企業(yè)采購指南與流程標準規(guī)范書前言為規(guī)范企業(yè)采購行為，保證采購活動的合規(guī)性、效率性與經(jīng)濟性，降低采購成本，防范采購風險，特制定本指南。本指南依據(jù)《中華人民共和國采購法》《企業(yè)內(nèi)部控制基本規(guī)范》及相關行業(yè)監(jiān)管要求，結合企業(yè)實際運營場景編制，適用于企業(yè)各部門采購活動的全流程管理。一、適用范圍與典型應用場景（一）適用范圍本指南適用于企業(yè)所有采購活動，包括但不限于：貨物采購：辦公設備、生產(chǎn)原材料、固定資產(chǎn)、勞保用品等；服務采購：咨詢服務、技術服務、運維服務、廣告宣傳服務等；工程采購：小型裝修改造、設備安裝工程等。涉及主體包括需求部門、采購部、財務部、法務部（若有）、管理層及相關審批人員。（二）典型應用場景日常辦公采購：如部門急需采購打印機、紙張等辦公用品，適用于常規(guī)小額采購流程；生產(chǎn)原料采購：如生產(chǎn)線需定期采購原材料，適用于長期協(xié)議采購+訂單執(zhí)行流程；項目設備采購：如新項目需采購大型設備，適用于招標/競爭性談判流程；緊急采購：如突發(fā)設備故障需緊急維修更換配件，適用于簡化審批流程。二、采購全流程操作指引（一）需求提報與預算確認操作主體：需求部門、采購部、財務部操作說明：（1）需求部門根據(jù)業(yè)務需求，填寫《采購申請單》（詳見模板1），明確物品/服務名稱、規(guī)格型號、數(shù)量、預估單價、用途、期望交付時間等關鍵信息，并附技術參數(shù)圖紙、市場調(diào)研報告等附件（如需）；（2）需求部門負責人*對申請內(nèi)容的必要性、合理性進行初審簽字；（3）財務部對采購預算進行復核，重點核查預算科目匹配性、金額是否在年度預算范圍內(nèi)，超預算需提交管理層*審批；（4）審批通過后，采購部接收需求，啟動后續(xù)流程。輸出成果：《采購申請單》（含預算審批意見）（二）供應商尋源與資格審查操作主體：采購部、需求部門操作說明：（1）采購部根據(jù)采購需求類型，通過企業(yè)合格供應商庫、公開招標平臺、行業(yè)協(xié)會推薦等渠道篩選潛在供應商；（2）對供應商進行資格審查，重點核查：營業(yè)執(zhí)照及相關行業(yè)許可證（如生產(chǎn)許可證、經(jīng)營許可證）；資質(zhì)等級（如ISO認證、行業(yè)資質(zhì)證書）；財務狀況（近三年財務報表、納稅證明）；業(yè)績案例（同類項目合作證明、客戶評價）；（3）需求部門參與技術參數(shù)確認，保證供應商能力匹配需求；（4）編制《供應商評估表》（詳見模板2），篩選出3-5家合格供應商進入比價/招標環(huán)節(jié)。輸出成果：《供應商評估表》《合格供應商名單》（三）采購方式確定與執(zhí)行根據(jù)采購金額、緊急程度及風險等級，選擇以下采購方式：1.公開招標（適用于預算≥50萬元或重大項目）（1）采購部編制招標文件，明確采購需求、投標要求、評標標準、合同條款等，經(jīng)法務部（若有）、管理層審核后發(fā)布；（2）通過指定媒體/平臺發(fā)布招標公告，公示時間≥5個工作日；（3）組織開標會議，邀請需求部門、財務部、法務部（若有）組成評標小組，按技術分（40%）、價格分（30%）、商務分（30%）綜合評分，確定中標供應商；（4）發(fā)布中標通知書，公示3個工作日無異議后進入合同簽訂環(huán)節(jié)。2.詢比價（適用于預算5萬-50萬元）（1）采購部向至少3家合格供應商發(fā)出詢價單，明確需求、報價截止時間；（2）供應商在規(guī)定時間內(nèi)提交報價單（需加蓋公章），采購部匯總價格、交期、服務等信息進行對比；（3）需求部門確認技術匹配后，選擇性價比最優(yōu)供應商，報采購經(jīng)理*審批。3.