專用軟件使用管理辦法一、總則（一）目的為了規(guī)范公司專用軟件的使用，確保軟件使用的安全性、合規(guī)性和有效性，提高工作效率，保護公司的知識產(chǎn)權(quán)和信息安全，特制定本管理辦法。（二）適用范圍本辦法適用于公司內(nèi)所有使用專用軟件的部門和員工。專用軟件是指公司為特定業(yè)務需求而購買、開發(fā)或獲得授權(quán)使用的各類軟件。（三）基本原則1.合法合規(guī)原則：軟件的使用必須符合國家法律法規(guī)以及相關(guān)行業(yè)標準，不得從事任何違法違規(guī)的軟件使用行為。2.授權(quán)使用原則：所有專用軟件的使用必須獲得合法有效的授權(quán)，嚴禁未經(jīng)授權(quán)的使用。3.安全保密原則：在軟件使用過程中，要采取必要的安全措施，保護公司的商業(yè)秘密、業(yè)務數(shù)據(jù)等信息安全，防止信息泄露。4.合理使用原則：員工應按照軟件的功能和公司業(yè)務需求合理使用軟件，不得進行與工作無關(guān)的操作，確保軟件資源的有效利用。二、軟件采購與授權(quán)管理（一）采購流程1.需求提出：各部門根據(jù)業(yè)務需求，填寫《專用軟件采購申請表》，詳細說明軟件的功能要求、使用范圍、預計使用期限等內(nèi)容，并提交至公司信息技術(shù)部門。2.技術(shù)評估：信息技術(shù)部門對采購申請進行技術(shù)評估，審核軟件的適用性、兼容性、安全性等方面，確保其符合公司的技術(shù)架構(gòu)和業(yè)務需求。3.選型與采購：根據(jù)技術(shù)評估結(jié)果，信息技術(shù)部門會同相關(guān)部門進行軟件選型，選擇合適的軟件產(chǎn)品和供應商。采購部門按照公司采購管理制度進行采購談判和合同簽訂。4.驗收：軟件到貨后，由信息技術(shù)部門組織相關(guān)人員進行驗收。驗收內(nèi)容包括軟件功能、性能、數(shù)量、質(zhì)量等方面，確保軟件符合采購合同要求。驗收合格后，填寫《專用軟件驗收報告》。（二）授權(quán)管理1.授權(quán)獲取：采購人員在簽訂軟件采購合同時，應明確軟件的授權(quán)方式、授權(quán)期限、使用范圍等條款。對于需要許可證密鑰或激活碼的軟件，要確保及時獲取并妥善保管。2.授權(quán)登記：信息技術(shù)部門負責建立《專用軟件授權(quán)臺賬》，詳細記錄軟件名稱、版本號、授權(quán)方式、授權(quán)期限、使用人員等信息。3.授權(quán)變更與續(xù)期：如因業(yè)務需求變化需要變更軟件授權(quán)內(nèi)容，或授權(quán)即將到期需要續(xù)期，相關(guān)部門應提前向信息技術(shù)部門提出申請，經(jīng)審批后辦理相應手續(xù)，并更新《專用軟件授權(quán)臺賬》。三、軟件安裝與配置管理（一）安裝要求1.指定安裝地點：專用軟件應安裝在公司指定的服務器或終端設(shè)備上，不得擅自安裝在其他非授權(quán)的設(shè)備上。2.遵循安裝指南：安裝軟件時，必須嚴格按照軟件供應商提供的安裝指南和操作手冊進行操作，確保軟件安裝正確、完整。3.安裝前檢查：在安裝軟件前，應對安裝環(huán)境進行檢查，確保服務器或終端設(shè)備具備軟件運行所需的硬件條件、操作系統(tǒng)版本、網(wǎng)絡(luò)環(huán)境等。（二）配置管理1.初始配置：信息技術(shù)部門負責對新安裝的專用軟件進行初始配置，根據(jù)公司業(yè)務需求設(shè)置軟件的參數(shù)、用戶權(quán)限、數(shù)據(jù)接口等，確保軟件能夠正常運行。2.配置變更：如因業(yè)務發(fā)展需要對軟件配置進行變更，使用部門應填寫《專用軟件配置變更申請表》，說明變更的原因、內(nèi)容和影響范圍，經(jīng)信息技術(shù)部門審核和相關(guān)領(lǐng)導審批后，由信息技術(shù)人員進行配置變更操作，并做好記錄。四、軟件使用規(guī)范（一）使用權(quán)限1.按崗授權(quán)：根據(jù)員工的工作職責和業(yè)務需求，信息技術(shù)部門為員工分配相應的專用軟件使用權(quán)限。員工只能在授權(quán)范圍內(nèi)使用軟件，不得越權(quán)操作。2.權(quán)限變更：員工崗位發(fā)生變動時，信息技術(shù)部門應及時調(diào)整其軟件使用權(quán)限，確保權(quán)限與崗位職責相符。（二）使用行為規(guī)范1.嚴禁私自復制：未經(jīng)授權(quán)，員工不得私自復制專用軟件，不得將軟件提供給外部單位或個人使用。2.規(guī)范操作流程：員工應按照軟件的操作手冊和公司制定的操作流程使用軟件，避免因誤操作導致軟件故障或數(shù)據(jù)丟失。3.數(shù)據(jù)備份與恢復：使用部門應定期對軟件中的重要數(shù)據(jù)進行備份，并妥善保存?zhèn)浞輸?shù)據(jù)。