費(fèi)用支出憑證管理辦法一、總則（一）目的為了加強(qiáng)公司費(fèi)用支出憑證的管理，規(guī)范費(fèi)用報(bào)銷流程，確保公司財(cái)務(wù)信息的真實(shí)性、準(zhǔn)確性和完整性，根據(jù)國(guó)家相關(guān)法律法規(guī)及公司財(cái)務(wù)制度，特制定本辦法。（二）適用范圍本辦法適用于公司各部門及全體員工在日常經(jīng)營(yíng)活動(dòng)中發(fā)生的各類費(fèi)用支出憑證的管理。（三）基本原則1.合法性原則：費(fèi)用支出必須符合國(guó)家法律法規(guī)及公司相關(guān)規(guī)定，憑證內(nèi)容真實(shí)、合法、有效。2.真實(shí)性原則：費(fèi)用支出應(yīng)與實(shí)際業(yè)務(wù)相符，憑證所反映的經(jīng)濟(jì)業(yè)務(wù)內(nèi)容必須真實(shí)可靠。3.完整性原則：費(fèi)用支出憑證應(yīng)具備完整的要素，包括憑證名稱、日期、編號(hào)、摘要、金額、附件等，確保財(cái)務(wù)核算準(zhǔn)確無(wú)誤。4.及時(shí)性原則：費(fèi)用支出發(fā)生后，應(yīng)及時(shí)取得合法有效的憑證，并按照規(guī)定的流程進(jìn)行報(bào)銷，不得拖延。二、費(fèi)用支出憑證的種類及要求（一）發(fā)票1.發(fā)票是費(fèi)用支出的主要憑證，必須是由稅務(wù)機(jī)關(guān)統(tǒng)一監(jiān)制的正規(guī)發(fā)票，發(fā)票內(nèi)容應(yīng)清晰、完整，包括發(fā)票名稱、發(fā)票號(hào)碼、開票日期、購(gòu)買方名稱、納稅人識(shí)別號(hào)、地址、電話、開戶行及賬號(hào)、貨物或應(yīng)稅勞務(wù)、服務(wù)名稱、規(guī)格型號(hào)、單位、數(shù)量、單價(jià)、金額、稅率、稅額、價(jià)稅合計(jì)等。2.發(fā)票應(yīng)加蓋發(fā)票專用章，印章清晰可辨，發(fā)票專用章的名稱應(yīng)與銷售方名稱一致。3.對(duì)于增值稅專用發(fā)票，應(yīng)按照規(guī)定進(jìn)行認(rèn)證抵扣，確保發(fā)票信息與實(shí)際業(yè)務(wù)相符，不得虛開、代開發(fā)票。（二）收據(jù)1.收據(jù)是在無(wú)法取得發(fā)票的情況下，作為費(fèi)用支出的補(bǔ)充憑證，但必須是由財(cái)政部門監(jiān)制的正規(guī)收據(jù)。2.收據(jù)應(yīng)注明收款單位名稱、收款日期、收款事由、金額等內(nèi)容，并加蓋收款單位財(cái)務(wù)專用章或發(fā)票專用章。3.除財(cái)政部門監(jiān)制的收據(jù)外，其他收據(jù)不得作為費(fèi)用支出的報(bào)銷憑證。（三）其他憑證1.除發(fā)票和收據(jù)外，其他合法有效的憑證也可作為費(fèi)用支出的報(bào)銷依據(jù)，如火車票、飛機(jī)票、汽車票、船票、住宿發(fā)票、餐飲發(fā)票、辦公用品清單、合同協(xié)議、審批文件等。2.對(duì)于自制的原始憑證，如工資表、獎(jiǎng)金表、差旅費(fèi)報(bào)銷單等，應(yīng)具備完整的要素，包括憑證名稱、日期、編號(hào)、摘要、金額、制表人、審核人、審批人等，并加蓋相關(guān)部門或個(gè)人的印章。三、費(fèi)用支出憑證的取得與審核（一）取得要求1.員工在發(fā)生費(fèi)用支出時(shí)，應(yīng)及時(shí)向?qū)Ψ剿魅『戏ㄓ行У膽{證，并確保憑證內(nèi)容與實(shí)際業(yè)務(wù)相符。2.對(duì)于發(fā)票，應(yīng)仔細(xì)核對(duì)發(fā)票的各項(xiàng)信息，如發(fā)票名稱、發(fā)票號(hào)碼、開票日期、購(gòu)買方名稱、納稅人識(shí)別號(hào)、地址、電話、開戶行及賬號(hào)、貨物或應(yīng)稅勞務(wù)、服務(wù)名稱、規(guī)格型號(hào)、單位、數(shù)量、單價(jià)、金額、稅率、稅額、價(jià)稅合計(jì)等，如有錯(cuò)誤或遺漏，應(yīng)及時(shí)要求對(duì)方更正或補(bǔ)開。3.