業(yè)務(wù)接待管理暫行辦法一、總則（一）目的為規(guī)范公司業(yè)務(wù)接待行為，加強(qiáng)業(yè)務(wù)接待管理，樹立公司良好形象，促進(jìn)業(yè)務(wù)合作與交流，特制定本辦法。（二）適用范圍本辦法適用于公司各部門及所屬單位在業(yè)務(wù)活動(dòng)中發(fā)生的接待事項(xiàng)，包括但不限于來訪客戶、合作伙伴、上級(jí)領(lǐng)導(dǎo)及相關(guān)部門的考察、調(diào)研、交流等活動(dòng)。（三）基本原則1.熱情周到原則：以熱情、禮貌、周到的服務(wù)接待來訪人員，展現(xiàn)公司良好的精神風(fēng)貌和企業(yè)文化。2.務(wù)實(shí)節(jié)儉原則：根據(jù)業(yè)務(wù)實(shí)際需要，合理安排接待活動(dòng)，嚴(yán)格控制接待費(fèi)用，杜絕鋪張浪費(fèi)。3.對(duì)口接待原則：堅(jiān)持誰對(duì)口、誰接待，確保接待工作的針對(duì)性和專業(yè)性。4.合規(guī)合法原則：接待活動(dòng)必須符合國家法律法規(guī)和公司相關(guān)規(guī)定，不得從事違法違規(guī)行為。二、接待職責(zé)分工（一）辦公室1.負(fù)責(zé)制定和完善業(yè)務(wù)接待管理制度，并組織實(shí)施。2.統(tǒng)籌協(xié)調(diào)公司重大業(yè)務(wù)接待活動(dòng)，安排接待人員和車輛。3.審核接待費(fèi)用預(yù)算，辦理接待費(fèi)用報(bào)銷手續(xù)。4.負(fù)責(zé)接待禮品的采購、保管和發(fā)放。5.對(duì)接待活動(dòng)進(jìn)行總結(jié)和評(píng)估，不斷改進(jìn)接待工作。（二）業(yè)務(wù)部門1.根據(jù)業(yè)務(wù)需要，提前向辦公室提交業(yè)務(wù)接待申請(qǐng)，明確接待對(duì)象、目的、時(shí)間、地點(diǎn)、人數(shù)等信息。2.負(fù)責(zé)接待活動(dòng)的具體組織和實(shí)施，包括與來訪人員溝通協(xié)調(diào)、安排參觀考察、業(yè)務(wù)洽談等。3.協(xié)助辦公室做好接待費(fèi)用的控制和管理，提供相關(guān)費(fèi)用明細(xì)。4.收集、整理來訪人員的反饋意見，及時(shí)反饋給辦公室。（三）財(cái)務(wù)部門1.負(fù)責(zé)審核接待費(fèi)用預(yù)算，確保預(yù)算合理合規(guī)。2.按照財(cái)務(wù)制度辦理接待費(fèi)用報(bào)銷手續(xù)，嚴(yán)格把關(guān)費(fèi)用支出。3.定期對(duì)接待費(fèi)用進(jìn)行統(tǒng)計(jì)和分析，為公司決策提供數(shù)據(jù)支持。（四）其他部門根據(jù)辦公室的統(tǒng)一安排，配合做好業(yè)務(wù)接待的相關(guān)工作。三、接待標(biāo)準(zhǔn)（一）住宿標(biāo)準(zhǔn)1.接待對(duì)象為公司客戶、合作伙伴等，根據(jù)實(shí)際情況安排住宿。一般情況下，安排標(biāo)準(zhǔn)間或大床房，住宿費(fèi)用標(biāo)準(zhǔn)按照公司相關(guān)規(guī)定執(zhí)行。2.接待對(duì)象為上級(jí)領(lǐng)導(dǎo)及相關(guān)部門人員，根據(jù)領(lǐng)導(dǎo)要求和實(shí)際情況安排住宿，確保住宿條件舒適、安全。（二）餐飲標(biāo)準(zhǔn)1.