留樣管理制度一、目的為保證產(chǎn)品質(zhì)量追溯、質(zhì)量問題分析、質(zhì)量投訴處理等工作的有效開展，確保產(chǎn)品質(zhì)量的穩(wěn)定性和可靠性，特制定本留樣管理制度。通過對原材料、半成品、成品進(jìn)行科學(xué)、規(guī)范的留樣管理，能夠在需要時及時獲取樣品進(jìn)行檢測和分析，為產(chǎn)品質(zhì)量管控提供有力支持。二、適用范圍本制度適用于公司所有涉及生產(chǎn)、加工的原材料、半成品以及成品的留樣管理工作。涵蓋了從原材料采購入庫到成品銷售出庫的整個生產(chǎn)流程中的各類樣品。三、職責(zé)分工（一）質(zhì)量控制部門1.負(fù)責(zé)制定留樣管理的具體操作流程和標(biāo)準(zhǔn)，明確留樣的數(shù)量、保存條件、保存期限等要求。2.指導(dǎo)和監(jiān)督各部門的留樣工作，確保留樣工作按照制度要求進(jìn)行。3.定期對留樣進(jìn)行檢查和評估，確保留樣的質(zhì)量和有效性。4.負(fù)責(zé)留樣的檢測和分析工作，在出現(xiàn)質(zhì)量問題時，及時對留樣進(jìn)行檢測，為問題的解決提供數(shù)據(jù)支持。（二）生產(chǎn)部門1.按照質(zhì)量控制部門的要求，在生產(chǎn)過程中準(zhǔn)確、及時地對原材料、半成品進(jìn)行留樣。2.確保留樣的標(biāo)識清晰、準(zhǔn)確，包含樣品名稱、規(guī)格、批次、生產(chǎn)時間等關(guān)鍵信息。3.協(xié)助質(zhì)量控制部門進(jìn)行留樣的搬運和存放工作。（三）倉儲部門1.提供符合要求的留樣存放場所，確保留樣的保存條件適宜。2.對留樣進(jìn)行妥善保管，定期檢查留樣的存放狀態(tài)，防止留樣受到損壞、污染或變質(zhì)。3.按照規(guī)定的程序辦理留樣的出入庫手續(xù)，確保留樣的管理有序。（四）銷售部門在客戶提出質(zhì)量疑問或投訴時，及時通知質(zhì)量控制部門，并協(xié)助提供相關(guān)批次產(chǎn)品的留樣信息。四、留樣的分類與要求（一）原材料留樣1.留樣范圍：所有用于生產(chǎn)的主要原材料，包括但不限于各類原料、添加劑、包裝材料等。2.留樣數(shù)量：根據(jù)原材料的性質(zhì)和用量，一般每種原材料留樣數(shù)量不少于檢測用量的2-3倍。對于用量較大的原材料，可適當(dāng)增加留樣數(shù)量。3.留樣標(biāo)識：在留樣容器上清晰標(biāo)注原材料名稱、規(guī)格、供應(yīng)商、進(jìn)貨日期、批次號等信息。4.保存條件：按照原材料的特性，選擇合適的保存條件，如常溫、冷藏、避光等。一般情況下，原材料留樣應(yīng)保存在干燥、通風(fēng)、清潔的環(huán)境中。（二）半成品留樣1.留樣范圍：在生產(chǎn)過程中具有關(guān)鍵質(zhì)量控制點的半成品，如經(jīng)過特定加工工序后的中間產(chǎn)品。2.留樣數(shù)量：根據(jù)半成品的批量大小和檢測需求，每種半成品留樣數(shù)量不少于檢測用量的2倍。3.留樣標(biāo)識：標(biāo)注半成品名稱、規(guī)格、生產(chǎn)批次、生產(chǎn)時間、工序名稱等信息。4.保存條件：根據(jù)半成品的特性，可能需要特定的保存條件，如冷藏、冷凍等。對于易變質(zhì)的半成品，應(yīng)及時放入相應(yīng)的保存設(shè)備中。