計劃物資采購管理辦法一、總則（一）目的為加強公司計劃物資采購管理，規(guī)范采購行為，提高采購效率，降低采購成本，確保物資供應(yīng)滿足公司生產(chǎn)經(jīng)營需求，特制定本辦法。（二）適用范圍本辦法適用于公司內(nèi)所有計劃物資的采購活動，包括但不限于原材料、設(shè)備、辦公用品、勞保用品等。（三）基本原則1.合法性原則：采購活動必須遵守國家法律法規(guī)及相關(guān)政策要求。2.效益性原則：在滿足公司需求的前提下，追求采購成本最低化，提高采購效益。3.公平公正公開原則：采購過程應(yīng)公平對待所有供應(yīng)商，確保采購信息公開透明，杜絕不正當(dāng)競爭。4.計劃性原則：采購活動應(yīng)依據(jù)公司生產(chǎn)經(jīng)營計劃有序進(jìn)行，避免盲目采購。二、采購計劃管理（一）計劃編制依據(jù)1.公司年度生產(chǎn)經(jīng)營計劃、月度生產(chǎn)計劃及項目進(jìn)度安排。2.庫存狀況，包括現(xiàn)有物資數(shù)量、質(zhì)量、存儲期限等。3.設(shè)備維護(hù)保養(yǎng)計劃及技術(shù)改造需求。4.安全環(huán)保要求及相關(guān)標(biāo)準(zhǔn)。（二）計劃編制流程1.需求部門申報：各需求部門應(yīng)于每月[具體日期]前，根據(jù)本部門的生產(chǎn)經(jīng)營任務(wù)和物資需求情況，填寫《物資采購申請表》，詳細(xì)注明物資名稱、規(guī)格型號、數(shù)量、需求時間等信息，并提交至物資采購管理部門。2.物資采購管理部門匯總審核：物資采購管理部門收到各需求部門的《物資采購申請表》后，進(jìn)行匯總整理，并對需求的合理性、必要性進(jìn)行審核。對于不符合要求的申請，及時與需求部門溝通，要求其補充或修改相關(guān)信息。3.編制采購計劃：物資采購管理部門根據(jù)審核后的《物資采購申請表》，結(jié)合庫存狀況和市場供應(yīng)情況，編制月度采購計劃。采購計劃應(yīng)明確物資名稱、規(guī)格型號、數(shù)量、采購時間、預(yù)計到貨時間等內(nèi)容，并報分管領(lǐng)導(dǎo)審批。4.審批下達(dá)：分管領(lǐng)導(dǎo)對采購計劃進(jìn)行審批，審批通過后，由物資采購管理部門將采購計劃下達(dá)至采購執(zhí)行部門。（三）計劃調(diào)整1.在采購計劃執(zhí)行過程中，如因生產(chǎn)經(jīng)營任務(wù)調(diào)整、設(shè)計變更、市場供應(yīng)變化等原因，需要對采購計劃進(jìn)行調(diào)整的，需求部門應(yīng)及時填寫《采購計劃調(diào)整申請表》，說明調(diào)整原因、調(diào)整內(nèi)容等，并提交至物資采購管理部門。2.物資采購管理部門收到《采購計劃調(diào)整申請表》后，進(jìn)行審核，并報分管領(lǐng)導(dǎo)審批。審批通過后，對采購計劃進(jìn)行相應(yīng)調(diào)整，并及時通知采購執(zhí)行部門和相關(guān)部門。三、供應(yīng)商管理（一）供應(yīng)商選擇1.供應(yīng)商篩選：物資采購管理部門應(yīng)通過多種渠道收集供應(yīng)商信息，建立供應(yīng)商數(shù)據(jù)庫。對潛在供應(yīng)商進(jìn)行資質(zhì)審查，包括營業(yè)執(zhí)照、生產(chǎn)許可證、產(chǎn)品質(zhì)量認(rèn)證、信譽狀況等，篩選出符合要求的供應(yīng)商。2.