行政事業(yè)檔案管理辦法一、總則（一）目的為加強行政事業(yè)單位檔案管理，確保檔案的完整、準確、系統(tǒng)和安全，充分發(fā)揮檔案在行政管理、業(yè)務工作和歷史研究等方面的作用，特制定本辦法。（二）適用范圍本辦法適用于各級各類行政事業(yè)單位的檔案管理工作。（三）基本原則1.集中統(tǒng)一管理原則：檔案工作實行統(tǒng)一領導、分級管理，確保檔案管理的規(guī)范化和標準化。2.真實性原則：檔案應如實反映單位各項工作的歷史面貌，保證檔案內容的真實性和可靠性。3.完整性原則：全面收集、整理單位在各項活動中形成的各類檔案，保證檔案的齊全完整。4.安全性原則：采取有效措施，確保檔案的實體安全和信息安全，防止檔案的損壞、丟失和泄密。二、檔案管理機構及職責（一）檔案管理部門各行政事業(yè)單位應設立獨立的檔案管理部門，負責本單位檔案工作的統(tǒng)籌規(guī)劃、組織協(xié)調和監(jiān)督指導。檔案管理部門應配備與工作任務相適應的檔案管理人員，明確崗位職責。（二）檔案管理人員職責1.負責檔案的收集、整理、鑒定、保管、統(tǒng)計、利用等工作。2.制定和執(zhí)行檔案管理制度，確保檔案管理工作的規(guī)范化和標準化。3.對檔案進行分類、編號、編目，建立檔案檢索工具，方便檔案的查詢和利用。4.定期對檔案進行清查盤點，確保檔案的安全和完整。5.開展檔案信息化建設，提高檔案管理的效率和水平。6.參與單位重大活動和重要文件的形成過程，對文件材料的收集、整理進行指導和監(jiān)督。（三）各部門職責1.各部門應指定專人負責本部門文件材料的收集、整理和歸檔工作，并定期向檔案管理部門移交。2.在工作中形成的各類文件材料，應按照檔案管理的要求及時整理、分類，確保文件材料的完整和準確。3.配合檔案管理部門做好檔案的鑒定、銷毀等工作。三、檔案的收集與整理（一）收集范圍1.行政管理類檔案：包括單位制定的各項規(guī)章制度、工作計劃、總結、會議記錄、請示報告、批復、通知等文件材料。2.業(yè)務工作類檔案：根據(jù)單位業(yè)務特點，收集與業(yè)務工作相關的各類文件材料，如項目申報材料、合同協(xié)議、業(yè)務報表、技術資料等。3.人事檔案：包括干部職工的履歷表、任免文件、考核材料、工資檔案、獎懲材料等。4.財務檔案：包括會計憑證、賬簿、報表、審計報告等財務文件材料。5.聲像檔案：包括照片、錄音、錄像等反映單位工作活動和歷史面貌的聲像資料。6.實物檔案：包括單位獲得的榮譽證書、獎牌、獎杯、印章等實物。（二）收集要求1.各部門應按照檔案收集范圍，及時收集本部門形成的文件材料，并進行初步整理。2.收集的文件材料應齊全完整、真實有效，字跡清晰，簽字蓋章手續(xù)完備。3.對重要文件材料，應收集原件；如無法收集原件，應收集具有同等效力的復印件，并注明原件存放處。（三）整理原則1.遵循文件材料的形成規(guī)律和特點，保持文件之間的有機聯(lián)系。2.區(qū)分不同價值和保管期限，便于保管和利用。3.便于計算機管理和手工檢索。（四）整理方法1.分類：按照檔案的來源、時間、內容等因素進行分類。一般可分為黨群工作類、行政管理類、業(yè)務工作類、人事管理類、財務管理類等。2.編號：對每一類檔案進行編號，編號應具有唯一性和系統(tǒng)性。3.編目：編制檔案目錄，包括檔案編號、題名、日期、保管期限等信息，便于查詢和統(tǒng)計。4.裝訂：對紙質檔案進行裝訂，保持檔案的整齊美觀。四、檔案的鑒定與保管期限（一）鑒定原則1.以國家有關法律法規(guī)和單位檔案管理規(guī)定為依據(jù)，結合單位實際情況，對檔案進行科學鑒定。2.堅持全面的、歷史的、發(fā)展的觀點，準確判定檔案的價值。（二）鑒定組織成立檔案鑒定小組，由檔案管理部門負責人、相關業(yè)務部門人員和檔案管理人員組成。鑒定小組負責對檔案進行定期鑒定，提出鑒定意見。（三）保管期限劃分1.永久保管：凡是反映單位主要職能活動和歷史面貌的，對本單位、國家和社會具有長遠利用價值的檔案，應永久保管。2.定期保管：定期保管的檔案分為30年、10年兩種。凡在相當長時期內單位需要查考利用的檔案，應列為30年保管；凡在較短時期內單位需要查考利用的檔案，應列為10年保管。