企業(yè)文件收發(fā)與簽收流程規(guī)范一、總則為規(guī)范企業(yè)文件的收發(fā)、簽收及流轉(zhuǎn)管理，確保文件傳遞高效、責(zé)任清晰、信息安全，依據(jù)企業(yè)管理要求及相關(guān)制度，結(jié)合實(shí)際運(yùn)營(yíng)場(chǎng)景，制定本流程規(guī)范。本規(guī)范適用于企業(yè)內(nèi)部各部門(mén)及與外部單位間的正式文件（含紙質(zhì)、電子文件）管理，涵蓋公文、商務(wù)函件、通知、報(bào)告等各類需規(guī)范流轉(zhuǎn)的文件。二、收文流程管理（一）文件接收與登記1.接收環(huán)節(jié)行政部（或指定文件管理崗）為文件統(tǒng)一接收窗口。外部文件通過(guò)郵寄、送達(dá)、電子傳輸?shù)确绞剿瓦_(dá)時(shí)，接收人需當(dāng)場(chǎng)核對(duì)文件數(shù)量、封裝完整性（紙質(zhì)文件）；電子文件需確認(rèn)發(fā)送方身份及文件完整性（通過(guò)校驗(yàn)碼、格式驗(yàn)證等方式）。內(nèi)部文件由部門(mén)指定人員提交至文件管理崗，需附《文件傳遞單》說(shuō)明文件內(nèi)容、流轉(zhuǎn)要求。2.登記建檔接收人應(yīng)在《文件收發(fā)登記表》中逐項(xiàng)記錄：文件標(biāo)題、文號(hào)（如有）、來(lái)源單位/部門(mén)、接收時(shí)間、載體類型（紙質(zhì)/電子）、份數(shù)、緊急程度等。電子文件需同步在企業(yè)OA系統(tǒng)或指定文檔管理平臺(tái)完成線上登記，生成唯一識(shí)別編號(hào)，便于后續(xù)跟蹤。（二）初審與分發(fā)1.初步審核文件管理崗需對(duì)接收文件進(jìn)行形式審核：紙質(zhì)文件檢查頁(yè)碼、簽章、格式是否符合規(guī)范；電子文件檢查版本有效性、是否攜帶病毒或惡意代碼。若發(fā)現(xiàn)文件缺失、格式錯(cuò)誤或來(lái)源存疑，應(yīng)立即與發(fā)文方溝通補(bǔ)正，補(bǔ)正期間暫停流轉(zhuǎn)，記錄異常情況。2.分類分發(fā)根據(jù)文件內(nèi)容、發(fā)文對(duì)象或要求，文件管理崗按“誰(shuí)主管、誰(shuí)負(fù)責(zé)”原則分發(fā)至對(duì)應(yīng)部門(mén)。分發(fā)時(shí)填寫(xiě)《文件分發(fā)單》，注明分發(fā)時(shí)間、接收部門(mén)、辦理要求（如“閱知”“請(qǐng)辦”“會(huì)簽”等），紙質(zhì)文件需由部門(mén)指定簽收人簽字確認(rèn)，電子文件通過(guò)系統(tǒng)推送并觸發(fā)簽收提醒。（三）承辦與反饋1.部門(mén)承辦接收部門(mén)收到文件后，由負(fù)責(zé)人指定承辦人，明確辦理時(shí)限（緊急文件≤2個(gè)工作日，普通文件≤5個(gè)工作日，特殊要求按文件注明執(zhí)行）。承辦人需在《文件承辦登記表》中記錄辦理進(jìn)展，涉及跨部門(mén)協(xié)作的，應(yīng)通過(guò)書(shū)面或系統(tǒng)方式同步進(jìn)展。2.反饋與歸檔承辦完成后，承辦人需向文件管理崗反饋辦理結(jié)果（如“已落實(shí)”“需延期（附說(shuō)明）”等），并將文件（含辦理過(guò)程中產(chǎn)生的附件）移交至檔案管理崗。檔案管理崗按《企業(yè)檔案管理辦法》完成立卷、歸檔，確保文件可追溯。三、發(fā)文流程管理（一）擬稿與審核1.文稿擬制發(fā)文部門(mén)指定擬稿人，按企業(yè)公文格式規(guī)范撰寫(xiě)文件，內(nèi)容需明確目的、事項(xiàng)、要求、時(shí)效等。擬稿完成后，由部門(mén)負(fù)責(zé)人初審，重點(diǎn)審核內(nèi)容合規(guī)性、表述準(zhǔn)確性、格式規(guī)范性，初審?fù)ㄟ^(guò)后提交至行政部（或法務(wù)、合規(guī)部門(mén)）進(jìn)行合規(guī)性復(fù)審。2.會(huì)簽與審批涉及多部門(mén)協(xié)同的文件，需通過(guò)《會(huì)簽單》征求相關(guān)部門(mén)意見(jiàn)，會(huì)簽部門(mén)應(yīng)在1個(gè)工作日內(nèi)反饋意見(jiàn)（無(wú)意見(jiàn)需注明“同意”）。所有會(huì)簽完成后，文件按權(quán)限報(bào)分管領(lǐng)導(dǎo)或總經(jīng)理審批，審批意見(jiàn)需書(shū)面（或系統(tǒng)）記錄，作為發(fā)文依據(jù)。（二）編號(hào)與用印1.文號(hào)編制行政部按企業(yè)《公文編號(hào)規(guī)則》為通過(guò)審批的文件編制文號(hào)，文號(hào)需體現(xiàn)年份、部門(mén)、文件類型（如“XX企發(fā)〔2024〕XX號(hào)”），確保唯一性。