超市存貨入庫管理辦法一、總則（一）目的為加強本超市存貨入庫管理，規(guī)范存貨入庫流程，確保存貨數(shù)量準確、質(zhì)量合格、入庫及時，保障超市運營的正常進行，特制定本辦法。（二）適用范圍本辦法適用于本超市所有存貨的入庫管理，包括但不限于食品、日用品、生鮮產(chǎn)品、家電及其他各類商品。（三）基本原則1.準確性原則：確保入庫存貨的數(shù)量、規(guī)格、型號等信息準確無誤，與采購訂單或送貨單一致。2.質(zhì)量合格原則：嚴格檢驗入庫存貨的質(zhì)量，只有質(zhì)量符合要求的存貨才能辦理入庫手續(xù)。3.及時性原則：優(yōu)化入庫流程，提高工作效率，確保存貨及時入庫，避免延誤銷售或影響運營。4.責任明確原則：明確各部門及人員在存貨入庫管理中的職責，做到責任到人。二、存貨入庫流程（一）采購訂單審核1.采購部門在收到供應商的送貨通知后，應及時將采購訂單提交給倉庫管理部門。2.倉庫管理部門收到采購訂單后，應仔細審核訂單內(nèi)容，包括存貨名稱、規(guī)格、型號、數(shù)量、交貨日期等信息，確保訂單信息準確無誤。3.如發(fā)現(xiàn)采購訂單存在問題，如信息不完整、錯誤或與實際需求不符等，倉庫管理部門應及時與采購部門溝通，要求采購部門進行修改或調(diào)整。（二）到貨通知1.倉庫管理部門在審核采購訂單無誤后，應根據(jù)訂單信息提前做好收貨準備工作，包括安排收貨人員、清理收貨區(qū)域、準備收貨工具等。2.當存貨到達超市時，送貨人員應及時向倉庫管理部門提交送貨單，并通知倉庫收貨人員。3.倉庫收貨人員在收到送貨通知后，應核對送貨單與采購訂單的一致性，包括存貨名稱、規(guī)格、型號、數(shù)量等信息。如發(fā)現(xiàn)不一致，應及時與送貨人員溝通，要求其進行更正。（三）貨物驗收1.數(shù)量驗收收貨人員應根據(jù)送貨單和采購訂單對到貨存貨的數(shù)量進行逐一清點，確保數(shù)量準確無誤。對于大批量的存貨，可采用抽檢的方式進行數(shù)量驗收，但抽檢比例應符合相關(guān)規(guī)定或行業(yè)標準。在數(shù)量驗收過程中，如發(fā)現(xiàn)數(shù)量短缺或溢余，收貨人員應及時記錄，并與送貨人員共同確認。對于數(shù)量短缺的情況，應要求送貨人員補足貨物；對于數(shù)量溢余的情況，應按照規(guī)定進行處理。2.質(zhì)量驗收質(zhì)量驗收人員應根據(jù)相關(guān)質(zhì)量標準和檢驗規(guī)范，對到貨存貨的質(zhì)量進行檢驗。對于食品、生鮮產(chǎn)品等易腐壞的存貨，應重點檢查其新鮮度、保質(zhì)期等質(zhì)量指標；對于日用品、家電等商品，應檢查其外觀、功能、性能等是否符合要求。質(zhì)量驗收可采用感官檢驗、儀器檢測等方式進行。如發(fā)現(xiàn)質(zhì)量問題，質(zhì)量驗收人員應及時記錄，并出具質(zhì)量檢驗報告。對于質(zhì)量不合格的存貨，應拒絕辦理入庫手續(xù)，并通知采購部門與供應商協(xié)商解決。3.包裝驗收收貨人員應檢查到貨存貨的包裝是否完好無損，標識是否清晰準確。對于包裝破損或標識不清的存貨，應及時與送貨人員溝通，要求其更換包裝或提供清晰的標識。在包裝驗收過程中，如發(fā)現(xiàn)包裝內(nèi)的存貨有損壞或缺失，應按照數(shù)量驗收和質(zhì)量驗收的相關(guān)規(guī)定進行處理。（四）入庫單填寫1.驗收合格的存貨，收貨人員應及時填寫入庫單。入庫單應包括存貨名稱、規(guī)格、型號、數(shù)量、單價、金額、供應商名稱、入庫日期等信息。2.入庫單應一式多聯(lián)，分別由倉庫管理部門、采購部門、財務部門等留存。入庫單的填寫應字跡清晰、內(nèi)容完整、準確無誤，并由收貨人員簽字確認。3.對于同一供應商、同一批次的存貨，如因送貨時間不同而分批次到貨，收貨人員應在入庫單上分別注明每批次的到貨情況，并確保入庫單上的總數(shù)量、總金額等信息與采購訂單一致。（五）入庫上架1.倉庫管理人員在收到入庫單后，應根據(jù)入庫單上的信息安排存貨上架。2.存貨上架應按照分類存放、定位管理的原則進行，確保存貨存放有序、便于查找和盤點。3.倉庫管理人員應在存貨上架后，及時更新庫存臺賬，記錄存貨的入庫時間、存放位置、數(shù)量等信息，確保庫存信息的準確性和及時性。三、存貨入庫相關(guān)部門及人員職責（一）采購部門1.負責與供應商簽訂采購合同，明確采購商品的名稱、規(guī)格、型號、數(shù)量、價格、交貨日期、質(zhì)量標準等條款。