行政總務(wù)后勤管理辦法一、總則（一）目的為加強(qiáng)公司行政總務(wù)后勤管理，規(guī)范各項(xiàng)工作流程，提高工作效率，確保公司各項(xiàng)工作的順利開(kāi)展，特制定本管理辦法。（二）適用范圍本辦法適用于公司總部及各分支機(jī)構(gòu)的行政總務(wù)后勤管理工作。（三）管理原則1.服務(wù)至上原則：以滿(mǎn)足公司各部門(mén)及員工的需求為出發(fā)點(diǎn)，提供優(yōu)質(zhì)、高效的服務(wù)。2.規(guī)范管理原則：建立健全各項(xiàng)管理制度和流程，確保工作的規(guī)范化、標(biāo)準(zhǔn)化。3.勤儉節(jié)約原則：合理利用資源，降低成本，杜絕浪費(fèi)。4.安全第一原則：加強(qiáng)安全管理，確保公司人員和財(cái)產(chǎn)的安全。二、行政管理（一）辦公環(huán)境管理1.辦公區(qū)域規(guī)劃根據(jù)公司組織架構(gòu)和業(yè)務(wù)需求，合理規(guī)劃辦公區(qū)域，確保各部門(mén)工作銜接順暢。明確各區(qū)域功能，如辦公區(qū)、會(huì)議室、接待區(qū)、休息區(qū)等，并設(shè)置明顯標(biāo)識(shí)。2.辦公設(shè)施配備為員工配備必要的辦公桌椅、電腦、打印機(jī)、文件柜等辦公設(shè)備，并定期進(jìn)行檢查和維護(hù)，確保正常使用。根據(jù)工作需要，合理配置會(huì)議室設(shè)備，如投影儀、音響、麥克風(fēng)等，保證會(huì)議順利進(jìn)行。3.環(huán)境衛(wèi)生管理制定辦公區(qū)域衛(wèi)生管理制度，明確清潔標(biāo)準(zhǔn)和頻次。安排專(zhuān)人負(fù)責(zé)辦公區(qū)域的日常清潔工作，包括地面清掃、桌面擦拭、垃圾清理等，保持辦公環(huán)境整潔。定期對(duì)辦公區(qū)域進(jìn)行消毒，預(yù)防疾病傳播。（二）文件與檔案管理1.文件管理建立文件管理制度，規(guī)范文件的起草、審核、審批、印發(fā)、歸檔等流程。明確文件分類(lèi)標(biāo)準(zhǔn)，如按部門(mén)、按性質(zhì)、按時(shí)間等進(jìn)行分類(lèi)，便于查找和管理。設(shè)立專(zhuān)門(mén)的文件管理崗位或指定專(zhuān)人負(fù)責(zé)文件管理工作，確保文件的安全和保密。2.檔案管理制定檔案管理制度，明確檔案的收集、整理、歸檔、保管、查閱等要求。對(duì)公司各類(lèi)檔案進(jìn)行分類(lèi)整理，包括人事檔案、財(cái)務(wù)檔案、業(yè)務(wù)檔案、行政檔案等，建立檔案目錄和索引。按照檔案保管期限的要求，妥善保管檔案，確保檔案的完整性和安全性。未經(jīng)批準(zhǔn)，任何人不得擅自查閱、借閱、銷(xiāo)毀檔案。（三）印章與證照管理1.印章管理公司印章分為公章、財(cái)務(wù)專(zhuān)用章、合同專(zhuān)用章、法人章等，明確各類(lèi)印章的使用范圍和審批流程。設(shè)立印章保管專(zhuān)柜，指定專(zhuān)人負(fù)責(zé)印章保管，嚴(yán)格執(zhí)行印章使用登記制度，記錄印章使用時(shí)間、用途、使用人等信息。印章使用必須經(jīng)過(guò)審批，審批人應(yīng)在《印章使用申請(qǐng)表》上簽字確認(rèn)，嚴(yán)禁印章管理人員擅自使用印章。2.證照管理公司各類(lèi)證照包括營(yíng)業(yè)執(zhí)照、組織機(jī)構(gòu)代碼證、稅務(wù)登記證、資質(zhì)證書(shū)等，指定專(zhuān)人負(fù)責(zé)證照的保管和年檢工作。建立證照使用登記制度，記錄證照使用時(shí)間、用途、歸還時(shí)間等信息。證照外借必須經(jīng)過(guò)審批，并在規(guī)定時(shí)間內(nèi)歸還。定期對(duì)證照進(jìn)行檢查和維護(hù)，確保證照的有效性和合法性。（四）會(huì)議與活動(dòng)管理1.會(huì)議管理制定會(huì)議管理制度，明確會(huì)議的分類(lèi)、組織流程、參會(huì)人員等要求。會(huì)議分為公司例會(huì)、部門(mén)會(huì)議、專(zhuān)題會(huì)議等，根據(jù)會(huì)議性質(zhì)和需求確定會(huì)議時(shí)間、地點(diǎn)、參會(huì)人員范圍等。