競爭性談判（適用于技術復雜或需求不明確項目）（1）采購部與2-3家供應商分別進行談判，明確技術細節(jié)、價格區(qū)間、服務條款；（2）談判結束后，供應商提交最終報價，評標小組綜合談判表現(xiàn)與報價確定供應商。4.單一來源采購（適用于唯一供應商或緊急采購）（1）適用于：專利技術、原廠配件、緊急維修等無法替代場景；（2）采購部提交《單一來源采購說明》，經(jīng)需求部門、財務部、總經(jīng)理*三級審批；（3）與供應商直接談判確定價格，簽訂合同。輸出成果：招標文件、詢價記錄、談判紀要、中標通知書（四）合同簽訂與審批操作主體：采購部、法務部（若有）、管理層操作說明：（1）采購部根據(jù)采購結果，參照《采購合同模板》（詳見模板3）擬定合同條款，明確雙方權利義務、標的物詳情、價格、交付驗收、付款方式、違約責任等；（2）法務部*對合同合法性、合規(guī)性進行審核，重點核查違約條款、知識產(chǎn)權、爭議解決方式等；（3）金額≥20萬元的合同需經(jīng)總經(jīng)理簽字確認，小額合同由采購經(jīng)理審批；（4）合同一式三份，采購部、需求部門、財務部各執(zhí)一份，供應商留存一份。輸出成果：正式采購合同（含審批文件）（五）訂單執(zhí)行與交付跟蹤操作主體：采購部、需求部門操作說明：（1）采購部根據(jù)合同簽訂情況，向供應商下達《采購訂單》（模板4），明確交付時間、地點、驗收標準；（2）供應商按訂單備貨，采購部定期跟蹤生產(chǎn)/備貨進度，協(xié)調(diào)解決延遲問題；（3）貨物/服務交付前，供應商提前3個工作日通知采購部與需求部門，確認交付細節(jié)。輸出成果：《采購訂單》、交付進度跟蹤記錄（六）驗收入庫與質(zhì)量確認操作主體：需求部門、采購部、倉儲部（若有）操作說明：（1）需求部門牽頭組織驗收，對照合同條款、技術參數(shù)、樣品標準進行核對：貨物驗收：檢查數(shù)量、規(guī)格、外觀、功能（如需通電測試）、合格證、保修卡等；服務驗收：核查服務成果（如報告、方案）、服務過程記錄、客戶反饋等；（2）驗收合格后，填寫《采購驗收單》（模板5），需求部門負責人、采購員簽字確認；（3）不合格品：由采購部聯(lián)系供應商退換貨，重新約定交付時間，必要時啟動違約條款；（4）涉及入庫的貨物，倉儲部根據(jù)《驗收單》辦理入庫手續(xù)，登記臺賬。輸出成果：《采購驗收單》（含退換貨記錄，如需）（七）付款結算與財務處理操作主體：采購部、財務部操作說明：（1）采購部收集合同、驗收單、發(fā)票、訂單等全套結算資料，核對無誤后填寫《付款申請單》（模板6）；（2）財務部審核資料完整性、金額準確性、付款條件是否達成（如驗收合格、發(fā)票合規(guī)）；（3）按審批權限逐級審批：小額付款由財務經(jīng)理審批，大額付款需總經(jīng)理審批；（4）財務部通過銀行轉(zhuǎn)賬或承兌匯票等方式付款，備注“采購款+合同編號”；（5）付款后，采購部將付款憑證與合同資料歸檔。輸出成果：《付款申請單》、銀行轉(zhuǎn)賬憑證、發(fā)票（八）采購檔案歸檔操作主體：采購部、檔案管理員操作說明：（1）采購活動結束后，采購部整理全套資料，包括：采購申請單、供應商評估表、招標/詢價文件、合同、訂單、驗收單、付款憑證等；（2）按“一采購一檔”原則分類歸檔，檔案盒標注“采購日期+合同編號+物品名稱”；（3）電子檔案同步至企業(yè)OA系統(tǒng)，保存期限≥5年，到期需經(jīng)管理層*批準方可銷毀。