采購申請(qǐng)與審批標(biāo)準(zhǔn)化流程表單一、適用范圍與典型場(chǎng)景本流程表單適用于企業(yè)內(nèi)部各類采購需求的全流程管理，涵蓋物料采購、服務(wù)外包、設(shè)備購置、辦公用品補(bǔ)充等場(chǎng)景。無論是日常運(yùn)營所需的常規(guī)采購（如辦公耗材、生產(chǎn)原料），還是項(xiàng)目專項(xiàng)采購（如研發(fā)設(shè)備、市場(chǎng)活動(dòng)物料），或突發(fā)性緊急采購（如設(shè)備故障搶修物資），均需通過標(biāo)準(zhǔn)化流程實(shí)現(xiàn)需求提報(bào)、審批、執(zhí)行、驗(yàn)收的閉環(huán)管理，保證采購合規(guī)、高效、成本可控。二、標(biāo)準(zhǔn)化操作流程詳解（一）需求確認(rèn)與申請(qǐng)發(fā)起需求提出：申請(qǐng)人（如部門專員、項(xiàng)目負(fù)責(zé)人）根據(jù)實(shí)際業(yè)務(wù)需求，明確采購物品/服務(wù)的名稱、規(guī)格型號(hào)、數(shù)量、預(yù)估單價(jià)、用途及期望交付時(shí)間。材料準(zhǔn)備：填寫《采購申請(qǐng)與審批表》（見模板部分），并附相關(guān)支撐材料，如：常規(guī)采購：庫存盤點(diǎn)表（避免重復(fù)采購）、比價(jià)記錄（至少3家供應(yīng)商報(bào)價(jià)單，若為獨(dú)家采購需說明原因）；設(shè)備采購：技術(shù)參數(shù)說明、可行性分析報(bào)告（單筆金額超5萬元時(shí)需提供）；服務(wù)采購：服務(wù)方案、資質(zhì)文件（供應(yīng)商營業(yè)執(zhí)照、相關(guān)行業(yè)資質(zhì)）。系統(tǒng)提交：通過企業(yè)OA系統(tǒng)或采購管理平臺(tái)《采購申請(qǐng)與審批表》及附件，提交至部門負(fù)責(zé)人審核。（二）部門初審審核內(nèi)容：部門負(fù)責(zé)人（如部門經(jīng)理）需重點(diǎn)審核：需求真實(shí)性：是否為部門必需，是否存在替代方案（如內(nèi)部調(diào)配、租賃）；預(yù)算合理性：預(yù)估金額是否在部門年度預(yù)算范圍內(nèi)，超預(yù)算部分是否已申請(qǐng)預(yù)算調(diào)整；材料完整性：附件是否齊全、數(shù)據(jù)是否準(zhǔn)確（如數(shù)量與需求匹配、規(guī)格描述清晰）。審核結(jié)果處理：通過：在OA系統(tǒng)中“通過”，流轉(zhuǎn)至下一環(huán)節(jié)（財(cái)務(wù)復(fù)核）；駁回：注明駁回原因（如“需求不明確”“材料缺失”），退回申請(qǐng)人修改后重新提交。（三）財(cái)務(wù)復(fù)核審核內(nèi)容：財(cái)務(wù)專員（如財(cái)務(wù)部*經(jīng)理）重點(diǎn)審核：預(yù)算匹配性：采購項(xiàng)目是否對(duì)應(yīng)預(yù)算科目，預(yù)算余額是否充足；成本合理性：預(yù)估單價(jià)是否偏離市場(chǎng)均價(jià)（參考?xì)v史采購數(shù)據(jù)或第三方價(jià)格平臺(tái)），大額采購（單筆超10萬元）需復(fù)核成本測(cè)算依據(jù)；付款方式：是否符合企業(yè)財(cái)務(wù)制度（如預(yù)付款比例≤30%，尾款驗(yàn)收后支付）。