保密文檔管理制度一、概述

保密文檔管理制度旨在規(guī)范公司內部各類涉密信息的收集、存儲、使用、傳輸和銷毀等環(huán)節(jié)，確保信息安全，防止信息泄露，維護公司利益。本制度適用于公司所有員工，涵蓋所有涉密文檔，包括紙質文檔、電子文檔及其他形式載體。

二、保密文檔分類

（一）文檔分類標準

1.根據敏感程度，涉密文檔分為三級：

(1)**核心機密**：涉及公司重大商業(yè)秘密、核心技術、財務數據等，泄露可能導致重大損失。

(2)**內部機密**：涉及部門級敏感信息、未公開的經營計劃、客戶數據等，泄露可能造成一般性損失。

(3)**一般秘密**：涉及內部管理、非核心業(yè)務信息，泄露影響較小。

（二）分類標識

1.核心機密文檔標注“★核心機密”，內部機密標注“☆內部機密”，一般秘密標注“★一般秘密”。

2.電子文檔需在標題或屬性中明確標注分類，并設置相應權限。

三、文檔管理流程

（一）文檔創(chuàng)建與收集

1.創(chuàng)建涉密文檔時，需明確文檔分類，并在標題或封面注明。

2.收集外部涉密文件時，需通過正式渠道交接，并記錄來源和用途。

（二）文檔存儲與保管

1.紙質文檔需存放在帶鎖的文件柜中，由專人保管。

(1)核心機密需雙鎖管理，至少兩名責任人共同授權。

(2)內部機密和一般秘密由部門負責人指定專人保管。

2.電子文檔需存儲在加密服務器或加密文件夾中，訪問需經授權。

(1)核心機密文檔需設置強密碼（至少12位混合字符）。

(2)定期備份，備份文件需與原文件隔離存放。

（三）文檔使用與傳輸

1.內部使用時，需按需授權，并記錄使用人及時間。

(1)核心機密文檔僅限核心團隊使用。

(2)內部機密文檔需經部門主管審批。

2.傳輸涉密文檔時，需通過加密渠道（如加密郵件、專用傳輸平臺）。

(1)紙質文檔需通過機要或專人遞送，禁止公共渠道傳輸。

(2)電子文檔傳輸需驗證接收方身份，并設置自動銷毀功能（如72小時后失效）。

（四）文檔銷毀

1.紙質文檔銷毀需采用碎紙機粉碎，核心機密需多次粉碎。

(1)銷毀過程需有兩名見證人簽字確認。

(2)銷毀記錄存檔三年。

2.電子文檔銷毀需通過專業(yè)軟件徹底清除，不可恢復。

(1)刪除前需備份重要數據，并記錄銷毀時間及操作人。

四、責任與監(jiān)督

（一）責任劃分

1.**文檔創(chuàng)建人**：負責文檔分類及初始標注。

(1)核心機密文檔需經法務或高管審核。

2.**文檔保管人**：負責文檔安全，定期檢查存放環(huán)境。

(2)違規(guī)存儲將承擔相應責任。

3.**使用人**：需按授權范圍使用，離職時需歸還所有涉密文檔。

（二）監(jiān)督機制

1.**定期審計**：每月抽查文檔管理情況，記錄存檔。

(1)核心機密文檔抽查比例不低于20%。

2.**違規(guī)處理**：

(1)初次違規(guī)：警告并通報批評。

(2)重復或嚴重違規(guī)：解除勞動合同，并追究法律責任。

五、附則

1.本制度適用于所有員工，包括臨時人員及外包團隊。

2.制度修訂需經管理層批準，并通知全體員工。

3.未盡事宜由公司信息安全部門解釋。

一、概述

保密文檔管理制度旨在規(guī)范公司內部各類涉密信息的收集、存儲、使用、傳輸和銷毀等環(huán)節(jié)，確保信息安全，防止信息泄露，維護公司利益。本制度適用于公司所有員工，涵蓋所有涉密文檔，包括紙質文檔、電子文檔及其他形式載體。建立并執(zhí)行本制度，是每位員工的基本職責，對于保護公司核心競爭力、規(guī)避潛在風險具有重要意義。本制度明確了不同級別文檔的管理要求，規(guī)定了相關流程和責任，旨在構建全面的信息安全防護體系。

