行政電子管理暫行辦法一、總則（一）目的為了規(guī)范本公司/組織行政電子管理工作，提高行政工作效率，確保行政信息的安全、準(zhǔn)確、及時傳遞與處理，依據(jù)國家相關(guān)法律法規(guī)以及行業(yè)通行標(biāo)準(zhǔn)，結(jié)合本公司/組織實際情況，制定本暫行辦法。（二）適用范圍本辦法適用于本公司/組織內(nèi)所有涉及行政電子管理工作的部門、崗位及人員，包括但不限于行政辦公、文件管理、檔案管理、信息溝通與協(xié)作等相關(guān)工作環(huán)節(jié)。（三）基本原則1.合法性原則行政電子管理工作必須嚴(yán)格遵守國家法律法規(guī)，確保電子文件、信息等的產(chǎn)生、存儲、傳輸、使用等環(huán)節(jié)合法合規(guī)。2.安全性原則高度重視行政電子信息的安全保護(hù)，采取有效的技術(shù)手段和管理措施，防止信息泄露、篡改、丟失等安全事故的發(fā)生。3.準(zhǔn)確性原則保證行政電子信息的內(nèi)容準(zhǔn)確無誤，數(shù)據(jù)錄入、文件生成等過程要嚴(yán)格審核，確保信息能夠真實反映行政工作實際情況。4.及時性原則及時處理行政電子事務(wù)，提高信息傳遞和工作執(zhí)行的效率，避免因拖延導(dǎo)致工作延誤或失誤。5.便捷性原則在確保安全和準(zhǔn)確的前提下，充分利用電子技術(shù)手段，簡化行政工作流程，提高工作便捷性，提升員工工作體驗。二、行政電子設(shè)備管理（一）設(shè)備采購與配置1.根據(jù)公司/組織行政工作實際需求，由行政部門提出電子設(shè)備采購申請，經(jīng)相關(guān)領(lǐng)導(dǎo)審批后，按照公司采購流程進(jìn)行采購。2.采購的電子設(shè)備應(yīng)符合國家相關(guān)標(biāo)準(zhǔn)和行業(yè)規(guī)范，具備良好的性能、穩(wěn)定性和安全性，滿足行政工作對信息處理、存儲、傳輸?shù)确矫娴囊蟆?.設(shè)備配置應(yīng)遵循合理、實用、節(jié)約的原則，根據(jù)不同崗位和工作任務(wù)，配備相應(yīng)的辦公電腦、打印機、復(fù)印機、掃描儀、傳真機等設(shè)備，并確保設(shè)備數(shù)量充足，能夠滿足日常工作需要。（二）設(shè)備使用與維護(hù)1.員工應(yīng)正確、規(guī)范使用行政電子設(shè)備，按照操作規(guī)程進(jìn)行操作，不得擅自更改設(shè)備設(shè)置或拆卸設(shè)備部件。2.行政部門負(fù)責(zé)建立電子設(shè)備使用檔案，記錄設(shè)備的采購時間、使用情況、維護(hù)記錄等信息，以便對設(shè)備進(jìn)行全程跟蹤管理。3.定期對電子設(shè)備進(jìn)行維護(hù)保養(yǎng)，包括硬件清潔、軟件更新、病毒查殺、故障排查與修復(fù)等工作，確保設(shè)備處于良好運行狀態(tài)。對于出現(xiàn)故障的設(shè)備，應(yīng)及時聯(lián)系專業(yè)維修人員進(jìn)行維修，并做好維修記錄。4.員工在使用電子設(shè)備過程中發(fā)現(xiàn)問題或異常情況時，應(yīng)及時向行政部門報告，不得自行處理，以免造成更大損失。（三）設(shè)備報廢與更新1.電子設(shè)備因使用年限過長、技術(shù)落后、損壞無法修復(fù)等原因需要報廢時，由使用部門提出報廢申請，行政部門組織相關(guān)人員進(jìn)行鑒定審核，報公司/組織領(lǐng)導(dǎo)審批后，按照公司資產(chǎn)處置流程進(jìn)行報廢處理。