實地考察：對于重要物資的供應(yīng)商，物資采購管理部門應(yīng)組織相關(guān)人員進(jìn)行實地考察?？疾靸?nèi)容包括供應(yīng)商的生產(chǎn)能力、技術(shù)水平、質(zhì)量管理體系、售后服務(wù)等，確保供應(yīng)商具備提供優(yōu)質(zhì)產(chǎn)品和服務(wù)的能力。3.供應(yīng)商評估：物資采購管理部門定期對供應(yīng)商進(jìn)行評估，評估指標(biāo)包括產(chǎn)品質(zhì)量、交貨期、價格、售后服務(wù)等。根據(jù)評估結(jié)果，對供應(yīng)商進(jìn)行分類管理，分為A、B、C三類，其中A類為優(yōu)質(zhì)供應(yīng)商，B類為合格供應(yīng)商，C類為待改進(jìn)供應(yīng)商。4.供應(yīng)商選擇：在進(jìn)行物資采購時，應(yīng)優(yōu)先選擇A類供應(yīng)商。對于B類供應(yīng)商，應(yīng)加強管理和監(jiān)督，督促其改進(jìn)不足。對于C類供應(yīng)商，應(yīng)限制其參與采購活動，直至其達(dá)到合格標(biāo)準(zhǔn)。（二）供應(yīng)商考核1.考核指標(biāo)：物資采購管理部門應(yīng)建立供應(yīng)商考核指標(biāo)體系，包括產(chǎn)品質(zhì)量、交貨期、價格、售后服務(wù)等方面。具體考核指標(biāo)如下：產(chǎn)品質(zhì)量：主要考核供應(yīng)商提供的物資是否符合質(zhì)量標(biāo)準(zhǔn)，合格率應(yīng)達(dá)到[具體百分比]以上。交貨期：考核供應(yīng)商是否按時交貨，交貨及時率應(yīng)達(dá)到[具體百分比]以上。價格：考核供應(yīng)商提供的物資價格是否合理，是否優(yōu)于市場同類產(chǎn)品價格。售后服務(wù)：考核供應(yīng)商的售后服務(wù)質(zhì)量，包括維修、保養(yǎng)、退換貨等方面的響應(yīng)速度和服務(wù)水平。2.考核周期：物資采購管理部門應(yīng)每季度對供應(yīng)商進(jìn)行一次考核，考核結(jié)果應(yīng)及時反饋給供應(yīng)商，并要求其限期整改。3.考核結(jié)果應(yīng)用：根據(jù)供應(yīng)商考核結(jié)果，對供應(yīng)商進(jìn)行相應(yīng)的獎懲。對于考核優(yōu)秀的供應(yīng)商，給予增加采購份額、優(yōu)先付款等獎勵；對于考核不合格的供應(yīng)商，給予警告、減少采購份額、暫停合作等處罰。（三）供應(yīng)商關(guān)系維護(hù)1.定期溝通：物資采購管理部門應(yīng)定期與供應(yīng)商進(jìn)行溝通，了解其生產(chǎn)經(jīng)營狀況、產(chǎn)品質(zhì)量情況、市場價格變化等信息，及時解決合作過程中出現(xiàn)的問題。2.合作培訓(xùn)：對于重要物資的供應(yīng)商，物資采購管理部門應(yīng)組織相關(guān)人員對其進(jìn)行合作培訓(xùn)，包括公司的質(zhì)量標(biāo)準(zhǔn)、交貨要求、售后服務(wù)等方面的培訓(xùn)，提高供應(yīng)商的合作意識和服務(wù)水平。3.應(yīng)急管理：建立供應(yīng)商應(yīng)急管理機制，在遇到自然災(zāi)害、市場供應(yīng)短缺等突發(fā)事件時，能夠及時與供應(yīng)商溝通協(xié)調(diào)，確保物資供應(yīng)的連續(xù)性和穩(wěn)定性。