duì)于軟件產(chǎn)品等需要進(jìn)行測(cè)試的材料，應(yīng)按照測(cè)試方案進(jìn)行測(cè)試。3.驗(yàn)收過程中，如發(fā)現(xiàn)材料存在質(zhì)量問題、數(shù)量短缺、規(guī)格不符等情況，驗(yàn)收小組應(yīng)及時(shí)記錄，并要求供應(yīng)商限期整改或補(bǔ)貨。整改或補(bǔ)貨完成后，重新進(jìn)行驗(yàn)收。4.驗(yàn)收合格后，驗(yàn)收小組應(yīng)出具驗(yàn)收?qǐng)?bào)告，驗(yàn)收?qǐng)?bào)告應(yīng)包括驗(yàn)收的基本情況、驗(yàn)收結(jié)果、存在問題及處理意見等內(nèi)容。驗(yàn)收?qǐng)?bào)告經(jīng)相關(guān)人員簽字確認(rèn)后生效。五、存儲(chǔ)管理（一）存儲(chǔ)方式1.根據(jù)非實(shí)體材料的特點(diǎn)和存儲(chǔ)要求，選擇合適的存儲(chǔ)方式。對(duì)于一些重要的非實(shí)體材料，如專利技術(shù)、商標(biāo)權(quán)等，應(yīng)采用加密存儲(chǔ)、異地備份等方式，確保其安全性。2.建立電子存儲(chǔ)檔案，對(duì)非實(shí)體材料的相關(guān)信息進(jìn)行詳細(xì)記錄，包括材料名稱、規(guī)格、來源、采購時(shí)間、使用部門、存儲(chǔ)位置等信息，以便于查詢和管理。（二）存儲(chǔ)環(huán)境要求1.為非實(shí)體材料提供安全、穩(wěn)定、可靠的存儲(chǔ)環(huán)境，確保存儲(chǔ)設(shè)備的正常運(yùn)行。存儲(chǔ)設(shè)備應(yīng)具備防火、防潮、防盜、防雷等功能，定期進(jìn)行維護(hù)和檢查。2.對(duì)存儲(chǔ)環(huán)境的溫度、濕度等條件進(jìn)行監(jiān)控和控制，確保符合非實(shí)體材料的存儲(chǔ)要求。對(duì)于一些對(duì)環(huán)境要求較高的非實(shí)體材料，如某些軟件程序，應(yīng)配備專門的恒溫恒濕設(shè)備。（三）出入庫管理1.非實(shí)體材料出入庫時(shí)，倉儲(chǔ)部門應(yīng)進(jìn)行詳細(xì)的登記，記錄材料的名稱、規(guī)格、數(shù)量、出入庫時(shí)間、經(jīng)手人等信息。出入庫登記應(yīng)及時(shí)、準(zhǔn)確、完整，確保賬物相符。2.非實(shí)體材料出庫時(shí)，應(yīng)嚴(yán)格按照使用部門的申請(qǐng)進(jìn)行發(fā)放，確保材料發(fā)放的準(zhǔn)確性和合理性。對(duì)于一些重要的非實(shí)體材料，如涉及公司核心業(yè)務(wù)的軟件授權(quán)，應(yīng)實(shí)行審批制度，經(jīng)相關(guān)領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)后方可發(fā)放。六、使用管理（一）使用權(quán)限規(guī)定1.根據(jù)非實(shí)體材料的性質(zhì)和使用要求，明確使用部門和人員的使用權(quán)限。對(duì)于一些涉及公司機(jī)密的非實(shí)體材料，如專利技術(shù)、商業(yè)秘密等，應(yīng)嚴(yán)格限制使用范圍和人員，實(shí)行專人專管制度。2.使用部門和人員應(yīng)按照規(guī)定的使用權(quán)限使用非實(shí)體材料，不得擅自擴(kuò)大使用范圍或轉(zhuǎn)借他人使用。如因工作需要確需擴(kuò)大使用范圍或轉(zhuǎn)借他人使用的，應(yīng)按照規(guī)定的審批程序進(jìn)行申請(qǐng)，經(jīng)批準(zhǔn)后方可實(shí)施。（二）使用記錄與監(jiān)督1.使用部門和人員應(yīng)建立非實(shí)體材料使用記錄，詳細(xì)記錄材料的使用時(shí)間、使用內(nèi)容、使用人員等信息。使用記錄應(yīng)定期進(jìn)行整理和歸檔，以便于查詢和統(tǒng)計(jì)分析。2.公司應(yīng)加強(qiáng)對(duì)非實(shí)體材料使用情況的監(jiān)督檢查，定期對(duì)使用部門和人員的使用記錄進(jìn)行核對(duì)，檢查是否存在違規(guī)使用的情況。對(duì)于發(fā)現(xiàn)的違規(guī)行為，應(yīng)及時(shí)進(jìn)行糾正，并按照公司相關(guān)規(guī)定進(jìn)行處理。（三）使用效益評(píng)估1.定期對(duì)非實(shí)體材料的使用效益進(jìn)行評(píng)估，評(píng)估指標(biāo)包括材料的使用頻率、使用效果、對(duì)業(yè)務(wù)的貢獻(xiàn)等。通過評(píng)估，了解非實(shí)體材料的使用情況，發(fā)現(xiàn)存在的問題，為優(yōu)化管理提供依據(jù)。2.