規(guī)范業(yè)務(wù)合同管理辦法一、總則（一）目的為加強(qiáng)公司業(yè)務(wù)合同管理，規(guī)范合同簽訂、履行、變更、解除等行為，防范合同風(fēng)險(xiǎn)，維護(hù)公司合法權(quán)益，特制定本辦法。（二）適用范圍本辦法適用于公司各部門在業(yè)務(wù)活動(dòng)中簽訂的各類合同，包括但不限于買賣合同、租賃合同、服務(wù)合同、技術(shù)合同等。（三）基本原則1.依法合規(guī)原則：合同的簽訂、履行等應(yīng)符合國家法律法規(guī)及相關(guān)行業(yè)標(biāo)準(zhǔn)的要求。2.平等自愿原則：合同雙方應(yīng)在平等、自愿的基礎(chǔ)上簽訂合同，任何一方不得將自己的意志強(qiáng)加給對(duì)方。3.公平公正原則：合同條款應(yīng)體現(xiàn)公平、公正的原則，保障雙方的合法權(quán)益。4.誠實(shí)守信原則：合同雙方應(yīng)誠實(shí)守信，全面履行合同約定的義務(wù)。二、合同簽訂前管理（一）合同主體資格審查1.業(yè)務(wù)部門在簽訂合同前，應(yīng)對(duì)合同對(duì)方的主體資格進(jìn)行審查，包括營業(yè)執(zhí)照、資質(zhì)證書、法定代表人身份證明等。2.核實(shí)對(duì)方是否具有簽訂合同的權(quán)利能力和行為能力，是否存在被吊銷營業(yè)執(zhí)照、注銷登記、破產(chǎn)等情況。3.對(duì)于涉及特殊行業(yè)或領(lǐng)域的合同對(duì)方，還應(yīng)審查其是否具備相應(yīng)的行業(yè)資質(zhì)或許可證書。（二）合同條款審核1.業(yè)務(wù)部門起草合同初稿后，應(yīng)提交至法務(wù)部門進(jìn)行審核。法務(wù)部門應(yīng)從法律角度對(duì)合同條款進(jìn)行審查，確保合同內(nèi)容合法合規(guī)、條款完備、權(quán)利義務(wù)明確。2.審核內(nèi)容包括合同的標(biāo)的、數(shù)量、質(zhì)量、價(jià)款或者報(bào)酬、履行期限、地點(diǎn)和方式、違約責(zé)任、爭議解決方式等條款。3.對(duì)于合同中的格式條款，應(yīng)審查其是否符合法律規(guī)定，是否存在免除己方責(zé)任、加重對(duì)方責(zé)任、排除對(duì)方主要權(quán)利等情形。（三）合同風(fēng)險(xiǎn)評(píng)估1.業(yè)務(wù)部門應(yīng)會(huì)同法務(wù)部門、財(cái)務(wù)部門等相關(guān)部門，對(duì)合同可能存在的風(fēng)險(xiǎn)進(jìn)行評(píng)估。2.風(fēng)險(xiǎn)評(píng)估內(nèi)容包括市場風(fēng)險(xiǎn)、信用風(fēng)險(xiǎn)、法律風(fēng)險(xiǎn)、財(cái)務(wù)風(fēng)險(xiǎn)等。3.根據(jù)風(fēng)險(xiǎn)評(píng)估結(jié)果，制定相應(yīng)的風(fēng)險(xiǎn)應(yīng)對(duì)措施，如要求對(duì)方提供擔(dān)保、增加違約責(zé)任條款、約定爭議解決方式等。（四）合同審批流程1.合同經(jīng)業(yè)務(wù)部門起草、審核、風(fēng)險(xiǎn)評(píng)估后，應(yīng)按照公司的合同審批流程進(jìn)行審批。2.審批流程一般包括業(yè)務(wù)部門負(fù)責(zé)人審核、法務(wù)部門審核、財(cái)務(wù)部門審核、分管領(lǐng)導(dǎo)審批、總經(jīng)理審批等環(huán)節(jié)。3.各審批環(huán)節(jié)應(yīng)明確審批意見和審批期限，確保合同審批的高效、規(guī)范。三、合同簽訂管理（一）合同簽訂授權(quán)1.公司法定代表人可以根據(jù)實(shí)際情況，授權(quán)公司其他人員作為代理人簽訂合同。2.授權(quán)委托書應(yīng)明確代理人的姓名、職務(wù)、代理事項(xiàng)、權(quán)限范圍、代理期限等內(nèi)容，并由法定代表人簽字或蓋章。3.代理人應(yīng)在授權(quán)范圍內(nèi)簽訂合同，不得超越權(quán)限。（二）合同簽訂方式1.合同一般應(yīng)采用書面形式簽訂，包括合同書、信件、電報(bào)、電傳、傳真等可以有形地表現(xiàn)所載內(nèi)容的形式。2.以電子數(shù)據(jù)交換、電子郵件等方式能夠有形地表現(xiàn)所載內(nèi)容，并可以隨時(shí)調(diào)取查用的數(shù)據(jù)電文，視為書面形式。3.合同簽訂時(shí)，雙方應(yīng)在合同文本上簽字或蓋章，并注明簽訂日期。（三）合同份數(shù)及保存1.合同簽訂后，應(yīng)根據(jù)實(shí)際需要制作多份合同副本，合同雙方各執(zhí)一份，公司相關(guān)部門留存一份。2.合同原件由公司檔案室負(fù)責(zé)保存，保存期限按照公司檔案管理規(guī)定執(zhí)行。3.業(yè)務(wù)部門應(yīng)建立合同臺(tái)賬，對(duì)合同的簽訂、履行、變更、解除等情況進(jìn)行詳細(xì)記錄，以便查詢和管理。