設(shè)計(jì)院圖文管理辦法一、總則（一）目的為加強(qiáng)設(shè)計(jì)院圖文管理，規(guī)范圖文資料的收集、整理、存儲(chǔ)、使用和歸檔等流程，提高工作效率，保證設(shè)計(jì)工作的順利進(jìn)行，依據(jù)國(guó)家相關(guān)法律法規(guī)和行業(yè)標(biāo)準(zhǔn)，結(jié)合本設(shè)計(jì)院實(shí)際情況，制定本辦法。（二）適用范圍本辦法適用于設(shè)計(jì)院內(nèi)部各部門(mén)在設(shè)計(jì)項(xiàng)目中產(chǎn)生的各類(lèi)圖文資料的管理，包括但不限于設(shè)計(jì)圖紙、技術(shù)文件、文檔資料、電子文件等。（三）基本原則1.完整性原則：確保圖文資料涵蓋設(shè)計(jì)項(xiàng)目的各個(gè)環(huán)節(jié)，全面反映設(shè)計(jì)成果。2.準(zhǔn)確性原則：圖文資料應(yīng)準(zhǔn)確無(wú)誤，數(shù)據(jù)可靠，符合設(shè)計(jì)規(guī)范和標(biāo)準(zhǔn)。3.規(guī)范性原則：遵循統(tǒng)一的格式、編碼和標(biāo)識(shí)要求，保證圖文資料的規(guī)范性和一致性。4.安全性原則：采取有效措施保護(hù)圖文資料的安全，防止泄露、丟失和損壞。5.便捷性原則：便于圖文資料的查詢(xún)、檢索、使用和共享，提高工作效率。二、管理職責(zé)（一）院長(zhǎng)職責(zé)1.全面負(fù)責(zé)設(shè)計(jì)院圖文管理工作的領(lǐng)導(dǎo)和決策。2.審批圖文管理的相關(guān)制度、流程和標(biāo)準(zhǔn)。3.協(xié)調(diào)解決圖文管理工作中的重大問(wèn)題。（二）分管副院長(zhǎng)職責(zé)1.協(xié)助院長(zhǎng)管理圖文工作，負(fù)責(zé)具體工作的組織和實(shí)施。2.審核圖文管理的各項(xiàng)計(jì)劃、方案和報(bào)告。3.監(jiān)督檢查各部門(mén)圖文管理工作的執(zhí)行情況。（三）圖文管理部門(mén)職責(zé)1.制定和完善圖文管理的規(guī)章制度、流程和標(biāo)準(zhǔn)。2.負(fù)責(zé)圖文資料的集中管理，包括收集、整理、存儲(chǔ)、檢索和借閱等工作。3.組織開(kāi)展圖文資料的數(shù)字化工作，建立電子檔案庫(kù)。4.對(duì)各部門(mén)圖文管理工作進(jìn)行指導(dǎo)和培訓(xùn)。5.定期對(duì)圖文管理工作進(jìn)行總結(jié)和評(píng)估，提出改進(jìn)措施。（四）項(xiàng)目負(fù)責(zé)人職責(zé)1.負(fù)責(zé)本項(xiàng)目圖文資料的收集、整理和審核工作，確保資料的完整性和準(zhǔn)確性。2.按照規(guī)定的時(shí)間和要求向圖文管理部門(mén)提交項(xiàng)目圖文資料。3.配合圖文管理部門(mén)做好項(xiàng)目圖文資料的存儲(chǔ)、檢索和借閱等工作。（五）其他部門(mén)職責(zé)1.負(fù)責(zé)本部門(mén)產(chǎn)生的圖文資料的整理和保管工作，并按照規(guī)定向圖文管理部門(mén)移交。2.在使用圖文資料時(shí)，遵守相關(guān)管理規(guī)定，愛(ài)護(hù)資料，不得擅自修改、復(fù)制和轉(zhuǎn)借。三、圖文資料的收集與整理（一）收集范圍1.設(shè)計(jì)項(xiàng)目前期資料，包括項(xiàng)目委托書(shū)、可行性研究報(bào)告、環(huán)境影響評(píng)價(jià)報(bào)告等。2.設(shè)計(jì)過(guò)程中產(chǎn)生的各類(lèi)圖紙，如方案設(shè)計(jì)圖、初步設(shè)計(jì)圖、施工圖等。3.技術(shù)文件，如設(shè)計(jì)計(jì)算書(shū)、技術(shù)交底文件、質(zhì)量檢驗(yàn)報(bào)告等。4.與設(shè)計(jì)項(xiàng)目相關(guān)的文檔資料，如會(huì)議紀(jì)要、來(lái)往信函、變更通知等。5.電子文件，包括設(shè)計(jì)軟件生成的文件、掃描件、電子郵件等。（二）收集要求1.