輸出成果：采購檔案（紙質(zhì)+電子）三、配套工具模板清單模板1：采購申請單申請部門申請人聯(lián)系方式申請日期采購類別□貨物□服務□工程預算科目物品/服務名稱規(guī)格型號單位數(shù)量預估單價預估總價用途描述技術參數(shù)要求（可附頁）附件清單□技術圖紙□市場調(diào)研□審批意見審批意見部門負責人：采購部：財務部：總經(jīng)理：模板2：供應商評估表供應商名稱統(tǒng)一社會信用代碼聯(lián)系人聯(lián)系方式注冊地址經(jīng)營范圍資質(zhì)證書□營業(yè)執(zhí)照□行業(yè)許可證□ISO認證□其他（請注明）過往業(yè)績項目名稱：合作時間：客戶評價：評估維度評分標準（滿分100）實際得分價格競爭力（30%）質(zhì)量保障能力（25%）交付及時率（20%）服務響應速度（15%）商務信譽（10%）綜合得分評估結論□合格□不合格□待考察評估人*日期模板3：采購合同模板（核心條款框架）合同編號：________甲方（采購方）：________（公司全稱）乙方（供應商）：________（公司全稱）簽訂日期：________采購標的：名稱、規(guī)格型號、數(shù)量、單價、總價（詳見附件清單）；質(zhì)量標準：符合國家/行業(yè)標準及甲方技術參數(shù)要求，提供______質(zhì)保期；交付要求：交付時間______年______月______日前，交付地點______，運輸方式及費用承擔______；驗收：甲方應在收到貨物后______個工作日內(nèi)驗收，驗收合格簽字確認；付款方式：□預付30%□到付70%□分期付款（具體約定）；違約責任：逾期交付/驗收不合格，乙方按日支付違約金______，甲方有權解除合同；爭議解決：協(xié)商不成，提交______仲裁委員會仲裁；生效條件：雙方簽字蓋章后生效，一式______份。模板4：采購訂單訂單編號采購合同編號下單日期供應商名稱聯(lián)系人交付地址交付時間物品名稱規(guī)格型號單位備注采購員*審批*模板5：采購驗收單驗收單編號采購訂單編號驗收日期供應商名稱物品名稱規(guī)格型號數(shù)量驗收項目標準要求實際結果數(shù)量規(guī)格外觀功能測試不合格處理□退貨□換貨□折價使用，約定：驗收人*需求部門：________采購部：________日期模板6：付款申請單申請部門付款日期合同編號供應商名稱付款事由□貨款□預付款□服務費□質(zhì)保金付款金額大寫：________小寫：________附件清單□合同□驗收單□發(fā)票□訂單申請人*部門負責人*審批意見采購部：________財務部：________總經(jīng)理*：________四、關鍵風險控制與操作提示（一）合規(guī)性風險必須招標情形：預算達到國家規(guī)定標準（如施工單項合同≥200萬元、貨物采購≥100萬元），嚴禁化整為零規(guī)避招標；供應商資格審查：不得與供應商存在利害關系（如關聯(lián)企業(yè)、親屬關系），保證公平競爭；合同條款：嚴禁簽訂“陰陽合同”，違約責任、爭議解決等條款需明確，避免法律糾紛。（二）流程效率風險審批時效：各部門需在2個工作日內(nèi)完成初審，緊急采購（如生產(chǎn)停工維修）可啟動“綠色通道”，事后24小時內(nèi)補齊手續(xù)；需求變更：采購執(zhí)行中如需變更數(shù)量、規(guī)格，需重新提交《采購申請單》審批，嚴禁口頭約定；電子化工具：鼓勵使用采購管理系統(tǒng)（如SRM）實現(xiàn)線上審批、供應商協(xié)同，減少紙質(zhì)流轉(zhuǎn)。（三）成本控制風險預算管理：嚴格執(zhí)行年度預算，超預算采購需提交《預算調(diào)整申請》，說明原因并經(jīng)總經(jīng)理*審批；比價機制：小額采購需至少比價2家，大額采購采用綜合評標法，避免“唯低價是取”；庫存管理：通用物資（如辦公用品）推行集中采購、按需申領，避免庫存積壓。（四）檔案管理風險資料完整性：采購申請、合同、驗收單、付款憑證需一一對應，缺失任何一項不得歸檔；保密要求：供應商信息、價格數(shù)據(jù)等敏感資料僅限相關人員查閱，嚴禁外泄；審計配合：檔案保存期內(nèi)需配合內(nèi)部審計、