環(huán)翠區(qū)檔案管理辦法一、總則（一）目的為了加強(qiáng)環(huán)翠區(qū)檔案管理，有效地保護(hù)和利用檔案，提高檔案管理水平，為環(huán)翠區(qū)的經(jīng)濟(jì)建設(shè)、社會(huì)發(fā)展和各項(xiàng)工作提供有力的支持，根據(jù)《中華人民共和國檔案法》等相關(guān)法律法規(guī)，結(jié)合環(huán)翠區(qū)實(shí)際情況，制定本辦法。（二）適用范圍本辦法適用于環(huán)翠區(qū)內(nèi)各級黨政機(jī)關(guān)、人民團(tuán)體、企事業(yè)單位、社會(huì)組織以及其他具有檔案管理職能的機(jī)構(gòu)（以下統(tǒng)稱各單位）的檔案管理工作。（三）基本原則檔案管理工作應(yīng)遵循統(tǒng)一領(lǐng)導(dǎo)、分級管理的原則，維護(hù)檔案的完整與安全，便于社會(huì)各方面的利用。（四）管理職責(zé)1.環(huán)翠區(qū)檔案行政管理部門主管全區(qū)檔案工作，對全區(qū)檔案事業(yè)實(shí)行統(tǒng)籌規(guī)劃、組織協(xié)調(diào)、統(tǒng)一制度、監(jiān)督和指導(dǎo)。2.各單位應(yīng)明確檔案管理機(jī)構(gòu)或配備專（兼）職檔案管理人員，負(fù)責(zé)本單位的檔案管理工作，并接受區(qū)檔案行政管理部門的監(jiān)督和指導(dǎo)。二、檔案的收集與整理（一）收集范圍1.各單位應(yīng)收集反映本單位職能活動(dòng)、歷史沿革、業(yè)務(wù)工作、重要會(huì)議、重大事件等方面的文件材料，包括紙質(zhì)文件、電子文件、聲像文件等各種載體形式。2.對本單位形成的具有保存價(jià)值的各類檔案，應(yīng)按照規(guī)定及時(shí)收集歸檔，確保檔案的齊全完整。（二）收集要求1.各單位應(yīng)建立健全文件材料形成、積累、整理和歸檔制度，明確各部門和人員在文件材料收集工作中的職責(zé)。2.檔案管理人員應(yīng)定期對本單位的文件材料進(jìn)行檢查和收集，對分散在各部門和個(gè)人手中的文件材料及時(shí)進(jìn)行清理和歸檔。3.對重要會(huì)議、重大活動(dòng)、重大項(xiàng)目等形成的文件材料，應(yīng)實(shí)行專項(xiàng)收集，確保其完整準(zhǔn)確。（三）整理方法1.檔案整理應(yīng)遵循文件材料的形成規(guī)律，保持文件之間的有機(jī)聯(lián)系，區(qū)分不同價(jià)值，便于保管和利用。2.紙質(zhì)檔案應(yīng)按照分類方案進(jìn)行分類、編號、裝訂、編目等整理工作；電子檔案應(yīng)按照相關(guān)標(biāo)準(zhǔn)進(jìn)行分類、著錄、存儲等整理工作。3.檔案整理應(yīng)做到分類科學(xué)、編號規(guī)范、目錄清晰、裝訂整齊，便于查找和利用。三、檔案的保管（一）保管場所1.各單位應(yīng)設(shè)立專門的檔案庫房，檔案庫房應(yīng)具備防盜、防火、防潮、防蟲、防鼠、防塵、防光、防高溫等安全防護(hù)設(shè)施。2.檔案庫房應(yīng)保持清潔衛(wèi)生，溫度、濕度應(yīng)符合國家規(guī)定的標(biāo)準(zhǔn)，確保檔案的安全保管。（二）保管設(shè)備1.