二、保密文檔分類

（一）文檔分類標準

1.根據敏感程度和泄露可能造成的損害，涉密文檔分為三級，具體定義及影響如下：

(1)**核心機密**：指對公司具有極高風險的敏感信息，一旦泄露可能對公司造成重大經濟損失、嚴重損害市場聲譽或影響核心業(yè)務的正常運營。例如，未公開的研發(fā)技術細節(jié)、關鍵客戶的核心商業(yè)條款、核心財務預測數據、重要的戰(zhàn)略規(guī)劃藍圖等。泄露此類信息可能導致競爭對手獲得重大優(yōu)勢或公司面臨訴訟風險。

(2)**內部機密**：指對公司具有較高風險的敏感信息，泄露可能對公司造成一般性經濟損失或聲譽損害，或影響部門級業(yè)務的正常開展。例如，部門級的年度工作計劃、未公開的市場分析報告、非公開的內部人事變動信息、特定項目的階段性成果（尚未對外發(fā)布）、部分客戶的基本信息或合作意向等。泄露此類信息可能導致內部管理混亂或錯失市場機會。

(3)**一般秘密**：指對公司風險較低，泄露僅可能造成輕微損失或無顯著影響的信息。例如，內部通知（非涉及敏感數據）、一般性會議紀要（不含決策）、員工培訓材料（非核心內容）、已公開或即將公開的產品信息等。泄露此類信息通常不會對公司的核心利益構成直接威脅。

（二）文檔分類標識

1.為便于識別和管理，所有涉密文檔必須在顯著位置進行明確分類標識：

(1)**核心機密文檔**：必須在文檔標題頁、封面或文檔屬性中明確標注“核心機密”字樣，并可使用醒目的顏色（如紅色）或特殊標記（如★符號）突出顯示。

(2)**內部機密文檔**：必須在文檔標題頁、封面或文檔屬性中明確標注“內部機密”字樣，并可使用特定顏色（如橙色）或標記（如☆符號）進行區(qū)分。

(3)**一般秘密文檔**：必須在文檔標題頁、封面或文檔屬性中明確標注“一般秘密”字樣，并可使用中性顏色（如黃色）或標記（如!符號）進行標識。

2.電子文檔的管理系統(tǒng)或云存儲服務應支持文檔分類標簽功能，允許用戶根據上述標準為文檔添加相應標簽，并與相應的訪問權限策略關聯(lián)。

三、文檔管理流程

（一）文檔創(chuàng)建與收集

1.**文檔創(chuàng)建**：

(1)創(chuàng)建涉密文檔時，創(chuàng)建人必須首先根據文檔內容評估其敏感程度，并參照本制度第二部分的規(guī)定，確定文檔的初始分類（核心機密、內部機密或一般秘密）。

(2)在文檔創(chuàng)建過程中，應使用公司批準的辦公軟件和加密工具，對于核心機密文檔，建議使用支持文檔加密和訪問控制的功能。

(3)完成創(chuàng)建后，創(chuàng)建人需在文檔的顯著位置（如封面或首頁底部）清晰地標注其分類標識（如“核心機密”、“內部機密”或“一般秘密”）。

(4)對于涉及多個部門或需要跨部門協(xié)作的涉密文檔，創(chuàng)建人應明確文檔的共享范圍和初步的使用權限建議，并提交給相關負責人審核。

2.**文檔收集**：

(1)從外部渠道（如合作伙伴、供應商、客戶、公開活動等）收集可能包含公司信息的文檔時，接收人應立即評估文檔的潛在敏感性和是否屬于公司涉密范疇。

(2)收集過程必須通過安全的物理或電子渠道進行，避免信息在傳輸過程中被截獲。例如，紙質文檔應通過機要、專人遞送或安全的快遞服務；電子文檔應通過公司授權的加密郵件系統(tǒng)或安全的文件傳輸平臺。

