合同管理模板：合同審核與執(zhí)行標(biāo)準(zhǔn)版一、適用范圍與典型應(yīng)用場景本模板適用于各類企業(yè)、事業(yè)單位及社會組織在業(yè)務(wù)合作中涉及的合同全生命周期管理，涵蓋采購、銷售、服務(wù)外包、項(xiàng)目合作、租賃等典型場景。無論是企業(yè)日常運(yùn)營中的常規(guī)合同（如采購合同、服務(wù)合同），還是重大合作項(xiàng)目中的專項(xiàng)合同（如工程合同、技術(shù)轉(zhuǎn)讓合同），均可通過本模板規(guī)范合同審核流程與執(zhí)行標(biāo)準(zhǔn)，保證合同內(nèi)容合法合規(guī)、權(quán)責(zé)清晰，有效降低合作風(fēng)險，保障合同目的順利實(shí)現(xiàn)。二、合同全生命周期管理操作流程（一）合同審核階段：從需求到定稿的標(biāo)準(zhǔn)化流程步驟1：需求發(fā)起與合同起草責(zé)任主體：業(yè)務(wù)部門（如采購部、銷售部、項(xiàng)目部）操作要點(diǎn)：業(yè)務(wù)部門根據(jù)合作需求，明確合同核心要素（合作雙方、標(biāo)的物/服務(wù)內(nèi)容、金額、履行期限、驗(yàn)收標(biāo)準(zhǔn)等），填寫《合同需求審批表》（見配套工具表格）。依據(jù)《合同需求審批表》，使用本模板中的《合同（草案）》文本起草合同，保證合同條款完整，包括但不限于：雙方基本信息、合作內(nèi)容、權(quán)利義務(wù)、費(fèi)用及支付方式、履行期限與地點(diǎn)、違約責(zé)任、爭議解決方式、保密條款、不可抗力等。起草完成后，業(yè)務(wù)部門負(fù)責(zé)人對合同的業(yè)務(wù)可行性（如需求匹配度、成本合理性）進(jìn)行初步審核，簽字確認(rèn)后進(jìn)入下一環(huán)節(jié)。步驟2：法務(wù)合規(guī)性審核責(zé)任主體：法務(wù)部門/合規(guī)專員（如無法務(wù)部門，可由外聘律師或指定負(fù)責(zé)人代行職責(zé)）操作要點(diǎn)：重點(diǎn)審核合同條款的合法性，包括：簽約主體資格（是否為依法注冊的有效組織，法定代表人/授權(quán)代表是否合法有效）、條款內(nèi)容是否符合法律法規(guī)（如《民法典》《公司法》等）、是否存在無效或可撤銷條款。審核合同風(fēng)險點(diǎn)，如違約責(zé)任是否明確、爭議解決方式是否約定清晰（明確管轄法院/仲裁機(jī)構(gòu)）、知識產(chǎn)權(quán)歸屬是否明確、保密條款是否覆蓋合作范圍等。對審核發(fā)覺的問題，填寫《合同審核意見表》（見配套工具表格），注明修改建議并反饋至業(yè)務(wù)部門。業(yè)務(wù)部門需根據(jù)意見修改合同，直至法務(wù)審核通過。步驟3：對方主體資格復(fù)核（如適用）責(zé)任主體：業(yè)務(wù)部門配合法務(wù)部門/風(fēng)控部門操作要點(diǎn)：對簽約對方為企業(yè)的，需核實(shí)其營業(yè)執(zhí)照（是否在有效期內(nèi)）、經(jīng)營范圍、資質(zhì)許可（如行業(yè)特殊資質(zhì)）、涉訴信息（通過“國家企業(yè)信用信息公示系統(tǒng)”等公開渠道查詢，保證無重大失信或經(jīng)營異常）。對簽約對方為自然人的，需核實(shí)其身份證件真實(shí)性，確認(rèn)其具備完全民事行為能力。對方為特殊主體的（如境外企業(yè)、分支機(jī)構(gòu)），需額外提供授權(quán)委托書、擔(dān)保文件（如需）等材料，保證簽約權(quán)限合法。步驟4：最終審批與簽署責(zé)任主體：公司法定代表人/授權(quán)代表、對方簽約代表操作要點(diǎn)：法務(wù)審核通過后，合同文本提交至公司管理層（如總經(jīng)理/分管副總）進(jìn)行最終審批，確認(rèn)合同內(nèi)容符合公司戰(zhàn)略利益。