《公證檔案管理辦法》一、總則（一）目的為了加強公證檔案管理，規(guī)范公證檔案的收集、整理、保管、利用等工作，保障公證檔案的完整與安全，充分發(fā)揮公證檔案的作用，根據(jù)《中華人民共和國檔案法》《中華人民共和國公證法》等相關(guān)法律法規(guī)，結(jié)合本公司/組織實際情況，制定本辦法。（二）適用范圍本辦法適用于本公司/組織內(nèi)所有公證業(yè)務(wù)檔案的管理。（三）基本原則1.集中統(tǒng)一管理原則公證檔案由專門的檔案管理部門或指定專人集中統(tǒng)一管理，確保檔案的完整性、系統(tǒng)性和安全性。2.真實、準(zhǔn)確、完整原則公證檔案應(yīng)如實反映公證業(yè)務(wù)活動的全過程，內(nèi)容準(zhǔn)確無誤，材料齊全完整。3.便于利用原則檔案管理應(yīng)便于公證人員及其他相關(guān)人員查閱和利用，提高工作效率和服務(wù)質(zhì)量。4.依法管理原則嚴(yán)格遵守國家有關(guān)檔案管理的法律法規(guī)，依法進(jìn)行檔案的收集、整理、保管、鑒定、銷毀等工作。二、檔案管理職責(zé)（一）檔案管理部門職責(zé)1.貫徹執(zhí)行國家有關(guān)檔案管理的法律法規(guī)和本公司/組織的檔案管理辦法，制定并組織實施檔案管理制度和工作流程。2.負(fù)責(zé)公證檔案的收集、整理、分類、編目、裝訂、上架等日常管理工作。3.建立健全檔案管理信息系統(tǒng)，實現(xiàn)檔案的信息化管理，提高檔案管理效率和服務(wù)水平。4.負(fù)責(zé)檔案庫房的建設(shè)、維護(hù)和管理，確保檔案存儲環(huán)境安全、適宜。5.組織開展檔案的鑒定、銷毀工作，對已超過保管期限或失去保存價值的檔案進(jìn)行鑒定，提出銷毀意見，報經(jīng)批準(zhǔn)后組織實施。6.負(fù)責(zé)檔案的統(tǒng)計工作，及時準(zhǔn)確地統(tǒng)計檔案的數(shù)量、種類、利用情況等信息，并向上級主管部門報送相關(guān)統(tǒng)計報表。7.開展檔案業(yè)務(wù)培訓(xùn)和指導(dǎo)工作，提高檔案管理人員的業(yè)務(wù)素質(zhì)和工作能力，指導(dǎo)公證人員做好檔案的收集、整理等基礎(chǔ)工作。8.積極開發(fā)利用檔案信息資源，為公證業(yè)務(wù)工作、公司/組織決策及社會提供檔案信息服務(wù)。（二）公證人員職責(zé)1.在辦理公證業(yè)務(wù)過程中，負(fù)責(zé)收集、整理與公證事項相關(guān)的各類材料，確保材料的真實、準(zhǔn)確、完整，并及時移交檔案管理部門。2.按照檔案管理部門的要求，規(guī)范填寫檔案目錄、備考表等相關(guān)內(nèi)容，對檔案材料的真實性、準(zhǔn)確性負(fù)責(zé)。3.協(xié)助檔案管理部門做好檔案的整理、裝訂等工作，配合檔案管理部門開展檔案的查閱、利用等工作。4.了解并遵守檔案管理的相關(guān)規(guī)定，不得擅自銷毀、涂改、偽造檔案材料。（三）其他部門職責(zé)1.各部門應(yīng)指定專人負(fù)責(zé)本部門與公證業(yè)務(wù)相關(guān)檔案材料的收集、整理，并及時移交檔案管理部門。2.在涉及檔案查閱、利用等工作時，應(yīng)積極配合檔案管理部門，提供必要的協(xié)助和支持。三、檔案的收集與整理（一）收集范圍1.公證申請表、受理通知單、談話筆錄、當(dāng)事人提供的證明材料等與公證事項相關(guān)的原始材料。