會(huì)議組織者應(yīng)提前做好會(huì)議通知、資料準(zhǔn)備、場(chǎng)地布置等工作，確保會(huì)議順利進(jìn)行。會(huì)議結(jié)束后，及時(shí)整理會(huì)議紀(jì)要，并按規(guī)定進(jìn)行分發(fā)和存檔。2.活動(dòng)管理公司組織的各類(lèi)活動(dòng)，如團(tuán)建活動(dòng)、培訓(xùn)活動(dòng)、慶典活動(dòng)等，應(yīng)提前制定活動(dòng)方案，明確活動(dòng)目的、內(nèi)容、時(shí)間、地點(diǎn)、參與人員等?；顒?dòng)組織者負(fù)責(zé)活動(dòng)的組織實(shí)施，包括場(chǎng)地租賃、物資采購(gòu)、餐飲安排、安全保障等工作，確保活動(dòng)的順利開(kāi)展和參與人員的安全。活動(dòng)結(jié)束后，及時(shí)對(duì)活動(dòng)進(jìn)行總結(jié)和評(píng)估，收集參與人員的反饋意見(jiàn)，為今后活動(dòng)的開(kāi)展提供參考。三、總務(wù)管理（一）辦公用品管理1.辦公用品采購(gòu)根據(jù)公司實(shí)際需求，制定辦公用品采購(gòu)計(jì)劃，明確采購(gòu)種類(lèi)、數(shù)量、預(yù)算等。選擇合格的供應(yīng)商，建立供應(yīng)商檔案，定期對(duì)供應(yīng)商進(jìn)行評(píng)估和管理。采購(gòu)人員應(yīng)按照采購(gòu)流程進(jìn)行采購(gòu)，確保采購(gòu)物品的質(zhì)量和價(jià)格合理。采購(gòu)?fù)瓿珊?，及時(shí)辦理入庫(kù)手續(xù)。2.辦公用品發(fā)放設(shè)立辦公用品發(fā)放臺(tái)賬，記錄辦公用品的發(fā)放時(shí)間、種類(lèi)、數(shù)量、領(lǐng)取人等信息。員工根據(jù)工作需要，填寫(xiě)《辦公用品領(lǐng)用申請(qǐng)表》，經(jīng)部門(mén)負(fù)責(zé)人審批后到辦公用品管理部門(mén)領(lǐng)取。辦公用品管理部門(mén)應(yīng)定期對(duì)辦公用品的使用情況進(jìn)行統(tǒng)計(jì)和分析，根據(jù)實(shí)際需求調(diào)整采購(gòu)計(jì)劃。（二）車(chē)輛管理1.車(chē)輛配置與調(diào)度根據(jù)公司業(yè)務(wù)需求，合理配置車(chē)輛，包括公務(wù)用車(chē)、通勤車(chē)等。建立車(chē)輛調(diào)度管理制度，明確車(chē)輛調(diào)度原則、流程和審批權(quán)限。車(chē)輛調(diào)度人員應(yīng)根據(jù)工作需要，合理安排車(chē)輛使用，提高車(chē)輛使用效率。車(chē)輛使用人應(yīng)提前預(yù)約車(chē)輛，填寫(xiě)《車(chē)輛使用申請(qǐng)表》，經(jīng)審批后使用車(chē)輛。2.車(chē)輛維護(hù)與保養(yǎng)制定車(chē)輛維護(hù)保養(yǎng)計(jì)劃，定期對(duì)車(chē)輛進(jìn)行維護(hù)保養(yǎng)，確保車(chē)輛性能良好。設(shè)立車(chē)輛維修檔案，記錄車(chē)輛維修時(shí)間、故障原因、維修項(xiàng)目、維修費(fèi)用等信息。車(chē)輛維修應(yīng)選擇正規(guī)的維修廠家，維修費(fèi)用應(yīng)嚴(yán)格按照公司規(guī)定進(jìn)行審核和報(bào)銷(xiāo)。（三）食堂管理1.食堂規(guī)劃與建設(shè)根據(jù)公司員工人數(shù)和就餐需求，合理規(guī)劃食堂布局，包括餐廳、廚房、儲(chǔ)物間等區(qū)域。食堂建設(shè)應(yīng)符合食品安全衛(wèi)生標(biāo)準(zhǔn)，配備必要的餐飲設(shè)備和設(shè)施，如爐灶、蒸箱、冰箱、消毒柜等。2.食堂運(yùn)營(yíng)管理選擇有資質(zhì)的餐飲服務(wù)供應(yīng)商，簽訂食堂承包合同，明確雙方權(quán)利和義務(wù)。食堂應(yīng)制定合理的菜譜，保證飯菜質(zhì)量和營(yíng)養(yǎng)搭配，滿(mǎn)足員工不同口味需求。