審批通過后，打印正式合同文本（一式X份，根據(jù)合作需求確定份數(shù)），由雙方法定代表人或授權(quán)代表簽字并加蓋公章（合同專用章）。簽署完成后，業(yè)務(wù)部門收回合同原件，及時提交至檔案管理部門歸檔，同時向相關(guān)部門（如財務(wù)部、執(zhí)行部門）提供合同復(fù)印件。（二）合同執(zhí)行階段：從履約到歸檔的閉環(huán)管理步驟1：合同交底與執(zhí)行啟動責(zé)任主體：業(yè)務(wù)部門、執(zhí)行團(tuán)隊(duì)（如項(xiàng)目部、采購部）操作要點(diǎn)：業(yè)務(wù)部門組織合同交底會，向執(zhí)行團(tuán)隊(duì)（如項(xiàng)目經(jīng)理、采購專員）明確合同核心條款：履行期限、交付標(biāo)準(zhǔn)、付款節(jié)點(diǎn)、雙方聯(lián)系人及聯(lián)系方式等。執(zhí)行團(tuán)隊(duì)根據(jù)合同內(nèi)容制定《合同履行計劃表》（見配套工具表格），明確各階段任務(wù)、責(zé)任人、時間節(jié)點(diǎn)及驗(yàn)收標(biāo)準(zhǔn)，報業(yè)務(wù)部門負(fù)責(zé)人備案。步驟2：履行過程跟蹤與記錄責(zé)任主體：執(zhí)行團(tuán)隊(duì)、業(yè)務(wù)部門操作要點(diǎn)：執(zhí)行團(tuán)隊(duì)按照《合同履行計劃表》推進(jìn)工作，定期（如每周/每月）記錄履行情況，包括：進(jìn)度是否正常、是否存在延遲、是否出現(xiàn)合同約定外的變更或風(fēng)險等。對履行過程中出現(xiàn)的問題（如對方延遲交付、質(zhì)量不達(dá)標(biāo)），執(zhí)行團(tuán)隊(duì)需及時與對方溝通，并書面記錄溝通內(nèi)容（如郵件、函件），同步反饋至業(yè)務(wù)部門。業(yè)務(wù)部門定期檢查履行記錄，對重大風(fēng)險（如可能導(dǎo)致合同無法履行的情形）組織評估，制定應(yīng)對方案（如協(xié)商變更、終止合同等）。步驟3：合同變更與補(bǔ)充（如需）責(zé)任主體：業(yè)務(wù)部門、法務(wù)部門、對方簽約方操作要點(diǎn)：因市場環(huán)境、需求變化等原因需變更合同的，由業(yè)務(wù)部門提出《合同變更申請表》（見配套工具表格），說明變更原因、變更內(nèi)容及對合同金額、履行期限的影響。變更申請經(jīng)內(nèi)部審批（業(yè)務(wù)部門負(fù)責(zé)人→法務(wù)部門→管理層）通過后，與對方協(xié)商一致，簽訂《合同補(bǔ)充協(xié)議》或《變更協(xié)議》，明確變更條款（如需重新約定金額、期限等），補(bǔ)充協(xié)議與原合同具有同等法律效力。變更后的合同文本需重新履行簽署流程，并更新《合同履行計劃表》。步驟4：驗(yàn)收、結(jié)算與歸檔責(zé)任主體：執(zhí)行團(tuán)隊(duì)、業(yè)務(wù)部門、財務(wù)部門、檔案管理部門操作要點(diǎn)：合同履行到期后，執(zhí)行團(tuán)隊(duì)按照合同約定的驗(yàn)收標(biāo)準(zhǔn)組織驗(yàn)收（如產(chǎn)品需進(jìn)行質(zhì)量檢測、服務(wù)需進(jìn)行成果評估），填寫《合同驗(yàn)收單》（見配套工具表格），由驗(yàn)收雙方簽字確認(rèn)。驗(yàn)收通過后，業(yè)務(wù)部門根據(jù)合同約定開具發(fā)票（如需），財務(wù)部門核對發(fā)票與合同條款（金額、收款方信息等）無誤后，辦理付款結(jié)算手續(xù)。結(jié)算完成后，業(yè)務(wù)部門整理合同履行全過程的資料（包括合同文本、審批表、審核意見、變更協(xié)議、驗(yàn)收單、溝通記錄等），提交至檔案管理部門歸檔。