四、合同履行管理（一）合同履行責(zé)任1.合同簽訂后，合同雙方應(yīng)按照合同約定全面履行各自的義務(wù)。2.業(yè)務(wù)部門作為合同履行的主要責(zé)任部門，應(yīng)負(fù)責(zé)跟蹤合同履行情況，及時(shí)協(xié)調(diào)解決合同履行過程中出現(xiàn)的問題。3.法務(wù)部門應(yīng)提供法律支持，協(xié)助業(yè)務(wù)部門處理合同履行中的法律問題。（二）合同履行跟蹤1.業(yè)務(wù)部門應(yīng)建立合同履行跟蹤機(jī)制，定期對(duì)合同履行情況進(jìn)行檢查和評(píng)估。2.跟蹤內(nèi)容包括合同標(biāo)的的交付情況、價(jià)款或報(bào)酬的支付情況、質(zhì)量驗(yàn)收情況、履行期限的遵守情況等。3.如發(fā)現(xiàn)合同履行過程中出現(xiàn)異常情況，應(yīng)及時(shí)采取措施，如發(fā)出書面通知、要求對(duì)方提供說明或擔(dān)保等，并向公司領(lǐng)導(dǎo)匯報(bào)。（三）合同變更與解除1.合同履行過程中，如需變更合同內(nèi)容，合同雙方應(yīng)協(xié)商一致，并簽訂書面的變更協(xié)議。2.變更協(xié)議應(yīng)明確變更的內(nèi)容、變更的原因、變更后的權(quán)利義務(wù)等條款。3.如因不可抗力或其他法定事由需要解除合同的，合同雙方應(yīng)按照法律規(guī)定和合同約定辦理解除手續(xù)。4.解除合同的通知應(yīng)采用書面形式，并送達(dá)對(duì)方。通知應(yīng)明確解除合同的原因、解除的時(shí)間、雙方應(yīng)承擔(dān)的責(zé)任等內(nèi)容。五、合同糾紛處理（一）糾紛預(yù)防1.業(yè)務(wù)部門在合同履行過程中，應(yīng)加強(qiáng)與合同對(duì)方的溝通與協(xié)調(diào)，及時(shí)解決出現(xiàn)的問題，預(yù)防合同糾紛的發(fā)生。2.法務(wù)部門應(yīng)定期對(duì)合同履行情況進(jìn)行檢查和分析，發(fā)現(xiàn)潛在的糾紛隱患，及時(shí)提出防范建議。（二）糾紛處理程序1.如發(fā)生合同糾紛，業(yè)務(wù)部門應(yīng)及時(shí)收集相關(guān)證據(jù)，并向法務(wù)部門報(bào)告。2.法務(wù)部門應(yīng)根據(jù)糾紛情況，制定糾紛處理方案，明確處理方式和責(zé)任人員。3.糾紛處理方式一般包括協(xié)商、調(diào)解、仲裁、訴訟等。4.在糾紛處理過程中，應(yīng)注意維護(hù)公司的合法權(quán)益，避免損失擴(kuò)大。（三）糾紛處理結(jié)果跟蹤1.合同糾紛處理完畢后，業(yè)務(wù)部門應(yīng)跟蹤糾紛處理結(jié)果的執(zhí)行情況，確保公司的權(quán)益得到有效實(shí)現(xiàn)。2.法務(wù)部門應(yīng)及時(shí)總結(jié)合同糾紛處理經(jīng)驗(yàn)教訓(xùn)，完善合同管理制度，防范類似糾紛的再次發(fā)生。六、合同檔案管理（一）檔案收集1.合同簽訂后，業(yè)務(wù)部門應(yīng)及時(shí)將合同原件及相關(guān)資料移交至公司檔案室。2.移交資料包括合同文本、授權(quán)委托書、審批文件、補(bǔ)充協(xié)議、往來函件、糾紛處理文件等。（二）檔案整理1.檔案室應(yīng)按照檔案管理規(guī)定，對(duì)合同檔案進(jìn)行整理和分類。2.整理內(nèi)容包括編號(hào)、裝訂、編目、上架等，確保檔案的整齊、規(guī)范。（三）檔案保管1.檔案室應(yīng)配備必要的檔案保管設(shè)施，確保合同檔案的安全。2.檔案保管期限應(yīng)按照公司檔案管理規(guī)定執(zhí)行，期滿后如需銷毀，應(yīng)按照規(guī)定的程序進(jìn)行審批和處理。（四）檔案查閱1.公司內(nèi)部人員因工作需要查閱合同檔案的，應(yīng)填寫查閱申請表，經(jīng)所在部門負(fù)責(zé)人批準(zhǔn)后，到檔案室查閱。2.查閱檔案時(shí)，應(yīng)在檔案室工作人員的監(jiān)督下進(jìn)行，不得擅自涂改、抽取、復(fù)制檔案內(nèi)容。3.涉及公司商業(yè)秘密或其他敏感信息的合同檔案，查閱人員應(yīng)嚴(yán)格遵守保密規(guī)定。七、監(jiān)督與考核（一）監(jiān)督檢查1.公司審計(jì)部門應(yīng)定期對(duì)合同管理情況進(jìn)行監(jiān)督檢查，檢查內(nèi)容包括合同簽訂、履行、變更、解除等環(huán)節(jié)的合規(guī)性。2.對(duì)于檢查中發(fā)現(xiàn)的問題，應(yīng)及時(shí)提出整改意見，并跟蹤整改落實(shí)情況。（二）考核評(píng)價(jià)1.公司應(yīng)建立合同管理考核評(píng)價(jià)制度，對(duì)各部門的合同管理工作進(jìn)行考核評(píng)價(jià)。2.考核評(píng)價(jià)指標(biāo)包括合同簽