合同審查及歸檔標(biāo)準(zhǔn)化模板工具包一、適用場景與對象本工具模板適用于企業(yè)法務(wù)部門、行政管理部門、業(yè)務(wù)部門及相關(guān)崗位人員，覆蓋合同全生命周期管理場景，包括但不限于：日常業(yè)務(wù)合同（如采購、銷售、服務(wù)）、合作框架協(xié)議、勞動合同、保密協(xié)議等的審查、修改、審批、簽署及歸檔工作。旨在通過標(biāo)準(zhǔn)化流程，規(guī)范合同管理，降低法律風(fēng)險，提升工作效率，保證合同資料的完整性與可追溯性。二、標(biāo)準(zhǔn)化操作流程詳解（一）合同接收與初步登記合同來源確認(rèn)業(yè)務(wù)部門通過郵件、OA系統(tǒng)或紙質(zhì)提交方式將合同草案及相關(guān)附件（如對方資質(zhì)、需求說明書等）移交至法務(wù)/行政部門，明確合同類型（如“采購合同”“技術(shù)服務(wù)合同”）及緊急程度（普通/緊急）。信息登記使用《合同審查登記表》（詳見模板工具包）記錄合同基本信息，包括合同名稱、合同編號（按“年份-部門-合同類型-序號”規(guī)則編制，如“2024-采購-001”）、提交部門、提交人、聯(lián)系方式、提交日期、預(yù)計(jì)審查期限（一般為3個工作日，緊急合同可加急處理）、合同相對方名稱等。材料完整性檢查核對合同草案是否包含以下核心材料：雙方主體信息、合同標(biāo)的、權(quán)利義務(wù)條款、履行期限、違約責(zé)任、爭議解決方式、簽署頁等；若附件缺失，及時聯(lián)系提交人補(bǔ)充，并在登記表中備注“材料補(bǔ)全中”。（二）合同審查核心環(huán)節(jié)法務(wù)/審查人員需從主體合法性、內(nèi)容完整性、法律合規(guī)性、商務(wù)條款合理性四大維度進(jìn)行審查，具體要點(diǎn)1.主體資格審查對方主體：核查營業(yè)執(zhí)照（需在有效期內(nèi)）、經(jīng)營范圍是否涵蓋合同標(biāo)的，若涉及特殊行業(yè)（如食品、醫(yī)療），需確認(rèn)是否具備相關(guān)資質(zhì)許可（如食品經(jīng)營許可證）；對方為自然人時，需核對身份證信息及民事行為能力。我方主體：確認(rèn)我方簽署人是否為法定代表人或合法授權(quán)人（需提供授權(quán)委托書，明確授權(quán)范圍及期限），避免越權(quán)簽署。2.合同內(nèi)容審查核心條款完整性：檢查是否包含必備條款，如合同標(biāo)的（名稱、型號、數(shù)量、質(zhì)量標(biāo)準(zhǔn)）、價款或報酬（金額、支付方式、賬戶信息）、履行期限（開始/結(jié)束時間、地點(diǎn)）、驗(yàn)收標(biāo)準(zhǔn)（如“按國標(biāo)GB/T執(zhí)行”）、違約責(zé)任（違約金計(jì)算方式、賠償范圍）、爭議解決方式（仲裁/訴訟，明確管轄機(jī)構(gòu)）等。條款表述清晰性：避免模糊表述（如“合理期限”“盡快”），需量化明確（如“收到貨物后7個工作日內(nèi)驗(yàn)收”）；歧義條款需修改（如“甲方需在乙方交付后付款”明確為“甲方需在乙方交付貨物且驗(yàn)收合格后10個工作日內(nèi)支付全款”）。3.法律合規(guī)性審查合法性：保證合同內(nèi)容不違反法律法規(guī)（如《民法典》《招標(biāo)投標(biāo)法》等）、行業(yè)監(jiān)管規(guī)定及公司內(nèi)部制度（如“單筆合同金額超過50萬元需總經(jīng)理審批”）。風(fēng)險條款：識別格式條款（如“最終解釋權(quán)歸甲方所有”），確認(rèn)是否公平；審查保密條款（保密范圍、期限、泄密責(zé)任）、知識產(chǎn)權(quán)條款（歸屬、使用權(quán)限）等特殊條款的合規(guī)性。4.