如遇軟件故障或數(shù)據(jù)丟失，應及時按照備份恢復流程進行數(shù)據(jù)恢復操作。4.不得惡意破壞：員工不得故意對專用軟件進行惡意破壞、篡改或干擾其正常運行，不得利用軟件漏洞進行非法活動。（三）軟件更新與升級1.及時更新：信息技術(shù)部門應關(guān)注軟件供應商發(fā)布的軟件更新信息，及時評估更新內(nèi)容對公司業(yè)務的影響。對于必要的軟件更新，應在測試通過后及時組織員工進行安裝。2.記錄更新情況：每次軟件更新后，信息技術(shù)部門應記錄更新的時間、內(nèi)容、影響等信息，以便后續(xù)查詢和追溯。五、軟件安全管理（一）網(wǎng)絡(luò)安全1.防火墻設(shè)置：在公司網(wǎng)絡(luò)邊界部署防火墻，對專用軟件的網(wǎng)絡(luò)訪問進行控制，防止外部非法網(wǎng)絡(luò)訪問。2.入侵檢測與防范：安裝入侵檢測系統(tǒng)（IDS）或入侵防范系統(tǒng)（IPS），實時監(jiān)測和防范網(wǎng)絡(luò)攻擊，確保專用軟件的網(wǎng)絡(luò)安全。3.數(shù)據(jù)傳輸加密：對于涉及敏感數(shù)據(jù)傳輸?shù)膶Ｓ密浖?，應采用加密技術(shù)進行數(shù)據(jù)傳輸加密，防止數(shù)據(jù)在傳輸過程中被竊取或篡改。（二）數(shù)據(jù)安全1.訪問控制：根據(jù)員工的軟件使用權(quán)限，設(shè)置不同的數(shù)據(jù)訪問級別，確保只有授權(quán)人員能夠訪問和操作相關(guān)數(shù)據(jù)。2.數(shù)據(jù)加密存儲：對專用軟件中的重要數(shù)據(jù)進行加密存儲，防止數(shù)據(jù)在存儲過程中被非法獲取。3.數(shù)據(jù)備份與恢復：除定期進行數(shù)據(jù)備份外，還應制定數(shù)據(jù)恢復計劃，并進行演練，確保在數(shù)據(jù)丟失或損壞時能夠快速恢復數(shù)據(jù)。（三）安全審計1.審計系統(tǒng)建設(shè)：建立軟件使用安全審計系統(tǒng)，對專用軟件的使用操作、系統(tǒng)日志等進行審計記錄。2.審計頻率與內(nèi)容：定期對審計數(shù)據(jù)進行分析，審計內(nèi)容包括軟件登錄時間、操作內(nèi)容、數(shù)據(jù)訪問情況等，及時發(fā)現(xiàn)和處理異常操作行為。六、軟件維護與支持管理（一）維護責任1.供應商維護：對于由軟件供應商提供維護服務的專用軟件，信息技術(shù)部門應與供應商保持密切溝通，及時反饋軟件運行過程中出現(xiàn)的問題，督促供應商按照合同約定提供維護服務。2.內(nèi)部維護：對于部分需要公司內(nèi)部技術(shù)人員進行維護的軟件，信息技術(shù)部門應安排專人負責，定期對軟件進行檢查、維護和優(yōu)化，確保軟件的穩(wěn)定運行。（二）故障處理1.故障報告：員工在使用專用軟件過程中發(fā)現(xiàn)軟件故障或異常情況時，應及時向信息技術(shù)部門報告，詳細描述故障現(xiàn)象、出現(xiàn)時間、影響范圍等信息。2.故障診斷與排除：信息技術(shù)部門接到故障報告后，應及時組織技術(shù)人員進行故障診斷和排除。對于復雜故障，應及時與軟件供應商溝通，尋求技術(shù)支持。3.故障記錄與分析：對每次軟件故障進行詳細記錄，包括故障發(fā)生時間、現(xiàn)象、原因、處理過程和結(jié)果等。定期對故障記錄進行分析總結(jié)，找出故障發(fā)生的規(guī)律和原因，采取相應的預防措施，減少故障發(fā)生次數(shù)。（三）技術(shù)支持1.培訓支持：信息技術(shù)部門應定期組織專用軟件使用培訓，幫助員工熟悉軟件的功能和操作方法，提高員工的軟件使用技能。培訓內(nèi)容包括軟件基礎(chǔ)知識、操作流程、常見問題解決等。2.在線支持：建立專用軟件在線支持平臺，員工可以通過該平臺查詢軟件使用手冊、常見問題解答等資料，也可以提交軟件使用過程中遇到的問題，獲取技術(shù)支持人員的及時回復。七、監(jiān)督與檢查（一）監(jiān)督機制1.定期檢查：公司信息技術(shù)部門定期對各部門專用軟件的使用情況進行檢查，檢查內(nèi)容包括軟件安裝配置、使用權(quán)限、操作規(guī)范、安全管理等方面。2.不定期抽查：信息技術(shù)部門不定期對部分部門的專用軟件使用情況進行抽查，及時發(fā)現(xiàn)和糾正不規(guī)范的使用行為。（二）違規(guī)處理1.警告與整改：對于檢查中發(fā)現(xiàn)的軟件使用違規(guī)行為，信息技術(shù)部門應及時發(fā)出《軟件使用違規(guī)警告通知書》，責令相關(guān)部門或員工限期整改。2.處罰措施：對于拒不整改或多次違規(guī)的部門或員工，公司將視情節(jié)輕重給予相應的處罰措施，包括但不限于扣發(fā)績效獎金