審核結(jié)果處理：通過：簽署“復(fù)核通過”意見，流轉(zhuǎn)至分級(jí)審批環(huán)節(jié)；駁回：注明駁回原因（如“預(yù)算不足”“成本過高”），同步抄送申請(qǐng)部門及申請(qǐng)人，要求3個(gè)工作日內(nèi)補(bǔ)充說明或調(diào)整方案。（四）分級(jí)審批根據(jù)采購金額及重要性，實(shí)行分級(jí)審批制度：采購金額（人民幣）審批人審批要點(diǎn)5,000元以下部門負(fù)責(zé)人已完成部門初審及財(cái)務(wù)復(fù)核，重點(diǎn)確認(rèn)需求緊急性5,000元-50,000元分管副總（如運(yùn)營副總*）審核跨部門資源協(xié)調(diào)必要性，對(duì)成本控制負(fù)責(zé)50,000元-200,000元總經(jīng)理（如總經(jīng)理*）審核項(xiàng)目戰(zhàn)略價(jià)值，審批超預(yù)算部分（需附預(yù)算調(diào)整審批單）200,000元以上董事會(huì)/決策委員會(huì)審核投資回報(bào)率、合規(guī)性，需提供專項(xiàng)評(píng)估報(bào)告審批時(shí)限：各級(jí)審批人需在收到申請(qǐng)后2個(gè)工作日內(nèi)完成審批，緊急采購（如生產(chǎn)故障搶修物資）可啟動(dòng)“綠色通道”，審批時(shí)限縮短至12小時(shí)。（五）采購執(zhí)行任務(wù)分配：審批通過后，采購專員（如采購部*專員）在OA系統(tǒng)中《采購任務(wù)單》，明確采購要求、交付時(shí)間、質(zhì)量標(biāo)準(zhǔn)。供應(yīng)商選擇：公開采購：通過企業(yè)供應(yīng)商庫或招投標(biāo)平臺(tái)選取合格供應(yīng)商，優(yōu)先選擇合作評(píng)級(jí)≥B級(jí)（滿分A級(jí)）的供應(yīng)商；單一來源采購：因技術(shù)壟斷、緊急需求等需指定供應(yīng)商的，需提交《單一來源采購說明》，經(jīng)分管副總審批后執(zhí)行。合同簽訂：采購金額超5萬元需簽訂書面合同，明確雙方權(quán)利義務(wù)、違約條款、驗(yàn)收標(biāo)準(zhǔn)；金額≤5萬元可簽訂訂單，但需保留供應(yīng)商蓋章的報(bào)價(jià)單作為附件。（六）驗(yàn)收與入庫到貨驗(yàn)收：物品/服務(wù)送達(dá)后，由使用部門（申請(qǐng)人所在部門）聯(lián)合倉庫管理員共同驗(yàn)收：物資驗(yàn)收：核對(duì)數(shù)量、規(guī)格、外觀質(zhì)量，必要時(shí)送檢（如特種設(shè)備、原材料）；服務(wù)驗(yàn)收：對(duì)照服務(wù)方案驗(yàn)收成果（如IT系統(tǒng)實(shí)施效果、活動(dòng)執(zhí)行效果），簽署《服務(wù)驗(yàn)收確認(rèn)單》。入庫登記：驗(yàn)收合格后，倉庫管理員填寫《入庫單》，更新庫存臺(tái)賬；驗(yàn)收不合格的，需在2個(gè)工作日內(nèi)聯(lián)系供應(yīng)商退換貨，同步抄送采購專員跟進(jìn)。（七）付款與歸檔付款申請(qǐng)：采購專員憑《采購申請(qǐng)與審批表》《合同/訂單》《驗(yàn)收單》《發(fā)票》等材料，向財(cái)務(wù)部提交付款申請(qǐng)。財(cái)務(wù)付款：財(cái)務(wù)部審核無誤后，按合同約定支付款項(xiàng)（如銀行轉(zhuǎn)賬、電匯），保留付款憑證。