行政印章管理辦法涉密總則目的為加強公司行政印章管理，確保印章使用的合法性、嚴(yán)肅性和安全性，維護(hù)公司的利益和形象，根據(jù)國家有關(guān)法律法規(guī)及行業(yè)標(biāo)準(zhǔn)，結(jié)合公司實際情況，特制定本辦法。適用范圍本辦法適用于公司總部及所屬各部門、分支機構(gòu)、全資子公司、控股子公司等（以下統(tǒng)稱“各單位”）行政印章的管理。定義本辦法所稱行政印章，是指公司及各單位以法定名稱制發(fā)的，代表公司行使權(quán)力、履行職責(zé)、確認(rèn)事務(wù)的各類印章，包括但不限于公司公章、法定代表人章、合同專用章、財務(wù)專用章、部門章等。基本原則1.依法依規(guī)原則：行政印章的管理和使用必須嚴(yán)格遵守國家法律法規(guī)及行業(yè)標(biāo)準(zhǔn)，確保印章使用合法合規(guī)。2.專人專管原則：設(shè)立專門的印章管理崗位，配備責(zé)任心強、政治素質(zhì)高的人員負(fù)責(zé)印章管理工作，實行專人專管，確保印章安全。3.審批登記原則：印章使用必須經(jīng)過嚴(yán)格的審批程序，并進(jìn)行詳細(xì)的登記備案，確保印章使用可追溯。4.安全保密原則：加強印章保管和使用過程中的安全保密措施，防止印章被盜用、冒用、丟失等情況發(fā)生，確保公司機密信息安全。印章的刻制、啟用與廢止印章的刻制1.公司及各單位行政印章的刻制，必須由公司指定的具有資質(zhì)的印章制作單位負(fù)責(zé)。2.各單位因工作需要刻制行政印章時，應(yīng)填寫《印章刻制申請表》，詳細(xì)說明印章名稱、規(guī)格、用途等信息，并經(jīng)本單位負(fù)責(zé)人審核簽字后，報公司辦公室審批。3.公司辦公室根據(jù)審批意見，向公司指定的印章制作單位下達(dá)《印章刻制委托書》，并提供相關(guān)資料。印章制作單位應(yīng)按照委托書要求和國家有關(guān)規(guī)定刻制印章，確保印章質(zhì)量和規(guī)格符合要求。4.印章刻制完成后，印章制作單位應(yīng)將印章及印模交付公司辦公室，由公司辦公室組織相關(guān)部門進(jìn)行驗收。驗收合格后，在《印章刻制申請表》上簽字確認(rèn)，并辦理印章交接手續(xù)。印章的啟用1.新刻制的行政印章啟用前，應(yīng)在公司內(nèi)部進(jìn)行公示，公示期不少于[X]個工作日。公示內(nèi)容包括印章名稱、啟用日期、使用范圍等信息。2.公示無異議后，由公司辦公室填寫《印章啟用申請表》，經(jīng)公司領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)后，方可正式啟用。3.印章啟用時，應(yīng)在《印章使用登記簿》上進(jìn)行登記，注明印章名稱、啟用日期、啟用編號、保管人等信息。同時，應(yīng)將印章啟用情況通知公司各部門及相關(guān)單位。印章的廢止1.行政印章因機構(gòu)撤銷、名稱變更、使用期滿等原因需要廢止時，由原印章保管部門填寫《印章廢止申請表》，詳細(xì)說明印章廢止原因，并經(jīng)本單位負(fù)責(zé)人審核簽字后，報公司辦公室審批。2.公司辦公室根據(jù)審批意見，對擬廢止的印章進(jìn)行審核確認(rèn)，并在《印章使用登記簿》上注明廢止日期。3.印章廢止后，原印章保管部門應(yīng)將印章及時交回公司辦公室。公司辦公室負(fù)責(zé)對廢止印章進(jìn)行封存或銷毀，并在《印章廢止申請表》上簽字確認(rèn)。印章的保管保管部門及人員1.公司公章、法定代表人章由公司辦公室指定專人負(fù)責(zé)保管；合同專用章由公司合同管理部門指定專人負(fù)責(zé)保管；財務(wù)專用章由公司財務(wù)部門指定專人負(fù)責(zé)保管；部門章由各部門指定專人負(fù)責(zé)保管。2.印章保管人員應(yīng)具備良好的政治素質(zhì)和職業(yè)道德，熟悉印章管理業(yè)務(wù)，責(zé)任心強，保密意識高。印章保管人員應(yīng)保持相對穩(wěn)定，如有變動，應(yīng)及時辦理印章交接手續(xù)。保管要求1.印章應(yīng)存放在安全可靠的保險柜或?qū)ｉT的印章保管柜中，實行雙人雙鎖保管制度。保險柜或保管柜鑰匙由印章保管人員分別保管，不得交由他人代管。2.印章保管人員應(yīng)嚴(yán)格遵守印章保管制度，不得擅自將印章帶出辦公場所。如因工作需要攜帶印章外出，必須經(jīng)本單位負(fù)責(zé)人批準(zhǔn)，并填寫《印章外出申請表》，注明外出時間、地點、事由等信息。印章外出期間，應(yīng)由印章保管人員親自攜帶，確保印章安全。3.印章保管人員應(yīng)定期對印章進(jìn)行檢查，確保印章完好無損。如發(fā)現(xiàn)印章有損壞、丟失等情況，應(yīng)及時報告本單位負(fù)責(zé)人，并采取相應(yīng)的措施進(jìn)行處理。