業(yè)務(wù)檔案歸檔管理辦法一、總則（一）目的為加強(qiáng)公司業(yè)務(wù)檔案的規(guī)范化管理，確保業(yè)務(wù)檔案的完整、準(zhǔn)確、系統(tǒng)和安全，便于檔案的查閱和利用，為公司各項(xiàng)業(yè)務(wù)活動(dòng)提供有效支持，特制定本辦法。（二）適用范圍本辦法適用于公司各部門在業(yè)務(wù)活動(dòng)中形成的各類檔案的歸檔管理，包括但不限于合同協(xié)議、項(xiàng)目文件、業(yè)務(wù)報(bào)告、客戶資料、財(cái)務(wù)憑證等。（三）基本原則1.集中統(tǒng)一管理原則公司業(yè)務(wù)檔案由專門的檔案管理部門集中統(tǒng)一管理，確保檔案管理工作的規(guī)范性和一致性。2.真實(shí)完整原則業(yè)務(wù)檔案應(yīng)如實(shí)反映業(yè)務(wù)活動(dòng)的全過程，保證檔案內(nèi)容的真實(shí)性和完整性，不得擅自篡改、偽造或銷毀檔案。3.分類科學(xué)原則根據(jù)業(yè)務(wù)檔案的來源、內(nèi)容和形式等特點(diǎn)，進(jìn)行科學(xué)合理的分類，便于檔案的整理、保管和查詢。4.便于利用原則檔案管理應(yīng)充分考慮利用需求，提供便捷的查閱方式和渠道，提高檔案的利用效率。（四）職責(zé)分工1.檔案管理部門職責(zé)制定和完善業(yè)務(wù)檔案歸檔管理制度，并組織實(shí)施。負(fù)責(zé)業(yè)務(wù)檔案的收集、整理、分類、編目、裝訂、保管和統(tǒng)計(jì)等工作。建立業(yè)務(wù)檔案數(shù)據(jù)庫(kù)，實(shí)現(xiàn)檔案信息的數(shù)字化管理，提高檔案利用效率。對(duì)各部門業(yè)務(wù)檔案歸檔工作進(jìn)行指導(dǎo)、監(jiān)督和檢查，確保檔案質(zhì)量。按照規(guī)定向公司內(nèi)部和外部提供檔案查閱、借閱服務(wù)，并做好登記和跟蹤工作。定期對(duì)業(yè)務(wù)檔案進(jìn)行鑒定和銷毀，確保檔案的安全性和有效性。2.各部門職責(zé)負(fù)責(zé)本部門業(yè)務(wù)檔案的形成、積累和初步整理工作，并按照公司檔案管理部門的要求及時(shí)移交檔案。明確本部門兼職檔案員，負(fù)責(zé)協(xié)助檔案管理部門開展檔案收集、整理等工作，并對(duì)本部門檔案的完整性和準(zhǔn)確性負(fù)責(zé)。在業(yè)務(wù)活動(dòng)中，嚴(yán)格按照檔案管理要求，規(guī)范文件材料的形成和流轉(zhuǎn)，確保檔案質(zhì)量。配合檔案管理部門做好檔案的查閱、借閱等利用工作，及時(shí)提供相關(guān)檔案信息。二、業(yè)務(wù)檔案的收集（一）收集范圍1.合同協(xié)議類包括各類業(yè)務(wù)合同、合作協(xié)議、租賃合同、采購(gòu)合同、銷售合同等，以及與合同相關(guān)的補(bǔ)充協(xié)議、變更協(xié)議等。2.項(xiàng)目文件類項(xiàng)目立項(xiàng)文件、可行性研究報(bào)告、項(xiàng)目計(jì)劃、項(xiàng)目預(yù)算、項(xiàng)目進(jìn)度報(bào)告、項(xiàng)目驗(yàn)收?qǐng)?bào)告、項(xiàng)目總結(jié)等。3.業(yè)務(wù)報(bào)告類市場(chǎng)調(diào)研報(bào)告、業(yè)務(wù)分析報(bào)告、財(cái)務(wù)報(bào)告、審計(jì)報(bào)告、評(píng)估報(bào)告等。4.客戶資料類客戶基本信息、客戶需求文檔、客戶溝通記錄、客戶投訴處理記錄等。5.