銷售合同審核及管理標(biāo)準(zhǔn)化表格工具指南一、適用范圍與應(yīng)用場(chǎng)景本標(biāo)準(zhǔn)化表格工具適用于各類企業(yè)（含中小微企業(yè)、大型集團(tuán)）的銷售合同全生命周期管理，覆蓋從合同起草、多部門審核、簽訂到歸檔、履約跟蹤的全流程。具體應(yīng)用場(chǎng)景包括：合同簽訂前審核：銷售部門與客戶達(dá)成初步合作意向后，需通過標(biāo)準(zhǔn)化表格完成合同條款的合規(guī)性、商務(wù)條款合理性審核；跨部門協(xié)同審批：法務(wù)、財(cái)務(wù)、業(yè)務(wù)部門基于統(tǒng)一表格出具審核意見，保證合同風(fēng)險(xiǎn)可控、財(cái)務(wù)數(shù)據(jù)準(zhǔn)確；合同歸檔與檢索：行政或檔案管理部門通過臺(tái)賬表格實(shí)現(xiàn)合同電子化/紙質(zhì)化歸檔，支持按合同編號(hào)、客戶名稱等維度快速查詢；履約過程監(jiān)控：銷售部門及財(cái)務(wù)部門通過管理表格跟蹤合同收款、交付進(jìn)度，及時(shí)發(fā)覺履約異常并推動(dòng)解決；歷史數(shù)據(jù)復(fù)盤：管理層通過匯總分析合同臺(tái)賬，評(píng)估客戶合作質(zhì)量、銷售業(yè)績(jī)及合同風(fēng)險(xiǎn)點(diǎn)，優(yōu)化后續(xù)合同管理策略。二、標(biāo)準(zhǔn)化操作流程（一）合同接收與初步登記輸入：銷售專員*提交客戶擬定的合同草案（或公司起草的合同文本），附《合作意向書》、客戶資質(zhì)文件（營(yíng)業(yè)執(zhí)照復(fù)印件、授權(quán)委托書等）作為支撐材料。操作：銷售助理*核對(duì)合同材料完整性（是否包含核心條款、雙方蓋章頁(yè)、附件等），通過“合同編號(hào)規(guī)則”（示例：年份+部門簡(jiǎn)稱+流水號(hào)，如“2024-SALE-001”）唯一合同編號(hào)，并在《合同基本信息表》中登記初始信息（客戶名稱、合同名稱、簽訂日期、預(yù)計(jì)金額等）。輸出：帶編號(hào)的《合同基本信息表》（初稿）、合同材料電子掃描件。責(zé)任部門：銷售部（銷售助理負(fù)責(zé)登記，銷售經(jīng)理審核材料完整性）。（二）業(yè)務(wù)部門初步審核輸入：帶編號(hào)的《合同基本信息表》、合同草案及支撐材料。操作：銷售經(jīng)理*重點(diǎn)審核以下內(nèi)容：商務(wù)條款：產(chǎn)品/服務(wù)描述是否與《合作意向書》一致、價(jià)格體系是否符合公司定價(jià)政策、交付周期是否可滿足客戶需求；客戶信息：客戶名稱、統(tǒng)一社會(huì)信用代碼、聯(lián)系人等基礎(chǔ)信息是否準(zhǔn)確，與資質(zhì)文件是否一致；履約能力：結(jié)合歷史合作記錄（如有），評(píng)估客戶付款能力、履約信用；風(fēng)險(xiǎn)預(yù)判：識(shí)別合同中可能存在的業(yè)務(wù)風(fēng)險(xiǎn)（如超低價(jià)訂單、交付周期過短等）。輸出：在《合同審核意見表》“業(yè)務(wù)審核”欄填寫意見（通過/不通過/修改后通過），注明修改建議（如“需補(bǔ)充產(chǎn)品技術(shù)參數(shù)附件”“付款方式調(diào)整為30%預(yù)付款”），并簽字確認(rèn)。責(zé)任部門：銷售部（銷售經(jīng)理主責(zé)，銷售專員配合提供客戶背景信息）。（三）法務(wù)部門合規(guī)性審核輸入：銷售部提交的《合同基本信息表》《合同審核意見表》（業(yè)務(wù)審核意見）、合同草案。