2.報廢設(shè)備應(yīng)進(jìn)行妥善處理，避免造成環(huán)境污染或信息泄露等問題。對于存儲有重要行政信息的設(shè)備，應(yīng)在報廢前進(jìn)行數(shù)據(jù)清除或銷毀處理。3.根據(jù)公司/組織發(fā)展和行政工作實際需要，適時對電子設(shè)備進(jìn)行更新?lián)Q代。更新設(shè)備時，應(yīng)充分考慮新技術(shù)、新功能的應(yīng)用，確保新設(shè)備能夠更好地滿足行政工作發(fā)展需求。三、行政電子文件管理（一）文件生成與錄入1.行政電子文件的生成應(yīng)遵循公司/組織的文件管理制度和工作流程，確保文件內(nèi)容合法合規(guī)、格式規(guī)范統(tǒng)一。2.文件起草人員應(yīng)使用公司規(guī)定的文字處理軟件進(jìn)行文件起草工作，并按照公司文件排版要求進(jìn)行格式設(shè)置。文件起草完成后，應(yīng)進(jìn)行認(rèn)真校對，確保文件內(nèi)容準(zhǔn)確無誤。3.對于紙質(zhì)文件需要轉(zhuǎn)換為電子文件的，應(yīng)通過掃描等方式進(jìn)行錄入，并確保掃描文件清晰可讀。錄入后的電子文件應(yīng)進(jìn)行準(zhǔn)確命名和分類存儲，便于查找和使用。（二）文件審核與簽發(fā)1.行政電子文件在發(fā)布前必須經(jīng)過嚴(yán)格的審核與簽發(fā)流程。審核人員應(yīng)按照公司文件審核標(biāo)準(zhǔn)，對文件內(nèi)容的準(zhǔn)確性、規(guī)范性、合法性等進(jìn)行全面審核，提出修改意見或建議。2.文件起草人員應(yīng)根據(jù)審核意見對文件進(jìn)行修改完善，修改后的文件再次提交審核，直至審核通過。審核通過的文件由相關(guān)領(lǐng)導(dǎo)進(jìn)行簽發(fā)，簽發(fā)后的文件方可正式發(fā)布。3.電子文件的審核與簽發(fā)過程應(yīng)通過公司電子辦公系統(tǒng)進(jìn)行操作，審核意見和簽發(fā)信息應(yīng)詳細(xì)記錄，以便追溯和查詢。（三）文件存儲與歸檔1.行政電子文件應(yīng)按照公司/組織的文件分類標(biāo)準(zhǔn)進(jìn)行分類存儲，建立清晰的文件目錄結(jié)構(gòu)，便于文件的查找和管理。2.文件存儲應(yīng)采用安全可靠的存儲設(shè)備和存儲方式，如服務(wù)器存儲、磁盤陣列存儲、磁帶存儲等，并定期進(jìn)行數(shù)據(jù)備份，防止數(shù)據(jù)丟失。3.對于具有保存價值的行政電子文件，應(yīng)按照公司檔案管理規(guī)定進(jìn)行歸檔處理。歸檔文件應(yīng)進(jìn)行整理、編目、裝訂等工作，確保歸檔文件的完整性和規(guī)范性。4.電子文件歸檔后，應(yīng)建立電子檔案數(shù)據(jù)庫，實現(xiàn)電子檔案的信息化管理，便于檔案的檢索、查閱和利用。（四）文件查閱與借閱1.公司/組織內(nèi)部員工因工作需要查閱行政電子文件時，應(yīng)按照公司電子辦公系統(tǒng)的操作流程進(jìn)行申請和查閱。查閱人員應(yīng)嚴(yán)格遵守文件查閱權(quán)限規(guī)定，不得查閱超出自己權(quán)限范圍的文件。2.涉及公司/組織機密或敏感信息的電子文件，查閱人員應(yīng)簽署保密協(xié)議，確保文件信息不被泄露。