早餐：根據(jù)實(shí)際情況安排，一般提供自助早餐或簡單的套餐。2.午餐和晚餐：根據(jù)接待對(duì)象的重要程度和業(yè)務(wù)需要，合理安排餐飲標(biāo)準(zhǔn)。一般情況下，接待普通客戶、合作伙伴等，人均餐飲費(fèi)用不超過[X]元；接待重要客戶、合作伙伴或上級(jí)領(lǐng)導(dǎo)及相關(guān)部門人員，人均餐飲費(fèi)用不超過[X]元。餐飲安排應(yīng)注重地方特色和公司形象，避免鋪張浪費(fèi)。3.嚴(yán)禁用公款購買高檔煙酒和禮品，不得安排超標(biāo)準(zhǔn)的宴請(qǐng)。（三）交通標(biāo)準(zhǔn)1.市內(nèi)交通：根據(jù)接待對(duì)象的人數(shù)和實(shí)際需要，合理安排車輛。一般情況下，接待普通客戶、合作伙伴等，可安排出租車或公司內(nèi)部車輛；接待重要客戶、合作伙伴或上級(jí)領(lǐng)導(dǎo)及相關(guān)部門人員，應(yīng)安排商務(wù)車或?qū)＼嚱铀汀?.市外交通：根據(jù)接待對(duì)象的行程安排，如需乘坐飛機(jī)、火車、長途客車等交通工具，應(yīng)按照經(jīng)濟(jì)、便捷的原則選擇合適的車次和艙位，并提前預(yù)訂車票或機(jī)票。（四）陪同人員標(biāo)準(zhǔn)1.接待來訪人員時(shí)，應(yīng)根據(jù)業(yè)務(wù)對(duì)口原則，安排相應(yīng)的業(yè)務(wù)部門人員陪同。陪同人員數(shù)量應(yīng)根據(jù)接待對(duì)象的人數(shù)和業(yè)務(wù)需要合理確定，一般不超過[X]人。2.接待重要客戶、合作伙伴或上級(jí)領(lǐng)導(dǎo)及相關(guān)部門人員時(shí)，公司領(lǐng)導(dǎo)應(yīng)根據(jù)情況出面陪同。四、接待流程（一）接待申請(qǐng)業(yè)務(wù)部門根據(jù)業(yè)務(wù)需要，提前填寫《業(yè)務(wù)接待申請(qǐng)表》，詳細(xì)說明接待對(duì)象、目的、時(shí)間、地點(diǎn)、人數(shù)、接待標(biāo)準(zhǔn)等信息，經(jīng)部門負(fù)責(zé)人審核簽字后，報(bào)辦公室審批。辦公室根據(jù)接待申請(qǐng)的內(nèi)容和公司實(shí)際情況，進(jìn)行審核并提出意見，報(bào)公司領(lǐng)導(dǎo)審批。（二）接待準(zhǔn)備1.辦公室根據(jù)公司領(lǐng)導(dǎo)的審批意見，安排接待人員和車輛，并通知相關(guān)部門做好接待準(zhǔn)備工作。2.業(yè)務(wù)部門負(fù)責(zé)與來訪人員溝通協(xié)調(diào)，確定具體的行程安排和活動(dòng)內(nèi)容，并提前做好相關(guān)資料的準(zhǔn)備工作。3.辦公室根據(jù)接待標(biāo)準(zhǔn)，準(zhǔn)備好接待禮品、餐飲、住宿等相關(guān)事宜。（三）接待實(shí)施1.接待人員提前到達(dá)指定地點(diǎn)迎接來訪人員，引導(dǎo)來訪人員前往預(yù)定的活動(dòng)場所，并按照預(yù)定的行程安排組織開展各項(xiàng)活動(dòng)。2.在接待過程中，接待人員應(yīng)熱情周到、禮貌得體，及時(shí)解答來訪人員的疑問，確保接待活動(dòng)順利進(jìn)行。3.業(yè)務(wù)部門負(fù)責(zé)與來訪人員進(jìn)行業(yè)務(wù)洽談和交流，收集、整理來訪人員的意見和建議，及時(shí)反饋給公司相關(guān)部門。