（三）成品留樣1.留樣范圍：公司生產(chǎn)的所有成品，包括不同規(guī)格、不同包裝的產(chǎn)品。2.留樣數(shù)量：每批成品留樣數(shù)量不少于銷售最小包裝單位的3-5個。對于大型產(chǎn)品，可根據(jù)實際情況確定留樣數(shù)量，但應(yīng)保證能夠滿足檢測和分析的需要。3.留樣標(biāo)識：標(biāo)注成品名稱、規(guī)格、生產(chǎn)日期、批次號、保質(zhì)期等信息。4.保存條件：按照成品的標(biāo)簽說明和質(zhì)量要求，提供相應(yīng)的保存條件。如常溫保存的產(chǎn)品應(yīng)存放在溫度適宜、干燥的環(huán)境中；需要冷藏保存的產(chǎn)品應(yīng)放置在冰箱或冷庫中。五、留樣的操作流程（一）留樣的采集1.生產(chǎn)部門在原材料入庫、半成品生產(chǎn)過程和成品包裝完成后，按照規(guī)定的留樣數(shù)量和要求及時進(jìn)行留樣。2.采集樣品時，應(yīng)使用清潔、無污染的工具和容器，確保樣品的代表性和真實性。3.對于液體樣品，應(yīng)充分搖勻后再進(jìn)行采集；對于固體樣品，應(yīng)從不同部位選取具有代表性的部分。（二）留樣的標(biāo)識1.留樣采集后，立即在留樣容器上粘貼標(biāo)識，標(biāo)識內(nèi)容應(yīng)清晰、準(zhǔn)確、完整。2.標(biāo)識應(yīng)采用耐久性好的材料制作，防止標(biāo)識模糊或脫落。（三）留樣的存放1.生產(chǎn)部門將采集并標(biāo)識好的留樣及時送交倉儲部門。2.倉儲部門按照留樣的類別和保存條件，將留樣存放在指定的留樣庫或區(qū)域。不同類別的留樣應(yīng)分開存放，并有明顯的分區(qū)標(biāo)識。3.留樣應(yīng)按照批次和時間順序排列，便于查找和管理。（四）留樣的更新1.當(dāng)原材料、半成品或成品的生產(chǎn)工藝、配方、包裝等發(fā)生重大變更時，應(yīng)重新進(jìn)行留樣。2.對于超過保質(zhì)期的留樣，應(yīng)及時進(jìn)行清理和處理。六、留樣的檢查與維護(hù)（一）定期檢查1.質(zhì)量控制部門應(yīng)定期對留樣進(jìn)行檢查，檢查周期一般為每月一次。2.檢查內(nèi)容包括留樣的標(biāo)識是否清晰、完整，保存條件是否符合要求，樣品是否有變質(zhì)、損壞等情況。3.對于檢查中發(fā)現(xiàn)的問題，應(yīng)及時進(jìn)行處理，并記錄在案。（二）維護(hù)措施1.如發(fā)現(xiàn)留樣的保存條件不符合要求，應(yīng)立即采取措施進(jìn)行調(diào)整，確保留樣的質(zhì)量不受影響。2.對于有損壞或變質(zhì)跡象的留樣，應(yīng)及時進(jìn)行更換或重新留樣。3.定期對留樣庫進(jìn)行清潔和消毒，保持留樣庫的衛(wèi)生環(huán)境。七、留樣的使用與銷毀（一）留樣的使用1.在出現(xiàn)產(chǎn)品質(zhì)量問題、客戶投訴、質(zhì)量追溯等情況時，質(zhì)量控制部門可根據(jù)需要使用留樣進(jìn)行檢測和分析。2.使用留樣時，應(yīng)辦理相關(guān)的審批手續(xù)，填寫《留樣使用申請表》，經(jīng)部門負(fù)責(zé)人批準(zhǔn)后方可使用。3.留樣使用后，應(yīng)及時記錄使用情況，包括使用目的、檢測項目、檢測結(jié)果等。