茶廠供應(yīng)商檔案記錄制度適用范圍本制度適用于茶廠全體員工及合作供應(yīng)商，旨在規(guī)范供應(yīng)商檔案管理，確保供應(yīng)鏈穩(wěn)定、高效、合規(guī)，促進(jìn)茶廠與供應(yīng)商之間的長期合作。---一、總則1.目的為加強(qiáng)供應(yīng)商管理，建立科學(xué)、規(guī)范的供應(yīng)商檔案體系，提升采購效率，降低采購風(fēng)險(xiǎn)，保障茶葉生產(chǎn)所需原材料的品質(zhì)與安全，特制定本制度。2.原則-公開透明：供應(yīng)商檔案信息應(yīng)真實(shí)、完整、公開，接受內(nèi)部監(jiān)督。-分類管理：根據(jù)供應(yīng)商類型（如茶葉基地、設(shè)備供應(yīng)商、包裝商等）進(jìn)行分類歸檔。-動(dòng)態(tài)更新：定期審核供應(yīng)商資質(zhì)，及時(shí)更新檔案信息。-責(zé)任明確：采購部負(fù)責(zé)檔案建立與維護(hù)，各部門協(xié)同配合。3.適用對(duì)象-茶廠采購部、品控部、財(cái)務(wù)部、生產(chǎn)部等相關(guān)部門。-合作供應(yīng)商（包括茶葉種植戶、設(shè)備供應(yīng)商、物流企業(yè)等）。---二、檔案內(nèi)容1.基本信息-供應(yīng)商名稱、統(tǒng)一社會(huì)信用代碼、法定代表人、聯(lián)系方式（電話、郵箱、地址）。-供應(yīng)商類型（如種植基地、加工企業(yè)、服務(wù)商等）。-聯(lián)系人信息（姓名、職務(wù)、聯(lián)系方式）。2.資質(zhì)證明-營業(yè)執(zhí)照、生產(chǎn)許可證（如茶葉加工許可證）、有機(jī)認(rèn)證、地理標(biāo)志認(rèn)證等。-稅務(wù)登記證、組織機(jī)構(gòu)代碼證（或三證合一證明）。-行業(yè)相關(guān)資質(zhì)（如ISO認(rèn)證、HACCP認(rèn)證等）。3.合作歷史-合作起止時(shí)間、合作規(guī)模（年采購量、金額）。-采購品類（如春茶、夏茶、紅茶、綠茶等）。-既往合作評(píng)價(jià)（包括質(zhì)量、交貨期、服務(wù)滿意度等）。4.績效評(píng)估-供應(yīng)商評(píng)分（按質(zhì)量、價(jià)格、服務(wù)、合規(guī)性等維度綜合評(píng)定）。-不合格品記錄及處理結(jié)果。-突發(fā)事件（如食品安全問題）的應(yīng)對(duì)情況。5.風(fēng)險(xiǎn)信息-合規(guī)風(fēng)險(xiǎn)（如環(huán)保不達(dá)標(biāo)、農(nóng)藥殘留超標(biāo)等）。-經(jīng)營風(fēng)險(xiǎn)（如財(cái)務(wù)狀況惡化、停產(chǎn)風(fēng)險(xiǎn)等）。-地理位置風(fēng)險(xiǎn)（如自然災(zāi)害影響）。6.其他材料-采購合同、付款憑證、驗(yàn)收記錄。-常年合作協(xié)議、保密協(xié)議等法律文件。---三、檔案管理流程1.檔案建立-采購部在首次合作時(shí)，需收集供應(yīng)商完整資料，填寫《供應(yīng)商檔案信息表》，經(jīng)品控部審核后存檔。-電子檔案與紙質(zhì)檔案同步管理，確保數(shù)據(jù)一致。2.動(dòng)態(tài)更新-每年至少更新一次供應(yīng)商資質(zhì)，重點(diǎn)審查高風(fēng)險(xiǎn)領(lǐng)域（如農(nóng)藥殘留檢測(cè)報(bào)告）。-合作過程中發(fā)現(xiàn)信息變更（如地址、聯(lián)系人），需及時(shí)更新檔案。3.檔案使用-采購部、品控部按需查閱檔案，其他部門需經(jīng)采購部批準(zhǔn)后方可調(diào)閱。-檔案借閱需登記，注明用途、時(shí)間、歸還日期。4.檔案保管-紙質(zhì)檔案存放于檔案室，電子檔案存儲(chǔ)于加密服務(wù)器。-設(shè)專人負(fù)責(zé)檔案管理，定期盤點(diǎn)，確保完整無缺。5.檔案銷毀-合作終止后，經(jīng)評(píng)估無法律效力后，可按規(guī)定銷毀檔案。-銷毀需記錄時(shí)間、經(jīng)辦人，并報(bào)采購部審批。---四、部門職責(zé)1.采購部-負(fù)責(zé)供應(yīng)商檔案的建立、更新、日常管理。-組織供應(yīng)商績效評(píng)估，定期提交評(píng)估報(bào)告。2.品控部-審核供應(yīng)商資質(zhì)，監(jiān)督原材料質(zhì)量。-對(duì)檔案中的質(zhì)量記錄進(jìn)行抽查。3.財(cái)務(wù)部-核對(duì)供應(yīng)商付款憑證，確保檔案與財(cái)務(wù)數(shù)據(jù)一致。4.生產(chǎn)部-反饋供應(yīng)商交貨期、服務(wù)滿意度等信息。---五、績效考核與激勵(lì)1.供應(yīng)商評(píng)分體系-質(zhì)量分（40分）：茶葉檢測(cè)合格率、農(nóng)殘超標(biāo)次數(shù)。-價(jià)格分（30分）：采購價(jià)格競爭力、付款條件。-服務(wù)分（20分）：響應(yīng)速度、配合度。-合規(guī)分（10分）：資質(zhì)有效性、無違法違規(guī)記錄。2.激勵(lì)措施-評(píng)分前10名的供應(yīng)商可享受優(yōu)先采購權(quán)、價(jià)格優(yōu)惠。-評(píng)分后10名的供應(yīng)商將約談改進(jìn)，或限制合作。3.考核周期-每半年進(jìn)行一次評(píng)分，年度綜合評(píng)定結(jié)果納入供應(yīng)商檔案。---六、安全生產(chǎn)與合規(guī)管理1.安全生產(chǎn)要求-供應(yīng)商需提供茶葉種植、加工的安全生產(chǎn)記錄（如農(nóng)藥使用記錄、設(shè)備維護(hù)記錄）。-定期對(duì)供應(yīng)商進(jìn)行安全生產(chǎn)檢查，不合格者整改或終止合作。2.合規(guī)性審查-核查供應(yīng)商是否遵守環(huán)保、食品安全法規(guī)。-對(duì)違規(guī)行為（如使用非法添加劑）采取零容忍政策。---七、人文關(guān)懷與可持續(xù)發(fā)展1.公平合作-保障供應(yīng)商合理利潤，避免價(jià)格惡性競爭。-優(yōu)先選擇符合可持續(xù)發(fā)展理念的供應(yīng)商（如生態(tài)種植基地）。2.社會(huì)責(zé)任-鼓勵(lì)供應(yīng)商參與鄉(xiāng)村振興，支持當(dāng)?shù)剞r(nóng)戶增收。-定期開展供應(yīng)商培訓(xùn)，提升其質(zhì)量管理意識(shí)。---八、附則1.本制度由茶廠行政部負(fù)責(zé)解釋，自發(fā)布之日