中央外貿訂單管理辦法一、總則（一）目的為加強中央外貿訂單的管理，規(guī)范訂單操作流程，提高訂單執(zhí)行效率，確保訂單按時、按質、按量完成，保障公司的經濟利益和業(yè)務穩(wěn)定發(fā)展，特制定本辦法。（二）適用范圍本辦法適用于公司承接的所有中央外貿訂單的管理，包括訂單的接收、評審、執(zhí)行、監(jiān)控及結算等全過程。（三）基本原則1.依法合規(guī)原則嚴格遵守國家法律法規(guī)、外貿政策以及行業(yè)標準，確保訂單操作合法合規(guī)。2.質量至上原則始終將產品質量放在首位，滿足客戶對產品質量的要求，樹立良好的企業(yè)形象。3.效率優(yōu)先原則優(yōu)化訂單管理流程，提高工作效率，縮短訂單周期，降低運營成本。4.責任明確原則明確各部門及人員在訂單管理中的職責，做到責任到人，確保各項工作有序開展。二、訂單接收（一）信息獲取1.市場部門應密切關注中央外貿訂單信息動態(tài)，通過多種渠道，如政府發(fā)布平臺、行業(yè)展會、合作客戶推薦等，及時獲取訂單相關信息。2.對于獲取的訂單信息，市場部門應詳細記錄訂單的基本情況，包括訂單編號、客戶名稱、產品名稱、規(guī)格型號、數量、交貨時間、交貨地點、質量要求、價格條款等。（二）初步評估1.市場部門在獲取訂單信息后，應立即組織相關人員對訂單進行初步評估。評估內容包括訂單的可行性、客戶信譽、市場前景、利潤空間等。2.根據初步評估結果，市場部門應填寫《中央外貿訂單初步評估表》，提出是否承接訂單的建議，并提交給公司管理層審批。（三）訂單接收確認1.若公司管理層批準承接訂單，市場部門應及時與客戶溝通，確認訂單細節(jié)，并簽訂正式的訂單合同。訂單合同應明確雙方的權利和義務，包括產品規(guī)格、數量、價格、交貨時間、質量標準、付款方式等條款。2.訂單合同簽訂后，市場部門應將訂單合同副本及時分發(fā)給相關部門，如生產部門、采購部門、質量部門等，以便各部門做好訂單執(zhí)行準備工作。三、訂單評審（一）評審組織1.訂單評審由公司總經理或其授權的負責人主持，相關部門負責人及專業(yè)人員參加，包括市場部門、生產部門、采購部門、質量部門、技術部門等。2.評審組應根據訂單要求和公司實際情況，對訂單的可行性、風險、成本、質量等方面進行全面評估。（二）評審內容1.生產能力評審生產部門應評估訂單產品的生產工藝、生產設備、生產人員等是否滿足訂單要求，是否有足夠的生產能力按時完成訂單生產任務。2.采購能力評審采購部門應評估訂單所需原材料、零部件等的采購渠道是否暢通，采購周期是否滿足訂單交貨時間要求，采購成本是否可控。3.質量保證評審質量部門應制定訂單產品的質量控制計劃，明確質量檢驗標準和檢驗流程，確保產品質量符合客戶要求。4.技術能力評審技術部門應評估訂單產品的技術要求是否明確，公司是否具備相應的技術研發(fā)能力和技術支持能力，能否解決生產過程中的技術問題。5.成本效益評審財務部門應會同相關部門對訂單的成本進行核算，包括原材料成本、生產成本、運輸成本、管理成本等，評估訂單的利潤空間和經濟效益。（三）評審結果處理1.評審組應根據評審情況填寫《中央外貿訂單評審表》，提出評審意見和建議。2.若評審通過，各部門應按照評審意見和訂單要求，制定詳細的訂單執(zhí)行計劃，并組織實施。3.若評審不通過，市場部門應及時與客戶溝通，說明情況，協商解決方案。如無法協商一致，應根據公司利益決定是否放棄訂單。四、訂單執(zhí)行（一）生產計劃制定1.生產部門根據訂單要求和評審意見，制定詳細的生產計劃，明確產品生產進度安排、各工序作業(yè)時間、人員配備、設備需求等。2.生產計劃應合理安排生產任務，確保訂單按時完成。同時，應考慮生產過程中的可能出現的問題，如設備故障、人員變動等，制定相應的應急預案。（二）采購管理1.采購部門根據生產計劃，及時采購訂單所需的原材料、零部件等物資。采購過程中應嚴格按照公司采購管理制度，選擇合格的供應商，確保物資質量和供應及時性。2.采購部門應與供應商簽訂采購合同，明確物資規(guī)格、數量、價格、交貨時間、質量標準等條款，并跟蹤供應商的交貨情況，確保物資按時到貨。