財(cái)務(wù)憑證類發(fā)票、收據(jù)、報(bào)銷憑證、記賬憑證、財(cái)務(wù)報(bào)表等。6.其他業(yè)務(wù)文件類各類會(huì)議紀(jì)要、工作通知、工作簡(jiǎn)報(bào)、規(guī)章制度、人事檔案等與公司業(yè)務(wù)活動(dòng)相關(guān)的文件材料。（二）收集要求1.及時(shí)性各部門應(yīng)在業(yè)務(wù)活動(dòng)結(jié)束后及時(shí)收集相關(guān)文件材料，確保檔案的完整性和時(shí)效性。對(duì)于重要緊急的業(yè)務(wù)文件，應(yīng)在規(guī)定時(shí)間內(nèi)移交檔案管理部門。2.完整性收集的業(yè)務(wù)檔案應(yīng)涵蓋業(yè)務(wù)活動(dòng)的全過程，包括前期調(diào)研、策劃、實(shí)施、總結(jié)等各個(gè)環(huán)節(jié)形成的文件材料，不得遺漏重要信息。3.準(zhǔn)確性文件材料應(yīng)真實(shí)準(zhǔn)確，字跡清晰，簽字蓋章齊全，數(shù)據(jù)準(zhǔn)確無誤。對(duì)于電子文件，應(yīng)確保其內(nèi)容完整、格式規(guī)范、存儲(chǔ)安全。（三）收集程序1.部門內(nèi)部收集各部門兼職檔案員負(fù)責(zé)在本部門開展文件材料的收集工作，對(duì)收集到的文件材料進(jìn)行初步整理，確保文件的齊全、完整和準(zhǔn)確。2.定期移交各部門應(yīng)按照公司規(guī)定的時(shí)間周期，將整理好的業(yè)務(wù)檔案移交至檔案管理部門。一般情況下，每月末或每季度末進(jìn)行一次集中移交。3.特殊情況處理對(duì)于因特殊原因未能及時(shí)移交的檔案，相關(guān)部門應(yīng)向檔案管理部門說明情況，并在規(guī)定時(shí)間內(nèi)完成移交。三、業(yè)務(wù)檔案的整理（一）整理原則1.遵循文件形成規(guī)律按照業(yè)務(wù)活動(dòng)的先后順序和文件之間的有機(jī)聯(lián)系進(jìn)行整理，保持檔案的系統(tǒng)性和連貫性。2.便于保管和利用整理后的檔案應(yīng)便于存放、查找和借閱，提高檔案管理的工作效率和服務(wù)質(zhì)量。（二）整理方法1.分類根據(jù)業(yè)務(wù)檔案的性質(zhì)和內(nèi)容，將其分為不同的類別，如合同協(xié)議類、項(xiàng)目文件類、業(yè)務(wù)報(bào)告類等。每個(gè)類別下再根據(jù)具體情況進(jìn)行細(xì)分，形成科學(xué)合理的分類體系。2.編號(hào)為每一份業(yè)務(wù)檔案編制唯一的編號(hào)，編號(hào)應(yīng)具有系統(tǒng)性和邏輯性，便于檔案的標(biāo)識(shí)和管理。編號(hào)規(guī)則應(yīng)保持相對(duì)穩(wěn)定，避免頻繁變更。3.編目對(duì)整理好的業(yè)務(wù)檔案進(jìn)行編目，編制檔案目錄。檔案目錄應(yīng)包括檔案編號(hào)、題名、日期、保管期限、密級(jí)等信息，確保檔案信息的準(zhǔn)確和完整。4.裝訂對(duì)紙質(zhì)檔案進(jìn)行裝訂，確保檔案的整齊和牢固。裝訂時(shí)應(yīng)注意保持文件的原貌，不得損壞文件內(nèi)容。對(duì)于不宜裝訂的檔案，如電子檔案、圖表等，應(yīng)采用適當(dāng)?shù)姆绞竭M(jìn)行保存。（三）整理流程1.接收檔案檔案管理部門接收各部門移交的業(yè)務(wù)檔案，對(duì)檔案的數(shù)量、完整性等進(jìn)行核對(duì)。2.