對(duì)于收據(jù)，應(yīng)確保收據(jù)的真實(shí)性和合法性，如收據(jù)是否由財(cái)政部門監(jiān)制、收款單位名稱是否與實(shí)際業(yè)務(wù)相符、印章是否齊全等。4.對(duì)于其他憑證，如火車票、飛機(jī)票、汽車票、船票、住宿發(fā)票、餐飲發(fā)票、辦公用品清單、合同協(xié)議、審批文件等，應(yīng)仔細(xì)核對(duì)憑證的各項(xiàng)信息，確保憑證內(nèi)容與實(shí)際業(yè)務(wù)相符，憑證的真實(shí)性和合法性。（二）審核要點(diǎn)1.憑證的真實(shí)性審核：審核憑證所反映的經(jīng)濟(jì)業(yè)務(wù)是否真實(shí)發(fā)生，是否存在虛假報(bào)銷的情況。2.憑證的合法性審核：審核憑證是否符合國(guó)家法律法規(guī)及公司相關(guān)規(guī)定，是否為合法有效的憑證。3.憑證的完整性審核：審核憑證的要素是否齊全，包括憑證名稱、日期、編號(hào)、摘要、金額、附件等，是否有相關(guān)人員的簽字或蓋章。4.憑證的合理性審核：審核費(fèi)用支出是否合理，是否符合公司的費(fèi)用標(biāo)準(zhǔn)和預(yù)算控制要求。5.憑證的關(guān)聯(lián)性審核：審核憑證與費(fèi)用支出的關(guān)聯(lián)性，是否能夠證明費(fèi)用支出的真實(shí)性和合理性。四、費(fèi)用支出憑證的粘貼與整理（一）粘貼要求1.費(fèi)用支出憑證應(yīng)按照類別和時(shí)間順序進(jìn)行粘貼，同類憑證應(yīng)粘貼在一起，不同類憑證應(yīng)分開粘貼。2.粘貼憑證時(shí)，應(yīng)使用膠水或膠棒，不得使用訂書釘、回形針等，確保憑證粘貼牢固，不易脫落。3.憑證粘貼應(yīng)平整、整齊，不得折疊、卷曲，憑證的左上角或右上角應(yīng)留出一定的空白，以便于裝訂和查閱。4.對(duì)于較大的憑證，如發(fā)票聯(lián)、合同協(xié)議等，可以進(jìn)行裁剪，但應(yīng)確保裁剪后的憑證內(nèi)容完整，不影響審核和查閱。（二）整理要求1.費(fèi)用支出憑證粘貼完成后，應(yīng)按照?qǐng)?bào)銷單的格式進(jìn)行整理，確保憑證的排列順序與報(bào)銷單的填寫順序一致。2.整理憑證時(shí)，應(yīng)將憑證的附件與報(bào)銷單進(jìn)行核對(duì)，確保附件齊全，與報(bào)銷單所填內(nèi)容相符。3.對(duì)于多張憑證粘貼在一起的情況，應(yīng)在憑證的右上角注明憑證的張數(shù)，以便于核對(duì)和統(tǒng)計(jì)。五、費(fèi)用支出憑證的報(bào)銷流程（一）填寫報(bào)銷單1.員工發(fā)生費(fèi)用支出后，應(yīng)按照公司規(guī)定的格式填寫費(fèi)用報(bào)銷單，報(bào)銷單應(yīng)包括報(bào)銷日期、報(bào)銷人姓名、部門名稱、費(fèi)用項(xiàng)目、金額、附件張數(shù)等內(nèi)容。2.報(bào)銷單的填寫應(yīng)字跡清晰、工整，不得涂改、挖補(bǔ)，如有錯(cuò)誤或遺漏，應(yīng)重新填寫。3.報(bào)銷單的金額應(yīng)與所附憑證的金額一致，如有多張憑證，應(yīng)將憑證金額匯總后填寫在報(bào)銷單上。（二）部門負(fù)責(zé)人審批1.報(bào)銷人將填寫好的報(bào)銷單提交給所在部門負(fù)責(zé)人進(jìn)行審批，部門負(fù)責(zé)人應(yīng)根據(jù)公司的費(fèi)用標(biāo)準(zhǔn)和預(yù)算控制要求，對(duì)費(fèi)用支出的真實(shí)性、合理性和必要性進(jìn)行審核，并簽署審批意見。2.部門負(fù)責(zé)人審批通過(guò)后，應(yīng)在報(bào)銷單上簽字確認(rèn)，并注明審批日期。（三）財(cái)務(wù)審核1.報(bào)銷單經(jīng)部門負(fù)責(zé)人審批后，提交給財(cái)務(wù)部門進(jìn)行審核，財(cái)務(wù)人員應(yīng)根據(jù)國(guó)家法律法規(guī)及公司財(cái)務(wù)制度，對(duì)費(fèi)用支出憑證的真實(shí)性、合法性、完整性、合理性和關(guān)聯(lián)性進(jìn)行審核，并簽署審核意見。2.財(cái)務(wù)審核的主要內(nèi)容包括：憑證是否合法有效、內(nèi)容是否完整準(zhǔn)確、費(fèi)用支出是否合理合規(guī)、是否符合公司的費(fèi)用標(biāo)準(zhǔn)和預(yù)算控制要求等。