加強(qiáng)食堂食品安全管理，嚴(yán)格執(zhí)行食品采購(gòu)、儲(chǔ)存、加工、銷(xiāo)售等環(huán)節(jié)的衛(wèi)生標(biāo)準(zhǔn)，確保食品安全。定期收集員工對(duì)食堂飯菜質(zhì)量、服務(wù)水平等方面的意見(jiàn)和建議，及時(shí)進(jìn)行改進(jìn)。（四）宿舍管理1.宿舍規(guī)劃與分配根據(jù)公司員工住宿需求，合理規(guī)劃宿舍區(qū)域，包括宿舍房間、公共衛(wèi)生間、洗衣房等設(shè)施。制定宿舍分配原則，按照員工崗位、工作地點(diǎn)、住宿人數(shù)等因素進(jìn)行分配。員工入住宿舍時(shí)，應(yīng)簽訂《宿舍入住協(xié)議》，明確雙方權(quán)利和義務(wù)。2.宿舍安全與衛(wèi)生管理加強(qiáng)宿舍安全管理，制定宿舍安全管理制度，明確安全注意事項(xiàng)，如禁止私拉亂接電線(xiàn)、禁止使用大功率電器等。定期對(duì)宿舍進(jìn)行安全檢查，消除安全隱患。制定宿舍衛(wèi)生管理制度，明確清潔標(biāo)準(zhǔn)和頻次。安排專(zhuān)人負(fù)責(zé)宿舍公共區(qū)域的清潔工作，員工應(yīng)保持宿舍內(nèi)整潔衛(wèi)生。四、后勤管理（一）水電管理1.水電設(shè)施維護(hù)建立水電設(shè)施維護(hù)管理制度，定期對(duì)公司水電設(shè)施進(jìn)行檢查和維護(hù)，確保設(shè)施正常運(yùn)行。水電設(shè)施維修人員應(yīng)具備專(zhuān)業(yè)技能，能夠及時(shí)處理水電設(shè)施故障，保障公司正常用水用電。2.水電節(jié)約管理加強(qiáng)員工水電節(jié)約意識(shí)教育，倡導(dǎo)節(jié)約用水用電，杜絕浪費(fèi)現(xiàn)象。制定水電消耗定額標(biāo)準(zhǔn)，對(duì)各部門(mén)水電消耗情況進(jìn)行統(tǒng)計(jì)和分析，對(duì)超出定額標(biāo)準(zhǔn)的部門(mén)進(jìn)行考核。采取節(jié)能措施，如更換節(jié)能燈具、優(yōu)化空調(diào)運(yùn)行模式等，降低水電消耗成本。（二）物業(yè)管理1.物業(yè)服務(wù)合同簽訂選擇專(zhuān)業(yè)的物業(yè)管理公司，簽訂物業(yè)服務(wù)合同，明確物業(yè)服務(wù)內(nèi)容、標(biāo)準(zhǔn)、費(fèi)用等條款。物業(yè)服務(wù)合同應(yīng)包括物業(yè)共用部位的維修、養(yǎng)護(hù)和管理，物業(yè)共用設(shè)施設(shè)備的運(yùn)行、維修、養(yǎng)護(hù)和管理，環(huán)境衛(wèi)生管理，綠化養(yǎng)護(hù)管理，安全防范管理等內(nèi)容。2.物業(yè)服務(wù)監(jiān)督與考核建立物業(yè)服務(wù)監(jiān)督考核機(jī)制，定期對(duì)物業(yè)管理公司的服務(wù)質(zhì)量進(jìn)行檢查和評(píng)估。物業(yè)管理公司應(yīng)按照合同約定提供優(yōu)質(zhì)的物業(yè)服務(wù)，如發(fā)現(xiàn)服務(wù)質(zhì)量不達(dá)標(biāo)，應(yīng)及時(shí)要求其整改。對(duì)整改不力的物業(yè)管理公司，可根據(jù)合同約定進(jìn)行處罰或解除合同。（三）消防與安全管理1.消防安全管理建立消防安全管理制度，明確消防安全責(zé)任，制定消防安全操作規(guī)程。按照消防法規(guī)要求，配備必要的消防設(shè)施和器材，如滅火器、消火栓、自動(dòng)噴水滅火系統(tǒng)等，并定期進(jìn)行檢查和維護(hù)，確保設(shè)施完好有效。組織員工進(jìn)行消防安全培訓(xùn)和演練，提高員工的消防安全意識(shí)和應(yīng)急處置能力。定期對(duì)公司辦公區(qū)域、生產(chǎn)車(chē)間、倉(cāng)庫(kù)等場(chǎng)所進(jìn)行消防安全檢查，及時(shí)消除火災(zāi)隱患。2.安全保衛(wèi)管理制定安全保衛(wèi)制度，加強(qiáng)公司安全保衛(wèi)工作，確保公司人員和財(cái)產(chǎn)的安全。設(shè)