合同管理及風險控制標準化操作模板一、模板應(yīng)用背景與核心價值在企業(yè)經(jīng)營管理中，合同是明確雙方權(quán)利義務(wù)、規(guī)范合作行為的核心法律文件，貫穿于采購、銷售、服務(wù)、合作等全業(yè)務(wù)鏈條。本模板旨在通過標準化流程和工具，解決合同管理中“條款不規(guī)范、審核流程不清晰、履行監(jiān)控不到位、風險識別滯后”等痛點，幫助企業(yè)實現(xiàn)合同全生命周期管理，降低法律糾紛和履約風險，提升運營效率。適用于各類企業(yè)（尤其是中小型企業(yè)）的合同起草、審核、簽訂、履行、歸檔等環(huán)節(jié)，可覆蓋買賣合同、服務(wù)合同、合作協(xié)議、租賃合同等常見類型。二、合同管理全流程標準化操作步驟（一）合同準備階段：明確需求與主體審查需求提出與立項業(yè)務(wù)部門根據(jù)合作需求，填寫《合同立項申請表》（見模板表格1），明確合作背景、合同目的、核心訴求（如標的物、數(shù)量、質(zhì)量、預(yù)算、履行期限等），部門負責人簽字確認后提交至法務(wù)或合同管理部門。對于重大或復(fù)雜合同（如金額超50萬元、涉及核心業(yè)務(wù)），需組織跨部門（業(yè)務(wù)、財務(wù)、法務(wù)）召開需求評審會，明確關(guān)鍵條款框架。合作主體資格審查通過“國家企業(yè)信用信息公示系統(tǒng)”“信用中國”等官方渠道，核查合作方的主體資格（營業(yè)執(zhí)照、經(jīng)營范圍、法定代表人等）、經(jīng)營異常記錄、涉訴信息。要求合作方提供加蓋公章的《主體資格承諾函》（模板可自定義），承諾其資質(zhì)真實、無失信行為，并保證授權(quán)代表簽訂合同的有效性（需提供授權(quán)委托書及代理人身份證復(fù)印件）。（二）合同起草與審核階段：嚴謹條款與風險防控合同起草優(yōu)先使用企業(yè)標準化合同模板庫中的對應(yīng)類型模板，避免從零起草；若需定制，需基于《民法典》及相關(guān)行業(yè)法規(guī)，明確合同必備條款：當事人信息、標的、數(shù)量、質(zhì)量、價款或報酬、履行期限地點方式、違約責任、爭議解決方法等。涉及特殊條款（如知識產(chǎn)權(quán)、保密義務(wù)、解除條件），需由業(yè)務(wù)部門提供書面說明，法務(wù)部門審核條款合法性與可執(zhí)行性。合同審核流程業(yè)務(wù)部門初審：重點審核合同內(nèi)容是否符合需求、技術(shù)參數(shù)是否準確、履約能力是否匹配，簽署審核意見。法務(wù)部門審核：重點審核條款合法性、合規(guī)性、完整性，識別法律風險（如違約責任不對等、爭議解決約定不明），提出修改意見并跟蹤落實。財務(wù)部門審核：重點審核價款支付方式、稅務(wù)處理、發(fā)票開具、財務(wù)合規(guī)性（如保證金、質(zhì)保金約定），評估資金風險。管理層審批：根據(jù)合同金額重要性分級審批（如10萬元以下部門負責人審批，10萬-100萬元分管副總審批，100萬元以上總經(jīng)理審批），審批通過后進入簽訂環(huán)節(jié)。（三）合同簽訂與用印管理階段：規(guī)范生效與存檔合同文本定稿審核通過后，由法務(wù)部門或合同管理部門牽頭，與對方協(xié)商最終文本，保證雙方版本一致（關(guān)鍵條款處需標注“最終版本”），并形成《合同會簽審批表》（見模板表格2）完整記錄審核過程。用印與簽訂按企業(yè)《印章管理辦法》辦理用印手續(xù)，用印前需核對合同文本與審批表一致，保證“審批齊全、文本無誤、用印登記”（《合同用印登記表》見模板表格3）。簽訂方式：優(yōu)先采用書面形式，重要合同需雙方法定代表人或授權(quán)代表簽字并加蓋公章；若采用電子簽約，需保證平臺合規(guī)及電子簽名法律效力。合同份數(shù)：正本至少2份（雙方各執(zhí)1份），副本按需留存（如財務(wù)、業(yè)務(wù)、法務(wù)部門各1份），并在合同登記臺賬中記錄分發(fā)情況。