3.財(cái)務(wù)人員審核通過(guò)后，應(yīng)在報(bào)銷單上簽字確認(rèn)，并注明審核日期。（四）總經(jīng)理審批1.報(bào)銷單經(jīng)財(cái)務(wù)審核通過(guò)后，提交給總經(jīng)理進(jìn)行審批，總經(jīng)理應(yīng)根據(jù)公司的財(cái)務(wù)狀況和經(jīng)營(yíng)情況，對(duì)費(fèi)用支出的必要性和合理性進(jìn)行審核，并簽署審批意見。2.總經(jīng)理審批通過(guò)后，應(yīng)在報(bào)銷單上簽字確認(rèn)，并注明審批日期。（五）報(bào)銷支付1.報(bào)銷單經(jīng)總經(jīng)理審批通過(guò)后，由財(cái)務(wù)部門按照公司規(guī)定的流程進(jìn)行報(bào)銷支付，報(bào)銷支付方式包括現(xiàn)金支付、銀行轉(zhuǎn)賬等。2.對(duì)于現(xiàn)金支付的報(bào)銷，財(cái)務(wù)人員應(yīng)按照公司現(xiàn)金管理規(guī)定，確保現(xiàn)金支付的安全和準(zhǔn)確；對(duì)于銀行轉(zhuǎn)賬支付的報(bào)銷，財(cái)務(wù)人員應(yīng)按照公司銀行賬戶管理規(guī)定，確保銀行轉(zhuǎn)賬支付的及時(shí)和準(zhǔn)確。3.報(bào)銷支付完成后，財(cái)務(wù)人員應(yīng)在報(bào)銷單上加蓋“已報(bào)銷”印章，并將報(bào)銷單及相關(guān)憑證進(jìn)行歸檔保存。六、費(fèi)用支出憑證的保管與存檔（一）保管要求1.公司應(yīng)設(shè)立專門的費(fèi)用支出憑證保管崗位，負(fù)責(zé)費(fèi)用支出憑證的收集、整理、保管和存檔工作。2.費(fèi)用支出憑證應(yīng)按照類別和時(shí)間順序進(jìn)行分類保管，確保憑證的存放有序，便于查閱和管理。3.費(fèi)用支出憑證的保管期限應(yīng)按照國(guó)家法律法規(guī)及公司財(cái)務(wù)制度的規(guī)定執(zhí)行，一般情況下，費(fèi)用支出憑證的保管期限為[X]年。4.費(fèi)用支出憑證的保管應(yīng)安全可靠，防止憑證丟失、損壞、被盜等情況的發(fā)生，如有憑證丟失或損壞，應(yīng)及時(shí)采取措施進(jìn)行補(bǔ)救。（二）存檔要求1.費(fèi)用支出憑證應(yīng)按照公司規(guī)定的格式和要求進(jìn)行存檔，存檔的憑證應(yīng)包括報(bào)銷單、費(fèi)用支出憑證、附件等，確保存檔的憑證完整、準(zhǔn)確、清晰。2.費(fèi)用支出憑證的存檔應(yīng)建立電子檔案和紙質(zhì)檔案，電子檔案應(yīng)按照公司規(guī)定的存儲(chǔ)方式和備份策略進(jìn)行存儲(chǔ)，紙質(zhì)檔案應(yīng)按照公司規(guī)定的裝訂方式和保管期限進(jìn)行裝訂和保管。3.費(fèi)用支出憑證的存檔應(yīng)便于查閱和管理，公司應(yīng)建立完善的檔案查閱制度，明確檔案查閱的流程和權(quán)限，確保檔案查閱的安全和規(guī)范。七、監(jiān)督與檢查（一）內(nèi)部審計(jì)1.公司內(nèi)部審計(jì)部門應(yīng)定期對(duì)費(fèi)用支出憑證的管理情況進(jìn)行審計(jì)，檢查費(fèi)用支出憑證的真實(shí)性、合法性、完整性、合理性和關(guān)聯(lián)性，以及費(fèi)用報(bào)銷流程的執(zhí)行情況。2.內(nèi)部審計(jì)部門在審計(jì)過(guò)程中，如發(fā)現(xiàn)問(wèn)題應(yīng)及時(shí)提出整改意見，并跟蹤整改情況，確保問(wèn)題得到及時(shí)解決。（二）財(cái)務(wù)檢查1.公司財(cái)務(wù)部門應(yīng)定期對(duì)費(fèi)用支出憑證的管理情況進(jìn)行檢查，檢查費(fèi)用支出憑證的取得、審核、粘貼、整理、報(bào)銷等環(huán)節(jié)是否符合公司規(guī)定，以及費(fèi)用報(bào)銷流程的執(zhí)行情況。2.財(cái)務(wù)部門在檢查過(guò)程中，如發(fā)現(xiàn)問(wèn)題應(yīng)及時(shí)提出整改意