項(xiàng)目負(fù)責(zé)人應(yīng)及時(shí)收集本項(xiàng)目的圖文資料，確保資料的時(shí)效性。2.收集的圖文資料應(yīng)真實(shí)、完整、準(zhǔn)確，簽字蓋章齊全。3.對(duì)于外來(lái)文件，應(yīng)進(jìn)行登記，并注明來(lái)源和日期。（三）整理原則1.按照項(xiàng)目類(lèi)別和階段進(jìn)行分類(lèi)整理。2.同一項(xiàng)目的圖文資料應(yīng)按照邏輯順序排列，便于查閱。3.對(duì)圖文資料進(jìn)行編號(hào)，建立索引目錄，方便檢索。（四）整理方法1.圖紙整理：按照專(zhuān)業(yè)、圖號(hào)順序排列，折疊成A4規(guī)格，在右下角加蓋竣工圖章。2.技術(shù)文件整理：按照文件類(lèi)型和時(shí)間順序分類(lèi)裝訂，編制目錄。3.文檔資料整理：按照文件內(nèi)容和時(shí)間順序分類(lèi)歸檔，編制索引。4.電子文件整理：按照項(xiàng)目名稱(chēng)和文件類(lèi)型建立文件夾，進(jìn)行命名和標(biāo)注，確保文件的可讀性和可檢索性。四、圖文資料的存儲(chǔ)與保管（一）存儲(chǔ)方式1.紙質(zhì)圖文資料應(yīng)存放在專(zhuān)門(mén)的檔案柜中，按照類(lèi)別和項(xiàng)目進(jìn)行分類(lèi)存放。2.電子圖文資料應(yīng)存儲(chǔ)在服務(wù)器或磁盤(pán)陣列中，建立備份機(jī)制，確保數(shù)據(jù)的安全性和可靠性。3.對(duì)于重要的圖文資料，可采用光盤(pán)刻錄等方式進(jìn)行長(zhǎng)期保存。（二）存儲(chǔ)環(huán)境1.檔案柜應(yīng)放置在干燥、通風(fēng)、防火、防盜的房間內(nèi)。2.服務(wù)器機(jī)房應(yīng)具備良好的溫濕度控制、防火、防雷、防靜電等設(shè)施。（三）保管期限1.設(shè)計(jì)項(xiàng)目的圖文資料保管期限按照國(guó)家相關(guān)規(guī)定執(zhí)行，一般不少于[X]年。2.對(duì)于涉及重要項(xiàng)目或有特殊要求的圖文資料，應(yīng)適當(dāng)延長(zhǎng)保管期限。（四）定期盤(pán)點(diǎn)1.圖文管理部門(mén)應(yīng)定期對(duì)圖文資料進(jìn)行盤(pán)點(diǎn)，確保資料的數(shù)量和完整性。2.盤(pán)點(diǎn)結(jié)果應(yīng)形成報(bào)告，如發(fā)現(xiàn)問(wèn)題應(yīng)及時(shí)查明原因并采取措施進(jìn)行處理。五、圖文資料的使用與借閱（一）使用規(guī)定1.設(shè)計(jì)院內(nèi)部人員因工作需要使用圖文資料時(shí)，應(yīng)填寫(xiě)《圖文資料使用申請(qǐng)表》，經(jīng)部門(mén)負(fù)責(zé)人批準(zhǔn)后，到圖文管理部門(mén)辦理借閱手續(xù)。2.使用人員應(yīng)在規(guī)定的時(shí)間內(nèi)歸還圖文資料，如需延期使用，應(yīng)辦理續(xù)借手續(xù)。3.使用圖文資料時(shí)，應(yīng)保持資料的整潔和完好，不得擅自涂改、損壞和丟失。4.嚴(yán)禁將圖文資料帶出設(shè)計(jì)院或轉(zhuǎn)借他人使用。（二）借閱流程1.申請(qǐng)人填寫(xiě)《圖文資料使用申請(qǐng)表》，注明申請(qǐng)日期、項(xiàng)目名稱(chēng)、資料名稱(chēng)、使用期限等信息。2.部門(mén)負(fù)責(zé)人審核簽字，確認(rèn)申請(qǐng)的必要性和合理性。3.圖文管理部門(mén)根據(jù)申請(qǐng)表進(jìn)行資料查詢(xún)和借閱登記，發(fā)放資料給申請(qǐng)人，并告知使用注意事項(xiàng)。4.使用人員歸還資料時(shí)，圖文管理部門(mén)進(jìn)行核對(duì)和驗(yàn)收，如無(wú)問(wèn)題，在借閱登記冊(cè)上注銷(xiāo)。（三）特殊情況處理1.因工作需要復(fù)印圖文資料時(shí)，應(yīng)填寫(xiě)《圖文資料復(fù)印申請(qǐng)表》，經(jīng)部門(mén)負(fù)責(zé)人批準(zhǔn)后，到圖文管理部門(mén)辦理復(fù)印手續(xù)。