企業(yè)行政物品采購標(biāo)準(zhǔn)化流程工具模板前言為規(guī)范企業(yè)行政物品采購行為，保證采購過程的合規(guī)性、效率性與經(jīng)濟(jì)性，降低采購成本，保障行政物品供應(yīng)及時、質(zhì)量達(dá)標(biāo)，特制定本標(biāo)準(zhǔn)化流程工具模板。本模板適用于企業(yè)各部門行政物品（含辦公耗材、設(shè)備、家具、保潔用品等）的采購管理，旨在為采購相關(guān)人員提供清晰的操作指引，實現(xiàn)采購工作標(biāo)準(zhǔn)化、透明化。一、適用范圍與場景本模板適用于企業(yè)日常運(yùn)營中各類行政物品的采購活動，具體場景包括但不限于：日常辦公耗材采購：如紙張、筆、文件夾、打印機(jī)墨盒等消耗性物品；固定資產(chǎn)采購：如電腦、打印機(jī)、辦公桌椅、文件柜等價值較高、使用期限較長的物品；專項活動物品采購：如年會物資、展會用品、員工福利物品等；維護(hù)類物品采購：如維修工具、清潔設(shè)備、綠植養(yǎng)護(hù)用品等。二、標(biāo)準(zhǔn)化操作流程行政物品采購需遵循“需求導(dǎo)向、預(yù)算控制、比質(zhì)比價、合規(guī)審批”原則，具體分為以下8個步驟：（一）需求發(fā)起與部門初審操作說明：需求部門根據(jù)實際工作需要，填寫《行政物品采購申請表》（詳見模板一），明確物品名稱、規(guī)格型號、數(shù)量、預(yù)估單價、用途、期望到貨日期等信息，并附必要的需求說明（如新部門成立、設(shè)備損壞更換等）。部門負(fù)責(zé)人*對需求合理性進(jìn)行審核，重點(diǎn)核查物品必要性、數(shù)量是否符合實際使用標(biāo)準(zhǔn)、預(yù)算是否在部門年度預(yù)算范圍內(nèi)，審核通過后在“部門負(fù)責(zé)人意見”欄簽字確認(rèn)。需求部門將審核通過的《采購申請表》提交至行政部。責(zé)任主體：需求部門申請人、部門負(fù)責(zé)人*輸出成果：《行政物品采購申請表》（部門初審版）（二）采購計劃匯總與預(yù)算復(fù)核操作說明：行政部在收到《采購申請表》后，1個工作日內(nèi)完成需求匯總，按物品類別（如辦公設(shè)備、耗材等）整理形成《行政物品采購計劃匯總表》（詳見模板二）。行政部結(jié)合庫存情況（如現(xiàn)有物品是否可復(fù)用、庫存是否充足），對采購需求的必要性進(jìn)行二次核查，避免重復(fù)采購。財務(wù)部*對匯總采購計劃的預(yù)算進(jìn)行復(fù)核，重點(diǎn)檢查總金額是否超年度行政預(yù)算、單項物品預(yù)估價格是否合理，復(fù)核結(jié)果反饋至行政部。責(zé)任主體：行政部采購專員、財務(wù)部輸出成果：《行政物品采購計劃匯總表》（財務(wù)復(fù)核版）（三）采購方式確定與供應(yīng)商篩選操作說明：行政部根據(jù)采購物品金額、類型及企業(yè)《采購管理制度》，確定采購方式：詢價采購：單次采購金額在5000元以下（含）的物品，至少向3家合格供應(yīng)商詢價，填寫《詢價記錄表》（詳見模板三）；招標(biāo)采購：單次采購金額在5000元以上的物品，或涉及固定資產(chǎn)、批量采購的，需啟動內(nèi)部招標(biāo)流程（參照企業(yè)《招標(biāo)管理辦法》）；定點(diǎn)采購：對于日常消耗性大、采購頻率高的物品（如A4紙、墨盒），可與1-2家優(yōu)質(zhì)供應(yīng)商簽訂年度定點(diǎn)采購協(xié)議。行政部建立《合格供應(yīng)商名錄》（詳見模板四），定期對供應(yīng)商資質(zhì)（營業(yè)執(zhí)照、經(jīng)營范圍、經(jīng)營年限等）、產(chǎn)品質(zhì)量、價格水平、服務(wù)能力（如供貨周期、售后響應(yīng)）進(jìn)行評估，淘汰不合格供應(yīng)商，補(bǔ)充優(yōu)質(zhì)供應(yīng)商。