行程單發(fā)票管理辦法一、總則（一）目的為加強(qiáng)公司行程單發(fā)票的管理，規(guī)范行程單發(fā)票的開(kāi)具、使用、保管及核銷(xiāo)等流程，確保公司財(cái)務(wù)信息的準(zhǔn)確、完整，維護(hù)公司合法權(quán)益，根據(jù)國(guó)家相關(guān)法律法規(guī)及行業(yè)標(biāo)準(zhǔn)，結(jié)合本公司實(shí)際情況，制定本辦法。（二）適用范圍本辦法適用于公司內(nèi)涉及行程單發(fā)票管理的所有部門(mén)和人員，包括但不限于銷(xiāo)售部門(mén)、市場(chǎng)部門(mén)、行政部門(mén)、財(cái)務(wù)部門(mén)等。（三）基本原則1.合法性原則：行程單發(fā)票的管理必須嚴(yán)格遵守國(guó)家法律法規(guī)和稅收政策，確保公司行為合法合規(guī)。2.準(zhǔn)確性原則：行程單發(fā)票的開(kāi)具、信息記錄等應(yīng)準(zhǔn)確無(wú)誤，保證財(cái)務(wù)數(shù)據(jù)的真實(shí)性和可靠性。3.完整性原則：涵蓋行程單發(fā)票管理的各個(gè)環(huán)節(jié)，從申請(qǐng)、開(kāi)具到核銷(xiāo)，確保流程完整、無(wú)遺漏。4.及時(shí)性原則：各項(xiàng)操作應(yīng)在規(guī)定時(shí)間內(nèi)完成，避免因延誤導(dǎo)致的財(cái)務(wù)風(fēng)險(xiǎn)和管理混亂。二、行程單發(fā)票的定義與種類(lèi)（一）定義行程單發(fā)票是指與公司業(yè)務(wù)出行相關(guān)的，用于證明行程費(fèi)用支出，并可作為報(bào)銷(xiāo)憑證的票據(jù)。（二）種類(lèi)1.航空運(yùn)輸電子客票行程單：由國(guó)家稅務(wù)總局監(jiān)制，與民航總局聯(lián)合發(fā)文批準(zhǔn)的記錄電子客行程、運(yùn)價(jià)信息的單據(jù)，用作旅客報(bào)銷(xiāo)憑證。2.火車(chē)票：包括紙質(zhì)車(chē)票及電子客票報(bào)銷(xiāo)憑證，用于證明鐵路旅客運(yùn)輸行程及費(fèi)用。3.其他交通票據(jù)：如長(zhǎng)途客車(chē)票、船票等，根據(jù)實(shí)際業(yè)務(wù)出行情況產(chǎn)生的相關(guān)票據(jù)。三、行程單發(fā)票的申請(qǐng)與開(kāi)具（一）申請(qǐng)流程1.員工因業(yè)務(wù)需要出行，需提前填寫(xiě)《行程單發(fā)票申請(qǐng)表》，詳細(xì)注明出行日期、行程路線、出行目的、預(yù)計(jì)費(fèi)用等信息。2.將申請(qǐng)表提交至所在部門(mén)負(fù)責(zé)人審核，部門(mén)負(fù)責(zé)人應(yīng)根據(jù)業(yè)務(wù)實(shí)際情況進(jìn)行審批，確認(rèn)出行的必要性和合理性。3.經(jīng)部門(mén)負(fù)責(zé)人審批通過(guò)后，申請(qǐng)表流轉(zhuǎn)至財(cái)務(wù)部門(mén)。財(cái)務(wù)部門(mén)對(duì)申請(qǐng)信息進(jìn)行審核，重點(diǎn)審核費(fèi)用預(yù)算是否符合公司規(guī)定、申請(qǐng)流程是否合規(guī)等。（二）開(kāi)具規(guī)定1.對(duì)于符合申請(qǐng)條件的行程單發(fā)票，財(cái)務(wù)部門(mén)應(yīng)及時(shí)與相關(guān)票務(wù)供應(yīng)商聯(lián)系開(kāi)具。2.航空運(yùn)輸電子客票行程單應(yīng)按照實(shí)際乘坐的航班信息準(zhǔn)確開(kāi)具，包括航班號(hào)、日期、出發(fā)地、目的地、票價(jià)、燃油附加費(fèi)、民航發(fā)展基金等詳細(xì)信息。3.火車(chē)票應(yīng)按照票面實(shí)際信息開(kāi)具，確保車(chē)次、座位類(lèi)型、票價(jià)等信息清晰準(zhǔn)確。