3.因特殊原因需要借閱行政電子文件的，應(yīng)填寫借閱申請表，經(jīng)相關(guān)領(lǐng)導(dǎo)審批后，方可借閱。借閱期限應(yīng)嚴(yán)格按照申請表中規(guī)定的時間執(zhí)行，借閱人員應(yīng)妥善保管借閱文件，不得轉(zhuǎn)借他人或擅自復(fù)制、傳播文件內(nèi)容。（五）文件修訂與廢止1.行政電子文件在執(zhí)行過程中如有需要修訂的，應(yīng)由文件起草部門或相關(guān)責(zé)任部門提出修訂申請，說明修訂原因和修訂內(nèi)容。修訂申請經(jīng)審核批準(zhǔn)后，按照文件生成與發(fā)布流程進(jìn)行修訂和發(fā)布。2.對于已不再適用或失去效力的行政電子文件，應(yīng)及時進(jìn)行廢止處理。廢止文件應(yīng)在電子辦公系統(tǒng)中進(jìn)行標(biāo)注，并從文件存儲設(shè)備和檔案數(shù)據(jù)庫中刪除，確保文件信息的準(zhǔn)確性和有效性。四、行政電子信息溝通與協(xié)作（一）電子辦公系統(tǒng)使用1.公司/組織應(yīng)建立完善的電子辦公系統(tǒng)，作為行政信息溝通與協(xié)作的主要平臺。員工應(yīng)熟練掌握電子辦公系統(tǒng)的操作方法，積極利用該系統(tǒng)進(jìn)行日常工作溝通、文件傳遞、任務(wù)分配與跟蹤等工作。2.在電子辦公系統(tǒng)中發(fā)布的行政信息應(yīng)確保真實、準(zhǔn)確、及時，語言表達(dá)應(yīng)規(guī)范、簡潔、明了。發(fā)布信息的部門或人員應(yīng)對信息內(nèi)容負(fù)責(zé)，避免發(fā)布虛假、誤導(dǎo)性或無關(guān)信息。3.員工應(yīng)及時關(guān)注電子辦公系統(tǒng)中的各類信息，對于涉及自己工作的通知、任務(wù)等應(yīng)及時進(jìn)行處理和反饋，確保工作的順利進(jìn)行。（二）電子郵件管理1.員工在使用電子郵件進(jìn)行行政信息溝通時，應(yīng)遵守公司/組織的電子郵件使用規(guī)定，確保郵件主題明確、內(nèi)容簡潔、格式規(guī)范。2.郵件收件人應(yīng)及時查看郵件，并在規(guī)定時間內(nèi)給予回復(fù)。對于重要郵件，應(yīng)進(jìn)行妥善保存，以備后續(xù)查閱。3.涉及公司/組織機密或敏感信息的郵件，應(yīng)采用加密方式發(fā)送，并嚴(yán)格控制郵件的發(fā)送范圍，確保信息安全。（三）即時通訊工具使用1.公司/組織可根據(jù)工作需要，指定使用特定的即時通訊工具進(jìn)行行政信息溝通與協(xié)作。員工應(yīng)按照公司規(guī)定使用即時通訊工具，不得利用其進(jìn)行與工作無關(guān)的活動。2.在即時通訊工具中交流行政工作信息時，應(yīng)注意語言文明、禮貌，不得發(fā)表不當(dāng)言論或進(jìn)行惡意攻擊。3.對于重要的行政工作溝通內(nèi)容，應(yīng)及時進(jìn)行記錄和整理，以便后續(xù)查閱和跟進(jìn)。（四）視頻會議與遠(yuǎn)程協(xié)作1.根據(jù)工作需要，可組織召開視頻會議或開展遠(yuǎn)程協(xié)作工作。會議組織者應(yīng)提前做好會議準(zhǔn)備工作，包括確定會議時間、參會人員、會議主題、會議議程等，并通過電子辦公系統(tǒng)或其他方式通知參會人員。2.