2.在采購訂單下達后，及時跟蹤供應商的發(fā)貨情況，確保供應商按時、按質(zhì)、按量交貨。3.對于采購過程中出現(xiàn)的問題，如供應商交貨延遲、質(zhì)量不合格等，及時與供應商溝通協(xié)商解決，并將相關(guān)情況通知倉庫管理部門和其他相關(guān)部門。（二）倉庫管理部門1.負責制定存貨入庫管理制度和流程，并組織實施。2.負責審核采購訂單，確保訂單信息準確無誤。3.負責安排收貨人員，做好收貨準備工作，包括清理收貨區(qū)域、準備收貨工具等。4.負責組織貨物驗收工作，包括數(shù)量驗收、質(zhì)量驗收和包裝驗收等，確保入庫存貨的數(shù)量準確、質(zhì)量合格、包裝完好。5.負責填寫入庫單，并組織存貨上架，更新庫存臺賬，確保庫存信息的準確性和及時性。6.負責對入庫存貨進行妥善保管，定期進行盤點，確保存貨安全。（三）質(zhì)量檢驗部門1.負責制定存貨質(zhì)量檢驗標準和檢驗規(guī)范，并組織實施。2.負責對到貨存貨進行質(zhì)量檢驗，包括感官檢驗、儀器檢測等，確保入庫存貨的質(zhì)量符合要求。3.負責出具質(zhì)量檢驗報告，對于質(zhì)量不合格的存貨，及時通知采購部門與供應商協(xié)商解決。（四）財務部門1.負責審核入庫單，確保入庫單上的金額準確無誤。2.負責根據(jù)入庫單和采購發(fā)票等憑證進行賬務處理，記錄存貨的采購成本和庫存金額。3.負責定期與倉庫管理部門核對庫存賬目，確保賬實相符。（五）送貨人員1.負責按照采購訂單的要求，按時、按質(zhì)、按量將貨物送達超市。2.負責向倉庫管理部門提交送貨單，并配合倉庫管理部門做好貨物驗收工作。3.對于貨物在運輸過程中出現(xiàn)的損壞或短缺等問題，負責與供應商協(xié)商解決，并承擔相應的責任。四、存貨入庫管理的監(jiān)督與檢查（一）內(nèi)部審計1.超市內(nèi)部審計部門應定期對存貨入庫管理情況進行審計，檢查入庫流程是否合規(guī)、入庫記錄是否準確、庫存管理是否規(guī)范等。2.內(nèi)部審計部門應根據(jù)審計結(jié)果出具審計報告，對于發(fā)現(xiàn)的問題提出整改建議，并跟蹤整改情況，確保問題得到及時解決。（二）定期盤點1.倉庫管理部門應定期對庫存存貨進行盤點，確保賬實相符。盤點周期可根據(jù)超市的實際情況確定，一般為每月或每季度進行一次全面盤點。2.在盤點過程中，如發(fā)現(xiàn)賬實不符的情況，倉庫管理部門應及時查明原因，并進行相應的調(diào)整。對于盤盈或盤虧的存貨，應按照規(guī)定進行處理，并在庫存臺賬和財務賬目中進行記錄。（三）日常檢查1.超市各部門應加強對存貨入庫管理的日常檢查，及時發(fā)現(xiàn)和解決問題。2.倉庫管理部門應定期對收貨人員的工作進行檢查，包括收貨流程執(zhí)行情況、入庫單填寫情況、庫存臺賬更新情況等，確保收貨工作的準確性和規(guī)范性。3.質(zhì)量檢驗部門應定期對質(zhì)量檢驗工作進行檢查，確保質(zhì)量檢驗標準和檢驗規(guī)范的執(zhí)行情況，保證入庫存貨的質(zhì)量合格。五、存貨入庫管理中的異常情況處理（一）供應商交貨延遲1.如供應商未能按時交貨，采購部門應及時與供應商溝通，了解延遲原因，并要求供應商提供預計交貨時間。2.采購部門應將供應商交貨延遲的情況及時通知倉庫管理部門和其他相關(guān)部門，以便做好相應的調(diào)整和準備工作。3.倉庫管理部門應根據(jù)供應商的預計交貨時間，合理安排收貨工作，避免因交貨延遲而影響超市的正常運營。（二）質(zhì)量不合格1.如到貨存貨質(zhì)量不合格，質(zhì)量檢驗部門應及時出具質(zhì)量檢驗報告，并通知采購部門與供應商協(xié)商解決。2.采購部門應要求供應商采取相應的措施，如補貨、換貨、退貨等，確保超市的利益不受損失。3.對于質(zhì)量不合格的存貨，倉庫管理部門應將其單獨存放，并做好標識，防止其混入合格庫存中。（三）數(shù)量短缺或溢余1.如到貨存貨數(shù)量短缺或溢余，收貨人員應及時與送貨人員共同確認，并在送貨單上注明情況。2.對于數(shù)量短缺的情況，采購部門應要求供應商補足貨物；對于數(shù)量溢余的情況，應按照規(guī)定進行處理，如與供應商協(xié)商退還多余貨物或支付相應的貨款等。3.倉庫管理部門應根據(jù)實際收貨情況，及時調(diào)整庫存臺賬，確保庫存信息的準確性。（四）包裝破損1.如到貨存貨包裝破損