四、采購執(zhí)行管理（一）采購方式選擇1.招標(biāo)采購：對于金額較大、技術(shù)復(fù)雜、競爭激烈的物資采購項目，應(yīng)采用招標(biāo)采購方式。招標(biāo)采購應(yīng)按照國家法律法規(guī)及公司相關(guān)規(guī)定進(jìn)行，發(fā)布招標(biāo)公告、編制招標(biāo)文件、組織開標(biāo)評標(biāo)等環(huán)節(jié)，確保招標(biāo)過程公平公正公開。2.詢價采購：對于金額較小、市場供應(yīng)充足、技術(shù)簡單的物資采購項目，可采用詢價采購方式。詢價采購應(yīng)向多家供應(yīng)商發(fā)出詢價函，要求其報價，并根據(jù)報價情況選擇合適的供應(yīng)商。3.競爭性談判采購：對于采購時間緊迫、技術(shù)復(fù)雜、獨家供應(yīng)等特殊情況的物資采購項目，可采用競爭性談判采購方式。競爭性談判采購應(yīng)邀請不少于三家供應(yīng)商進(jìn)行談判，通過談判確定成交供應(yīng)商。4.單一來源采購：對于只能從唯一供應(yīng)商處采購的物資，或者發(fā)生了不可預(yù)見的緊急情況不能從其他供應(yīng)商處采購的物資，可采用單一來源采購方式。單一來源采購應(yīng)按照公司相關(guān)規(guī)定進(jìn)行審批，并做好記錄。（二）采購合同簽訂1.合同起草：采購執(zhí)行部門應(yīng)根據(jù)采購結(jié)果，起草采購合同。采購合同應(yīng)明確物資名稱、規(guī)格型號、數(shù)量、價格、交貨期、質(zhì)量標(biāo)準(zhǔn)、付款方式、違約責(zé)任等條款，確保合同內(nèi)容完整、準(zhǔn)確、合法。2.合同審核：物資采購管理部門應(yīng)組織相關(guān)人員對采購合同進(jìn)行審核，重點審核合同條款的合法性、合理性、完整性等方面。對于審核中發(fā)現(xiàn)的問題，及時與采購執(zhí)行部門溝通，要求其修改完善合同。3.合同簽訂：采購合同審核通過后，由公司法定代表人或其授權(quán)代表與供應(yīng)商簽訂合同。合同簽訂后，應(yīng)及時將合同副本送物資采購管理部門、財務(wù)部門等相關(guān)部門備案。（三）采購訂單下達(dá)1.訂單生成：采購執(zhí)行部門根據(jù)采購合同，生成采購訂單。采購訂單應(yīng)明確物資名稱、規(guī)格型號、數(shù)量、交貨期、交貨地點等信息，并發(fā)送給供應(yīng)商。2.訂單跟蹤：采購執(zhí)行部門應(yīng)定期跟蹤采購訂單的執(zhí)行情況，及時了解供應(yīng)商的生產(chǎn)進(jìn)度、發(fā)貨情況等信息。對于出現(xiàn)的問題，及時與供應(yīng)商溝通協(xié)調(diào)，確保訂單按時、按質(zhì)、按量執(zhí)行。3.到貨驗收：物資到貨后，采購執(zhí)行部門應(yīng)及時通知物資驗收部門進(jìn)行驗收。驗收部門應(yīng)按照合同要求和相關(guān)標(biāo)準(zhǔn)對物資的數(shù)量、質(zhì)量、規(guī)格型號等進(jìn)行驗收，并出具驗收報告。對于驗收不合格的物資，應(yīng)及時與供應(yīng)商協(xié)商處理，要求其退換貨或采取其他補救措施。（四）采購付款管理1.付款申請：采購執(zhí)行部門應(yīng)在物資驗收合格后，按照合同約定的付款方式和時間，填寫《采購付款申請表》，并附上采購合同、驗收報告、發(fā)票等相關(guān)資料，提交至財務(wù)部門。2.