煤炭工程建設資料歸檔與管理標準一、總則煤炭工程建設資料是煤炭建設項目從立項、勘察、設計、施工、監(jiān)理到竣工驗收全過程的真實記錄，是項目投產后運營、維護、改造、擴建以及后續(xù)項目建設的重要依據(jù)，也是企業(yè)重要的信息資源和法律憑證。為規(guī)范煤炭工程建設資料的歸檔與管理工作，確保資料的真實性、完整性、系統(tǒng)性和安全性，充分發(fā)揮其在工程建設及后期運營中的作用，特制定本標準。本標準適用于各類新建、改建、擴建煤炭工程項目的資料歸檔與管理活動。參與煤炭工程建設的各相關單位，包括建設單位、勘察單位、設計單位、施工單位、監(jiān)理單位及其他有關單位，均應遵照本標準執(zhí)行。煤炭工程建設資料的歸檔與管理，應遵循統(tǒng)一領導、分級管理、全程控制、規(guī)范有序、安全保密的原則。各單位應將資料管理工作納入項目管理的全過程，與工程建設同步規(guī)劃、同步實施、同步檢查、同步驗收。二、管理機構與職責建設單位是煤炭工程建設項目資料歸檔與管理的總負責單位，應設立或明確專門的檔案管理機構，配備專職或兼職檔案管理人員，負責統(tǒng)一協(xié)調、指導和監(jiān)督項目全過程的資料管理工作，并最終接收和保管項目全套竣工檔案?？辈?、設計、施工、監(jiān)理等單位應根據(jù)各自職責范圍，建立健全本單位的資料管理體系，明確資料管理部門和責任人，負責本單位在工程建設過程中形成的各類資料的收集、整理、審核、歸檔和移交工作。檔案管理人員應具備相應的專業(yè)知識和業(yè)務能力，熟悉國家及行業(yè)有關檔案管理的法規(guī)和標準，恪盡職守，認真履行資料的收集、整理、保管、利用和保密等職責。三、資料的形成與收集煤炭工程建設資料的形成應與工程建設進程同步。各責任單位在工程建設的各個階段，應嚴格按照國家、行業(yè)及項目相關規(guī)定，及時、準確、完整地形成各類工程技術文件、記錄、圖表、簽證等資料。資料的收集應遵循全面性、真實性、有效性的原則。1.設計階段：應收集工程地質勘察報告、初步設計文件、技術設計文件、施工圖設計文件、設計變更、圖紙會審記錄等資料。2.施工階段：應收集施工組織設計、施工方案、開工報告、原材料及半成品質量證明文件、施工試驗記錄、隱蔽工程檢查記錄、測量放線記錄、施工日志、分部分項工程質量評定資料、工程進度款支付憑證、監(jiān)理通知單及回復、工程變更洽商記錄等資料。3.竣工驗收階段：應收集竣工驗收申請報告、竣工圖、竣工驗收記錄、工程質量保修書、竣工結算報告及審核意見、專項驗收文件（如消防、環(huán)保、安全等）、工程總結等資料。所有收集的資料應為原件，若為復印件，應注明原件存放處，并加蓋原件存放單位公章及經手人簽字。資料的內容應真實反映工程實際情況，數(shù)據(jù)準確，簽字手續(xù)完備，字跡清晰，不得涂改、偽造。四、資料的整理與歸檔資料整理應符合《科學技術檔案案卷構成的一般要求》等相關標準，遵循工程專業(yè)特點和資料形成規(guī)律，進行分類、組卷、編目和裝訂。分類與組卷：應根據(jù)煤炭工程的專業(yè)性質（如礦建、土建、機電安裝、一通三防等）和項目管理階段進行分類。組卷應保持同一事件或同一工序資料的完整性和有機聯(lián)系，做到層次分明，便于查閱。編目與編號：每個案卷應有規(guī)范的卷內目錄和備考表。案卷封面應注明工程名稱、案卷題名、編制單位、編制日期、保管期限等信息。檔案編號應遵循一定的規(guī)則，具有唯一性和可追溯性?？⒐D的編制：竣工圖是工程竣工驗收后，反映工程實際狀況的重要檔案。凡施工圖有變更的，均應編制竣工圖?？⒐D應加蓋竣工圖章，并有編制人、審核人、技術負責人簽字。歸檔時間應符合下列要求：1.施工單位應在單位工程或分部分項工程竣工驗收后規(guī)定期限內，將整理合格的施工資料向建設單位或監(jiān)理單位移交。2.監(jiān)理單位應在工程竣工驗收后規(guī)定期限內，將整理合格的監(jiān)理資料向建設單位移交。3.建設單位應在工程竣工驗收合格后規(guī)定期限內，完成項目全部竣工檔案的整理、匯總和歸檔工作，并按規(guī)定向相關檔案管理部門移交。歸檔的資料應質地優(yōu)良，便于長期保存。紙張、書寫材料、裝訂材料等應符合檔案保護要求。五、檔案的保管與利用檔案保管應具備適宜的庫房條件，做到防火、防潮、防蟲、防盜、防高溫、防光、防塵。配備必要的檔案裝具和保護設備，如檔案柜、除濕機、滅火器等。建立健全檔案庫房管理制度，嚴格執(zhí)行檔案入庫、出庫登記手續(xù)。定期對檔案進行清點核對和檢查，發(fā)現(xiàn)問題及時處理，確保檔案的安全與完整。積極開發(fā)檔案信息資源，為工程建設、生產運營、技術改造、科研教學、審計監(jiān)察等工作提供服務。檔案利用應建立借閱制度，明確借閱范圍、審批權限和借閱期限。借閱者應愛護檔案，不得涂改、勾畫、抽取、撤換、增刪檔案內容。涉密檔案的管理和利用，應嚴格遵守國家有關保密規(guī)定。六、驗收與考核煤炭工程建設項目竣工驗收時，應將項目檔案的完整性、準確性、系統(tǒng)性作為驗收的重要內容之一。未通過檔案驗收的項目，不得通過工程竣工驗收。建設單位應定期對各參建單位的資料管理工作進行檢查與考核，將資料管理工作納入項目管理考核體系。對在資料歸檔與管理工作中成績突出的單位和個人給予表彰和獎勵；對工作不力、造成資料丟失、損壞或泄密的單位