操作：法務(wù)專員*重點(diǎn)審核以下內(nèi)容：主體資格：簽約方是否具備完全民事行為能力，授權(quán)代表是否持有有效授權(quán)委托書；條款合法性：合同條款是否符合《民法典》《公司法》等法律法規(guī)，是否存在“霸王條款”“無效免責(zé)條款”；權(quán)責(zé)對(duì)等：雙方權(quán)利義務(wù)是否明確，違約責(zé)任是否合理（如違約金是否過高，爭(zhēng)議解決方式是否約定為公司所在地法院/仲裁機(jī)構(gòu)）；知識(shí)產(chǎn)權(quán)：涉及商標(biāo)、專利、技術(shù)秘密的，是否明確知識(shí)產(chǎn)權(quán)歸屬及使用權(quán)限。輸出：在《合同審核意見表》“法務(wù)審核”欄填寫意見，對(duì)重大法律風(fēng)險(xiǎn)條款（如“爭(zhēng)議解決約定為異地仲裁”）標(biāo)注“重點(diǎn)修改”，并簽字確認(rèn)；若存在嚴(yán)重法律風(fēng)險(xiǎn)，出具《法律風(fēng)險(xiǎn)提示函》反饋銷售部。責(zé)任部門：法務(wù)部（法務(wù)專員主責(zé)，法務(wù)經(jīng)理復(fù)核）。（四）財(cái)務(wù)部門財(cái)務(wù)條款審核輸入：法務(wù)審核后的《合同審核意見表》《合同基本信息表》、合同草案。操作：財(cái)務(wù)專員*重點(diǎn)審核以下內(nèi)容：金額準(zhǔn)確性：合同總金額、單價(jià)、數(shù)量等是否與商務(wù)約定一致，是否含稅（稅率及開票信息是否明確）；付款方式：付款節(jié)點(diǎn)（如預(yù)付款、到貨款、驗(yàn)收款、質(zhì)保金）是否合理，是否符合公司財(cái)務(wù)現(xiàn)金流要求；稅務(wù)合規(guī)：發(fā)票類型（增值稅專用發(fā)票/普通發(fā)票）、開票時(shí)間、交付信息等是否滿足稅務(wù)抵扣要求；財(cái)務(wù)風(fēng)險(xiǎn)：是否存在“先票后款”但客戶信用不足等回款風(fēng)險(xiǎn)，是否需增加“客戶支付保證金”等保障條款。輸出：在《合同審核意見表》“財(cái)務(wù)審核”欄填寫意見，對(duì)財(cái)務(wù)風(fēng)險(xiǎn)條款（如“付款周期超過90天”）標(biāo)注“財(cái)務(wù)風(fēng)險(xiǎn)”，簽字確認(rèn)；同步在《合同臺(tái)賬管理表》登記財(cái)務(wù)相關(guān)信息（含稅金額、開票信息、預(yù)計(jì)回款日期等）。責(zé)任部門：財(cái)務(wù)部（財(cái)務(wù)專員主責(zé)，財(cái)務(wù)經(jīng)理復(fù)核）。（五）最終審批與簽訂輸入：法務(wù)、財(cái)務(wù)審核通過的《合同審核意見表》《合同基本信息表》《合同臺(tái)賬管理表》、合同最終文本。操作：銷售部匯總各部門審核意見，與客戶溝通完成合同條款修改，形成最終版本；根據(jù)合同金額分級(jí)審批（示例：金額≤10萬元由銷售經(jīng)理審批；10萬元＜金額≤50萬元由銷售總監(jiān)審批；金額＞50萬元由總經(jīng)理*審批），審批人在《合同審核意見表》“最終審批”欄簽字；審批通過后，銷售專員*組織雙方簽訂合同（保證雙方蓋章頁(yè)清晰、騎縫章完整），簽訂后3個(gè)工作日內(nèi)將原件移交行政部歸檔。輸出：已簽訂的合同原件、審批流程完整的《合同審核意見表》。責(zé)任部門：銷售部（組織簽訂）、管理層（分級(jí)審批）。（六）合同歸檔與履約跟蹤歸檔：行政專員*接收合同原件后，在《合同臺(tái)賬管理表》中登記“歸檔日期”“歸檔編號(hào)”，并同步更新合同電子檔案（掃描件命名規(guī)則：合同編號(hào)+客戶名稱），保證紙質(zhì)與電子檔案一致。