（二）留樣的銷毀1.留樣在達(dá)到規(guī)定的保存期限后，或經(jīng)檢測確認(rèn)無保存價值時，應(yīng)進(jìn)行銷毀處理。2.銷毀留樣應(yīng)填寫《留樣銷毀申請表》，注明銷毀的原因、數(shù)量、方式等信息，經(jīng)部門負(fù)責(zé)人審核、主管領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)后進(jìn)行。3.銷毀留樣應(yīng)采用安全、環(huán)保的方式進(jìn)行，如粉碎、焚燒、深埋等，確保不會對環(huán)境造成污染。4.銷毀過程應(yīng)有專人監(jiān)督，并記錄銷毀情況，包括銷毀時間、地點、方式等。八、記錄與檔案管理（一）留樣記錄1.各部門應(yīng)建立完善的留樣記錄，包括留樣的采集時間、數(shù)量、標(biāo)識信息、存放位置等。2.留樣記錄應(yīng)采用紙質(zhì)或電子文檔的形式進(jìn)行保存，確保記錄的完整性和可追溯性。（二）檢測記錄1.質(zhì)量控制部門對留樣進(jìn)行檢測后，應(yīng)及時記錄檢測結(jié)果，包括檢測項目、檢測方法、檢測數(shù)據(jù)等。2.檢測記錄應(yīng)與留樣記錄相對應(yīng)，便于查詢和分析。（三）檔案管理1.所有與留樣管理相關(guān)的記錄和檔案應(yīng)進(jìn)行分類整理，建立專門的檔案庫進(jìn)行保存。2.檔案的保存期限應(yīng)不少于產(chǎn)品的保質(zhì)期，以便在需要時能夠查閱和參考。九、培訓(xùn)與教育（一）培訓(xùn)內(nèi)容1.組織相關(guān)人員進(jìn)行留樣管理制度的培訓(xùn)，包括制度的內(nèi)容、操作流程、注意事項等。2.開展留樣采集、標(biāo)識、保存、檢測等方面的技能培訓(xùn)，提高員工的操作水平。（二）培訓(xùn)方式1.采用集中授課、現(xiàn)場演示、案例分析等多種培訓(xùn)方式，確保培訓(xùn)效果。2.定期組織培訓(xùn)考核，檢驗員工對留樣管理制度的掌握程度。十、監(jiān)督與考核（一）監(jiān)督檢查1.質(zhì)量控制部門應(yīng)定期對各部門的留樣管理工作進(jìn)行監(jiān)督檢查，檢查內(nèi)容包括留樣的采集、標(biāo)識、存放、使用、銷毀等環(huán)節(jié)。2.對于發(fā)現(xiàn)的問題，應(yīng)及時下達(dá)整改通知，要求相關(guān)部門限期整改。（二）考核評價1.將留樣管理工作納入部門和員工的績效考核體系，對工作表現(xiàn)優(yōu)秀的部門和個人進(jìn)行表彰和獎勵。2.對違反留樣管理制度的部門和個人進(jìn)行批評教育，并按照公司的相關(guān)規(guī)定進(jìn)行處罰。通過嚴(yán)格執(zhí)行本留樣管理制度，能夠有效保證公司產(chǎn)品質(zhì)量的可追溯性和穩(wěn)定性，提高公司應(yīng)對質(zhì)量問題的能力，為公司的發(fā)展提供有力的質(zhì)量保障。在實際工作中，應(yīng)不斷總結(jié)經(jīng)驗，持續(xù)改進(jìn)留樣管理工作，確保制度的有效性和適應(yīng)性。同時，要加強與其他部門的溝通協(xié)作，形成良好的工作氛圍，共同推動公司質(zhì)量水平的提升。此外，隨著公司業(yè)務(wù)的發(fā)展和市場需求的變化，應(yīng)及時對留樣管理制度進(jìn)行修