電子文件在OA系統(tǒng)中自動(dòng)關(guān)聯(lián)文號(hào)，紙質(zhì)文件由行政部打印并標(biāo)注文號(hào)。2.用印管理用印前需核對(duì)文件內(nèi)容與審批意見(jiàn)是否一致，紙質(zhì)文件填寫(xiě)《用印登記表》，注明用印時(shí)間、文件名稱、份數(shù)，由審批人或授權(quán)人簽字后，在指定位置加蓋公章（或部門(mén)章）。電子文件通過(guò)系統(tǒng)電子簽章功能完成用印，簽章需與實(shí)體印章樣式一致，確保法律效力。（三）發(fā)送與跟蹤1.文件發(fā)送行政部根據(jù)發(fā)文對(duì)象選擇發(fā)送方式：外部文件通過(guò)郵政特快、專人送達(dá)或加密郵件發(fā)送，需留存快遞單、郵件回執(zhí)；內(nèi)部文件通過(guò)OA系統(tǒng)推送、內(nèi)部郵箱或紙質(zhì)傳閱，確保接收人可查收。發(fā)送后，行政部需在《發(fā)文登記表》中記錄發(fā)送時(shí)間、方式、接收方信息。2.簽收跟蹤行政部需跟蹤外部文件的簽收情況，通過(guò)快遞查詢、電話確認(rèn)等方式核實(shí)對(duì)方是否收到；內(nèi)部文件通過(guò)系統(tǒng)簽收記錄或紙質(zhì)簽收單確認(rèn)。若超過(guò)2個(gè)工作日未反饋簽收，需再次聯(lián)系確認(rèn)，必要時(shí)重新發(fā)送并記錄異常。四、簽收管理規(guī)范（一）簽收要求1.簽收人資質(zhì)企業(yè)內(nèi)部文件簽收人應(yīng)為部門(mén)指定的文件管理員或負(fù)責(zé)人，外部文件簽收人需為對(duì)方單位授權(quán)的接收人員（需提前備案聯(lián)系方式、身份信息）。簽收時(shí)需核對(duì)文件信息（標(biāo)題、文號(hào)、份數(shù)、格式等）與《發(fā)送單》是否一致，確認(rèn)無(wú)誤后簽字（或電子簽收）。2.簽收記錄紙質(zhì)文件簽收后，簽收人需在《文件簽收單》上注明簽收時(shí)間、姓名、部門(mén)固話（或郵箱）；電子文件通過(guò)系統(tǒng)簽收時(shí)，需記錄簽收時(shí)間、IP地址（企業(yè)內(nèi)部可追溯），確保責(zé)任可查。（二）回執(zhí)管理1.內(nèi)部回執(zhí)內(nèi)部文件流轉(zhuǎn)完成后，承辦部門(mén)需在3個(gè)工作日內(nèi)向文件管理崗反饋《文件辦理回執(zhí)》，說(shuō)明辦理結(jié)果、是否需歸檔等；跨部門(mén)會(huì)簽文件，會(huì)簽部門(mén)需同步反饋意見(jiàn)至發(fā)文部門(mén)。2.外部回執(zhí)外部文件發(fā)送后，行政部需要求對(duì)方在2個(gè)工作日內(nèi)返回《文件簽收回執(zhí)》（紙質(zhì)或電子），回執(zhí)需加蓋對(duì)方單位公章（或業(yè)務(wù)章）。無(wú)回執(zhí)的需通過(guò)其他方式確認(rèn)文件已收悉，相關(guān)記錄留存至文件歸檔。（三）異常處理1.文件丟失/損壞若發(fā)現(xiàn)文件丟失（紙質(zhì)）或損壞（如電子文件無(wú)法打開(kāi)），接收方需立即向發(fā)送方反饋，發(fā)送方應(yīng)重新發(fā)送文件并記錄異常原因（如快遞丟失、傳輸故障等），必要時(shí)啟動(dòng)追溯程序（如調(diào)取監(jiān)控、查詢快遞記錄）。2.簽收爭(zhēng)議若雙方對(duì)簽收情況存在爭(zhēng)議（如對(duì)方否認(rèn)收到文件），發(fā)送方需提供《發(fā)文登記表》《快遞單》《郵件回執(zhí)》等證據(jù)，協(xié)商解決；協(xié)商無(wú)果的，按企業(yè)《糾紛處理辦法》或法律途徑處理，確保責(zé)任清晰。五、監(jiān)督與改進(jìn)（一）定期檢查行政部每季度對(duì)文件收發(fā)、簽收流程進(jìn)行抽查，重點(diǎn)檢查《收發(fā)登記表》《承辦表》《用印表》的填寫(xiě)完整性、文件流轉(zhuǎn)時(shí)效性、歸檔規(guī)范性。抽查結(jié)果納入部門(mén)績(jī)效考核，對(duì)違規(guī)情況（如拖延辦理、漏簽漏登）責(zé)令限期整改。（二）培訓(xùn)與宣貫新員工入職時(shí)，需參加文件管理專項(xiàng)培訓(xùn)，了解流程規(guī)范；每年組織全員復(fù)訓(xùn)，結(jié)合典型案例（如文件丟失導(dǎo)致的損失、簽收不規(guī)范引發(fā)的糾紛）講解風(fēng)險(xiǎn)點(diǎn)。培訓(xùn)資料由行政部更新維護(hù)，確保與流程調(diào)整同步。（三）流程優(yōu)化行政部每半年收集各部門(mén)反饋的流程痛點(diǎn)（如電子文件審批效率低、簽收反