財(cái)務(wù)部檔案管理辦法一、總則（一）目的為了加強(qiáng)公司財(cái)務(wù)部檔案管理，確保財(cái)務(wù)檔案的真實(shí)、完整、安全和有效利用，根據(jù)《中華人民共和國會計(jì)法》、《會計(jì)檔案管理辦法》等相關(guān)法律法規(guī)及行業(yè)標(biāo)準(zhǔn)，結(jié)合本公司實(shí)際情況，制定本辦法。（二）適用范圍本辦法適用于公司財(cái)務(wù)部在各項(xiàng)財(cái)務(wù)活動中形成的各類檔案的管理，包括會計(jì)憑證、會計(jì)賬簿、財(cái)務(wù)報(bào)告、稅務(wù)資料、審計(jì)資料以及其他與財(cái)務(wù)工作相關(guān)的文件和記錄。（三）管理原則1.集中統(tǒng)一管理原則：財(cái)務(wù)部檔案由專人負(fù)責(zé)集中管理，確保檔案的完整性和系統(tǒng)性。2.依法合規(guī)原則：嚴(yán)格遵守國家有關(guān)法律法規(guī)和行業(yè)標(biāo)準(zhǔn)，規(guī)范檔案管理工作。3.安全保密原則：采取有效措施，確保檔案的安全，防止檔案信息泄露。4.方便利用原則：建立科學(xué)合理的檔案管理體系，便于檔案的查閱和利用。二、檔案管理職責(zé)（一）財(cái)務(wù)部負(fù)責(zé)人1.全面負(fù)責(zé)財(cái)務(wù)部檔案管理工作，制定檔案管理工作計(jì)劃和目標(biāo)。2.監(jiān)督檔案管理制度的執(zhí)行情況，確保檔案管理工作的規(guī)范、有序進(jìn)行。3.協(xié)調(diào)解決檔案管理工作中的重大問題，為檔案管理工作提供必要的支持和保障。（二）檔案管理人員1.負(fù)責(zé)財(cái)務(wù)部檔案的收集、整理、歸檔、保管、查閱和銷毀等具體工作。2.按照檔案管理的要求，對各類檔案進(jìn)行分類、編號、裝訂和上架，確保檔案的整齊、美觀和便于查找。3.建立檔案管理臺賬，及時(shí)記錄檔案的收、發(fā)、存情況，定期對檔案進(jìn)行盤點(diǎn)，保證賬實(shí)相符。4.嚴(yán)格遵守檔案安全保密制度，做好檔案的安全防護(hù)工作，防止檔案丟失、損壞和泄密。（三）財(cái)務(wù)人員1.負(fù)責(zé)將本崗位在財(cái)務(wù)工作中形成的各類文件和資料及時(shí)整理、移交檔案管理人員。2.在檔案管理人員的指導(dǎo)下，做好個(gè)人工作相關(guān)檔案的收集和初步整理工作。3.嚴(yán)格遵守檔案查閱制度，按照規(guī)定的程序查閱檔案，不得擅自復(fù)制、涂改、銷毀檔案。三、檔案的收集與整理（一）收集范圍1.會計(jì)憑證：包括原始憑證和記賬憑證，是記錄經(jīng)濟(jì)業(yè)務(wù)發(fā)生和完成情況的書面證明，是登記賬簿的依據(jù)。2.會計(jì)賬簿：包括總賬、明細(xì)賬、日記賬、固定資產(chǎn)卡片及其他輔助性賬簿，是全面、連續(xù)、系統(tǒng)地記錄公司經(jīng)濟(jì)業(yè)務(wù)的簿籍。3.財(cái)務(wù)報(bào)告：包括月度、季度、年度財(cái)務(wù)報(bào)表及其附注，以及其他財(cái)務(wù)分析報(bào)告等，是反映公司財(cái)務(wù)狀況和經(jīng)營成果的書面文件。4.稅務(wù)資料：包括納稅申報(bào)表、稅務(wù)審計(jì)報(bào)告、發(fā)票存根聯(lián)等，是公司依法納稅的重要依據(jù)。5.