(3)收集的涉密文檔到達后，需由指定部門（如行政部、信息安全部或業(yè)務部門負責人）進行登記，記錄文檔來源、內容概述（必要時）、接收日期、接收人以及建議的初始分類。登記信息應存檔備查。

(4)對于收集到的電子文檔，接收人應將其存儲在符合安全要求的指定位置，并根據文檔分類和來源，申請相應的訪問權限。

（二）文檔存儲與保管

1.**紙質文檔存儲**：

(1)**存放要求**：所有涉密紙質文檔必須存放在公司內部指定的、具有良好物理安全措施的文件柜或保險柜中。文件柜應放置在鎖閉的房間內，該房間應限制訪問權限，僅授權人員方可進入。

(2)**分類存放**：不同分類的文檔應物理隔離存放。核心機密文檔應存放于最高級別的安全區(qū)域（如帶多重鎖的保險柜）。內部機密和一般秘密文檔可存放于次一級安全的文件柜中，但仍需嚴格管理。

(3)**標識管理**：存儲的文檔柜或保險柜應上鎖，并清晰標注內部存放的文檔最高密級（如“核心機密保險柜”）。鑰匙或密碼應嚴格管理，由指定人員保管，并遵循最小權限原則。

(4)**定期檢查**：保管人或部門負責人應定期（建議每月一次）檢查文檔存放環(huán)境的安全性，包括門窗鎖具是否完好、存放區(qū)域是否有無關人員進入等。檢查結果應記錄在案。

2.**電子文檔存儲**：

(1)**存儲位置**：涉密電子文檔必須存儲在公司內部授權的服務器、網絡存儲設備（NAS）或加密云存儲服務中，嚴禁存儲在個人電腦、移動硬盤、公共云服務或非授權的網絡位置。存儲位置應定期進行安全評估和加固。

(2)**權限控制**：基于文檔的分類級別，實施嚴格的訪問權限控制。

(a)核心機密文檔：通常僅限核心項目組成員或直接負責人訪問，需通過身份認證（如密碼、令牌、生物識別）和審批流程。服務器或文件夾應啟用強密碼策略（如要求至少12位，包含大小寫字母、數字和符號的組合），并定期更換密碼。

(b)內部機密文檔：可在授權的部門內部共享，但訪問權限需明確記錄，并需經部門主管批準。可設置較核心機密稍寬松的權限，但仍需限制在必要人員范圍內。

(c)一般秘密文檔：可在部門內部或更廣范圍內共享，但訪問權限同樣需記錄，并遵循按需知密原則。

(3)**加密存儲**：存儲設備或服務應支持數據加密功能。對于核心機密文檔，強烈建議在文件級別進行加密（即單個文件加密），即使存儲介質被盜，也能有效保護內容安全?？刹捎脤ΨQ加密或非對稱加密技術，并妥善保管加密密鑰。

(4)**定期備份**：所有涉密電子文檔應制定并執(zhí)行定期備份策略（如每日全量備份、每小時增量備份）。備份數據必須與原始數據物理隔離存儲（如存儲在不同地理位置的服務器或加密外部硬盤），并同樣實施嚴格的訪問控制和保管措施。備份介質應定期進行恢復測試，確保其可用性。

3.**特殊載體保管**：

(1)對于包含敏感信息的非數字化載體，如存有代碼的U盤、存有數據的磁帶、密鑰等，應參照紙質文檔或電子文檔的相應安全級別進行保管，可能需要使用專用盒子、帶鎖的抽屜或安全的硬件安全模塊（HSM）。

(2)使用這些載體的過程（如拷入、拷出、銷毀）均需記錄在案，并由授權人員進行操作。

（三）文檔使用與傳輸

1.**內部使用**：

(1)**申請與審批**：員工因工作需要訪問涉密文檔時，必須填寫《涉密文檔查閱/復制申請單》，說明查閱/復制目的、所需文檔名稱及密級、查閱/復制份數等。申請單需根據文檔密級獲得相應級別批準：

