預招標采購管理辦法一、總則（一）目的為規(guī)范公司/組織的預招標采購活動，加強采購管理，提高采購效率，保證采購質(zhì)量，降低采購成本，特制定本辦法。（二）適用范圍本辦法適用于公司/組織內(nèi)所有預招標采購項目，包括但不限于物資采購、工程采購、服務(wù)采購等。（三）基本原則1.合法性原則：采購活動必須遵守國家法律法規(guī)和相關(guān)行業(yè)標準，確保采購過程合法合規(guī)。2.公平公正原則：采購活動應(yīng)遵循公平、公正的原則，對待所有潛在供應(yīng)商，不得偏袒任何一方。3.公開透明原則：采購信息應(yīng)公開透明，接受公司/組織內(nèi)部和外部的監(jiān)督。4.效益優(yōu)先原則：在保證采購質(zhì)量的前提下，追求采購效益的最大化，降低采購成本。二、職責分工（一）采購部門1.負責制定采購計劃和預算，組織實施預招標采購活動。2.負責供應(yīng)商的開發(fā)、評估和管理，建立供應(yīng)商數(shù)據(jù)庫。3.負責采購合同的簽訂、執(zhí)行和管理，協(xié)調(diào)解決采購過程中的問題。（二）需求部門1.負責提出采購需求，明確采購項目的規(guī)格、數(shù)量、質(zhì)量等要求。2.參與采購項目的評標工作，提供技術(shù)支持和意見。3.負責采購項目的驗收工作，確保采購產(chǎn)品符合要求。（三）財務(wù)部門1.負責審核采購預算和合同付款條款，確保資金使用合理。2.負責采購項目的財務(wù)核算和付款管理。（四）審計部門1.負責對采購活動進行審計監(jiān)督，檢查采購程序的合規(guī)性和采購結(jié)果的公正性。2.對采購過程中的違規(guī)行為提出處理意見。三、采購流程（一）采購計劃制定1.需求部門根據(jù)業(yè)務(wù)發(fā)展需要，提前向采購部門提交采購需求申請，詳細說明采購項目的名稱、規(guī)格、數(shù)量、質(zhì)量要求、預計采購時間等信息。2.采購部門對需求部門提交的采購需求進行匯總和分析，結(jié)合公司/組織的庫存情況、采購預算等因素，制定年度、季度和月度采購計劃。3.采購計劃應(yīng)明確采購項目的名稱、規(guī)格、數(shù)量、采購時間、預算金額等內(nèi)容，并報公司/組織領(lǐng)導審批。（二）供應(yīng)商選擇1.采購部門根據(jù)采購項目的特點和要求，通過公開招標、邀請招標、競爭性談判、詢價等方式，從供應(yīng)商數(shù)據(jù)庫或市場上篩選潛在供應(yīng)商。2.對潛在供應(yīng)商進行資格審查，包括營業(yè)執(zhí)照、資質(zhì)證書、業(yè)績情況、信譽狀況等方面的審查。3.組織潛在供應(yīng)商進行現(xiàn)場考察或樣品測試，了解供應(yīng)商的生產(chǎn)能力、質(zhì)量控制水平、售后服務(wù)等情況。4.根據(jù)資格審查和現(xiàn)場考察結(jié)果，確定入圍供應(yīng)商名單，并向入圍供應(yīng)商發(fā)出詢價文件或招標文件。（三）采購文件編制1.采購部門根據(jù)采購項目的需求和特點，編制詢價文件、招標文件等采購文件。2.采購文件應(yīng)明確采購項目的技術(shù)規(guī)格、商務(wù)條款、評標標準、合同條款等內(nèi)容，確保采購文件的完整性和準確性。3.采購文件編制完成后，應(yīng)組織相關(guān)部門和人員進行審核，確保采購文件符合法律法規(guī)和公司/組織的要求。（四）采購評審1.采購部門組織需求部門、財務(wù)部門、審計部門等相關(guān)人員組成評標委員會或詢價小組，對供應(yīng)商的報價文件進行評審。2.評標委員會或詢價小組按照采購文件規(guī)定的評標標準和方法，對供應(yīng)商的報價、技術(shù)方案、售后服務(wù)等進行綜合評審，確定中標供應(yīng)商或成交供應(yīng)商。3.評標委員會或詢價小組應(yīng)出具評審報告，說明評審過程和結(jié)果，并報公司/組織領(lǐng)導審批。（五）合同簽訂1.采購部門根據(jù)評審結(jié)果，與中標供應(yīng)商或成交供應(yīng)商簽訂采購合同。2.采購合同應(yīng)明確采購項目的名稱、規(guī)格、數(shù)量、價格、交貨時間、交貨地點、質(zhì)量標準、付款方式、售后服務(wù)等條款，確保合同的合法性和有效性。3.采購合同簽訂后，應(yīng)及時將合同副本送財務(wù)部門、審計部門等相關(guān)部門備案。（六）采購執(zhí)行1.供應(yīng)商按照采購合同約定的時間、地點和質(zhì)量標準，組織生產(chǎn)和供應(yīng)貨物或提供服務(wù)。2.采購部門負責跟蹤采購合同的執(zhí)行情況，及時協(xié)調(diào)解決合同執(zhí)行過程中出現(xiàn)的問題。3.需求部門負責對采購產(chǎn)品或服務(wù)進行驗收，確保采購產(chǎn)品或服務(wù)符合合同要求。（七）采購付款1.財務(wù)部門根據(jù)采購合同約定的付款方式和時間，審核采購部門提交的付款申請。2.審核通過后，財務(wù)部門按照公司/組織的財務(wù)管理制度辦理付款手續(xù)。3.采購部門應(yīng)及時與供應(yīng)商核對發(fā)票信息，確保付款金額準確無誤。四、采購風險管理（一）風險識別1.采購部門定期對采購活動進行風險識別，分析可能存在的風險因素，如供應(yīng)商違約、質(zhì)量問題、價格波動、法律法規(guī)風險等。2.建立采購風險預警機制，及時發(fā)現(xiàn)和預警潛在的風險。（二）風險評估1.對識別出的風險因素進行評估，確定風險的可能性和影響程度。2.根據(jù)風險評估結(jié)果，對風險進行分類和排序，制定相應(yīng)的風險應(yīng)對措施。（三）風險應(yīng)對1.對于高風險因素，采取重點監(jiān)控和防范措施，如加強供應(yīng)商管理、簽訂詳細的合同條款、增加保險等。2.對于中風險因素，采取適當?shù)目刂拼胧?，如定期評估供應(yīng)商、加強質(zhì)量檢驗等。3.對于低風險因素，采取一般的管理措施，如建立供應(yīng)商檔案、加強溝通協(xié)調(diào)等。五、監(jiān)督與檢查（一）內(nèi)部監(jiān)督1.審計部門定期對采購活動進行審計監(jiān)督，檢查采購程序的合規(guī)性、采購結(jié)果的公正性和采購資金的使用情況。2.采購部門應(yīng)定期向公司/組織領(lǐng)導匯報采購工作進展情況，接受領(lǐng)導的監(jiān)督和指導。（二）外部監(jiān)督1.采購活動應(yīng)接受政府有關(guān)部門、行業(yè)協(xié)會等外部機構(gòu)的監(jiān)督檢查。2.對于外部監(jiān)督檢查中發(fā)現(xiàn)的問題，采購部門應(yīng)及時整改，并將整改情況報告公司/組織領(lǐng)導。六、附則（一）解釋權(quán)本辦法由公司/組織采購部門負