質保部文件管理辦法一、總則（一）目的為加強質保部文件管理，確保文件的有效性、完整性和可追溯性，規(guī)范文件的起草、審核、批準、發(fā)布、使用、修訂、廢止等流程，特制定本辦法。（二）適用范圍本辦法適用于質保部內部所有文件的管理，包括但不限于質量手冊、程序文件、作業(yè)指導書、質量記錄等。（三）職責1.質保部經(jīng)理負責文件管理工作的總體領導和決策。審批質保部重要文件。2.文件管理員負責文件的歸口管理，包括文件的收集、整理、歸檔、保管、借閱等工作。協(xié)助文件起草人員進行文件格式規(guī)范和審核工作。定期對文件進行清查和盤點，確保文件的完整性和準確性。3.文件起草部門及人員負責按照相關要求起草文件，確保文件內容的準確性、適用性和可操作性。配合文件管理員進行文件的審核、修訂等工作。（四）文件分類1.質量手冊：闡述公司質量管理體系的總體要求和框架。2.程序文件：規(guī)定質量管理活動的流程和方法。3.作業(yè)指導書：指導具體工作操作的詳細文件。4.質量記錄：證明質量管理活動開展情況的各類記錄。二、文件的起草與審核（一）起草要求1.文件起草應依據(jù)相關法律法規(guī)、行業(yè)標準以及公司實際情況進行，確保文件內容合法合規(guī)、切實可行。2.起草人員應明確文件的目的、范圍、職責、工作流程等關鍵要素，語言表達應準確、清晰、簡潔，避免歧義。3.文件格式應符合公司統(tǒng)一規(guī)定，包括字體、字號、排版等要求。（二）審核流程1.文件起草完成后，起草部門應進行內部審核，確保文件內容符合部門工作實際和相關要求。2.將內部審核通過的文件提交至質保部文件管理員，文件管理員對文件格式等進行初步審核。3.文件管理員組織相關人員進行會審，會審人員應包括文件涉及部門的負責人及相關專業(yè)人員。會審過程中應對文件內容的完整性、準確性、可操作性等進行全面審查，并提出修改意見。4.文件起草人員根據(jù)會審意見對文件進行修改完善，修改后的文件再次提交審核，直至審核通過。三、文件的批準與發(fā)布（一）批準1.經(jīng)審核通過的文件，由質保部經(jīng)理進行批準。質保部經(jīng)理應認真審查文件內容，確保文件符合公司質量管理體系要求和公司整體利益。2.對于涉及公司重大質量決策或對公司運營有重要影響的文件，應提交公司管理層進行批準。（二）發(fā)布1.文件批準后，由文件管理員負責按照規(guī)定的格式和渠道進行發(fā)布。發(fā)布方式可包括內部網(wǎng)絡發(fā)布、紙質文件發(fā)放等。2.文件管理員應及時更新文件發(fā)布清單，明確文件的名稱、版本、發(fā)布時間、發(fā)放范圍等信息，確保相關人員能夠及時獲取最新文件。四、文件的使用與控制（一）文件發(fā)放1.文件管理員根據(jù)文件發(fā)放清單，將文件發(fā)放至相關部門和人員，并做好發(fā)放記錄。發(fā)放記錄應包括文件名稱、版本、發(fā)放時間、領取部門及人員等信息。2.對于受控文件，應在文件上加蓋“受控”印章，并注明文件編號和版本號。受控文件的發(fā)放應嚴格按照規(guī)定的范圍進行，確保文件的有效使用和管理。（二）文件使用1.各部門和人員應妥善保管所領取的文件，不得隨意涂改、損壞或丟失。文件應存放在干燥、通風、安全的地方，便于查閱和使用。2.在文件使用過程中，如發(fā)現(xiàn)文件內容存在疑問或與實際工作不符，應及時與文件起草部門或文件管理員溝通，不得擅自更改文件內容。