行政物資需求管理辦法一、總則（一）目的本辦法旨在規(guī)范公司行政物資需求管理流程，確保行政物資的合理采購、有效使用和妥善管理，提高公司行政運營效率，降低成本，滿足公司日常辦公及業(yè)務開展的物資需求。（二）適用范圍本辦法適用于公司總部及各分支機構的行政物資需求管理工作，包括但不限于辦公用品、辦公設備、勞保用品、低值易耗品等物資的需求計劃制定、采購、驗收、入庫、發(fā)放、使用、盤點及報廢處理等環(huán)節(jié)。（三）職責分工1.行政部門負責制定行政物資需求管理制度和流程，并監(jiān)督執(zhí)行。匯總各部門行政物資需求計劃，進行初步審核和綜合平衡，編制公司年度、季度和月度行政物資需求總計劃。負責行政物資的采購申請、采購合同簽訂、采購進度跟蹤、到貨驗收及入庫工作。建立行政物資庫存臺賬，定期進行盤點，確保賬實相符。負責行政物資的發(fā)放、使用管理及報廢處理工作。2.各部門負責本部門行政物資需求的統(tǒng)計和分析，根據工作實際需要，按時編制本部門行政物資需求計劃，并提交給行政部門。配合行政部門做好行政物資的驗收、入庫、盤點等工作，負責本部門領用物資的使用管理和節(jié)約使用。3.財務部門負責審核行政物資采購預算，監(jiān)督行政物資采購資金的使用情況。參與行政物資采購合同的審核，負責行政物資采購費用的核算和報銷工作。4.審計部門負責對行政物資需求管理工作進行審計監(jiān)督，檢查物資采購、使用、庫存管理等環(huán)節(jié)是否合規(guī)、有效。（四）基本原則1.按需采購原則：根據公司實際工作需要，合理確定行政物資的采購數量和規(guī)格，避免盲目采購和浪費。2.成本效益原則：在滿足公司業(yè)務需求的前提下，充分考慮物資采購成本、使用成本和管理成本，力求實現成本效益最大化。3.歸口管理原則：行政物資需求管理工作實行歸口管理，由行政部門統(tǒng)一負責組織實施，各部門密切配合。4.規(guī)范透明原則：嚴格按照相關法律法規(guī)和公司制度規(guī)定的流程進行操作，確保行政物資需求管理工作公開、公平、公正、透明。二、需求計劃管理（一）需求計劃編制1.各部門應指定專人負責本部門行政物資需求計劃的編制工作，根據本部門的工作任務、人員變動、業(yè)務發(fā)展等情況，結合現有物資庫存狀況，認真分析和預測行政物資的需求數量、規(guī)格、型號等信息。2.行政物資需求計劃應按年度、季度和月度分別編制。年度需求計劃應于每年[具體時間]前提交給行政部門；季度需求計劃應于每季度末月[具體時間]前提交；月度需求計劃應于每月[具體時間]前提交。3.需求計劃應詳細列出物資的名稱、規(guī)格、型號、數量、用途、預計使用時間等內容，并注明緊急需求物資。對于批量采購的物資，應提供詳細的技術參數和質量要求。（二）需求計劃審核1.行政部門收到各部門提交的需求計劃后，應及時進行審核。審核內容包括需求的合理性、必要性、準確性，以及與現有庫存的匹配性等。2.對于需求不合理或不必要的物資，行政部門應與需求部門溝通協(xié)商，提出調整建議；對于需求數量不準確或與現有庫存重復的物資，行政部門應要求需求部門重新核實并修改需求計劃。3.行政部門在審核需求計劃時，應結合公司年度預算和實際資金狀況，對采購資金進行初步評估。對于超出預算或資金安排的需求，應及時反饋給需求部門和財務部門，并提出解決方案。（三）需求計劃匯總與平衡1.行政部門將審核通過的各部門需求計劃進行匯總，結合公司整體工作安排和物資庫存情況，進行綜合平衡。2.在綜合平衡過程中，行政部門應優(yōu)先考慮庫存物資的調配使用，盡量減少不必要的采購。對于庫存不足且確需采購的物資，應根據采購周期、市場供應情況等因素，合理確定采購數量和采購時間。3.行政部門編制公司年度、季度和月度行政物資需求總計劃，經部門負責人審核后，報公司分管領導審批。審批通過后的需求總計劃作為行政物資采購工作的依據。三、采購管理（一）采購申請1.根據審批后的行政物資需求總計劃，行政部門負責填寫采購申請表。采購申請表應包括物資名稱、規(guī)格、型號、數量、預算金額、采購方式、預計到貨時間等內容。2.對于金額較大或重要的行政物資采購項目，采購申請表應附上詳細的采購方案，包括采購渠道選擇、供應商比較、采購價格分析、采購風險評估等內容。3.采購申請表經行政部門負責人簽字后，提交給公司分管領導審批。對于預算金額超過[具體金額]的采購項目，還需報公司總經理審批。