(a)一般秘密：部門主管批準。

(b)內部機密：部門主管或分管領導批準。

(c)核心機密：部門主管、信息安全部及相關部門負責人（根據涉及范圍）共同批準。

(2)**授權與記錄**：批準后，由文檔保管人或系統(tǒng)管理員授予相應的訪問權限（電子文檔）或將紙質文檔提供予申請人。每次使用（查閱、復制、下載）均需記錄在申請單或系統(tǒng)日志中，包括使用人、使用時間、使用地點（如適用）、操作內容（查閱/復制/下載）等。記錄需妥善保管，核心機密文檔的使用記錄建議由信息安全部備案。

(3)**使用規(guī)范**：在授權范圍內使用涉密文檔，不得擅自擴大使用范圍、傳播給未授權人員或用于非批準用途。使用環(huán)境應確保安全，避免在不安全的網絡或公共計算機上處理涉密文檔。處理完畢后，應及時退出系統(tǒng)、鎖屏或清屏。

(4)**離職/調崗處理**：員工離職、調崗或離職時，必須交還所有持有的涉密紙質文檔和訪問涉密電子文檔的權限。部門負責人需核對并確認，并在員工離職手續(xù)辦理單上簽字。信息安全部需及時撤銷其所有相關訪問權限。

2.**外部傳輸**：

(1)**傳輸原則**：嚴禁通過公共郵件系統(tǒng)（如免費郵箱）、即時通訊工具（如微信、QQ）、社交媒體、公共云盤、物理快遞（非保密渠道）等不安全途徑傳輸涉密文檔。所有涉密文檔的外部傳輸必須通過公司批準的、安全的渠道進行。

(2)**安全渠道**：

(a)**加密郵件系統(tǒng)**：對于低密級的一般秘密文檔，可使用公司批準的加密郵件系統(tǒng)進行傳輸。郵件正文和附件必須加密，發(fā)送前需確認接收方郵箱已正確設置加密接收。

(b)**專用文件傳輸平臺**：對于較高密級的內部機密和核心機密文檔，必須使用公司指定的、具有強加密和完整性校驗功能的文件傳輸平臺。該平臺應支持傳輸過程加密、接收方身份驗證、傳輸日志記錄等功能。

(c)**物理遞送**：核心機密或重要內部機密文檔，應通過公司機要部門、指定信使或安全的快遞服務（需與快遞公司簽訂保密協(xié)議）進行物理遞送。遞送過程需有記錄，并確保全程安全可控。

(3)**傳輸前準備**：

(a)**再次確認密級**：傳輸前，發(fā)送人需再次確認文檔密級及傳輸的必要性。

(b)**信息脫敏（如適用）**：對于包含非必要敏感信息的文檔，在傳輸前應進行適當的信息脫敏處理，僅保留必要信息，減少泄露風險。

(c)**加密設置**：確保所選傳輸渠道已正確設置加密選項。對于需要密碼保護的附件，應設置復雜且獨特的密碼，并將密碼安全地告知接收方（如通過電話、安全即時通訊等非郵件方式）。

(4)**傳輸記錄與通知**：每次外部傳輸涉密文檔均需記錄在《涉密文檔傳輸登記簿》中，包括發(fā)送人、接收人、接收方聯(lián)系方式、文檔名稱及密級、傳輸日期、傳輸方式、審批人等信息。發(fā)送后，應主動與接收方確認文檔已安全接收。

(5)**接收方要求**：接收方在收到涉密文檔后，應立即按照文檔密級要求進行登記、保管和使用，并及時告知發(fā)送方已收到。

（四）文檔銷毀

1.**紙質文檔銷毀**：

(1)**銷毀條件**：當涉密紙質文檔不再需要（如完成其使命、過期、歸檔到非涉密類別等）或需要永久保密時（如員工離職、項目終止），必須按照規(guī)定進行銷毀。核心機密文檔必須銷毀。

