部門章使用管理辦法一、總則（一）目的為加強(qiáng)公司部門章的使用管理，規(guī)范使用流程，確保部門章使用的合法性、嚴(yán)肅性和安全性，維護(hù)公司的正常運(yùn)營秩序，特制定本辦法。（二）適用范圍本辦法適用于公司內(nèi)各部門章的使用管理。（三）定義1.部門章：指公司內(nèi)部各部門為履行其職責(zé)，以部門名義制作并使用的印章，包括但不限于部門公章、業(yè)務(wù)專用章等。2.使用人：指經(jīng)部門負(fù)責(zé)人授權(quán)，負(fù)責(zé)具體使用部門章的公司員工。（四）基本原則1.嚴(yán)格審批原則：部門章的使用必須經(jīng)過嚴(yán)格的審批流程，確保使用事由合法合規(guī)。2.登記備案原則：對每一次部門章的使用進(jìn)行詳細(xì)登記備案，以便追溯和查詢。3.專人保管原則：部門章應(yīng)由專人負(fù)責(zé)保管，確保印章的安全存放。二、部門章的刻制與啟用（一）刻制1.各部門因工作需要刻制部門章時，應(yīng)填寫《部門章刻制申請表》，詳細(xì)說明刻制印章的名稱、用途、樣式等信息，并經(jīng)部門負(fù)責(zé)人簽字確認(rèn)后，報公司行政管理部門審核。2.公司行政管理部門審核通過后，統(tǒng)一安排到具有合法資質(zhì)的印章刻制單位進(jìn)行刻制。3.刻制完成的部門章，應(yīng)及時交付申請部門，并辦理交接手續(xù)。交接時，應(yīng)檢查印章的外觀、尺寸、文字等是否符合要求，同時在《部門章交接登記表》上簽字確認(rèn)。（二）啟用1.新刻制的部門章啟用前，應(yīng)由部門負(fù)責(zé)人在公司內(nèi)部發(fā)布啟用通知，明確印章的啟用日期、使用范圍、保管人等信息。2.部門章啟用后，應(yīng)及時將印章印模報送公司行政管理部門備案，同時將印章的使用規(guī)定納入部門內(nèi)部管理制度。三、部門章的保管（一）保管人員1.部門章應(yīng)由專人負(fù)責(zé)保管，保管人員應(yīng)具備高度的責(zé)任心和保密意識，熟悉印章使用規(guī)定。2.部門負(fù)責(zé)人應(yīng)指定本部門內(nèi)政治素質(zhì)高、業(yè)務(wù)能力強(qiáng)、工作認(rèn)真負(fù)責(zé)的員工擔(dān)任印章保管人，并報公司行政管理部門備案。（二）保管要求1.部門章應(yīng)存放在安全可靠的地方，如保險柜、文件柜等，并配備必要的防盜、防火、防潮設(shè)施。2.印章保管人不得將部門章轉(zhuǎn)借他人使用，不得在未經(jīng)授權(quán)的情況下攜帶印章外出。如因工作需要必須攜帶印章外出的，應(yīng)事先填寫《部門章外出使用申請表》，經(jīng)部門負(fù)責(zé)人批準(zhǔn)后，由兩人以上共同攜帶，并采取必要的安全措施。3.印章保管人應(yīng)定期對印章進(jìn)行檢查，確保印章的完好無損。如發(fā)現(xiàn)印章有損壞、丟失等情況，應(yīng)及時報告部門負(fù)責(zé)人，并采取相應(yīng)的措施進(jìn)行處理。四、部門章的使用（一）使用范圍1.部門章僅限于在本部門職責(zé)范圍內(nèi)使用，不得超越權(quán)限使用。2.具體使用范圍包括但不限于：部門內(nèi)部文件、報告、通知、函件等的蓋章；與業(yè)務(wù)相關(guān)的合同、協(xié)議、授權(quán)書等的蓋章；其他經(jīng)部門負(fù)責(zé)人批準(zhǔn)的事項。（二）使用流程1.申請：使用部門章時，使用人應(yīng)填寫《部門章使用申請表》，詳細(xì)說明使用事由、使用文件名稱、使用份數(shù)等信息，并經(jīng)部門負(fù)責(zé)人簽字確認(rèn)。2.審核：部門負(fù)責(zé)人對《部門章使用申請表》進(jìn)行審核，確認(rèn)使用事由合法合規(guī)、使用文件內(nèi)容準(zhǔn)確無誤后，在申請表上簽字批準(zhǔn)。3.蓋章：印章保管人根據(jù)部門負(fù)責(zé)人的批準(zhǔn)意見，對申請蓋章的文件進(jìn)行認(rèn)真核對，確認(rèn)無誤后，在文件規(guī)定的位置加蓋部門章，并在《部門章使用登記表》上記錄蓋章日期、文件名稱、使用份數(shù)、使用人等信息。4.登記備案：印章保管人應(yīng)將《部門章使用申請表》和《部門章使用登記表》定期報送公司行政管理部門備案，以便公司對部門章的使用情況進(jìn)行監(jiān)督和管理。（三）特殊情況處理1.如遇緊急情況，無法按照正常流程申請蓋章的，使用人應(yīng)電話請示部門負(fù)責(zé)人同意后，先行蓋章，并在事后及時補(bǔ)辦申請手續(xù)。2.對于涉及公司重大利益、重要合同協(xié)議等文件的蓋章，部門負(fù)責(zé)人應(yīng)在審核通過后，報公司分管領(lǐng)導(dǎo)審批。五、部門章的停用與銷毀（一）停用1.部門章因機(jī)構(gòu)調(diào)整、業(yè)務(wù)變更、印章?lián)p壞等原因不再使用時，應(yīng)由部門負(fù)責(zé)人填寫《部門章停用申請表》，詳細(xì)說明停用原因，并報公司行政管理部門審核。2.公司行政管理部門審核通過后，發(fā)布部門章停用通知，明確停用日期，并收回印章。（二）銷毀1.停用的部門章應(yīng)及時進(jìn)行銷毀，銷毀工作應(yīng)由公司行政管理部門會同申請部門共同進(jìn)行。2.銷毀前，應(yīng)在《部門章銷毀登記表》上詳細(xì)記錄印章名稱、銷毀日期、銷毀方式等信息，并由銷毀人員簽字確認(rèn)。3.銷毀方式可采用粉碎、熔化等物理方法，確保印章無法恢復(fù)使用。銷毀過程應(yīng)進(jìn)行拍照或錄像，留存?zhèn)洳椤Ａ?、監(jiān)督與檢查（一）監(jiān)督部門公司行政管理部門負(fù)責(zé)對部門章的使用管理情況進(jìn)行監(jiān)督檢查。（二）檢查內(nèi)容1.部門章的保管情況，包括保管人員是否符合要求、保管設(shè)施是否安全可靠等。2.部門章的使用情況，包括使用流程是否規(guī)范、使用范圍是否符合規(guī)定、使用登記是否完整等。3.部門章的停用與銷毀情況，包括停用申請是否及時、銷毀過程是否合規(guī)等。（三）違規(guī)處理1.對于違反本辦法規(guī)定使用部門章的行為，公司將視情節(jié)輕重給予相應(yīng)的處罰，包括但不限于批評教育、警告、罰款、解除勞動合同等。2.如因違規(guī)使用部門章給公司造成經(jīng)濟(jì)損失或其他不良影響的，責(zé)任人應(yīng)承擔(dān)相應(yīng)的賠償責(zé)任。構(gòu)成犯罪的，將依法追究刑事責(zé)任。七、附則（一）解釋權(quán)本辦法由公司行