（四）鑒定程序1.檔案管理部門對到期檔案進行初步篩選，提出鑒定意見。2.鑒定小組對初步篩選的檔案進行審查，逐卷逐件地分析檔案的內容和價值，確定保管期限。3.對確定為銷毀的檔案，編制銷毀清冊，報單位領導審批后銷毀。五、檔案的保管（一）保管條件1.檔案庫房應具備防火、防潮、防蟲、防盜、防光、防塵、防有害氣體等條件，確保檔案的安全。2.庫房應保持適當?shù)臏囟群蜐穸?，溫度一般控制?4℃24℃，相對濕度控制在45%60%。3.檔案架（柜）應排列整齊，便于通風和查找。（二）檔案存放1.按照檔案的類別、保管期限等進行分類存放，便于管理和查找。2.對電子檔案，應進行備份存儲，存儲介質應安全可靠，并定期進行檢查和維護。（三）檔案清查1.定期對檔案進行清查盤點，每年至少進行一次全面清查，確保檔案的數(shù)量和質量與檔案目錄一致。2.清查中發(fā)現(xiàn)的問題，應及時查明原因，采取相應的措施進行處理，并做好記錄。（四）檔案修復與保護1.對破損、褪色的檔案，應及時進行修復和復制，確保檔案的完整和可讀。2.采用先進的技術手段，對檔案進行數(shù)字化處理，提高檔案的存儲安全性和利用效率。六、檔案的利用（一）利用原則1.依法依規(guī)利用原則：檔案利用應遵守國家有關法律法規(guī)和單位檔案管理規(guī)定。2.服務大局原則：檔案利用應圍繞單位中心工作，為行政管理、業(yè)務開展、歷史研究等提供有效服務。3.方便利用原則：簡化檔案利用手續(xù)，提高檔案利用效率，為利用者提供便利。（二）利用方式1.查閱：利用者可到檔案管理部門查閱檔案原件或復印件。2.借閱：對確因工作需要借閱檔案的，應辦理借閱手續(xù)，按時歸還。3.出具證明：檔案管理部門可根據(jù)利用者的需要，出具檔案證明材料。（三）利用手續(xù)1.查閱檔案：利用者應填寫查閱登記表，注明查閱目的、檔案名稱、查閱日期等信息。檔案管理部門根據(jù)利用者的申請，提供相應的檔案。2.借閱檔案：利用者應填寫借閱申請表，經(jīng)部門負責人審批后，到檔案管理部門辦理借閱手續(xù)。借閱期限一般不超過[X]個工作日，如需延期，應辦理續(xù)借手續(xù)。3.出具證明：利用者應填寫證明申請表，說明證明用途，檔案管理部門審核后，出具檔案證明材料，并加蓋單位公章。（四）利用監(jiān)督1.檔案管理部門應對檔案利用情況進行登記和統(tǒng)計，及時掌握檔案利用動態(tài)。2.加強對檔案利用過程的監(jiān)督，防止檔案的丟失、損壞和泄密。對違反檔案利用規(guī)定的行為，應及時制止并依法處理。七、檔案的信息化建設（一）建設目標1.建立完善的檔案信息化管理系統(tǒng)，實現(xiàn)檔案的數(shù)字化存儲、檢索、利用和管理。2.提高檔案管理的效率和水平，為單位各項工作提供及時、準確的檔案信息支持。（二）建設內容1.檔案數(shù)字化：對紙質檔案進行掃描、圖像處理等數(shù)字化處理，建立電子檔案數(shù)據(jù)庫。2.檔案管理系統(tǒng)建設：開發(fā)或選用適合單位實際情況的檔案管理軟件，實現(xiàn)檔案的收集、整理、鑒定、保管、統(tǒng)計、利用等業(yè)務流程的信息化管理。3.數(shù)據(jù)安全保障：采取數(shù)據(jù)備份、加密、訪問控制等安全措施，確保檔案信息的安全。（三）實施步驟1.規(guī)劃階段：制定檔案信息化建設規(guī)劃，明確建設目標、任務和步驟。2.實施階段：按照規(guī)劃要求，組織開展檔案數(shù)字化、系統(tǒng)建設等工作。3.驗收階段：對檔案信息化建設項目進行驗收，確保系統(tǒng)運行穩(wěn)定、功能滿足需求。（四）運行維護1.建立檔案信息化系統(tǒng)運行維護制度，定期對系統(tǒng)進行檢查、維護和升級，確保系統(tǒng)的正常運行。2.加強對檔案數(shù)據(jù)的管理，定期進行數(shù)據(jù)備份，防止數(shù)據(jù)丟失。八、檔案的移交與處置（一）移交1.單位撤銷、合并時，應按照國家有關規(guī)定，將檔案移交給有關部門或單位。2.干部職工調動工作時，應將個人檔案及時移交給新的工作單位。（二）處置1.對保管期滿且無保存價值的檔案，應按照規(guī)定進行銷毀。銷毀