4.其他交通票據(jù)應(yīng)要求供應(yīng)商提供正規(guī)有效的發(fā)票，并確保發(fā)票上的信息與出行情況一致。（三）特殊情況處理1.若因航班延誤、取消等原因?qū)е滦谐套兏枰匦麻_(kāi)具行程單發(fā)票的，員工應(yīng)及時(shí)向財(cái)務(wù)部門(mén)提交相關(guān)證明材料（如航空公司的航班變更通知等），財(cái)務(wù)部門(mén)審核后協(xié)調(diào)票務(wù)供應(yīng)商辦理重新開(kāi)具手續(xù)。2.對(duì)于遺失行程單發(fā)票的情況，員工應(yīng)及時(shí)向財(cái)務(wù)部門(mén)報(bào)備，并提供相關(guān)證明材料（如購(gòu)票記錄、登機(jī)牌等）。財(cái)務(wù)部門(mén)根據(jù)實(shí)際情況核實(shí)后，可協(xié)助員工聯(lián)系票務(wù)供應(yīng)商申請(qǐng)開(kāi)具相應(yīng)的證明或補(bǔ)辦發(fā)票，但需遵循票務(wù)供應(yīng)商的相關(guān)規(guī)定和流程。四、行程單發(fā)票的領(lǐng)取與交付（一）領(lǐng)取方式1.行程單發(fā)票開(kāi)具完成后，財(cái)務(wù)部門(mén)應(yīng)及時(shí)通知員工領(lǐng)取。員工可選擇現(xiàn)場(chǎng)領(lǐng)取或通過(guò)郵寄方式獲取。2.現(xiàn)場(chǎng)領(lǐng)取時(shí)，員工需攜帶有效身份證件，在財(cái)務(wù)部門(mén)指定地點(diǎn)簽字確認(rèn)領(lǐng)取行程單發(fā)票，并核對(duì)發(fā)票信息與申請(qǐng)表及實(shí)際出行情況是否一致。3.通過(guò)郵寄方式領(lǐng)取的，財(cái)務(wù)部門(mén)應(yīng)確保發(fā)票安全、準(zhǔn)確地寄送至員工指定地址。員工收到發(fā)票后，應(yīng)及時(shí)核對(duì)發(fā)票信息，并反饋是否收到及發(fā)票信息是否正確。（二）交付要求1.員工領(lǐng)取行程單發(fā)票后，應(yīng)妥善保管，并按照公司報(bào)銷(xiāo)流程及時(shí)提交至財(cái)務(wù)部門(mén)進(jìn)行報(bào)銷(xiāo)。2.對(duì)于需要交付給客戶(hù)或其他外部單位的行程單發(fā)票，員工應(yīng)按照公司規(guī)定的交付方式和時(shí)間要求進(jìn)行操作。交付時(shí)，應(yīng)確保發(fā)票的準(zhǔn)確性和完整性，并做好交付記錄。五、行程單發(fā)票的使用與報(bào)銷(xiāo)（一）使用規(guī)范1.員工應(yīng)嚴(yán)格按照行程單發(fā)票的實(shí)際用途使用，不得將其用于與業(yè)務(wù)出行無(wú)關(guān)的事項(xiàng)。2.行程單發(fā)票上的信息應(yīng)與實(shí)際出行情況相符，不得擅自涂改、偽造發(fā)票信息。3.對(duì)于多張行程單發(fā)票用于同一筆業(yè)務(wù)出行費(fèi)用報(bào)銷(xiāo)的情況，員工應(yīng)將發(fā)票按順序整理粘貼，并在報(bào)銷(xiāo)單上注明每張發(fā)票對(duì)應(yīng)的行程明細(xì)。（二）報(bào)銷(xiāo)流程1.員工按照公司規(guī)定的報(bào)銷(xiāo)周期，將整理好的行程單發(fā)票及相關(guān)報(bào)銷(xiāo)憑證一并提交至所在部門(mén)的報(bào)銷(xiāo)專(zhuān)員。2.報(bào)銷(xiāo)專(zhuān)員對(duì)報(bào)銷(xiāo)材料進(jìn)行初步審核，檢查發(fā)票的真實(shí)性、完整性、合規(guī)性以及報(bào)銷(xiāo)申請(qǐng)是否符合公司報(bào)銷(xiāo)政策。審核無(wú)誤后，在報(bào)銷(xiāo)單上簽字確認(rèn)，并提交至財(cái)務(wù)部門(mén)。