4.印章保管人員應(yīng)妥善保管印章使用登記簿、印章廢止申請表等相關(guān)資料，不得隨意涂改、銷毀或丟失。印章使用登記簿應(yīng)按年度裝訂成冊，存檔保管，保存期限不少于[X]年。印章的使用使用范圍1.公司公章主要用于以公司名義對外簽訂合同、協(xié)議、文件、信函等；法定代表人章主要用于以公司法定代表人名義對外簽訂合同、協(xié)議、文件、信函等；合同專用章主要用于公司對外簽訂各類合同；財務(wù)專用章主要用于公司財務(wù)收支、銀行結(jié)算等業(yè)務(wù)；部門章主要用于各部門內(nèi)部文件、資料的印發(fā)等。2.行政印章的使用必須嚴(yán)格按照規(guī)定的使用范圍進(jìn)行，不得超出規(guī)定范圍使用印章。嚴(yán)禁在空白紙張、空白合同、空白介紹信等上加蓋行政印章。使用流程1.申請：使用行政印章時，應(yīng)填寫《印章使用申請表》，詳細(xì)說明用印事由、用印文件名稱及份數(shù)、用印時間等信息，并經(jīng)本單位負(fù)責(zé)人審核簽字后，報印章保管部門審批。2.審批：印章保管部門收到《印章使用申請表》后，應(yīng)按照審批權(quán)限進(jìn)行審批。一般事項由印章保管部門負(fù)責(zé)人審批；重要事項由公司分管領(lǐng)導(dǎo)審批；重大事項由公司主要領(lǐng)導(dǎo)審批。3.登記：印章保管人員根據(jù)審批意見，在《印章使用登記簿》上進(jìn)行登記，注明用印日期、用印文件名稱及份數(shù)、用印事由、審批人等信息，并加蓋印章。4.用?。河≌卤９苋藛T應(yīng)按照審批意見和登記內(nèi)容，在規(guī)定的文件或材料上加蓋印章。加蓋印章時，應(yīng)確保印章清晰、端正、完整，不得模糊不清或加蓋在文件的空白處。5.歸檔：用印完畢后，印章保管人員應(yīng)將《印章使用申請表》、用印文件等相關(guān)資料整理歸檔，妥善保管。特殊情況處理1.如遇緊急情況，無法事先填寫《印章使用申請表》進(jìn)行審批時，印章使用人應(yīng)電話請示本單位負(fù)責(zé)人同意后，先行用印，并在事后及時補辦審批手續(xù)。2.因工作需要在異地用印的，可通過傳真等方式將《印章使用申請表》及相關(guān)文件資料傳真至印章保管部門，經(jīng)審批同意后，由印章保管人員在異地用印。用印完畢后，印章保管人員應(yīng)將用印情況及時反饋給印章使用人，并將相關(guān)資料郵寄回公司存檔。印章的監(jiān)督與檢查監(jiān)督部門公司辦公室負(fù)責(zé)對各單位行政印章管理情況進(jìn)行監(jiān)督檢查；公司審計部門負(fù)責(zé)對行政印章管理情況進(jìn)行審計監(jiān)督。檢查內(nèi)容1.印章管理制度的執(zhí)行情況，包括印章的刻制、啟用、廢止、保管、使用等環(huán)節(jié)是否符合規(guī)定。2.印章使用登記簿的登記情況，是否詳細(xì)記錄了印章使用日期、用印文件名稱及份數(shù)、用印事由、審批人等信息。3.印章保管情況，是否存放在安全可靠的保險柜或?qū)ｉT的印章保管柜中，實行雙人雙鎖保管制度。4.印章使用審批情況，是否嚴(yán)格按照規(guī)定的審批權(quán)限進(jìn)行審批，有無越權(quán)用印現(xiàn)象。檢查方式1.定期檢查：公司辦公室和審計部門定期對各單位行政印章管理情況進(jìn)行檢查，每年至少進(jìn)行[X]次全面檢查。2.不定期抽查：公司辦公室和審計部門不定期對各單位行政印章管理情況進(jìn)行抽查，及時發(fā)現(xiàn)和糾正存在的問題。3.專項檢查：根據(jù)工作需要，公司辦公室和審計部門可針對行政印章管理中的某一突出問題或重點環(huán)節(jié)進(jìn)行專項檢查，確保印章管理工作規(guī)范有序。問題處理1.對于檢查中發(fā)現(xiàn)的問題，檢查部門應(yīng)及時下達(dá)《整改通知書》，要求相關(guān)單位限期整改。整改單位應(yīng)按照《整改通知書》要求，制定整改措施，認(rèn)真進(jìn)行整改，并在規(guī)定時間內(nèi)將整改情況書面報告檢查部門。2.對于違反印章管理制度的單位和個人，公司將視情節(jié)輕重，給予相應(yīng)的紀(jì)律處分；構(gòu)成犯罪的，依法追究刑事責(zé)任。印章的信息化管理建立印章管理信息系統(tǒng)公司應(yīng)建立印章管理信息系統(tǒng)，實現(xiàn)印章管理的信息化、規(guī)范化和智能化。印章管理信息系統(tǒng)應(yīng)具備印章刻制、啟用、廢止、保管、使用、監(jiān)督等功能，能夠?qū)崟r記錄印章使用情況，對印章使用進(jìn)行全程監(jiān)控。印章數(shù)字化存儲將行政印章的印模進(jìn)行數(shù)字化存儲，建立印章電子檔案。印章電子檔案應(yīng)包括印章名稱、規(guī)格、印模、啟用日期、廢止