審計(jì)資料：包括內(nèi)部審計(jì)報(bào)告、外部審計(jì)報(bào)告、審計(jì)工作底稿等，是對公司財(cái)務(wù)狀況和經(jīng)營活動進(jìn)行監(jiān)督和評價(jià)的重要文件。6.其他與財(cái)務(wù)工作相關(guān)的文件和記錄：如財(cái)務(wù)預(yù)算、財(cái)務(wù)制度、經(jīng)濟(jì)合同、銀行對賬單、余額調(diào)節(jié)表等。（二）收集要求1.財(cái)務(wù)人員應(yīng)及時(shí)將各自工作中形成的各類文件和資料進(jìn)行整理，定期移交檔案管理人員。2.移交的檔案應(yīng)內(nèi)容完整、字跡清晰、簽章齊全，符合檔案管理的要求。3.對于重要的財(cái)務(wù)文件和資料，應(yīng)一式兩份，一份留存財(cái)務(wù)部作為工作依據(jù)，另一份及時(shí)移交檔案管理人員歸檔保存。（三）整理方法1.分類：按照檔案的性質(zhì)和內(nèi)容，將檔案分為會計(jì)憑證、會計(jì)賬簿、財(cái)務(wù)報(bào)告、稅務(wù)資料、審計(jì)資料和其他財(cái)務(wù)檔案六大類。2.編號：為每一類檔案編制唯一的編號，以便于管理和查找。編號應(yīng)遵循一定的規(guī)則，如按照年份、類別、順序號等進(jìn)行編排。3.裝訂：對會計(jì)憑證應(yīng)按照記賬憑證的編號順序進(jìn)行整理，加上封面、封底后裝訂成冊，并在封面上注明單位名稱、年度、月份、起止日期、憑證種類、起止號碼等內(nèi)容。對其他檔案可根據(jù)實(shí)際情況進(jìn)行裝訂或裝盒。4.上架：將整理好的檔案按照編號順序上架存放，便于查閱和保管。四、檔案的保管（一）保管期限1.會計(jì)憑證：保管期限為30年。2.會計(jì)賬簿：總賬、明細(xì)賬、日記賬等保管期限為30年，固定資產(chǎn)卡片在固定資產(chǎn)報(bào)廢清理后保管5年。3.財(cái)務(wù)報(bào)告：月度、季度財(cái)務(wù)報(bào)告保管期限為10年，年度財(cái)務(wù)報(bào)告永久保管。4.稅務(wù)資料：納稅申報(bào)表等保管期限為10年。5.審計(jì)資料：內(nèi)部審計(jì)報(bào)告保管期限為10年，外部審計(jì)報(bào)告永久保管。6.其他財(cái)務(wù)檔案：根據(jù)其重要性和實(shí)際需要確定保管期限，一般不少于5年。（二）保管條件1.檔案管理人員應(yīng)設(shè)立專門的檔案庫房，配備必要的防火、防潮、防蟲、防盜、防光、防塵等設(shè)施，確保檔案的安全保管。2.檔案庫房應(yīng)保持清潔、干燥、通風(fēng)良好，溫度和濕度應(yīng)符合國家有關(guān)規(guī)定。3.檔案應(yīng)存放在專用的檔案柜或檔案架上，排列整齊，便于查找。（三）檔案的借閱與歸還1.內(nèi)部查閱：公司內(nèi)部人員因工作需要查閱檔案時(shí)，應(yīng)填寫《檔案查閱申請表》，經(jīng)部門負(fù)責(zé)人簽字同意后，到檔案管理人員處查閱。查閱檔案時(shí)，檔案管理人員應(yīng)在場監(jiān)督，查閱人員不得擅自將檔案帶出檔案庫房，不得在檔案上涂改、標(biāo)記、拆封、抽換或損壞。2.外部查閱：外單位人員因工作需要查閱檔案時(shí)，應(yīng)持有單位介紹信，并經(jīng)公司財(cái)務(wù)部負(fù)責(zé)人批準(zhǔn)。查閱檔案時(shí)，檔案管理人員應(yīng)詳細(xì)記錄查閱人員的單位、姓名、查閱日期、查閱內(nèi)容等信息，并要求查閱人員在查閱登記表上簽字確認(rèn)。查閱結(jié)束后，檔案管理人員應(yīng)對檔案進(jìn)行認(rèn)真核對，確保檔案的完整性和準(zhǔn)確性。