（四）接待總結(jié)接待活動(dòng)結(jié)束后，業(yè)務(wù)部門應(yīng)及時(shí)對(duì)接待活動(dòng)進(jìn)行總結(jié)，填寫《業(yè)務(wù)接待總結(jié)表》，內(nèi)容包括接待對(duì)象、接待目的、接待過程、取得的效果、存在的問題及改進(jìn)措施等。辦公室負(fù)責(zé)對(duì)接待活動(dòng)進(jìn)行評(píng)估和總結(jié)，分析接待工作中存在的問題，提出改進(jìn)建議，不斷完善業(yè)務(wù)接待管理工作。五、接待費(fèi)用管理（一）預(yù)算管理1.業(yè)務(wù)部門在提交接待申請(qǐng)時(shí)，應(yīng)同時(shí)提交接待費(fèi)用預(yù)算，明確各項(xiàng)費(fèi)用的支出標(biāo)準(zhǔn)和金額。辦公室對(duì)業(yè)務(wù)部門提交的接待費(fèi)用預(yù)算進(jìn)行審核，報(bào)公司領(lǐng)導(dǎo)審批后納入公司年度預(yù)算管理。2.接待費(fèi)用預(yù)算應(yīng)嚴(yán)格控制，不得超預(yù)算支出。如因特殊情況需要調(diào)整預(yù)算，應(yīng)按照公司預(yù)算調(diào)整的相關(guān)規(guī)定辦理審批手續(xù)。（二）報(bào)銷管理1.接待費(fèi)用報(bào)銷應(yīng)嚴(yán)格按照公司財(cái)務(wù)制度執(zhí)行，報(bào)銷憑證必須真實(shí)、合法、有效。2.接待費(fèi)用報(bào)銷時(shí)，應(yīng)提供《業(yè)務(wù)接待申請(qǐng)表》、發(fā)票、費(fèi)用明細(xì)清單等相關(guān)資料，經(jīng)業(yè)務(wù)部門負(fù)責(zé)人、辦公室負(fù)責(zé)人、財(cái)務(wù)部門負(fù)責(zé)人審核簽字后，報(bào)公司領(lǐng)導(dǎo)審批。3.財(cái)務(wù)部門應(yīng)加強(qiáng)對(duì)接待費(fèi)用報(bào)銷的審核，對(duì)不符合規(guī)定的報(bào)銷憑證不予報(bào)銷。（三）監(jiān)督檢查1.公司審計(jì)部門定期對(duì)接待費(fèi)用的使用情況進(jìn)行審計(jì)監(jiān)督，檢查接待費(fèi)用是否按照規(guī)定的標(biāo)準(zhǔn)和范圍支出，是否存在違規(guī)報(bào)銷等問題。2.對(duì)于發(fā)現(xiàn)的問題，審計(jì)部門應(yīng)及時(shí)提出整改意見，并督促相關(guān)部門進(jìn)行整改。對(duì)違反規(guī)定的行為，將按照公司相關(guān)規(guī)定進(jìn)行嚴(yán)肅處理。六、接待禮品管理（一）禮品采購1.辦公室負(fù)責(zé)接待禮品的采購工作，應(yīng)選擇質(zhì)量可靠、具有一定特色和紀(jì)念意義的禮品。2.禮品采購應(yīng)嚴(yán)格按照公司采購制度執(zhí)行，通過招標(biāo)、詢價(jià)等方式選擇供應(yīng)商，確保禮品采購的公開、公平、公正。3.禮品采購應(yīng)建立臺(tái)賬，詳細(xì)記錄禮品的名稱、規(guī)格、數(shù)量、價(jià)格、采購日期、供應(yīng)商等信息。（二）禮品發(fā)放1.接待禮品應(yīng)在接待活動(dòng)結(jié)束后及時(shí)發(fā)放給來訪人員，不得擅自截留或挪作他用。2.禮品發(fā)放時(shí)，應(yīng)填寫《接待禮品