3.財(cái)務(wù)部門(mén)收到報(bào)銷(xiāo)材料后，進(jìn)行詳細(xì)審核。重點(diǎn)審核發(fā)票的真?zhèn)危赏ㄟ^(guò)稅務(wù)機(jī)關(guān)官方網(wǎng)站等渠道進(jìn)行查驗(yàn)）、費(fèi)用合理性、報(bào)銷(xiāo)流程合規(guī)性等。對(duì)于不符合要求的報(bào)銷(xiāo)申請(qǐng)，財(cái)務(wù)部門(mén)應(yīng)及時(shí)通知員工補(bǔ)充或更正相關(guān)材料。4.經(jīng)財(cái)務(wù)部門(mén)審核通過(guò)的報(bào)銷(xiāo)申請(qǐng)，按照公司財(cái)務(wù)審批流程提交至各級(jí)審批人進(jìn)行審批。審批通過(guò)后，財(cái)務(wù)部門(mén)根據(jù)公司資金安排進(jìn)行報(bào)銷(xiāo)款項(xiàng)的支付。（三）報(bào)銷(xiāo)期限1.員工應(yīng)在行程結(jié)束后的規(guī)定時(shí)間內(nèi)完成行程單發(fā)票的報(bào)銷(xiāo)申請(qǐng)。具體報(bào)銷(xiāo)期限按照公司財(cái)務(wù)制度執(zhí)行，一般為行程結(jié)束后的[X]個(gè)工作日內(nèi)。2.對(duì)于逾期未報(bào)銷(xiāo)的行程單發(fā)票，財(cái)務(wù)部門(mén)應(yīng)及時(shí)提醒員工。如因特殊原因需要延期報(bào)銷(xiāo)的，員工應(yīng)提前向財(cái)務(wù)部門(mén)提交書(shū)面申請(qǐng)，說(shuō)明延期原因及預(yù)計(jì)報(bào)銷(xiāo)時(shí)間。經(jīng)財(cái)務(wù)部門(mén)審核同意后方可延期。六、行程單發(fā)票的保管（一）保管責(zé)任1.財(cái)務(wù)部門(mén)負(fù)責(zé)行程單發(fā)票的統(tǒng)一保管，指定專(zhuān)人負(fù)責(zé)建立行程單發(fā)票保管臺(tái)賬，詳細(xì)記錄發(fā)票的種類(lèi)、號(hào)碼、開(kāi)具日期、領(lǐng)取人、報(bào)銷(xiāo)情況等信息。2.員工在領(lǐng)取行程單發(fā)票后，應(yīng)承擔(dān)妥善保管的責(zé)任，不得丟失、損毀發(fā)票。如因個(gè)人原因?qū)е掳l(fā)票遺失或損壞，應(yīng)按照公司規(guī)定承擔(dān)相應(yīng)責(zé)任。（二）保管期限1.行程單發(fā)票的保管期限按照國(guó)家法律法規(guī)和公司財(cái)務(wù)制度執(zhí)行。一般情況下，紙質(zhì)行程單發(fā)票的保管期限為[X]年，電子行程單發(fā)票應(yīng)進(jìn)行電子存檔，保管期限與紙質(zhì)發(fā)票一致。2.在保管期限內(nèi)，財(cái)務(wù)部門(mén)應(yīng)確保行程單發(fā)票的安全存儲(chǔ)，防止發(fā)票信息泄露和損壞。（三）銷(xiāo)毀處理1.超過(guò)保管期限的行程單發(fā)票，由財(cái)務(wù)部門(mén)提出銷(xiāo)毀申請(qǐng)，經(jīng)公司財(cái)務(wù)負(fù)責(zé)人審批后進(jìn)行銷(xiāo)毀處理。2.銷(xiāo)毀過(guò)程應(yīng)進(jìn)行詳細(xì)記錄，包括銷(xiāo)毀時(shí)間、地點(diǎn)、發(fā)票種類(lèi)、數(shù)量等信息，并由相關(guān)人員簽字確認(rèn)。銷(xiāo)毀記錄應(yīng)作為公司財(cái)務(wù)檔案的一部分進(jìn)行保存。七、行程單發(fā)票的核銷(xiāo)（一）核銷(xiāo)流程1.財(cái)務(wù)部門(mén)定期對(duì)已報(bào)銷(xiāo)的行程單發(fā)票進(jìn)行核銷(xiāo)。核銷(xiāo)時(shí)，應(yīng)核對(duì)發(fā)票信息與報(bào)銷(xiāo)記錄、行程信息是否一致。