資料歸檔：采購專員將所有采購資料（申請(qǐng)表、審批記錄、合同、驗(yàn)收單、發(fā)票等）整理成冊(cè)，按“一單一檔”原則歸檔保存，保存期限不少于5年。三、采購申請(qǐng)與審批表模板采購申請(qǐng)與審批表基本信息申請(qǐng)單號(hào)（系統(tǒng)自動(dòng)，如CG-2024-001）申請(qǐng)部門申請(qǐng)人聯(lián)系電話申請(qǐng)日期年月日采購詳情物品/服務(wù)名稱規(guī)格型號(hào)（如：A4紙80g5000張/箱；軟件開發(fā)服務(wù)）數(shù)量單位（如：箱、套、項(xiàng)）預(yù)估單價(jià)（元）預(yù)算總金額（元）（大寫：）采購用途（需詳細(xì)說明，如：用于項(xiàng)目日常辦公消耗；替換部門故障設(shè)備）期望交付日期年月日支撐材料（請(qǐng)勾選并附后）□比價(jià)記錄□技術(shù)參數(shù)說明□可行性報(bào)告□其他：審批流程部門負(fù)責(zé)人審核意見：□同意▋不同意（原因：）簽字：日期：年月日財(cái)務(wù)復(fù)核意見：□同意▋不同意（原因：）簽字：日期：年月日分級(jí)審批（5,000元以下）簽字：日期：年月日（5,000-50,000元）意見：□同意▋不同意（原因：）簽字：日期：年月日（50,000元以上）意見：□同意▋不同意（原因：）簽字：日期：年月日采購執(zhí)行信息最終供應(yīng)商合同/訂單編號(hào)實(shí)際成交金額（元）驗(yàn)收情況□合格▋不合格（原因：）驗(yàn)收人：日期：年月日備注四、關(guān)鍵注意事項(xiàng)與常見問題（一）預(yù)算管理采購前必須確認(rèn)預(yù)算充足，超預(yù)算采購需提前提交《預(yù)算調(diào)整申請(qǐng)》，經(jīng)分管副總及總經(jīng)理審批后方可發(fā)起流程；年度預(yù)算執(zhí)行進(jìn)度需按季度跟蹤，各部門采購累計(jì)金額不得超過年度預(yù)算的110%（含預(yù)留應(yīng)急預(yù)算）。（二）緊急采購處理緊急采購（如生產(chǎn)停工、安全搶修物資）需由申請(qǐng)人填寫《緊急采購申請(qǐng)說明》，注明緊急原因及無法提前走常規(guī)流程的依據(jù)，經(jīng)部門負(fù)責(zé)人及分管副總簽字確認(rèn)后，可直接進(jìn)入采購執(zhí)行環(huán)節(jié)，事后3個(gè)工作日內(nèi)補(bǔ)齊審批手續(xù)；緊急采購供應(yīng)商選擇優(yōu)先從企業(yè)合格供應(yīng)商庫中選取，若無合格供應(yīng)商，需至少記錄2家比價(jià)記錄，留存通話錄音或聊天記錄備查。（三）審批時(shí)限與責(zé)任各環(huán)節(jié)審批人需在規(guī)定時(shí)限內(nèi)完成審批，無正當(dāng)理由逾期未審批的，視為“同意”，OA系統(tǒng)將自動(dòng)流轉(zhuǎn)至下一環(huán)節(jié)；因?qū)徟殃P(guān)不嚴(yán)導(dǎo)致采購損失（如虛假需求、預(yù)算超支），審批人需承擔(dān)相應(yīng)管理責(zé)任，情節(jié)嚴(yán)重的將納入績(jī)效考核。（四）材料規(guī)范與追溯所有附件材料需清晰、完整，比價(jià)記錄需包含供應(yīng)商名稱、報(bào)價(jià)、聯(lián)系方式及報(bào)價(jià)日期；技術(shù)參數(shù)說明需由需求部門負(fù)責(zé)人簽字確認(rèn)；采購過程中涉及的所有溝通記錄（郵件、電話）需保留，保證采購過程可追溯，避免糾紛。（五）供應(yīng)商管理采