商務(wù)條款合理性價格與成本：對比市場價格，確認(rèn)價款是否合理；涉及分期支付的，需明確支付節(jié)點(diǎn)與條件（如“預(yù)付款30%，驗(yàn)收合格后支付60%，質(zhì)保期滿后支付10%”）。履約能力：評估對方履約條件（如生產(chǎn)規(guī)模、交付周期），避免合同無法履行；對長期合作合同，需增加“合同續(xù)簽條款”（如“期滿前30日協(xié)商續(xù)約”）。審查完成后，審查人員需在《合同審查登記表》中填寫審查意見，明確“通過”“修改后通過”或“不通過”，并標(biāo)注具體修改條款及理由（如“第3.2條‘驗(yàn)收標(biāo)準(zhǔn)’模糊，需補(bǔ)充具體參數(shù)”）。（三）審查意見反饋與修改確認(rèn)意見傳達(dá)若“修改后通過”，審查人員將修改意見書面反饋至提交部門（可通過OA系統(tǒng)留言或郵件附件），并同步更新《合同審查登記表》的“審查意見”欄。若“不通過”，需說明法律風(fēng)險及修改建議，必要時組織業(yè)務(wù)部門與審查人員溝通會議，明確修改方向。修改與復(fù)核提交部門根據(jù)意見修改合同后，重新提交至法務(wù)/行政部門，審查人員進(jìn)行復(fù)核確認(rèn)，修改無誤后更新審查狀態(tài)為“審查通過”。（四）內(nèi)部審批流程審批層級劃分根據(jù)合同金額及類型確定審批路徑（示例）：金額≤5萬元：部門負(fù)責(zé)人審批→法務(wù)審核→行政歸檔；5萬元＜金額≤50萬元：部門負(fù)責(zé)人→法務(wù)→分管副總→行政歸檔；金額＞50萬元：部門負(fù)責(zé)人→法務(wù)→分管副總→總經(jīng)理→行政歸檔。審批意見簽署審批人在審批單（可附于《合同審查登記表》后）中簽署“同意”“不同意”或“補(bǔ)充說明”意見，“不同意”需注明理由，退回提交部門重新協(xié)商或修改。（五）合同簽署與用印管理簽署規(guī)范審批通過后，由行政/法務(wù)部門安排簽署，保證雙方簽字/蓋章頁完整、清晰（自然人需簽字并按手印，單位需蓋公章或合同專用章，多頁合同需加蓋騎縫章）。簽署日期需統(tǒng)一填寫實(shí)際簽署日，避免倒簽（特殊情況需書面說明原因，經(jīng)總經(jīng)理審批）。用印登記使用《合同用印登記表》記錄用印信息，包括合同編號、用印日期、用印份數(shù)、用印人、保管人、領(lǐng)取人/部門等，保證“用印必登記，登記必可查”。（六）合同歸檔管理分類與編號按合同類型分類（如采購、銷售、服務(wù)等），每類按合同編號順序排列；電子版歸檔：至公司指定服務(wù)器（如OA系統(tǒng)“合同管理模塊”），命名規(guī)則為“合同編號-合同名稱-簽署日期”（如“2024-采購-001-設(shè)備采購合同-20240315”）；紙質(zhì)版歸檔：使用檔案袋封裝，封面標(biāo)注“合同編號、合同名稱、簽署日期、份數(shù)、存放位置”，按年度和類別存入檔案柜。保存期限一般合同：保存至合同終止后10年；重要合同（如不動產(chǎn)轉(zhuǎn)讓、長期合作框架協(xié)議）：保存至合同終止后20年；漲勞動合同：保存至勞動關(guān)系結(jié)束后50年（按《檔案法》規(guī)定）。檢索與借閱建立《合同歸檔目錄表》（詳見模板工具包），包含歸檔編號、合同名稱、合同類型、簽署日期、保存期限、存放位置、借閱記錄等信息；借閱需填寫《合同借閱申請表》，經(jīng)部門負(fù)責(zé)人及法務(wù)審批，借閱期限不超過7天，到期歸還并記錄。