初步審核對(duì)接收的檔案進(jìn)行初步審核，檢查文件材料是否齊全、完整，編號(hào)是否準(zhǔn)確，編目信息是否規(guī)范等。3.詳細(xì)整理按照整理方法對(duì)檔案進(jìn)行詳細(xì)整理，包括分類、編號(hào)、編目、裝訂等工作。4.質(zhì)量檢查整理完成后，對(duì)檔案整理質(zhì)量進(jìn)行檢查，確保檔案整理符合要求。檢查內(nèi)容包括檔案分類是否合理、編號(hào)是否唯一、編目信息是否準(zhǔn)確等。5.上架存放將整理好的檔案上架存放，按照分類順序進(jìn)行排列，便于檔案的查找和管理。四、業(yè)務(wù)檔案的分類與編號(hào)（一）分類標(biāo)準(zhǔn)1.按業(yè)務(wù)類型分類根據(jù)公司的主要業(yè)務(wù)活動(dòng)，將業(yè)務(wù)檔案分為市場(chǎng)營(yíng)銷、財(cái)務(wù)管理、人力資源管理、項(xiàng)目管理、行政管理等類別。每個(gè)類別下再根據(jù)具體業(yè)務(wù)內(nèi)容進(jìn)行細(xì)分，如市場(chǎng)營(yíng)銷類可分為市場(chǎng)調(diào)研、廣告策劃、銷售管理等子類別。2.按時(shí)間順序分類對(duì)于一些具有時(shí)間連續(xù)性的業(yè)務(wù)檔案，如項(xiàng)目文件、財(cái)務(wù)報(bào)表等，可按照時(shí)間順序進(jìn)行分類，便于反映業(yè)務(wù)活動(dòng)的發(fā)展歷程。3.按重要程度分類根據(jù)業(yè)務(wù)檔案對(duì)公司業(yè)務(wù)活動(dòng)的重要性程度，將其分為重要檔案、一般檔案和參考檔案。重要檔案應(yīng)重點(diǎn)保管，嚴(yán)格控制查閱權(quán)限；一般檔案可根據(jù)實(shí)際需要進(jìn)行查閱和利用；參考檔案僅供參考，可適當(dāng)放寬查閱限制。（二）編號(hào)規(guī)則1.編號(hào)結(jié)構(gòu)業(yè)務(wù)檔案編號(hào)采用“年份+類別代碼+順序號(hào)”的結(jié)構(gòu)。例如，2023年市場(chǎng)營(yíng)銷類的第一份檔案編號(hào)為“2023SY001”，其中“2023”表示年份，“SY”表示市場(chǎng)營(yíng)銷類別代碼，“001”表示順序號(hào)。2.類別代碼設(shè)置根據(jù)業(yè)務(wù)檔案的分類標(biāo)準(zhǔn)，為每個(gè)類別設(shè)置相應(yīng)的代碼。代碼應(yīng)簡(jiǎn)潔明了，易于記憶和識(shí)別。例如，“SY”表示市場(chǎng)營(yíng)銷類，“CW”表示財(cái)務(wù)管理類，“RL”表示人力資源管理類等。3.順序號(hào)編制順序號(hào)按照檔案整理的先后順序依次編制，從“001”開始，每個(gè)類別下的順序號(hào)獨(dú)立編排，不得重復(fù)。（三）編號(hào)管理1.編號(hào)唯一性每一份業(yè)務(wù)檔案的編號(hào)應(yīng)是唯一的，不得重復(fù)使用。如發(fā)現(xiàn)編號(hào)重復(fù)，應(yīng)及時(shí)進(jìn)行調(diào)整，確保編號(hào)的準(zhǔn)確性。2.編號(hào)變更如因業(yè)務(wù)調(diào)整、檔案類別變化等原因需要對(duì)檔案編號(hào)進(jìn)行變更，應(yīng)按照規(guī)定的程序進(jìn)行操作，并及時(shí)通知相關(guān)部門和人員。變更后的編號(hào)應(yīng)在檔案目錄、數(shù)據(jù)庫(kù)等相關(guān)記錄中進(jìn)行更新。3.