2.公證機(jī)構(gòu)對公證事項進(jìn)行調(diào)查、核實的相關(guān)材料，如調(diào)查記錄、詢問筆錄、現(xiàn)場勘查記錄等。3.公證文書的草稿、簽發(fā)稿、正本、副本等。4.公證書送達(dá)回執(zhí)、當(dāng)事人反饋意見等與公證文書執(zhí)行和后續(xù)情況相關(guān)的材料。5.與公證業(yè)務(wù)有關(guān)的其他材料，如公證書翻譯件、費用憑證等。（二）收集要求1.公證人員應(yīng)在公證事項辦結(jié)后及時將相關(guān)材料收集齊全，整理規(guī)范，移交檔案管理部門。2.收集的材料應(yīng)字跡清晰、內(nèi)容完整、格式規(guī)范，如有破損、褪色等情況，應(yīng)進(jìn)行修復(fù)或復(fù)制。3.對于電子文件，應(yīng)按照相關(guān)規(guī)定進(jìn)行收集和存儲，確保電子文件的真實性、完整性和可讀性。（三）整理方法1.分類公證檔案按照公證類別進(jìn)行分類，如民事類公證、經(jīng)濟(jì)類公證、涉外類公證等，每類再根據(jù)具體業(yè)務(wù)細(xì)分為若干小類。2.編號為每份公證檔案編制唯一的檔案編號，編號應(yīng)具有系統(tǒng)性和邏輯性，便于管理和查詢。3.編目編制檔案目錄，詳細(xì)記錄檔案的編號、公證類別、當(dāng)事人姓名、公證事項、受理日期、辦結(jié)日期、檔案頁數(shù)等信息。4.裝訂將每份公證檔案的材料按照一定順序進(jìn)行排列，去除金屬物，采用線裝或膠裝等方式進(jìn)行裝訂，確保檔案的整齊、牢固。5.裝盒將裝訂好的檔案裝入檔案盒，并在檔案盒上標(biāo)明檔案編號、公證類別、年度等信息。四、檔案的保管（一）保管期限1.公證檔案的保管期限分為短期、中期和長期。短期保管期限為5年，中期保管期限為10年，長期保管期限為永久。2.對于涉及重要權(quán)益、具有重大影響或需要長期保存以備查考的公證檔案，應(yīng)列為永久保管。3.對于一般性公證事項，根據(jù)其性質(zhì)和重要程度確定為短期或中期保管。（二）保管要求1.檔案管理部門應(yīng)設(shè)置專門的檔案庫房，庫房應(yīng)具備防火、防潮、防蟲、防盜、防光、防塵等安全防護(hù)設(shè)施，確保檔案存儲環(huán)境適宜。2.檔案應(yīng)按照類別、年度、保管期限等順序排列上架存放，便于查找和管理。3.定期對檔案進(jìn)行檢查和清點，發(fā)現(xiàn)問題及時處理，確保檔案的安全和完整。4.建立檔案保管臺賬，詳細(xì)記錄檔案的入庫、出庫、保管期限變更等情況。（三）數(shù)字化管理1.逐步推進(jìn)公證檔案的數(shù)字化工作，將紙質(zhì)檔案進(jìn)行掃描、錄入，建立數(shù)字化檔案數(shù)據(jù)庫。2.數(shù)字化檔案應(yīng)與紙質(zhì)檔案同步管理，確保兩者內(nèi)容一致。3.加強數(shù)字化檔案的安全管理，采取加密存儲、訪問控制、數(shù)據(jù)備份等措施，防止數(shù)字化檔案信息泄露或丟失。五、檔案的利用（一）利用范圍1.本公司/組織內(nèi)部的公證人員因工作需要查閱、使用公證檔案。2.司法機(jī)關(guān)、行政機(jī)關(guān)等因辦案需要查閱公證檔案。3.當(dāng)事人及其代理人因合理需求查閱與其相關(guān)的公證檔案。4.