責(zé)任主體：行政部采購專員、行政部經(jīng)理輸出成果：《詢價記錄表》或《招標(biāo)結(jié)果通知書》、《合格供應(yīng)商名錄》（四）采購訂單與合同簽訂操作說明：根據(jù)確定的采購方式及結(jié)果，行政部與供應(yīng)商確認(rèn)最終價格、供貨周期、交付方式、質(zhì)量標(biāo)準(zhǔn)等條款，《行政物品采購訂單》（詳見模板五），經(jīng)行政部經(jīng)理*審批后加蓋公章送達(dá)供應(yīng)商。單次采購金額在10000元（含）以上的，需簽訂正式采購合同，合同條款需明確雙方權(quán)利義務(wù)、違約責(zé)任、驗收標(biāo)準(zhǔn)、付款方式等內(nèi)容，合同文本由法務(wù)部（或指定法務(wù)人員）審核，總經(jīng)理簽字蓋章后生效。責(zé)任主體：行政部采購專員、行政部經(jīng)理、法務(wù)部、總經(jīng)理輸出成果：《行政物品采購訂單》或《采購合同》（五）物品交付與驗收操作說明：供應(yīng)商按訂單約定時間、地點(diǎn)交付物品，行政部采購專員*核對物品名稱、規(guī)格型號、數(shù)量是否與訂單一致，檢查外包裝是否完好。對于涉及質(zhì)量、功能的物品（如辦公設(shè)備、電子產(chǎn)品），需求部門需參與驗收，測試物品功能是否符合使用要求，填寫《行政物品驗收單》（詳見模板六），驗收參與人包括：行政部采購專員、需求部門驗收人、行政部經(jīng)理*。驗收合格后，三方在《驗收單》上簽字確認(rèn)；驗收不合格的，行政部需在2個工作日內(nèi)與供應(yīng)商溝通處理（如換貨、退貨），并重新組織驗收，直至合格。責(zé)任主體：行政部采購專員、需求部門驗收人、行政部經(jīng)理*輸出成果：《行政物品驗收單》（合格版）（六）付款申請與財務(wù)審核操作說明：行政部在驗收合格后，收集《采購申請表》《采購訂單》《驗收單》《發(fā)票》（或收據(jù)）等付款憑證，填寫《付款審批單》（詳見模板七），按審批流程提交審核。審批流程：5000元以下：行政部經(jīng)理審核→財務(wù)部審核→總經(jīng)理*審批；5000元以上：行政部經(jīng)理審核→財務(wù)部審核→總經(jīng)理審批→董事長（或授權(quán)人）審批。財務(wù)部*對付款憑證的完整性、合規(guī)性（如發(fā)票抬頭、稅號是否正確）、金額準(zhǔn)確性進(jìn)行審核，審批通過后安排付款。責(zé)任主體：行政部采購專員、行政部經(jīng)理、財務(wù)部、總經(jīng)理、董事長*輸出成果：《付款審批單》（審批完成版）（七）物品入庫與資產(chǎn)登記操作說明：行政部對驗收合格的行政物品辦理入庫手續(xù)，登記《行政物品臺賬》（詳見模板八），記錄物品名稱、規(guī)格型號、數(shù)量、入庫日期、存放位置、使用部門等信息。對于固定資產(chǎn)（如單價2000元以上、使用期限1年以上的物品），需額外填寫《固定資產(chǎn)登記卡》，標(biāo)注資產(chǎn)編號、使用人、折舊年限等信息，由行政部統(tǒng)一管理，定期盤點(diǎn)。責(zé)任主體：行政部庫管員、行政部經(jīng)理輸出成果：《行政物品臺賬》《固定資產(chǎn)登記卡》（八）采購資料歸檔操作說明：采購?fù)瓿珊螅姓繉ⅰ恫少徤暾埍怼贰恫少徲媱潊R總表》《詢價記錄表》《采購訂單/合同》《驗收單》《付款審批單》《發(fā)票》等資料整理成冊，按“單次采購”編號歸檔（編號規(guī)則：年份+月份+采購流水號，如202405-001）。檔案保存期限：日常耗材采購資料保存2年，固定資產(chǎn)及重大采購項目資料保存5年以上，電子檔案同步備份至企業(yè)服務(wù)器。責(zé)任主體：行政部檔案管理員*輸出成果：采購檔案（紙質(zhì)+電子）三、配套模板表格模板一：行政物品采購申請表申請部門申請日期年月日申請人聯(lián)系方式物品名稱規(guī)格型號單位數(shù)量用途說明部門負(fù)責(zé)人意見簽字：日期：行政部意見簽字：日期：財務(wù)部意見簽字：日期：總經(jīng)理意見簽字：日期：填寫說明：1.