2.對(duì)于已核銷(xiāo)的行程單發(fā)票，財(cái)務(wù)部門(mén)應(yīng)在保管臺(tái)賬上進(jìn)行標(biāo)記，并注明核銷(xiāo)日期和相關(guān)報(bào)銷(xiāo)信息。3.如發(fā)現(xiàn)已報(bào)銷(xiāo)的行程單發(fā)票存在問(wèn)題（如虛假發(fā)票、重復(fù)報(bào)銷(xiāo)等），財(cái)務(wù)部門(mén)應(yīng)及時(shí)進(jìn)行調(diào)查核實(shí)，并按照公司規(guī)定進(jìn)行處理。（二）與票務(wù)系統(tǒng)的核對(duì)1.財(cái)務(wù)部門(mén)應(yīng)定期與票務(wù)供應(yīng)商的系統(tǒng)進(jìn)行核對(duì)，確保公司行程單發(fā)票的開(kāi)具、領(lǐng)取、報(bào)銷(xiāo)等信息與票務(wù)系統(tǒng)一致。2.如發(fā)現(xiàn)信息不一致的情況，財(cái)務(wù)部門(mén)應(yīng)及時(shí)與票務(wù)供應(yīng)商溝通協(xié)調(diào)，查明原因并進(jìn)行調(diào)整。同時(shí)，應(yīng)對(duì)相關(guān)責(zé)任人進(jìn)行調(diào)查，追究其責(zé)任。八、監(jiān)督與檢查（一）內(nèi)部審計(jì)1.公司內(nèi)部審計(jì)部門(mén)應(yīng)定期對(duì)行程單發(fā)票的管理情況進(jìn)行審計(jì)檢查，重點(diǎn)審查發(fā)票的開(kāi)具、使用、報(bào)銷(xiāo)、保管等環(huán)節(jié)是否符合公司規(guī)定和相關(guān)法律法規(guī)要求。2.審計(jì)檢查過(guò)程中，如發(fā)現(xiàn)問(wèn)題應(yīng)及時(shí)提出整改意見(jiàn)，并跟蹤整改情況。對(duì)于違反規(guī)定的行為，應(yīng)按照公司內(nèi)部管理制度進(jìn)行嚴(yán)肅處理。（二）稅務(wù)檢查1.公司應(yīng)積極配合稅務(wù)機(jī)關(guān)的檢查工作，及時(shí)提供行程單發(fā)票相關(guān)資料，確保公司稅務(wù)合規(guī)。2.如因行程單發(fā)票管理問(wèn)題導(dǎo)致公司面臨稅務(wù)風(fēng)險(xiǎn)或處罰的，公司將追究相關(guān)責(zé)任人的責(zé)任。九、罰則（一）對(duì)員工的處罰1.員工如有以下行為之一的，公司將視情節(jié)輕重給予相應(yīng)處罰：未按規(guī)定申請(qǐng)行程單發(fā)票，導(dǎo)致公司財(cái)務(wù)信息不準(zhǔn)確或報(bào)銷(xiāo)流程受阻的，給予警告處分；造成嚴(yán)重后果的，給予記過(guò)以上處分。擅自涂改、偽造行程單發(fā)票信息的，除追回違規(guī)報(bào)銷(xiāo)款項(xiàng)外，給予記過(guò)處分；情節(jié)嚴(yán)重的，解除勞動(dòng)合同，并依法追究法律責(zé)任。遺失行程單發(fā)票未及時(shí)報(bào)備或因保管不善導(dǎo)致發(fā)票損壞的，責(zé)令其限期補(bǔ)辦或承擔(dān)相應(yīng)經(jīng)濟(jì)損失；造成嚴(yán)重影響的，給予警告處分。利用行程單發(fā)票進(jìn)行虛假報(bào)銷(xiāo)的，除追回全部違規(guī)報(bào)銷(xiāo)款項(xiàng)外，給予開(kāi)除處分，并依法追究法律責(zé)任。2.員工違反本辦法規(guī)定給公司造成經(jīng)濟(jì)損失的，應(yīng)承擔(dān)相應(yīng)的賠償責(zé)任。（二）對(duì)部門(mén)的處罰1.部門(mén)負(fù)責(zé)人未認(rèn)真履行審核職責(zé)，導(dǎo)致部門(mén)員工行程單發(fā)票申請(qǐng)及報(bào)銷(xiāo)出現(xiàn)問(wèn)題的，給予警告處分；情節(jié)嚴(yán)重的，給予