（二）采購方式1.集中采購：對于通用性強、采購量大、價格相對穩(wěn)定的行政物資，如辦公用品、勞保用品等，原則上實行集中采購。集中采購由行政部門統(tǒng)一組織，通過招標、詢價、競爭性談判等方式確定供應商，并簽訂采購合同。2.分散采購：對于有特殊要求、采購量較小或市場供應較為分散的行政物資，可由行政部門授權需求部門自行采購。需求部門應按照公司采購管理制度的規(guī)定，選擇合格的供應商，簽訂采購合同，并報行政部門備案。3.緊急采購：對于因工作急需、無法按正常采購流程進行采購的行政物資，需求部門應填寫緊急采購申請表，說明緊急采購的原因、物資名稱、規(guī)格、型號、數量等信息，經行政部門負責人審核后，報公司分管領導審批。緊急采購應盡量選擇現有供應商或通過緊急渠道采購，確保物資及時供應。（三）采購合同簽訂1.行政部門根據審批后的采購申請，與選定的供應商簽訂采購合同。采購合同應明確物資的名稱、規(guī)格、型號、數量、價格、交貨時間、交貨地點、質量標準、驗收方式、付款方式等條款。2.采購合同簽訂前，行政部門應將合同文本提交給財務部門和法務部門審核。財務部門重點審核合同的付款條款和資金安排是否符合公司財務規(guī)定；法務部門重點審核合同的合法性、合規(guī)性和風險條款。經審核無誤后，由行政部門負責人簽字并加蓋公司公章。3.采購合同簽訂后，行政部門應及時將合同副本分發(fā)給需求部門、財務部門等相關部門，以便各部門做好后續(xù)的跟蹤和協(xié)調工作。（四）采購進度跟蹤1.行政部門負責采購進度的跟蹤和協(xié)調工作，及時了解供應商的生產進度、發(fā)貨情況等信息。對于采購過程中出現的問題，如供應商延遲交貨、物資質量問題等，應及時與供應商溝通協(xié)商，采取有效措施解決。2.行政部門應定期向需求部門反饋采購進度情況，確保需求部門及時了解物資采購動態(tài)。對于緊急需求物資，行政部門應重點跟蹤，確保按時到貨。3.在采購過程中，如因市場價格波動、政策調整等原因需要變更采購合同條款的，行政部門應及時與供應商協(xié)商，并按公司合同變更管理規(guī)定辦理相關手續(xù)。四、驗收與入庫管理（一）驗收準備1.行政部門在物資到貨前，應通知需求部門和相關人員做好驗收準備工作。需求部門應安排熟悉物資性能和使用要求的人員參與驗收。2.驗收人員應根據采購合同和相關標準，準備好驗收所需的工具、量具、檢測設備等，并熟悉驗收流程和驗收標準。（二）驗收內容1.數量驗收：驗收人員根據送貨清單或采購合同，對物資的數量進行清點核對，確保到貨數量與合同約定一致。2.質量驗收：按照采購合同約定的質量標準，對物資的外觀、規(guī)格、型號、性能等進行檢驗，檢查物資是否符合質量要求。對于需要進行功能測試或性能檢測的物資，應進行相應的測試和檢測。3.規(guī)格型號驗收：核對物資的規(guī)格型號是否與采購合同一致，避免錯發(fā)、誤發(fā)物資。（三）驗收結果處理1.驗收合格的物資，驗收人員應在送貨清單或驗收報告上簽字確認，并及時辦理入庫手續(xù)。2.驗收不合格的物資，驗收人員應填寫驗收不合格報告，詳細說明不合格原因，并及時通知行政部門和供應商。行政部門應與供應商協(xié)商處理辦法，如退貨、換貨、補貨等，并跟蹤處理結果。3.對于因驗收不合格導致的損失，如采購費用、運輸費用、延誤工作等，行政部門應根據責任歸屬，向責任方追究相應的責任。（四）入庫管理1.行政部門負責將驗收合格的物資辦理入庫手續(xù)，填寫入庫單。入庫單應包括物資名稱、規(guī)格、型號、數量、供應商名稱、入庫時間等內容。2.入庫物資應按照類別、規(guī)格、型號等進行分類存放，并建立物資標識牌，標明物資名稱、規(guī)格、型號、入庫時間、保質期等信息。3.行政部門應建立行政物資庫存臺賬，及時記錄物資的入庫、出庫、庫存數量等信息，并定期與實物進行核對，確保賬實相符。五、發(fā)放與使用管理（一）發(fā)放管理1.各部門根據工作需要，填寫物資領用申請表，注明物資名稱、規(guī)格、型號、數量、用途等信息。物資領用申請表經部門負責人簽字后，提交給行政部門。2.行政部門根據庫存情況和審批后的物資領用申請表，進行物資發(fā)放。發(fā)放時，應核對領用人員身份，確保物資發(fā)放給授權人員。3.物資發(fā)放后，行政部門應在物資領用申請表上簽字確認，并更新行政物資庫存臺賬。（二）使用管理1.