三、核心模板工具包（一）合同審查登記表合同名稱合同編號提交部門提交人聯(lián)系方式提交日期年月日合同相對方合同類型□采購□銷售□服務(wù)□其他______預(yù)計(jì)審查期限年月日前緊急程度□普通□緊急審查進(jìn)度記錄審查環(huán)節(jié)日期審查人審查意見/狀態(tài)接收登記年月日*材料完整，進(jìn)入審查流程主體資格審查年月日*對方營業(yè)執(zhí)照在有效期內(nèi)，授權(quán)委托書合法內(nèi)容完整性審查年月日*第3.2條驗(yàn)收標(biāo)準(zhǔn)模糊，需補(bǔ)充參數(shù)法律合規(guī)性審查年月日*（法務(wù)）條款合法，修改后通過內(nèi)部審批年月日*（副總）同意簽署簽署歸檔年月日*趙六（行政）紙質(zhì)+電子版歸檔完成（二）合同要素核對表核對維度核對要點(diǎn)是否通過備注（修改說明）主體信息甲方/乙方名稱與營業(yè)執(zhí)照一致□是□否簽署人法定代表人身份或授權(quán)委托書（明確授權(quán)范圍、期限）□是□否標(biāo)的條款標(biāo)的物名稱、型號、數(shù)量、質(zhì)量標(biāo)準(zhǔn)明確□是□否價款支付金額、幣種、支付方式（轉(zhuǎn)賬/現(xiàn)金）、賬戶信息、支付節(jié)點(diǎn)清晰□是□否履行期限開始/結(jié)束時間、履行地點(diǎn)明確□是□否違約責(zé)任違約金計(jì)算方式合理、賠償范圍明確、不可抗力條款約定□是□否爭議解決爭議解決方式（仲裁/訴訟）明確，管轄機(jī)構(gòu)具體（如“甲方所在地人民法院”）□是□否其他條款保密條款、知識產(chǎn)權(quán)歸屬、合同變更/解除條件、通知與送達(dá)條款完整□是□否附件完整性資質(zhì)文件、技術(shù)參數(shù)、補(bǔ)充協(xié)議等附件齊全□是□否（三）合同歸檔目錄表歸檔編號合同名稱合同類型簽署日期保存期限存放位置（柜號/層）借閱記錄（借閱人/日期/歸還日期）備注2024-采購-001設(shè)備采購合同采購2024-03-152034-03-15A柜-01層-03號含3份附件2024-服務(wù)-002IT系統(tǒng)運(yùn)維服務(wù)合同服務(wù)2024-04-202034-04-20A柜-02層-01號*/2024-05-01/2024-05-05已借閱歸檔四、關(guān)鍵風(fēng)險與注意事項(xiàng)（一）主體審查風(fēng)險常見問題：對方為“三無企業(yè)”（無營業(yè)執(zhí)照、無資質(zhì)、無實(shí)際經(jīng)營），或簽署人越權(quán)（如非法定代表人也未提供授權(quán)委托書）。防范措施：通過“國家企業(yè)信用信息公示系統(tǒng)”核查對方主體資質(zhì)，要求對方提供最新營業(yè)執(zhí)照復(fù)印件并加蓋公章，授權(quán)委托書需明確“代理權(quán)限”及“代理期限”。（二）條款表述風(fēng)險常見問題：使用“大概”“左右”等模糊表述，導(dǎo)致履行爭議；違約責(zé)任不對等（如“乙方違約需賠償，甲方違約無需賠償”）。防范措施：核心條款量化明確（如“交貨日期：2024年6月30日前，逾期1天按合同總額0.5%支付違約金”）；保證雙方權(quán)利義務(wù)對等，避免“霸王條款”。（三）法律合規(guī)風(fēng)險常見問題：合同違反強(qiáng)制性法律規(guī)定（如“約定利息超過法定標(biāo)準(zhǔn)”），或未滿足行業(yè)特殊要求（如建筑工程合同需備案）。防范措施：審查時參考最新法律法規(guī)及行業(yè)規(guī)范，對涉及金融、房地產(chǎn)等特殊領(lǐng)域合同，可咨詢外部專業(yè)律師。（四）歸檔管理風(fēng)險常見問題：合同丟失（紙質(zhì)版/電子版未備份）、借閱無登記、保存期限不足。防范措施：紙質(zhì)版歸檔前復(fù)印1份備份，電子版定期遷移至新服務(wù)器；嚴(yán)格執(zhí)行借閱登記制度，到期催還；定期檢查檔案保存環(huán)境（防火、防潮、防蟲），保證檔案完好。（五）特殊情況處理合同變更：履行中需變更合同內(nèi)容時，雙方應(yīng)簽訂《補(bǔ)充協(xié)議》，明確變更事