（三）生產組織與實施1.生產部門按照生產計劃組織生產，合理安排生產人員和設備，確保生產過程的順利進行。2.在生產過程中，生產部門應加強現場管理，嚴格執(zhí)行生產工藝標準，確保產品質量。同時，應做好生產記錄，及時反饋生產過程中的問題和異常情況。（四）質量控制1.質量部門按照質量控制計劃，對訂單產品進行全過程質量檢驗。檢驗內容包括原材料檢驗、半成品檢驗、成品檢驗等，確保產品質量符合客戶要求和相關標準。2.質量部門應加強對生產過程的質量監(jiān)督，及時發(fā)現和糾正質量問題。對于不合格產品，應按照公司不合格品管理制度進行處理，嚴禁不合格產品流入市場。（五）物流配送1.根據訂單交貨時間和交貨地點，物流部門負責安排產品的運輸和配送。運輸過程中應采取必要的防護措施，確保產品安全無損。2.物流部門應及時與客戶溝通，告知產品運輸情況和預計到達時間，確?？蛻艏皶r了解訂單執(zhí)行進度。五、訂單監(jiān)控（一）進度監(jiān)控1.建立訂單進度跟蹤機制，市場部門定期與客戶溝通，了解客戶對訂單進度的要求和意見，并及時反饋給相關部門。2.生產部門、采購部門、物流部門等應按照訂單執(zhí)行計劃，定期匯報訂單執(zhí)行進度，及時解決訂單執(zhí)行過程中出現的問題。3.公司管理層應定期召開訂單執(zhí)行協調會，對訂單執(zhí)行情況進行檢查和分析，協調各部門之間的工作，確保訂單按時完成。（二）質量監(jiān)控1.質量部門加強對訂單產品質量的日常監(jiān)控，定期對產品質量進行抽檢，確保產品質量穩(wěn)定。2.對于客戶反饋的質量問題，質量部門應及時組織調查和分析，采取有效的糾正措施，防止問題再次發(fā)生。同時，應將質量問題處理情況及時反饋給客戶。（三）成本監(jiān)控1.財務部門會同相關部門對訂單成本進行監(jiān)控，定期核算訂單成本，分析成本變動原因，采取有效措施控制成本。2.在訂單執(zhí)行過程中，如發(fā)現成本超支情況，應及時查明原因，采取相應的措施進行調整，確保訂單利潤目標的實現。六、訂單結算（一）結算依據1.訂單結算以訂單合同約定的價格、數量、質量標準等為依據。2.客戶應按照訂單合同約定的付款方式和時間支付貨款。公司應在訂單產品交付并經客戶驗收合格后，及時辦理結算手續(xù)。（二）結算流程1.銷售部門負責與客戶核對訂單執(zhí)行情況，確認產品交付數量、質量等符合訂單要求后，填寫《中央外貿訂單結算申請表》，提交給財務部門。2.財務部門對《中央外貿訂單結算申請表》進行審核，核對訂單合同、發(fā)貨憑證、驗收報告等相關資料，確認無誤后辦理結算手續(xù)。3.財務部門根據訂單合同約定的付款方式，開具發(fā)票給客戶，并及時收回貨款。對于逾期未付款的客戶，應按照合同約定追究其違約責任。七、風險管理（一）風險識別1.各部門在訂單管理過程中，應密切關注可能出現的風險因素，如市場風險、信用風險、質量風險、生產風險、運輸風險等。2.定期組織風險評估會議，對訂單管理過程中的風險進行識別和分析，評估風險發(fā)生的可能性和影響程度。（二）風險應對1.根據風險評估結果，制定相應的風險應對措施。對于市場風險，應加強市場調研和分析，及時調整營銷策略；對于信用風險，應加強客戶信用管理，嚴格控制賒銷額度；對于質量風險，應加強質量控制，提高產品質量；對于生產風險，應優(yōu)化生產計劃，加強設備維護和人員培訓；對于運輸風險，應選擇可靠的物流合作伙伴，購買必要的運輸保險等。2.建立風險預警機制，及時發(fā)現風險隱患，并采取有效措施進行防范和控制，確保訂單管理工作的順利進行。八、信息管理（一）訂單信息收集1.各部門應及時收集和整理訂單管理過程中的各類信息，包括訂單合同、生產計劃、采購訂單、質量檢驗報告、物流運輸記錄等。2.訂單信息應真實、準確、完整，并按照公司檔案管理制度進行歸檔保存。（二）信息共享與溝通1.建立訂單信息共享平臺，各部門可以通過平臺及時獲取訂單相關信息，實現信息的實時共享和溝通。2.定期召開訂單管理工作會議，