部門收發(fā)文管理辦法一、總則（一）目的為加強(qiáng)本部門收發(fā)文管理，確保文件傳遞及時(shí)、準(zhǔn)確、安全，提高工作效率，特制定本辦法。（二）適用范圍本辦法適用于本部門內(nèi)部收文、發(fā)文的管理。（三）基本原則1.嚴(yán)格遵守國(guó)家相關(guān)法律法規(guī)和行業(yè)標(biāo)準(zhǔn)，確保文件管理合法合規(guī)。2.及時(shí)、準(zhǔn)確、安全地處理各類文件，保證信息傳遞暢通。3.明確職責(zé)分工，規(guī)范工作流程，提高工作效率。二、收文管理（一）收文渠道1.上級(jí)部門下發(fā)的文件，通過機(jī)要交換、專人送達(dá)、電子公文系統(tǒng)等渠道接收。2.平行部門及其他單位來文，通過郵寄、專人送達(dá)、電子郵件等方式接收。（二）收文登記1.設(shè)立專門的收文登記簿，對(duì)收到的文件進(jìn)行詳細(xì)登記。登記內(nèi)容包括：來文日期、來文單位、文號(hào)、標(biāo)題、密級(jí)、份數(shù)、附件等。2.對(duì)于電子文件，應(yīng)在收文登記簿中注明文件的電子存儲(chǔ)位置和文件名。（三）文件傳閱1.根據(jù)文件內(nèi)容和工作需要，確定文件傳閱范圍。一般文件傳閱范圍為部門領(lǐng)導(dǎo)及相關(guān)工作人員，重要文件傳閱范圍根據(jù)領(lǐng)導(dǎo)批示確定。2.建立文件傳閱單，文件傳閱單應(yīng)包括文件標(biāo)題、文號(hào)、傳閱人簽名、傳閱日期等內(nèi)容。傳閱人應(yīng)在傳閱單上簽字，并注明傳閱日期，以明確責(zé)任。3.傳閱文件應(yīng)按照規(guī)定的順序進(jìn)行，不得隨意積壓或橫傳。傳閱完畢后，文件應(yīng)及時(shí)歸還到文件管理人員處。（四）文件辦理1.承辦人收到傳閱文件后，應(yīng)根據(jù)文件要求及時(shí)辦理。辦理結(jié)果應(yīng)在文件傳閱單上注明，并簽字確認(rèn)。2.對(duì)于需要回復(fù)的文件，承辦人應(yīng)按照規(guī)定的格式和時(shí)間要求及時(shí)回復(fù)。回復(fù)文件應(yīng)經(jīng)部門領(lǐng)導(dǎo)審核后發(fā)出。3.對(duì)于涉及多個(gè)部門的文件，主辦部門應(yīng)主動(dòng)與相關(guān)部門溝通協(xié)調(diào)，共同辦理。協(xié)辦部門應(yīng)積極配合，按時(shí)完成協(xié)辦任務(wù)。（五）文件催辦1.文件管理人員應(yīng)對(duì)傳閱和辦理的文件進(jìn)行跟蹤催辦，確保文件及時(shí)處理。2.對(duì)于超過規(guī)定辦理期限的文件，文件管理人員應(yīng)及時(shí)向承辦人發(fā)出催辦通知，提醒承辦人盡快辦理。3.承辦人應(yīng)及時(shí)向文件管理人員反饋文件辦理情況，對(duì)于因特殊原因不能按時(shí)辦理的文件，應(yīng)說明原因并提出延期辦理的申請(qǐng)。（六）文件歸檔1.文件辦理完畢后，承辦人應(yīng)及時(shí)將文件整理歸檔。歸檔文件應(yīng)齊全、完整、準(zhǔn)確，符合檔案管理的要求。2.歸檔文件應(yīng)按照文件形成的時(shí)間順序、重要程度等進(jìn)行分類整理，編制檔案目錄。3.檔案管理人員應(yīng)定期對(duì)歸檔文件進(jìn)行檢查和核對(duì)，確保檔案的安全和完整。三、發(fā)文管理（一）發(fā)文流程1.擬稿：由相關(guān)工作人員根據(jù)工作需要起草文件初稿。擬稿人應(yīng)確保文件內(nèi)容準(zhǔn)確、表述清晰、格式規(guī)范。2.審核：擬稿完成后，將文件初稿提交部門領(lǐng)導(dǎo)審核。部門領(lǐng)導(dǎo)應(yīng)對(duì)文件的內(nèi)容、格式、文字表述等進(jìn)行全面審核，提出修改意見。3.修改：擬稿人根據(jù)部門領(lǐng)導(dǎo)的審核意見對(duì)文件進(jìn)行修改，確保文件質(zhì)量。4.會(huì)簽：對(duì)于涉及多個(gè)部門的文件，應(yīng)進(jìn)行會(huì)簽。會(huì)簽部門應(yīng)認(rèn)真審核文件內(nèi)容，提出意見和建議。會(huì)簽完成后，文件應(yīng)返回主辦部門。5.簽發(fā)：經(jīng)審核、會(huì)簽后的文件，由部門主要領(lǐng)導(dǎo)簽發(fā)。