各部門應加強對領用物資的使用管理，指定專人負責物資的保管和使用，確保物資的安全、完整和合理使用。2.領用人員應按照物資的使用說明和操作規(guī)程正確使用物資，不得擅自改變物資用途或挪作他用。對于貴重物資或有特殊要求的物資，應嚴格按照規(guī)定使用。3.各部門應定期對領用物資的使用情況進行檢查和盤點，發(fā)現問題及時處理，并將物資使用情況反饋給行政部門。（三）回收與再利用1.對于已使用完畢或不再使用的行政物資，各部門應及時清理回收，并交還給行政部門。行政部門應進行核實和登記，妥善保管。2.對于可回收再利用的物資，行政部門應進行分類整理，按照公司相關規(guī)定進行處理，如修復后繼續(xù)使用、調劑給其他部門使用、出售給廢品回收公司等，以提高物資的利用率，降低成本。六、盤點管理（一）盤點計劃1.行政部門應定期組織行政物資盤點工作，制定盤點計劃。盤點計劃應包括盤點時間、盤點范圍、盤點人員安排、盤點方法等內容。2.盤點時間應根據公司實際情況確定，原則上每年至少進行一次全面盤點，每季度進行一次抽盤。對于貴重物資或易損物資，應增加盤點次數。（二）盤點實施1.盤點人員應按照盤點計劃，對行政物資進行逐一清點核對。盤點過程中，應認真記錄物資的實際數量、規(guī)格、型號、存放位置等信息。2.對于盤點中發(fā)現的賬實不符情況，盤點人員應詳細記錄差異情況，并及時查明原因。屬于記賬錯誤的，應及時調整賬目；屬于物資丟失、損壞等原因的，應填寫盤盈盤虧報告，說明情況，并提出處理建議。（三）盤點結果處理1.行政部門根據盤點結果，編制行政物資盤點報告，包括盤點情況概述、賬實差異分析、處理建議等內容。盤點報告經部門負責人審核后，報公司分管領導審批。2.對于盤盈的物資，應查明原因，經審批后調整庫存臺賬；對于盤虧的物資，應根據責任歸屬，追究相關人員的責任，并按照公司規(guī)定進行相應的處理，如賠償、核銷等。3.行政部門應針對盤點中發(fā)現的問題，分析原因，總結經驗教訓，采取有效措施加以改進，完善行政物資管理流程和制度，提高管理水平。七、報廢管理（一）報廢條件1.行政物資符合下列條件之一的，可申請報廢：已超過規(guī)定使用年限，且無法正常使用或維修的；因技術進步、產品更新換代等原因，已被淘汰或不再適用的；因自然災害、意外事故等原因，造成損壞且無法修復或無修復價值的；其他經鑒定確實無法繼續(xù)使用的。2.對于涉及國家秘密、商業(yè)秘密或重要信息的行政物資，報廢時應按照國家有關保密規(guī)定進行處理，確保信息安全。（二）報廢申請1.各部門發(fā)現符合報廢條件的行政物資后，應填寫行政物資報廢申請表，詳細說明物資名稱、規(guī)格、型號、購置時間、報廢原因等信息，并附上相關證明材料，如損壞照片、技術鑒定報告等。2.行政物資報廢申請表經部門負責人簽字后，提交給行政部門。行政部門對報廢申請進行初步審核，核實物資情況和報廢原因的真實性。（三）報廢審批1.行政部門將審核通過的報廢申請?zhí)峤唤o公司分管領導審批。對于價值較高或批量報廢的物資，還需報公司總經理審批。2.經審批同意報廢的物資，行政部門應在行政物資庫存臺賬中進行標注，并及時安排報廢處理。（四）報廢處理1.行政部門負責組織對報廢物資進行清理和處置。報廢物資的處理方式包括報廢銷毀、出售給廢品回收公司等。對于有利用價值的報廢物資，可進行拆解、回收零部件等處理。2.在報廢物資處理過程中，行政部門應安排專人負責監(jiān)督，確保報廢物資得到妥善處理，防止流失或造成環(huán)境污染。3.報廢物資處理完畢后，行政部門應填寫行政物資報廢處理記錄，記錄報廢物資的名稱、規(guī)格、型號、數量、處理方式、處理時間、處理收入等信息，并將相關資料存檔備案。八、監(jiān)督與考核（一）監(jiān)督檢查1.公司審計部門負責對行政物資需求管理工作進行定期審計監(jiān)督，檢查物資采購、驗收、入庫、發(fā)放、使用、盤點、報廢等環(huán)節(jié)是否符合公司制度規(guī)定和相關法律法規(guī)要求。2.行政部門應定期對各部門行政物資需求管理工作進行自查，及時發(fā)現問題并加以整改。同時，應配合審計部門的審計工作，提供相關資料和信息。3.公司設立舉報郵箱和舉報電話，接受員工對行政物資需求管理工作中違規(guī)行為的舉報。對于舉報信息，公司將及時進行調查核實，并根據調查結果進行處理。（二）考核評價1.公司建立行政物資需求管理工作考核評價機制，對各部門行政物資