倉儲服務合同管理辦法一、總則（一）目的為加強公司倉儲服務合同管理，規(guī)范合同簽訂、履行、變更、終止等行為，防范合同風險，維護公司合法權益，根據(jù)國家相關法律法規(guī)及行業(yè)標準，結合公司實際情況，制定本辦法。（二）適用范圍本辦法適用于公司與倉儲服務供應商簽訂的各類倉儲服務合同的管理。（三）基本原則1.依法合規(guī)原則：合同管理應嚴格遵守國家法律法規(guī)及行業(yè)標準，確保合同合法有效。2.誠實守信原則：合同雙方應誠實守信，全面履行合同約定的義務。3.風險防控原則：加強合同風險識別、評估和防控，保障公司利益。4.統(tǒng)一管理原則：公司對倉儲服務合同實行統(tǒng)一歸口管理，確保合同管理的規(guī)范性和一致性。二、合同簽訂管理（一）合同簽訂流程1.需求部門提出倉儲服務需求，填寫《倉儲服務需求申請表》，詳細說明倉儲貨物的種類、數(shù)量、存儲期限、存儲條件等要求。2.物流部門對需求進行審核，評估供應商的選擇范圍，并推薦潛在的供應商。3.采購部門根據(jù)物流部門推薦的供應商，進行市場調研和詢價，確定供應商名單。4.法務部門對合同條款進行審核，確保合同符合法律法規(guī)要求，防范法律風險。5.需求部門與選定的供應商進行商務談判，達成一致意見后，起草合同文本。6.合同文本經(jīng)需求部門、物流部門、采購部門、法務部門會簽后，報公司領導審批。7.公司領導審批通過后，由授權代表與供應商簽訂合同。（二）合同條款要求1.合同應明確雙方的基本信息，包括名稱、地址、聯(lián)系方式等。2.倉儲服務的內容和要求應詳細、具體，包括貨物的存儲方式、保管條件、出入庫管理等。3.倉儲費用的計算標準、支付方式和時間應明確約定。4.雙方的權利和義務應清晰界定，特別是關于貨物的驗收、保管、損壞賠償?shù)确矫妗?.合同的履行期限、地點和方式應明確規(guī)定。6.違約責任應具體明確，包括違約情形、違約金的計算方式等。7.爭議解決方式應明確，如協(xié)商、仲裁或訴訟等。（三）合同簽訂注意事項1.簽訂合同前，應確保供應商具備相應的資質和能力，包括倉儲設施、人員配備、管理水平等。2.合同文本應使用規(guī)范的語言文字，避免模糊不清或歧義性條款。3.合同簽訂過程中，應嚴格按照授權范圍進行，確保簽訂行為的合法性和有效性。4.合同簽訂后，應及時將合同副本分發(fā)給相關部門，以便各部門履行職責。三、合同履行管理（一）貨物交付與驗收1.供應商應按照合同約定的時間、地點和方式將貨物交付至公司指定的倉儲地點。2.公司在接收貨物時，應組織相關人員進行驗收，包括貨物的數(shù)量、質量、規(guī)格等。3.驗收合格后，公司應出具驗收報告，并辦理貨物交接手續(xù)。如發(fā)現(xiàn)貨物存在問題，應及時與供應商溝通協(xié)商解決。（二）倉儲保管1.供應商應按照合同約定的保管條件和要求，對貨物進行妥善保管。2.公司有權定期或不定期對倉儲貨物進行檢查，確保貨物的安全和完好。3.如因供應商保管不善導致貨物損壞、丟失或變質等，供應商應承擔相應的賠償責任。（三）出入庫管理1.公司應建立完善的出入庫管理制度，明確出入庫流程和要求。2.貨物出入庫時，應填寫相應的單據(jù)，并經(jīng)相關人員簽字確認。3.供應商應按照公司的要求，及時辦理貨物的出入庫手續(xù)，確保貨物的流轉順暢。（四）費用結算1.公司應按照合同約定的費用計算標準和支付方式，及時向供應商支付倉儲費用。2.供應商應在規(guī)定的時間內提供合法有效的發(fā)票，以便公司進行財務核算。3.如因費用結算問題產(chǎn)生爭議，雙方應及時溝通協(xié)商解決。四、合同變更管理（一）變更情形1.因公司業(yè)務調整、倉儲需求變化等原因，需要變更合同內容。2.因不可抗力或其他不可預見、不可避免的原因，需要變更合同履行期限、地點或方式等。