（三）文件借閱1.因工作需要借閱文件的，應填寫文件借閱申請表，注明借閱文件名稱、版本、借閱原因、借閱時間等信息，經(jīng)所在部門負責人批準后，到文件管理員處辦理借閱手續(xù)。2.文件管理員應嚴格控制文件借閱期限，按時催還借閱文件。借閱人員不得將文件轉借他人或用于非工作目的。3.借閱文件歸還時，文件管理員應認真檢查文件的完整性和準確性，如發(fā)現(xiàn)文件有損壞或丟失情況，應及時追究借閱人員的責任。五、文件的修訂與廢止（一）修訂1.隨著法律法規(guī)、行業(yè)標準的更新以及公司業(yè)務發(fā)展和質量管理體系的持續(xù)改進，文件需要進行修訂時，由相關部門或人員提出修訂申請。2.修訂申請應說明修訂的原因、內容及涉及的文件名稱和版本號等信息。文件管理員對修訂申請進行初審后，提交質保部經(jīng)理審批。3.經(jīng)批準的修訂申請，由原文件起草人員或指定人員進行修訂。修訂后的文件按照文件起草與審核流程進行審核、批準和發(fā)布。4.文件管理員應及時更新文件修訂記錄，記錄文件修訂的時間、原因、內容、批準人等信息，確保文件版本的一致性和可追溯性。（二）廢止1.文件因法律法規(guī)變更、業(yè)務調整等原因不再適用時，由相關部門或人員提出廢止申請。2.廢止申請應說明廢止的原因及涉及的文件名稱和版本號等信息。文件管理員對廢止申請進行初審后，提交質保部經(jīng)理審批。3.經(jīng)批準廢止的文件，文件管理員應及時從文件發(fā)放清單中刪除，并收回已發(fā)放的文件。對于電子文件，應進行備份后予以刪除；對于紙質文件，應進行妥善保管或銷毀處理，并做好記錄。六、文件的歸檔與保管（一）歸檔1.文件在完成起草、審核、批準、發(fā)布等流程后，文件管理員應及時將文件進行歸檔。歸檔文件應包括文件的紙質版和電子版，確保兩者內容一致。2.歸檔文件應按照文件分類進行整理，建立清晰的文件目錄和索引，便于查找和管理。（二）保管1.文件管理員應負責文件的日常保管工作，確保文件的安全和完整。保管環(huán)境應符合文件保存要求，防止文件受潮、發(fā)霉、蟲蛀等情況發(fā)生。2.定期對文件進行清查和盤點，核對文件的數(shù)量、版本、完整性等信息，如發(fā)現(xiàn)問題應及時處理并記錄。3.對于重要文件或長期保存的文件，應采取備份措施，如存儲在電子存儲設備或異地存儲等，以防止文件丟失或損壞。七、質量記錄管理（一）質量記錄的定義與范圍質量記錄是質量管理活動中形成的各種數(shù)據(jù)、信息和證據(jù)，包括檢驗報告、試驗記錄、審核記錄、管理評審記錄等。（二）質量記錄的填寫與收集1.質量記錄應按照規(guī)定的格式和要求進行填寫，確保記錄內容真實、準確、完整。填寫人員應簽字確認，以保證記錄的可追溯性。2.各部門應指定專人負責質量記錄的收集工作，按照規(guī)定的時間和方式將質量記錄提交至文件管理員。（三）質量記錄的整理與歸檔1.文件管理員對收集到的質量記錄進行整理，按照記錄類別和時間順序進行分類存放。2.質量記錄應與相關文件建立對應關系，便于查閱和追溯質量管理活動的全過程。整理后的質量記錄應及時歸檔，歸檔要求與文件歸檔一致。（四）質量記錄的保管與查閱1.質量記錄的保管期限應按照相關法律法規(guī)和公司規(guī)定執(zhí)行。保管期間應確保質量記錄的安全和完整，防止丟失、