簽發(fā)人應(yīng)在發(fā)文稿紙上簽字確認(rèn)，表明對(duì)文件內(nèi)容負(fù)責(zé)。6.編號(hào)：文件簽發(fā)后，由文件管理人員進(jìn)行編號(hào)。編號(hào)應(yīng)按照一定的規(guī)則進(jìn)行，確保文件編號(hào)的唯一性。7.排版：文件管理人員根據(jù)文件格式要求對(duì)文件進(jìn)行排版，確保文件格式規(guī)范、美觀。8.校對(duì)：排版完成后，應(yīng)對(duì)文件進(jìn)行校對(duì)。校對(duì)人員應(yīng)認(rèn)真核對(duì)文件內(nèi)容，確保文字表述準(zhǔn)確無誤。9.印制：校對(duì)無誤后，將文件交付印制。印制應(yīng)選擇質(zhì)量可靠的印刷單位，確保文件印制質(zhì)量。10.蓋章：文件印制完成后，加蓋部門印章。蓋章應(yīng)清晰、端正，符合印章管理規(guī)定。11.分發(fā)：文件蓋章后，由文件管理人員按照文件分發(fā)范圍進(jìn)行分發(fā)。分發(fā)方式可采用專人送達(dá)、郵寄、電子公文系統(tǒng)等。（二）發(fā)文格式1.發(fā)文應(yīng)使用統(tǒng)一的格式，包括文件頭、正文、附件、落款等部分。2.文件頭應(yīng)包括部門名稱、文件編號(hào)、發(fā)文日期、密級(jí)等內(nèi)容。3.正文應(yīng)按照公文格式要求進(jìn)行排版，字體、字號(hào)、行距等應(yīng)符合規(guī)定。4.附件應(yīng)與正文一起裝訂，并在正文中注明附件名稱和序號(hào)。5.落款應(yīng)包括發(fā)文部門名稱和發(fā)文日期，并加蓋部門印章。（三）發(fā)文審核1.發(fā)文審核應(yīng)重點(diǎn)審核文件內(nèi)容是否符合法律法規(guī)和政策要求，是否與本部門工作實(shí)際相符，是否表述準(zhǔn)確、邏輯清晰。2.審核文件格式是否規(guī)范，排版是否整齊，文字表述是否通順，標(biāo)點(diǎn)符號(hào)是否正確。3.審核文件的會(huì)簽情況，確保涉及多個(gè)部門的文件經(jīng)過相關(guān)部門會(huì)簽。4.審核文件的簽發(fā)情況，確保文件經(jīng)過部門主要領(lǐng)導(dǎo)簽發(fā)。（四）發(fā)文存檔1.發(fā)文部門在文件發(fā)出后，應(yīng)將發(fā)文稿紙、文件正文、附件、簽發(fā)單等相關(guān)材料整理歸檔。2.歸檔材料應(yīng)按照文件形成的時(shí)間順序進(jìn)行分類整理，編制檔案目錄。3.檔案管理人員應(yīng)定期對(duì)歸檔材料進(jìn)行檢查和核對(duì)，確保檔案的安全和完整。四、文件保密管理（一）保密原則1.嚴(yán)格遵守國(guó)家保密法律法規(guī)，確保文件信息安全。2.對(duì)涉及國(guó)家秘密、商業(yè)秘密和個(gè)人隱私的文件，應(yīng)采取嚴(yán)格的保密措施。（二）保密措施1.對(duì)文件管理人員進(jìn)行保密培訓(xùn)，提高其保密意識(shí)和業(yè)務(wù)水平。2.設(shè)立專門的文件保密柜，對(duì)涉密文件進(jìn)行集中存放。保密柜應(yīng)具備防盜、防火、防潮、防蟲等功能。3.對(duì)涉密文件的傳閱、辦理、存儲(chǔ)等環(huán)節(jié)進(jìn)行嚴(yán)格管理，限制知悉范圍。4.嚴(yán)禁在非涉密計(jì)算機(jī)上處理涉密文件，如需處理，應(yīng)使用專門的涉密計(jì)算機(jī)，并采取相應(yīng)的保密措施。5.對(duì)廢棄的文件應(yīng)進(jìn)行妥善處理，嚴(yán)禁隨意丟棄。（三）保密監(jiān)督1.定期對(duì)文件保密管理情況進(jìn)行檢查，發(fā)現(xiàn)問題及時(shí)整改。2.對(duì)違反文件保密規(guī)定的行為，應(yīng)依法依規(guī)進(jìn)行處理。五、文件信息化管理（一）電子文件管理1.建立電子文件管理系統(tǒng)，對(duì)電子文件進(jìn)行集中存儲(chǔ)、分類管理、檢索查詢等。2.電子文件應(yīng)按照紙質(zhì)文件的管理要求進(jìn)行編號(hào)、登記、傳閱、辦理、歸檔等。3.對(duì)電子文件的訪問權(quán)限進(jìn)行嚴(yán)格控制，確保文件信息安全。（二）文件數(shù)字化1.對(duì)重要的紙質(zhì)文件進(jìn)行數(shù)字化處理，建立電子檔案。2.數(shù)字化文件應(yīng)與紙質(zhì)文件具有同等法律效力，并按照檔案管