（四）合同履行與監(jiān)控階段：動態(tài)跟蹤與風險應(yīng)對履行交底與責任分配合同簽訂后3個工作日內(nèi)，業(yè)務(wù)部門向履行團隊（如采購、項目組）進行交底，明確履行節(jié)點、交付標準、付款條件及責任人，同步抄送法務(wù)和財務(wù)部門。履行過程跟蹤建立合同履行跟蹤臺賬（見模板表格4），按月/季度記錄履行進度（如供貨時間、驗收結(jié)果、付款申請）、存在問題及處理措施，重大事項（如逾期、違約）需24小時內(nèi)上報法務(wù)和分管領(lǐng)導(dǎo)。變更與糾紛處理履行過程中需變更合同的，應(yīng)簽訂《補充協(xié)議》，履行原審核流程；若對方違約，業(yè)務(wù)部門需收集證據(jù)（如溝通記錄、驗收報告、催函函告），法務(wù)部門牽頭制定應(yīng)對方案（協(xié)商、仲裁或訴訟），并報管理層審批。（五）合同歸檔與階段總結(jié)資料歸檔合同履行完畢（或終止）后10個工作日內(nèi)，業(yè)務(wù)部門整理合同正本、補充協(xié)議、審批表、履行記錄、結(jié)算憑證等資料，按“一合同一檔”原則歸檔，移交檔案管理部門。電子合同同步至企業(yè)合同管理系統(tǒng)，保證存儲安全、可追溯，歸檔信息包括合同編號、名稱、簽訂日期、履行期限、存放位置等。復(fù)盤與優(yōu)化每季度組織合同管理復(fù)盤會，分析履約率、糾紛率、風險點等數(shù)據(jù)，針對高頻問題（如付款延遲、質(zhì)量不達標）優(yōu)化模板條款或?qū)徍肆鞒?，持續(xù)提升標準化水平。三、標準化工具表格表1：合同立項申請表合同編號立案部門立案日期合作方名稱合同類型□買賣□服務(wù)□合作□租賃□其他預(yù)算金額履行期限合作背景與目的：核心需求（標的、數(shù)量、質(zhì)量等）：部門負責人意見：簽字：日期：|法務(wù)初審意見：簽字：日期：|備注：表2：合同會簽審批表合同名稱合同編號擬簽訂日期合作方業(yè)務(wù)部門申請人審核環(huán)節(jié)審核部門/人審核意見業(yè)務(wù)審核部門負責人法務(wù)審核法務(wù)專員/部門財務(wù)審核財務(wù)負責人管理層審批□分管副總□總經(jīng)理審批結(jié)論：□同意簽訂□修改后重審□不予通過表3：合同用印登記表用印日期合同編號合同名稱用印部門用印份數(shù)用印事由：審批人：經(jīng)辦人：監(jiān)印人：備注：表4：合同履行跟蹤臺賬合同編號合同名稱履行階段計劃節(jié)點實際完成情況存在問題處理措施責任人□準備階段□執(zhí)行階段□驗收階段□結(jié)算階段記錄人：日期：審核人：日期：四、風險控制核心要點與注意事項（一）主體資格審查：嚴控“準入關(guān)”合作方為企業(yè)的，需核驗營業(yè)執(zhí)照（最新年檢記錄）、法定代表人身份證明，避免與分公司（無獨立法人資格）簽訂重大合同時缺少總公司授權(quán)；合作方為自然人的，需核驗身份證原件并留存復(fù)印件，涉及大額交易的應(yīng)通過征信系統(tǒng)核查信用記錄。（二）條款審核：避免“模糊表述”與“法律陷阱”標的物條款需明確名稱、規(guī)格、型號、數(shù)量，避免“一批”“大概”等模糊詞匯；價款支付方式需明確金額、幣種、賬戶信息、支付條件（如“驗收合格后30日內(nèi)”），避免“盡快”“視情況”等不確定性表述；違約責任需量化（如“逾期付款按日萬分之五支付違約金”），同時設(shè)置上限（不超過合同總額的30%），避免“承擔全部損失”等顯失公平條款。（三）履行監(jiān)控：強化“過程留痕”交付標的物時，需要求對方簽署《驗收確認單》，明確驗收標準、時間及結(jié)果；溝通記錄（如郵件、會議紀要）需及時整理歸檔，涉及合同變更或違約的，盡量采用書面形式確認，避免口頭約定。（四）歸檔管理：保證“完整可查”合同檔案需包含“從立項到終止”全流程資料，缺失關(guān)鍵文件（如審批表、驗收單）可能導(dǎo)致履約糾紛時舉證不能；電子檔案需定期備份，存儲介質(zhì)（如服務(wù)器、云盤）需加密管理，訪問權(quán)限嚴格分級，避免信息泄露。（五）法律合規(guī)：關(guān)注“時效與更新”合同爭議解決需明確仲裁或訴訟管轄地（如“被告所在地有管轄權(quán)的人民法院”），避免