歸檔資料需按“一合同一檔”原則整理，保存期限不少于合同履行結(jié)束后5年（法律法規(guī)另有規(guī)定的從其規(guī)定）。三、配套工具表格模板表1：合同需求審批表合同編號合同名稱（暫定）需求部門需求提出人合作對方合作內(nèi)容簡述合同金額（預(yù)估）履行期限核心需求說明（可附頁）業(yè)務(wù)部門負(fù)責(zé)人意見簽字：日期：法務(wù)部門審核意見簽字：日期：管理層審批意見簽字：日期：表2：合同審核意見表合同編號審核環(huán)節(jié)審核人審核日期審核意見（可分點(diǎn)列明）修改情況說明（業(yè)務(wù)部門填寫）最終審核結(jié)果□通過□修改后通過□不通過審核人簽字：日期：表3：合同履行計劃表合同編號合同名稱履行階段任務(wù)內(nèi)容責(zé)任人計劃完成時間實(shí)際完成時間備注表4：合同變更申請表合同編號合同名稱變更原因變更內(nèi)容對合同金額/期限的影響業(yè)務(wù)部門意見簽字：日期：法務(wù)部門意見簽字：日期：管理層審批意見簽字：日期：對方確認(rèn)情況表5：合同驗(yàn)收單合同編號合同名稱驗(yàn)收標(biāo)的驗(yàn)收標(biāo)準(zhǔn)（依據(jù)合同條款）驗(yàn)收情況描述驗(yàn)收結(jié)果□合格□不合格（不合格原因說明：）驗(yàn)收雙方簽字：甲方（蓋章）：乙方（蓋章）：日期：四、關(guān)鍵風(fēng)險控制與注意事項(xiàng)（一）合同審核階段風(fēng)險點(diǎn)主體資格風(fēng)險：簽約對方必須為依法設(shè)立并存續(xù)的法人、組織或自然人，避免與“皮包公司”“無資質(zhì)主體”簽約。對特殊行業(yè)（如建筑、醫(yī)療），需核實(shí)對方行業(yè)資質(zhì)許可（如施工資質(zhì)、醫(yī)療器械經(jīng)營許可證）。條款歧義風(fēng)險：合同條款需明確、具體，避免使用“大概”“左右”“盡快”等模糊表述。例如履行期限應(yīng)明確具體日期（如“2024年12月31日前”），而非“X個月內(nèi)”；違約責(zé)任需明確違約金計算方式（如“按合同總金額的10%計算”）。法律合規(guī)風(fēng)險：法務(wù)審核需重點(diǎn)關(guān)注合同內(nèi)容是否符合法律法規(guī)強(qiáng)制性規(guī)定（如《民法典》中關(guān)于合同無效的情形、《廣告法》中關(guān)于廣告內(nèi)容的規(guī)定），避免因條款違法導(dǎo)致合同無效或承擔(dān)法律責(zé)任。（二）合同執(zhí)行階段風(fēng)險點(diǎn)履行證據(jù)缺失風(fēng)險：合同履行過程中，所有溝通記錄（如郵件、函件、會議紀(jì)要）、交付憑證（如送貨單、簽收單）、驗(yàn)收文件（如驗(yàn)收單）均需書面化并妥善保存，避免因“口頭約定”導(dǎo)致爭議時無法舉證。變更流程不規(guī)范風(fēng)險：任何合同變更（包括金額、期限、履行方式等）必須簽訂書面補(bǔ)充協(xié)議，未經(jīng)雙方書面確認(rèn)的變更對雙方無約束力，避免“先變更后補(bǔ)協(xié)議”導(dǎo)致的法律風(fēng)險。超期履約風(fēng)險：執(zhí)行團(tuán)隊(duì)需嚴(yán)格按照《合同履行計劃表》推進(jìn)工作，提前3-5天提醒對方準(zhǔn)備履行，如遇可能延遲的情況，需在期限屆滿前書面通知對方并協(xié)商解決方案，避免因延遲履行承擔(dān)違約責(zé)任。（三）歸檔管理注意事項(xiàng)資料完整性：歸檔資料需包含合同全生命周期文件，包括但不限于：需求審批表、合同草案、審核意見表、簽署頁、補(bǔ)充協(xié)議、驗(yàn)收單、付款憑證、溝通記錄等，保證“一事一檔、資料齊全”。保密管理：合同文本及履行過程中涉及的商業(yè)秘密（如技術(shù)