其他經(jīng)本公司/組織批準(zhǔn)的單位或個人因特殊情況查閱公證檔案。（二）利用手續(xù)1.本公司/組織內(nèi)部人員查閱公證檔案，需填寫檔案查閱申請表，經(jīng)所在部門負(fù)責(zé)人簽字同意后，到檔案管理部門查閱。2.司法機(jī)關(guān)、行政機(jī)關(guān)等查閱公證檔案，應(yīng)出具單位介紹信、工作證等有效證明文件，經(jīng)檔案管理部門負(fù)責(zé)人批準(zhǔn)后查閱。3.當(dāng)事人及其代理人查閱與其相關(guān)的公證檔案，需提交本人有效身份證件、授權(quán)委托書等材料，經(jīng)檔案管理部門審核同意后查閱。4.其他單位或個人查閱公證檔案，應(yīng)提交相關(guān)證明材料，經(jīng)本公司/組織主管領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)后，按照規(guī)定辦理查閱手續(xù)。（三）利用方式1.檔案管理部門應(yīng)設(shè)立專門的檔案查閱場所，配備必要的查閱設(shè)備，方便查閱人員查閱檔案。2.查閱人員應(yīng)在檔案查閱場所內(nèi)查閱檔案，不得擅自將檔案帶出查閱場所。如需復(fù)印、摘抄檔案內(nèi)容，應(yīng)經(jīng)檔案管理部門同意，并按照規(guī)定辦理相關(guān)手續(xù)。3.檔案管理部門應(yīng)根據(jù)查閱人員的需求，及時提供檔案原件或復(fù)印件，并做好查閱登記工作，記錄查閱時間、查閱人員、查閱內(nèi)容等信息。六、檔案的鑒定與銷毀（一）鑒定組織成立檔案鑒定小組，由檔案管理部門負(fù)責(zé)人、公證業(yè)務(wù)骨干、法律專業(yè)人員等組成，負(fù)責(zé)對檔案進(jìn)行鑒定工作。（二）鑒定標(biāo)準(zhǔn)1.根據(jù)檔案的保管期限和實際價值，對檔案進(jìn)行鑒定。對于已超過保管期限且失去保存價值的檔案，可考慮銷毀。2.對于涉及重要權(quán)益、具有重大影響或仍有查考利用價值的檔案，應(yīng)繼續(xù)保存。3.鑒定過程中應(yīng)充分考慮檔案的歷史、文化、法律等價值，確保鑒定結(jié)果的科學(xué)性和準(zhǔn)確性。（三）銷毀程序1.檔案鑒定小組對擬銷毀的檔案進(jìn)行逐一審查，提出銷毀意見，填寫檔案銷毀清冊。2.檔案銷毀清冊經(jīng)檔案管理部門負(fù)責(zé)人審核、本公司/組織主管領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)后，方可實施銷毀。3.銷毀檔案時，應(yīng)指定專人負(fù)責(zé)監(jiān)銷，確保檔案銷毀徹底，防止檔案信息泄露。4.銷毀完畢后，監(jiān)銷人員應(yīng)在檔案銷毀清冊上簽字確認(rèn)，并將檔案銷毀清冊歸檔保存。七、監(jiān)督與檢查（一）監(jiān)督檢查部門本公司/組織的內(nèi)部審計部門或其他指定的監(jiān)督檢查機(jī)構(gòu)負(fù)責(zé)對公證檔案管理工作進(jìn)行監(jiān)督檢查。（二）監(jiān)督檢查內(nèi)容1.檔案管理制度的執(zhí)行情況，包括檔案的收集、整理、保管、利用、鑒定、銷毀等環(huán)節(jié)。2.檔案管理工作流程的規(guī)范性，檔案管理人員的操作是否符合規(guī)定要求。3.檔案的安全保管情況，檔案庫房設(shè)施設(shè)備是否完好，防護(hù)措施是否到位。4