物品名稱需填寫具體型號（如“聯(lián)想ThinkPad14寸筆記本電腦，i5處理器，16G內(nèi)存”）；2.用途說明需簡明扼要（如“新入職員工辦公使用”）；3.預(yù)估單價參考?xì)v史采購價或市場均價。模板二：行政物品采購計劃匯總表序號申請部門物品名稱規(guī)格型號單位需求數(shù)量預(yù)估總價（元）需求日期庫存情況備注123合計審核意見：行政部：簽字：日期：財務(wù)部：簽字：日期：總經(jīng)理：簽字：日期：模板三：詢價記錄表采購物品名稱規(guī)格型號單位需求數(shù)量詢價日期供應(yīng)商名稱聯(lián)系人聯(lián)系方式報價（元）供貨周期（天）質(zhì)量承諾備注比價結(jié)論：建議選擇供應(yīng)商：（報價最低/性價比最高/服務(wù)最優(yōu)），理由：審核人：日期：模板四：合格供應(yīng)商名錄供應(yīng)商名稱統(tǒng)一社會信用代碼成立時間注冊資本主營范圍聯(lián)系人聯(lián)系方式地址合作年限合作類別評估等級（優(yōu)/良/中）備注評估說明：評估周期（每半年/每年一次），評估指標(biāo)（價格、質(zhì)量、服務(wù)、交付及時率等），由行政部負(fù)責(zé)更新。模板五：行政物品采購訂單訂單編號：訂單日期：年月日供應(yīng)商名稱交付地址：聯(lián)系人交付日期：年月日前聯(lián)系方式序號物品名稱規(guī)格型號單位—————-———-——12合計金額（大寫）：合計金額（小寫）：￥質(zhì)量標(biāo)準(zhǔn)：付款方式：備注：供應(yīng)商（蓋章）：行政部（蓋章）：經(jīng)辦人：經(jīng)辦人：日期：日期：模板六：行政物品驗收單驗收單編號：驗收日期：年月日采購訂單號供應(yīng)商名稱：物品名稱規(guī)格型號：單位應(yīng)收數(shù)量：實收數(shù)量序號檢驗項目檢驗標(biāo)準(zhǔn)檢驗結(jié)果（合格/不合格）—————-———-————————–123驗收結(jié)論：□合格□不合格（不合格原因：）參與驗收人員：行政部：需求部門：日期：年月日年月日模板七：付款審批單付款單位：付款日期（計劃）：年月日付款方式□電匯□支票□其他采購物品名稱規(guī)格型號數(shù)量金額（元）合計金額（大寫）：合計金額（小寫）：￥付款事由：附件清單：□《采購申請表》□《采購訂單》□《驗收單》□《發(fā)票》□《合同》部門審核：行政部經(jīng)理：日期：財務(wù)審核：財務(wù)部經(jīng)理：日期：總經(jīng)理審批：總經(jīng)理：日期：董事長審批：董事長：日期：模板八：行政物品臺賬序號物品名稱規(guī)格型號資產(chǎn)編號（固定資產(chǎn)）單位數(shù)量入庫日期存放位置使用部門使用人狀態(tài)（在用/閑置/報廢）備注12更新記錄：四、關(guān)鍵控制點(diǎn)與注意事項預(yù)算控制：所有采購需在部門年度預(yù)算內(nèi)執(zhí)行，超預(yù)算采購需提交《預(yù)算調(diào)整申請表》，經(jīng)總經(jīng)理、董事長審批后方可實施；供應(yīng)商管理：嚴(yán)禁與未經(jīng)評估的供應(yīng)商合作，供應(yīng)商資質(zhì)需每年復(fù)核一次，保證其持續(xù)符合合作要求；驗收標(biāo)準(zhǔn)：驗收需依據(jù)采購訂單約定的質(zhì)量標(biāo)準(zhǔn)執(zhí)行，對于技術(shù)復(fù)雜的物品（如IT設(shè)備），可邀請專業(yè)人員參與驗收；廉潔風(fēng)險：采購人員需遵守廉潔從業(yè)規(guī)定，不得收受供應(yīng)商回扣、禮品，違規(guī)者將按企業(yè)制度處罰；檔案管理：采購資料需完整保存，保證可追溯性，如遇審計、核查，需在2個工作日內(nèi)提供相關(guān)檔