根據(jù)使用效益評(píng)估結(jié)果，對(duì)非實(shí)體材料的采購、使用等環(huán)節(jié)進(jìn)行調(diào)整和優(yōu)化。對(duì)于使用效益低下的非實(shí)體材料，應(yīng)分析原因，采取相應(yīng)的措施進(jìn)行改進(jìn)，如調(diào)整采購計(jì)劃、優(yōu)化使用流程等。七、處置管理（一）處置原則1.非實(shí)體材料的處置應(yīng)遵循合法、合規(guī)、合理的原則，確保處置過程符合國家相關(guān)法律法規(guī)和公司內(nèi)部規(guī)定。2.在處置非實(shí)體材料時(shí)，應(yīng)充分考慮材料的剩余價(jià)值，盡量實(shí)現(xiàn)資源的最大化利用，減少公司損失。（二）處置方式1.到期終止：對(duì)于一些有使用期限的非實(shí)體材料，如軟件授權(quán)等，在使用期限屆滿后，應(yīng)及時(shí)辦理終止手續(xù)，并按照規(guī)定進(jìn)行處置。2.不再使用：對(duì)于因業(yè)務(wù)調(diào)整、技術(shù)更新等原因不再使用的非實(shí)體材料，應(yīng)及時(shí)進(jìn)行清理和處置。處置方式可以包括轉(zhuǎn)讓、出售、報(bào)廢等。3.轉(zhuǎn)讓出售：對(duì)于具有一定價(jià)值的非實(shí)體材料，如專利技術(shù)、商標(biāo)權(quán)等，可以通過轉(zhuǎn)讓、出售等方式進(jìn)行處置，實(shí)現(xiàn)其經(jīng)濟(jì)價(jià)值。在轉(zhuǎn)讓出售前，應(yīng)按照公司相關(guān)規(guī)定進(jìn)行評(píng)估和審批，并簽訂轉(zhuǎn)讓出售合同。4.報(bào)廢處理：對(duì)于已無使用價(jià)值或無法轉(zhuǎn)讓出售的非實(shí)體材料，應(yīng)進(jìn)行報(bào)廢處理。報(bào)廢處理應(yīng)按照規(guī)定的程序進(jìn)行審批，審批通過后，由相關(guān)部門進(jìn)行銷毀或刪除等處理，并做好記錄。（三）處置流程1.使用部門或相關(guān)管理部門提出非實(shí)體材料處置申請(qǐng)，申請(qǐng)內(nèi)容應(yīng)包括處置的原因、處置方式、預(yù)計(jì)處置時(shí)間等信息。2.采購部門會(huì)同財(cái)務(wù)部門、法務(wù)部門等對(duì)處置申請(qǐng)進(jìn)行審核，評(píng)估處置的必要性、合法性和合理性。審核通過后，報(bào)相關(guān)領(lǐng)導(dǎo)審批。3.經(jīng)領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)后，按照確定的處置方式進(jìn)行處置。對(duì)于需要轉(zhuǎn)讓出售的非實(shí)體材料，應(yīng)按照規(guī)定進(jìn)行評(píng)估、定價(jià)、簽訂合同等工作；對(duì)于報(bào)廢處理的非實(shí)體材料，應(yīng)按照規(guī)定進(jìn)行銷毀或刪除等操作，并做好記錄。4.處置完成后，倉儲(chǔ)部門應(yīng)及時(shí)更新庫存信息，財(cái)務(wù)部門應(yīng)進(jìn)行相應(yīng)的賬務(wù)處理。八、監(jiān)督與檢查（一）內(nèi)部審計(jì)監(jiān)督1.公司內(nèi)部審計(jì)部門應(yīng)定期對(duì)非實(shí)體材料的管理情況進(jìn)行審計(jì)監(jiān)督，檢查采購、驗(yàn)收、存儲(chǔ)、使用、處置等環(huán)節(jié)是否符合公司規(guī)定和相關(guān)法律法規(guī)要求。2.審計(jì)部門應(yīng)根據(jù)審計(jì)結(jié)果出具審計(jì)報(bào)告，對(duì)發(fā)現(xiàn)的問題提出整改建議，并跟蹤整改落實(shí)情況。對(duì)于違反規(guī)定的行為，應(yīng)按照公司相關(guān)規(guī)定進(jìn)行處理。（二）定期檢查1.采購部門、使用部門、倉儲(chǔ)部門等應(yīng)定期對(duì)非實(shí)體材料的管理情況進(jìn)行自查，檢查內(nèi)容包括采購計(jì)劃執(zhí)行情況、驗(yàn)收情況、存儲(chǔ)情況、使用情況、處置情況等。2.自查結(jié)束后，應(yīng)形成自查報(bào)告，上報(bào)公司相關(guān)領(lǐng)導(dǎo)。對(duì)于自查中發(fā)現(xiàn)的問題，應(yīng)及時(shí)進(jìn)行整改，確保非實(shí)體材料管理工作規(guī)范有序。（三）專項(xiàng)檢查1.根據(jù)公司業(yè)務(wù)發(fā)展需要或非實(shí)體材料管理中出現(xiàn)的突出問題，公司可組織開展專項(xiàng)檢查。專項(xiàng)檢查應(yīng)