參會人員應(yīng)提前測試視頻會議設(shè)備和網(wǎng)絡(luò)連接情況，確保能夠正常參加會議。會議過程中，應(yīng)遵守會議紀(jì)律，認(rèn)真聽取會議內(nèi)容，積極參與討論和交流。3.在遠(yuǎn)程協(xié)作工作中，應(yīng)明確各參與方的工作職責(zé)和任務(wù)，建立有效的溝通協(xié)調(diào)機制，確保工作的順利進(jìn)行。同時，應(yīng)做好工作記錄和文檔管理，及時總結(jié)經(jīng)驗教訓(xùn)，提高工作效率和質(zhì)量。五、行政電子信息安全管理（一）安全制度與責(zé)任1.建立健全行政電子信息安全管理制度，明確安全管理職責(zé)和工作流程，確保電子信息安全管理工作有章可循。2.公司/組織負(fù)責(zé)人是行政電子信息安全管理的第一責(zé)任人，對電子信息安全工作負(fù)總責(zé)。行政部門負(fù)責(zé)人負(fù)責(zé)具體組織實施電子信息安全管理工作，各部門負(fù)責(zé)人對本部門的電子信息安全工作負(fù)責(zé)。3.全體員工應(yīng)增強信息安全意識，嚴(yán)格遵守公司/組織的信息安全管理制度，積極配合做好信息安全工作，不得故意泄露、破壞公司/組織的電子信息。（二）安全技術(shù)措施1.采用先進(jìn)的信息安全技術(shù)手段，如防火墻、入侵檢測系統(tǒng)、加密技術(shù)、防病毒軟件等，對行政電子信息進(jìn)行保護(hù)，防止外部網(wǎng)絡(luò)攻擊和內(nèi)部信息泄露。2.定期對電子辦公系統(tǒng)、服務(wù)器、存儲設(shè)備等進(jìn)行安全漏洞掃描和修復(fù)，及時更新系統(tǒng)補丁和安全防護(hù)軟件，確保系統(tǒng)安全穩(wěn)定運行。3.對行政電子信息進(jìn)行分類分級管理，根據(jù)信息的敏感程度和重要性，采取不同的安全防護(hù)措施，確保重要信息得到重點保護(hù)。（三）數(shù)據(jù)備份與恢復(fù)1.建立完善的數(shù)據(jù)備份制度，定期對行政電子數(shù)據(jù)進(jìn)行備份，備份數(shù)據(jù)應(yīng)存儲在與原數(shù)據(jù)不同的物理位置，如異地存儲或磁帶存儲等，以防止數(shù)據(jù)丟失。2.制定數(shù)據(jù)恢復(fù)計劃，定期進(jìn)行數(shù)據(jù)恢復(fù)演練，確保在數(shù)據(jù)遭遇丟失、損壞等情況時，能夠及時恢復(fù)數(shù)據(jù)，保證行政工作的正常進(jìn)行。3.對數(shù)據(jù)備份和恢復(fù)過程進(jìn)行詳細(xì)記錄，包括備份時間、備份內(nèi)容、恢復(fù)操作等信息，以便在需要時進(jìn)行追溯和查詢。（四）人員安全管理1.加強對涉及行政電子信息工作的人員的安全管理，定期進(jìn)行信息安全培訓(xùn)，提高員工的安全意識和操作技能。2.與員工簽訂信息安全保密協(xié)議，明確員工在信息安全方面的權(quán)利和義務(wù)，對違反協(xié)議的行為進(jìn)行嚴(yán)肅處理。3.對離職員工的電子信息訪問權(quán)限進(jìn)行及時清理和調(diào)整，確保離職員工不再能夠訪問公司/組織的敏感信息。（五）應(yīng)急處理機制1.制定行政電子信息安全應(yīng)急預(yù)案，明確應(yīng)急處理流程和責(zé)任分工，確保在發(fā)生信息安全事件時能夠迅速響應(yīng)、有效處理。2.定期對應(yīng)急預(yù)案進(jìn)行演練和評估，