3.雙方協(xié)商一致，同意變更合同的其他條款。（二）變更流程1.提出變更申請：由需求部門或相關部門填寫《倉儲服務合同變更申請表》，詳細說明變更的原因、內容和要求。2.審核：物流部門、采購部門、法務部門對變更申請進行審核，評估變更對合同履行和公司利益的影響。3.協(xié)商：與供應商就變更事項進行協(xié)商，達成一致意見后，起草變更協(xié)議。4.審批：變更協(xié)議經(jīng)需求部門、物流部門、采購部門、法務部門會簽后，報公司領導審批。5.簽訂：公司領導審批通過后，由授權代表與供應商簽訂變更協(xié)議。（三）變更注意事項1.變更協(xié)議應作為原合同的補充文件，與原合同具有同等法律效力。2.變更協(xié)議簽訂后，應及時將變更情況通知相關部門，確保各部門了解合同變更內容。3.如變更涉及費用調整，應在變更協(xié)議中明確費用的計算標準和支付方式。五、合同終止管理（一）終止情形1.合同履行期限屆滿，雙方不再續(xù)簽合同。2.雙方協(xié)商一致，提前終止合同。3.因不可抗力或其他不可預見、不可避免的原因，導致合同無法履行，雙方協(xié)商終止合同。4.一方嚴重違反合同約定，另一方依法解除合同。（二）終止流程1.提出終止申請：由需求部門或相關部門填寫《倉儲服務合同終止申請表》，詳細說明終止的原因和要求。2.審核：物流部門、采購部門、法務部門對終止申請進行審核，評估終止對公司利益的影響。3.通知：向供應商發(fā)出合同終止通知，明確終止的時間和相關事項。4.清算：雙方按照合同約定進行貨物清算、費用結算等工作。5.簽訂終止協(xié)議：雙方協(xié)商一致后，簽訂合同終止協(xié)議，明確雙方的權利和義務。（三）終止注意事項1.合同終止后，雙方應按照合同約定和法律法規(guī)的要求，妥善處理相關事宜。2.如因合同終止產(chǎn)生爭議，雙方應通過協(xié)商、仲裁或訴訟等方式解決。3.合同終止后，公司應及時對相關資料進行整理歸檔，以備查閱。六、合同檔案管理（一）檔案內容1.倉儲服務合同文本及相關附件，如合同變更協(xié)議、終止協(xié)議等。2.合同簽訂、履行、變更、終止過程中形成的各類文件，如需求申請表、驗收報告、費用結算單等。3.與合同相關的往來信函、電子郵件等。（二）檔案整理1.按照合同類別和時間順序，對合同檔案進行分類整理。2.每份合同檔案應包含合同文本、相關附件及文件清單，確保檔案內容完整、準確。3.對檔案進行編號，以便于查找和管理。（三）檔案保管1.設立專門的合同檔案室，配備必要的檔案保管設備，確保檔案的安全和完整。2.制定檔案保管制度，明確檔案的保管期限、借閱手續(xù)等要求。3.定期對檔案進行檢查和清理，對超過保管期限的檔案，按照規(guī)定進行銷毀處理。（四）檔案查閱1.因工作需要查閱合同檔案的，應填寫《合同檔案查閱申請表》，經(jīng)所在部門負責人審批后，到合同檔案室查閱。2.查閱檔案時，應在合同檔案室工作人員的陪同下進行，不得擅自復印、拍照或帶出檔案。3.查閱完畢后，應及時將檔案歸還合同檔案室，并辦理歸還手續(xù)。七、合同監(jiān)督與考核（一）監(jiān)督機制1.公司建立合同監(jiān)督機制，定期對倉儲服務合同的簽訂、履行、變更、終止等情況進行檢查和監(jiān)督。2.物流部門、采購部門、法務部門等相關部門應各司其職，對合同執(zhí)行情況進行跟蹤和監(jiān)督，及時發(fā)現(xiàn)問題并提出整改意見。3.公司審計部門應對合同管理情況進行定期審計，確保合同管理的合規(guī)性和有效性。（二）考核指標1.合同簽訂的及時性和準確性。2.合同履行的質量和效率，包括貨物交付、保管、出入庫管理等方面。3.合同費用結算的及時性和準確性。4.合同變更和終止的規(guī)范性。5.合同檔案管理的完整性和準確性。（三）考核方式