各單位應(yīng)配備必要的檔案保管設(shè)備，如檔案密集架、檔案柜、防火設(shè)備、防潮設(shè)備、防蟲設(shè)備、防鼠設(shè)備、溫濕度控制設(shè)備等。2.檔案保管設(shè)備應(yīng)定期進(jìn)行維護(hù)和檢查，確保其正常運(yùn)行，延長使用壽命。（三）檔案存儲1.檔案應(yīng)按照類別、年度、保管期限等進(jìn)行分類存放，便于查找和管理。2.電子檔案應(yīng)進(jìn)行異地備份存儲，確保數(shù)據(jù)的安全。3.對重要檔案和珍貴檔案應(yīng)采取特殊的保管措施，如專柜存放、專人保管等。（四）檔案安全管理1.各單位應(yīng)建立健全檔案安全管理制度，加強(qiáng)對檔案庫房、檔案設(shè)備、檔案人員等的安全管理。2.檔案管理人員應(yīng)嚴(yán)格遵守檔案安全操作規(guī)程，定期對檔案進(jìn)行檢查和清點(diǎn)，確保檔案的安全。3.對發(fā)生檔案安全事故的單位，應(yīng)及時(shí)報(bào)告區(qū)檔案行政管理部門，并采取有效措施進(jìn)行處理，減少損失。四、檔案的利用（一）利用范圍1.本單位工作人員因工作需要，可以查閱、借閱本單位的檔案。2.外單位因工作需要查閱、借閱環(huán)翠區(qū)檔案的，應(yīng)按照規(guī)定辦理相關(guān)手續(xù)。3.公民、法人和其他組織因特殊需要查閱、利用環(huán)翠區(qū)檔案的，應(yīng)按照規(guī)定提出申請，經(jīng)批準(zhǔn)后可以查閱、利用。（二）利用手續(xù)1.本單位工作人員查閱、借閱檔案，應(yīng)填寫檔案查閱、借閱登記表，經(jīng)檔案管理部門負(fù)責(zé)人批準(zhǔn)后，方可查閱、借閱。2.外單位查閱、借閱環(huán)翠區(qū)檔案，應(yīng)出具單位介紹信，并填寫檔案查閱、借閱申請表，經(jīng)區(qū)檔案行政管理部門批準(zhǔn)后，方可查閱、借閱。3.公民、法人和其他組織查閱、利用環(huán)翠區(qū)檔案，應(yīng)向區(qū)檔案行政管理部門提出申請，說明查閱、利用的目的和范圍，經(jīng)批準(zhǔn)后，方可查閱、利用。（三）利用要求1.查閱、借閱檔案應(yīng)在檔案管理部門指定的地點(diǎn)進(jìn)行，不得擅自將檔案帶出檔案管理部門。2.查閱、借閱檔案應(yīng)遵守檔案管理部門的規(guī)定，愛護(hù)檔案，不得涂改、污損、抽取、撤換檔案材料。3.如需復(fù)制檔案材料，應(yīng)經(jīng)檔案管理部門負(fù)責(zé)人批準(zhǔn)，并按照規(guī)定辦理相關(guān)手續(xù)。五、檔案的鑒定與銷毀（一）鑒定工作1.各單位應(yīng)定期對已超過保管期限的檔案進(jìn)行鑒定，確定檔案的存毀。2.檔案鑒定工作應(yīng)組成鑒定小組，由檔案管理部門負(fù)責(zé)人、相關(guān)業(yè)務(wù)部門人員和檔案管理人員組成，對檔案進(jìn)行全面審查和鑒定。3.鑒定小組應(yīng)根據(jù)檔案的價(jià)值和保管期限，提出檔案存毀意見，并填寫檔案鑒定意見書。（二）銷毀程序1.對經(jīng)過鑒定確無保存價(jià)值的檔案，應(yīng)按照規(guī)定進(jìn)行銷毀。2.檔案銷毀前，應(yīng)編造檔案銷毀清冊，經(jīng)單位負(fù)責(zé)人批準(zhǔn)后，方可銷毀。3.