3.借閱：因工作需要借閱檔案的，應(yīng)填寫《檔案借閱申請表》，注明借閱檔案的名稱、數(shù)量、借閱期限等內(nèi)容，經(jīng)部門負(fù)責(zé)人和財(cái)務(wù)部負(fù)責(zé)人簽字同意后，到檔案管理人員處辦理借閱手續(xù)。借閱期限一般不得超過[X]個(gè)工作日，如需延期，應(yīng)提前辦理續(xù)借手續(xù)。借閱人員應(yīng)妥善保管借閱的檔案，不得轉(zhuǎn)借他人，不得在檔案上涂改、標(biāo)記、拆封、抽換或損壞。借閱期滿后，應(yīng)及時(shí)歸還檔案。五、檔案的銷毀（一）銷毀條件1.保管期滿的檔案，除未結(jié)清的債權(quán)債務(wù)原始憑證和涉及其他未了事項(xiàng)的原始憑證外，可以按照規(guī)定程序進(jìn)行銷毀。2.對保管期滿但涉及國家機(jī)密、商業(yè)秘密和其他重要事項(xiàng)的檔案，不得銷毀，應(yīng)單獨(dú)抽出立卷，保管到未了事項(xiàng)完結(jié)時(shí)為止。（二）銷毀程序1.由檔案管理人員提出檔案銷毀清單，注明檔案的名稱、數(shù)量、保管期限、銷毀原因等內(nèi)容。2.財(cái)務(wù)部負(fù)責(zé)人對銷毀清單進(jìn)行審核，簽署意見后報(bào)公司分管領(lǐng)導(dǎo)審批。3.經(jīng)批準(zhǔn)后，由檔案管理人員會同財(cái)務(wù)人員共同對擬銷毀的檔案進(jìn)行清點(diǎn)、核對，確認(rèn)無誤后，在指定地點(diǎn)進(jìn)行銷毀。4.銷毀過程中，應(yīng)安排專人負(fù)責(zé)監(jiān)督，確保銷毀工作的徹底進(jìn)行。銷毀完畢后，監(jiān)督人員應(yīng)在銷毀清單上簽字確認(rèn)，并將銷毀清單歸檔保存。六、檔案信息化管理（一）建立檔案信息數(shù)據(jù)庫1.財(cái)務(wù)部應(yīng)逐步建立檔案信息數(shù)據(jù)庫，將各類檔案的電子文檔進(jìn)行集中存儲和管理。2.檔案信息數(shù)據(jù)庫應(yīng)具備檔案錄入、查詢、統(tǒng)計(jì)、備份等功能，方便檔案的查閱和利用。（二）電子檔案的管理1.電子檔案應(yīng)與紙質(zhì)檔案同步整理、歸檔，確保電子檔案與紙質(zhì)檔案的內(nèi)容一致。2.電子檔案應(yīng)按照規(guī)定的格式和命名規(guī)則進(jìn)行存儲，便于管理和查找。3.定期對電子檔案進(jìn)行備份，備份數(shù)據(jù)應(yīng)存儲在不同的介質(zhì)上，并分別存放于不同的地點(diǎn)，以防止數(shù)據(jù)丟失。（三）檔案信息化安全管理1.加強(qiáng)檔案信息化系統(tǒng)的安全防護(hù)，設(shè)置用戶權(quán)限，防止未經(jīng)授權(quán)的訪問和操作。2.定期對檔案信息化系統(tǒng)進(jìn)行維護(hù)和更新，確保系統(tǒng)的正常運(yùn)行。3.對涉及檔案信息化系統(tǒng)的設(shè)備和網(wǎng)絡(luò)進(jìn)行安全管理，防止信息泄露和病毒感染。七、監(jiān)督與檢查（一）內(nèi)部監(jiān)督1.財(cái)務(wù)部應(yīng)定期對檔案管理工作進(jìn)行自查，檢查檔案管理制度的執(zhí)行情況、檔案的收集、整理、保管、查閱和銷毀等環(huán)節(jié)的工作質(zhì)量。2.對自查中發(fā)現(xiàn)的問題，應(yīng)及時(shí)進(jìn)行整改，確保檔案管理工作的規(guī)范、有序進(jìn)