編號(hào)查詢檔案管理部門應(yīng)建立完善的編號(hào)查詢系統(tǒng)，方便用戶通過編號(hào)快速查詢到相應(yīng)的業(yè)務(wù)檔案。同時(shí)，應(yīng)向用戶提供編號(hào)規(guī)則的說明，便于用戶理解和使用。五、業(yè)務(wù)檔案的保管（一）保管期限1.永久保管對(duì)公司具有重要?dú)v史價(jià)值、法律意義或長(zhǎng)期查考利用價(jià)值的業(yè)務(wù)檔案，應(yīng)永久保管。如公司章程、重大合同協(xié)議、重要財(cái)務(wù)憑證等。2.定期保管定期保管的業(yè)務(wù)檔案保管期限分為3年、5年、10年、15年、20年等。具體保管期限根據(jù)業(yè)務(wù)檔案的性質(zhì)和重要程度確定。例如，一般的業(yè)務(wù)合同保管期限為10年，項(xiàng)目文件保管期限為項(xiàng)目結(jié)束后5年等。3.保管期限調(diào)整業(yè)務(wù)檔案的保管期限應(yīng)根據(jù)公司業(yè)務(wù)發(fā)展和檔案利用情況進(jìn)行適時(shí)調(diào)整。如需延長(zhǎng)或縮短保管期限，應(yīng)按照規(guī)定的程序進(jìn)行審批，并在檔案管理系統(tǒng)中進(jìn)行相應(yīng)記錄。（二）保管條件1.庫(kù)房環(huán)境檔案庫(kù)房應(yīng)保持清潔、干燥、通風(fēng)良好，溫度控制在14℃24℃之間，相對(duì)濕度控制在45%60%之間。庫(kù)房應(yīng)配備防火、防潮、防蟲、防盜、防光、防塵等設(shè)施設(shè)備，確保檔案的安全保管。2.存儲(chǔ)方式紙質(zhì)檔案應(yīng)存放在專用的檔案柜中，按照分類順序排列，便于查找和管理。電子檔案應(yīng)存儲(chǔ)在安全可靠的存儲(chǔ)介質(zhì)上，并進(jìn)行定期備份。備份存儲(chǔ)介質(zhì)應(yīng)異地存放，以防止數(shù)據(jù)丟失。3.安全管理加強(qiáng)檔案庫(kù)房的安全管理，設(shè)置門禁系統(tǒng)，限制無關(guān)人員進(jìn)入。配備消防器材和監(jiān)控設(shè)備，定期進(jìn)行檢查和維護(hù)，確保檔案庫(kù)房的安全。（三）保管期限鑒定1.鑒定組織成立業(yè)務(wù)檔案保管期限鑒定小組，由檔案管理部門負(fù)責(zé)人、相關(guān)業(yè)務(wù)部門負(fù)責(zé)人和檔案管理人員組成。鑒定小組負(fù)責(zé)對(duì)到期業(yè)務(wù)檔案進(jìn)行鑒定，提出鑒定意見。2.鑒定方法鑒定小組應(yīng)根據(jù)業(yè)務(wù)檔案的形成背景、內(nèi)容性質(zhì)、利用價(jià)值等因素，綜合考慮公司業(yè)務(wù)發(fā)展和檔案管理的實(shí)際情況，對(duì)檔案的保管期限進(jìn)行鑒定。鑒定過程中應(yīng)充分征求相關(guān)業(yè)務(wù)部門的意見，確保鑒定結(jié)果的科學(xué)性和合理性。3.鑒定結(jié)果處理經(jīng)鑒定小組鑒定后，對(duì)確已失去保存價(jià)值的業(yè)務(wù)檔案，應(yīng)按照規(guī)定的程序進(jìn)行銷毀；對(duì)仍有保存價(jià)值但保管期限需要調(diào)整的檔案，應(yīng)及時(shí)進(jìn)行調(diào)整，并在檔案管理系統(tǒng)中進(jìn)行記錄。六、業(yè)務(wù)檔案的利用（一）利用范圍1.公司內(nèi)部利用公司各部門因工作需要，可查閱、借閱本部門形成的業(yè)務(wù)檔案以及與本部門業(yè)務(wù)相關(guān)的其他部門的檔案。