付款審核：財務(wù)部門收到《采購付款申請表》后，對相關(guān)資料進(jìn)行審核，重點審核合同條款的執(zhí)行情況、發(fā)票的真實性和合法性等方面。對于審核中發(fā)現(xiàn)的問題，及時與采購執(zhí)行部門溝通，要求其補充或修改相關(guān)資料。3.付款審批：財務(wù)部門審核通過后，將《采購付款申請表》報分管領(lǐng)導(dǎo)審批。分管領(lǐng)導(dǎo)審批通過后，由財務(wù)部門辦理付款手續(xù)。五、采購風(fēng)險管理（一）風(fēng)險識別1.市場風(fēng)險：主要包括市場價格波動、市場供應(yīng)短缺、市場競爭激烈等風(fēng)險，可能導(dǎo)致采購成本增加、物資供應(yīng)中斷等問題。2.供應(yīng)商風(fēng)險：主要包括供應(yīng)商違約、供應(yīng)商破產(chǎn)、供應(yīng)商產(chǎn)品質(zhì)量問題等風(fēng)險，可能導(dǎo)致物資供應(yīng)中斷、質(zhì)量事故等問題。3.合同風(fēng)險：主要包括合同條款不明確、合同執(zhí)行過程中出現(xiàn)糾紛等風(fēng)險，可能導(dǎo)致公司利益受損。4.法律風(fēng)險：主要包括采購活動違反法律法規(guī)、政策要求等風(fēng)險，可能導(dǎo)致公司面臨法律責(zé)任和經(jīng)濟損失。（二）風(fēng)險評估1.定性評估：物資采購管理部門應(yīng)組織相關(guān)人員對采購風(fēng)險進(jìn)行定性評估，根據(jù)風(fēng)險發(fā)生的可能性和影響程度，將風(fēng)險分為高、中、低三個等級。2.定量評估：對于重要的采購項目，可采用定量評估方法，如風(fēng)險矩陣法、層次分析法等，對采購風(fēng)險進(jìn)行量化評估，確定風(fēng)險的大小和優(yōu)先級。（三）風(fēng)險應(yīng)對1.風(fēng)險規(guī)避：對于高風(fēng)險的采購項目，如市場價格波動較大、供應(yīng)商信譽不佳等，可采取風(fēng)險規(guī)避措施，如暫停采購、尋找替代供應(yīng)商等。2.風(fēng)險降低：對于中等風(fēng)險的采購項目，可采取風(fēng)險降低措施，如與供應(yīng)商簽訂長期合同、建立價格調(diào)整機制、加強供應(yīng)商管理等。3.風(fēng)險轉(zhuǎn)移：對于部分風(fēng)險，可采取風(fēng)險轉(zhuǎn)移措施，如購買保險、要求供應(yīng)商提供擔(dān)保等。4.風(fēng)險接受：對于低風(fēng)險的采購項目，可采取風(fēng)險接受措施，如加強監(jiān)控和管理，及時發(fā)現(xiàn)和處理風(fēng)險事件。六、監(jiān)督與檢查（一）內(nèi)部監(jiān)督1.審計監(jiān)督：公司審計部門應(yīng)定期對物資采購活動進(jìn)行審計，重點審計采購計劃的執(zhí)行情況、采購合同的簽訂與履行情況、采購資金的使用情況等方面，確保采購活動合法合規(guī)。2.紀(jì)檢監(jiān)察監(jiān)督：公司紀(jì)檢監(jiān)察部門應(yīng)加強對物資采購活動的監(jiān)督檢查，嚴(yán)肅查處采購過程中的違規(guī)違紀(jì)行為，維護(hù)公司利益。3.內(nèi)部舉報：鼓勵公司員工對物資采購活動中的違規(guī)違紀(jì)行為進(jìn)行舉報，公司應(yīng)設(shè)立舉報渠道，對舉報信息進(jìn)行及時處理和反饋。（二）外部監(jiān)督1.政府監(jiān)管：物資