檔案銷毀時(shí)，應(yīng)指定專人負(fù)責(zé)監(jiān)銷，確保檔案銷毀徹底，防止檔案流失。4.檔案銷毀清冊應(yīng)永久保存，以備查考。六、檔案信息化建設(shè)（一）建設(shè)目標(biāo)1.環(huán)翠區(qū)應(yīng)加強(qiáng)檔案信息化建設(shè)，逐步實(shí)現(xiàn)檔案管理的數(shù)字化、網(wǎng)絡(luò)化和智能化，提高檔案管理效率和服務(wù)水平。2.各單位應(yīng)積極推進(jìn)檔案信息化建設(shè)，建立健全檔案信息化管理制度，加強(qiáng)檔案信息化基礎(chǔ)設(shè)施建設(shè)和檔案信息資源建設(shè)。（二）基礎(chǔ)設(shè)施建設(shè)1.各單位應(yīng)配備必要的檔案信息化設(shè)備，如計(jì)算機(jī)、服務(wù)器、存儲設(shè)備、網(wǎng)絡(luò)設(shè)備等，滿足檔案信息化管理的需要。2.檔案信息化設(shè)備應(yīng)定期進(jìn)行維護(hù)和更新，確保其正常運(yùn)行，保障檔案信息的安全。（三）信息資源建設(shè)1.各單位應(yīng)按照檔案數(shù)字化標(biāo)準(zhǔn)，對館藏檔案進(jìn)行數(shù)字化處理，建立檔案數(shù)據(jù)庫，實(shí)現(xiàn)檔案信息的快速檢索和利用。2.加強(qiáng)電子文件的收集、整理和歸檔工作，確保電子文件的齊全完整和真實(shí)有效。3.建立檔案信息共享平臺，實(shí)現(xiàn)檔案信息的互聯(lián)互通和資源共享，為社會(huì)各方面提供便捷的檔案信息服務(wù)。（四）安全管理1.各單位應(yīng)建立健全檔案信息化安全管理制度，加強(qiáng)對檔案信息系統(tǒng)、檔案數(shù)據(jù)、檔案設(shè)備等的安全管理。2.檔案信息化系統(tǒng)應(yīng)采取安全防護(hù)措施，如防火墻、入侵檢測、加密技術(shù)等，防止檔案信息泄露和被篡改。3.檔案管理人員應(yīng)嚴(yán)格遵守檔案信息化安全操作規(guī)程，定期對檔案信息系統(tǒng)進(jìn)行安全檢查和維護(hù)，確保檔案信息的安全。七、監(jiān)督與檢查（一）監(jiān)督檢查職責(zé)1.環(huán)翠區(qū)檔案行政管理部門負(fù)責(zé)對全區(qū)各單位的檔案管理工作進(jìn)行監(jiān)督檢查。2.各單位應(yīng)加強(qiáng)對本單位檔案管理工作的內(nèi)部監(jiān)督檢查，確保檔案管理工作規(guī)范有序。（二）監(jiān)督檢查內(nèi)容1.檔案管理機(jī)構(gòu)和人員配備情況。2.檔案管理制度建立和執(zhí)行情況。3.檔案收集、整理、保管、利用等工作情況。4.檔案信息化建設(shè)情況。5.檔案安全管理情況。（三）監(jiān)督檢查方式1.定期檢查。區(qū)檔案行政管理部門定期對各單位的檔案管理工作進(jìn)行檢查，檢查結(jié)果進(jìn)行通報(bào)。2.不定期抽查。區(qū)檔案行政管理部門不定期對各單位的檔案管理工作進(jìn)行抽查，發(fā)現(xiàn)問題及時(shí)督促整改。3.專項(xiàng)檢查。對涉及重大活動(dòng)、重大項(xiàng)目等檔案管理工作進(jìn)行專項(xiàng)檢查，確保檔案管理工作規(guī)范到位。（四）責(zé)任追究1.