履約跟蹤：銷售專員*按合同約定跟蹤交付進(jìn)度，在《合同臺(tái)賬管理表》“履行狀態(tài)”欄更新（未履行/履行中/已完成），若存在延遲交付，及時(shí)填寫《履約異常報(bào)告》說明原因及解決方案；財(cái)務(wù)專員*跟蹤回款情況，在《合同臺(tái)賬管理表》“收款狀態(tài)”欄更新（未收款/部分收款/全收款），對(duì)逾期未回款款項(xiàng)，協(xié)同銷售部發(fā)送《催款函》。輸出：完整歸檔的合同檔案、動(dòng)態(tài)更新的《合同臺(tái)賬管理表》。責(zé)任部門：行政部（歸檔）、銷售部（履約跟蹤）、財(cái)務(wù)部（回款跟蹤）。三、核心表格模板（一）合同基本信息表合同編號(hào)合同名稱甲方（客戶）信息乙方（公司）信息簽訂日期合同金額（元）合同類型產(chǎn)品/服務(wù)明細(xì)合同期限主要條款摘要（付款方式、交付方式、違約責(zé)任）備注客戶名稱：統(tǒng)一社會(huì)信用代碼：聯(lián)系人：聯(lián)系方式：公司名稱：統(tǒng)一社會(huì)信用代碼：地址：開戶行及賬號(hào)：□標(biāo)準(zhǔn)合同□定制合同（二）合同審核意見表合同編號(hào)審核環(huán)節(jié)審核部門審核人審核日期審核意見（通過/不通過/修改后通過）修改建議（若需修改）審核簽字初審銷售部銷售經(jīng)理*法務(wù)審核法務(wù)部法務(wù)專員*財(cái)務(wù)審核財(cái)務(wù)部財(cái)務(wù)專員*最終審批管理層總經(jīng)理*（三）合同臺(tái)賬管理表合同編號(hào)合同名稱客戶名稱簽訂日期合同金額（元）收款狀態(tài)履行狀態(tài)歸檔日期負(fù)責(zé)人備注（如異常情況說明）□未收款□部分收款□全收款□未履行□履行中□已完成□已終止銷售專員*四、使用與管理要點(diǎn)（一）信息準(zhǔn)確性保障合同編號(hào)需唯一且連續(xù)，避免重復(fù)或跳號(hào)，編號(hào)規(guī)則由銷售部統(tǒng)一制定并報(bào)行政部備案；客戶信息（名稱、統(tǒng)一社會(huì)信用代碼等）需與營(yíng)業(yè)執(zhí)照復(fù)印件完全一致，避免因名稱錯(cuò)誤導(dǎo)致法律風(fēng)險(xiǎn)；金額、日期等關(guān)鍵數(shù)據(jù)需經(jīng)財(cái)務(wù)、銷售雙方核對(duì)，保證無計(jì)算錯(cuò)誤或筆誤。（二）審核時(shí)效性管理明確各環(huán)節(jié)審核時(shí)限：業(yè)務(wù)初審≤1個(gè)工作日，法務(wù)審核≤2個(gè)工作日，財(cái)務(wù)審核≤1個(gè)工作日，最終審批≤1個(gè)工作日（特殊情況需提前溝通延期）；審核過程中若需補(bǔ)充材料，審核部門需及時(shí)反饋銷售部，避免因信息不全導(dǎo)致審核延誤。（三）歸檔與保密規(guī)范合同原件簽訂后3個(gè)工作日內(nèi)完成歸檔，紙質(zhì)檔案存入專用檔案盒（標(biāo)注合同編號(hào)及名稱），電子檔案加密存儲(chǔ)（訪問權(quán)限僅限銷售、法務(wù)、財(cái)務(wù)及檔案管理人員）；合同信息僅限相關(guān)部門因工作需要查閱，嚴(yán)禁泄露客戶信息、合同條款等商業(yè)秘密，違者按公司保密制度追責(zé)。（四）表格動(dòng)態(tài)更新與培訓(xùn)法務(wù)部每半年根據(jù)法律法規(guī)變化（如《民法典》司法解釋更新）修訂《合同審核意見表》審核要點(diǎn)，并組織銷售、財(cái)務(wù)部門培訓(xùn)；行政部每季度更新《合同臺(tái)賬管理表》字段（如增加“質(zhì)保金到期日”列），保證表格功能適配管理需求。（五）異常處理機(jī)制審核不