2.復(fù)印數(shù)量應(yīng)根據(jù)實(shí)際需要進(jìn)行控制，不得隨意擴(kuò)大復(fù)印范圍。3.對(duì)于涉及商業(yè)秘密或知識(shí)產(chǎn)權(quán)的圖文資料，如需對(duì)外提供或合作使用，應(yīng)按照相關(guān)規(guī)定辦理審批手續(xù)。六、圖文資料的歸檔與銷(xiāo)毀（一）歸檔要求1.項(xiàng)目結(jié)束后，項(xiàng)目負(fù)責(zé)人應(yīng)及時(shí)將本項(xiàng)目的圖文資料進(jìn)行整理和歸檔，并提交給圖文管理部門(mén)。2.圖文管理部門(mén)對(duì)歸檔的圖文資料進(jìn)行審核和驗(yàn)收，確保資料符合歸檔要求。3.歸檔的圖文資料應(yīng)按照規(guī)定的格式和標(biāo)識(shí)進(jìn)行整理，編制歸檔目錄。（二）歸檔流程1.項(xiàng)目負(fù)責(zé)人將整理好的圖文資料移交至圖文管理部門(mén)，填寫(xiě)《圖文資料歸檔清單》。2.圖文管理部門(mén)對(duì)歸檔資料進(jìn)行核對(duì)和清點(diǎn)，確認(rèn)無(wú)誤后簽字接收。3.圖文管理部門(mén)將歸檔資料按照類(lèi)別和項(xiàng)目進(jìn)行存放，并更新檔案索引。（三）銷(xiāo)毀規(guī)定1.對(duì)于超過(guò)保管期限且無(wú)保存價(jià)值的圖文資料，由圖文管理部門(mén)提出銷(xiāo)毀申請(qǐng)，填寫(xiě)《圖文資料銷(xiāo)毀申請(qǐng)表》。2.經(jīng)分管副院長(zhǎng)批準(zhǔn)后，由專(zhuān)人負(fù)責(zé)銷(xiāo)毀工作，并做好銷(xiāo)毀記錄。3.銷(xiāo)毀記錄應(yīng)包括銷(xiāo)毀日期、資料名稱(chēng)、數(shù)量、銷(xiāo)毀方式等信息，保存期限不少于[X]年。七、數(shù)字化管理（一）數(shù)字化目標(biāo)1.建立設(shè)計(jì)院圖文資料數(shù)字化管理系統(tǒng)，實(shí)現(xiàn)圖文資料的電子化存儲(chǔ)、檢索和共享。2.提高圖文資料的管理效率和利用價(jià)值，減少紙質(zhì)資料的存儲(chǔ)空間和管理成本。（二）數(shù)字化流程1.掃描：對(duì)紙質(zhì)圖文資料進(jìn)行掃描，確保掃描圖像清晰、完整，分辨率符合要求。2.圖像處理：對(duì)掃描圖像進(jìn)行去噪、糾偏、裁剪等處理，提高圖像質(zhì)量。3.數(shù)據(jù)錄入：對(duì)圖像文件進(jìn)行命名、標(biāo)注和索引錄入，建立電子檔案數(shù)據(jù)庫(kù)。4.審核：對(duì)數(shù)字化后的圖文資料進(jìn)行審核，確保數(shù)據(jù)的準(zhǔn)確性和完整性。5.存儲(chǔ)：將審核通過(guò)的數(shù)字化圖文資料存儲(chǔ)在服務(wù)器或磁盤(pán)陣列中，并建立備份機(jī)制。（三）數(shù)字化管理要求1.數(shù)字化管理系統(tǒng)應(yīng)具備完善的權(quán)限管理功能，確保不同人員對(duì)圖文資料具有不同的訪問(wèn)權(quán)限。2.定期對(duì)數(shù)字化圖文資料進(jìn)行備份，防止數(shù)據(jù)丟失。3.加強(qiáng)對(duì)數(shù)字化管理系統(tǒng)的維護(hù)和更新，確保系統(tǒng)的正常運(yùn)行。八、保密管理（一）保密范圍1.涉及國(guó)家機(jī)密、商業(yè)秘密和技術(shù)秘密的圖文資料。2.未經(jīng)公開(kāi)的設(shè)計(jì)方案、技術(shù)成果和項(xiàng)目信息等。（二）保密措施1.對(duì)涉及保密的圖文資料進(jìn)行標(biāo)識(shí)，明確保密級(jí)別和保密期限。2.嚴(yán)格控制保密圖文資料的訪問(wèn)權(quán)限，僅限授權(quán)人員使用。3.在存儲(chǔ)和傳輸保密圖文資料時(shí)，采取加密等安全措施，防止信息泄露。4.加強(qiáng)對(duì)員工的保密教育，提高保密意識(shí)，簽訂保密協(xié)議。（