查閱、借閱檔案應(yīng)填寫《業(yè)務(wù)檔案查閱申請(qǐng)表》或《業(yè)務(wù)檔案借閱申請(qǐng)表》，經(jīng)部門負(fù)責(zé)人審批后，到檔案管理部門辦理查閱、借閱手續(xù)。2.公司外部利用因法律法規(guī)要求、合作項(xiàng)目需要、司法調(diào)查等原因，外部單位或個(gè)人需要查閱、借閱公司業(yè)務(wù)檔案的，應(yīng)按照公司規(guī)定的程序進(jìn)行審批。審批通過后，檔案管理部門應(yīng)按照相關(guān)規(guī)定提供檔案查閱、借閱服務(wù)，并做好登記和跟蹤工作。（二）利用方式1.查閱檔案管理部門應(yīng)設(shè)立專門的查閱場(chǎng)所，為利用者提供檔案查閱服務(wù)。利用者可在查閱場(chǎng)所查閱檔案原件或復(fù)印件，查閱過程中應(yīng)遵守檔案查閱規(guī)定，不得擅自涂改、抽取、污損檔案。2.借閱對(duì)于因工作需要確需借閱檔案的，檔案管理部門應(yīng)嚴(yán)格控制借閱范圍和期限。借閱期限一般不得超過[X]個(gè)工作日，如有特殊情況需要延長(zhǎng)借閱期限的，應(yīng)提前辦理續(xù)借手續(xù)。借閱檔案應(yīng)妥善保管，不得轉(zhuǎn)借他人，不得在檔案上涂改、標(biāo)記、污損等。歸還檔案時(shí)，檔案管理部門應(yīng)進(jìn)行認(rèn)真核對(duì)，確保檔案的完整和安全。（三）利用登記1.查閱登記檔案管理部門應(yīng)對(duì)每一次檔案查閱進(jìn)行詳細(xì)登記，登記內(nèi)容包括查閱日期、查閱人姓名、所在部門、查閱檔案名稱及編號(hào)、查閱目的等。查閱登記應(yīng)及時(shí)、準(zhǔn)確、完整，便于跟蹤和統(tǒng)計(jì)檔案利用情況。2.借閱登記借閱檔案時(shí)，檔案管理部門應(yīng)填寫《業(yè)務(wù)檔案借閱登記表》，記錄借閱人姓名、所在部門、借閱檔案名稱及編號(hào)、借閱日期、歸還日期等信息。借閱人歸還檔案時(shí)，檔案管理部門應(yīng)在《業(yè)務(wù)檔案借閱登記表》上注明歸還情況，并對(duì)檔案進(jìn)行檢查。七、業(yè)務(wù)檔案的保密與安全（一）保密制度1.保密范圍業(yè)務(wù)檔案涉及公司的商業(yè)秘密、技術(shù)秘密、客戶信息等重要信息，均屬于保密范圍。檔案管理部門和相關(guān)工作人員應(yīng)嚴(yán)格遵守保密制度，確保檔案信息的安全。2.保密措施對(duì)檔案管理人員進(jìn)行保密培訓(xùn)，提高保密意識(shí)和技能。對(duì)檔案查閱、借閱過程進(jìn)行嚴(yán)格管理，限制查閱、借閱范圍，確保檔案信息不被泄露。對(duì)涉及保密內(nèi)容的檔案，應(yīng)在檔案封面和目錄上標(biāo)注保密標(biāo)識(shí)，并采取加密存儲(chǔ)、專人保管等措施。加強(qiáng)對(duì)檔案庫(kù)房的安全管理，防止檔案被盜、被篡改或丟失。（二）安全管理1.實(shí)體安全加強(qiáng)檔案庫(kù)房的安全防范措施，設(shè)置門禁系統(tǒng)、監(jiān)控設(shè)備、消防設(shè)施等，確保檔案實(shí)體的安全。定期對(duì)檔案庫(kù)房進(jìn)行檢查和維護(hù)，及時(shí)發(fā)現(xiàn)和排除安全隱患。2.信息安全建立健全檔案信息安全管理制度，加強(qiáng)對(duì)電子檔案的存儲(chǔ)、傳輸、使用等環(huán)節(jié)的安全管理。采用加密技術(shù)、訪問控制技術(shù)等手段，確保檔案信息的保密性、完整性和可用性。定期對(duì)檔案信息系統(tǒng)進(jìn)行安全評(píng)估和漏洞修復(fù)，防止信息泄露和網(wǎng)絡(luò)攻擊。（