(2)**銷毀方式**：

(a)**核心機密**：必須使用工業(yè)級碎紙機進行粉碎，建議采用交叉碎紙模式（至少兩層交叉），確保無法還原。對于特別重要的核心機密，可考慮粉碎后進行二次粉碎或采用專業(yè)消磁設備處理。

(b)**內部機密和一般秘密**：可使用碎紙機粉碎，若擔心內容泄露，也建議采用交叉碎紙。對于少量文檔，可使用普通碎紙機，但需確保碎紙效果。

(c)**不可恢復性**：銷毀過程應確保文檔內容無法通過任何技術手段恢復。

(3)**銷毀流程與記錄**：

(a)**申請與審批**：銷毀紙質文檔需填寫《涉密文檔銷毀申請單》，說明文檔名稱、密級、數量、原存放位置、銷毀原因等。申請單需經文檔原保管人或部門負責人批準。核心機密文檔的銷毀申請通常需要更高層級（如信息安全部或分管領導）的批準。

(b)**指定人員與地點**：由部門負責人或指定人員負責聯(lián)系并獲得批準的銷毀服務（如專業(yè)碎紙公司）或使用公司內部的碎紙設備。銷毀應在安全可控的環(huán)境下進行，如保密室或指定辦公區(qū)域。

(c)**見證與核對**：銷毀過程中，應有至少兩名授權人員在場見證。對于大量或核心機密文檔，建議信息安全部派員參與監(jiān)督。銷毀完成后，需核對銷毀數量，確保與申請銷毀的文檔一致。

(d)**銷毀記錄**：銷毀完成后，由現(xiàn)場見證人、操作人員（如碎紙公司代表）和部門負責人在《涉密文檔銷毀確認單》上簽字確認。確認單應包括銷毀日期、時間、地點、銷毀方式、文檔名稱、密級、數量、見證人、操作人等信息。該確認單應作為銷毀憑證，存檔至少三年，以備審計查閱。

2.**電子文檔銷毀**：

(1)**銷毀條件**：當涉密電子文檔不再需要或不再具有保密價值時（如項目結束、數據過期、歸檔到非涉密系統(tǒng)等），必須進行電子銷毀。核心機密文檔必須銷毀。

(2)**銷毀方法**：

(a)**專業(yè)軟件覆蓋**：使用經過認證的電子數據銷毀軟件，對存儲介質（硬盤、服務器分區(qū)、云存儲空間等）進行多次、徹底的數據覆蓋。覆蓋次數需符合行業(yè)標準（如NISTSP800-88指南建議，單次覆蓋足以破壞數據），確保原始數據無法被恢復。對于SSD等閃存設備，可能需要采用特定于其技術的銷毀方法。

(b)**物理銷毀**：對于無法安全覆蓋的存儲介質（如嚴重物理損壞、預計很快損壞的設備），應進行物理銷毀，如粉碎、消磁、熔化等。物理銷毀同樣需有記錄。

(3)**銷毀流程與記錄**：

(a)**申請與審批**：銷毀電子文檔需填寫《涉密電子文檔銷毀申請單》，說明文檔名稱（或標識）、密級、存儲位置（服務器名稱、路徑、硬盤序列號等）、銷毀原因等。申請單需經文檔所有者或部門負責人批準。核心機密文檔的銷毀申請通常需要信息安全部或更高層級的批準。

(b)**授權操作**：銷毀操作必須由經過授權和培訓的IT人員或信息安全部人員執(zhí)行。操作前需先從系統(tǒng)中刪除或禁用該文檔的訪問權限。

(c)**記錄與驗證**：每次電子銷毀操作都需詳細記錄在《涉密電子文檔銷毀日志》中，包括操作人、操作時間、文檔標識、存儲位置、銷毀方法、使用的工具/軟件信息、銷毀確認（如軟件生成的銷毀報告）等。核心機密文檔的銷毀記錄需由信息安全部審核并存檔至少三年。

(d)**介質處理**：銷毀涉及到的存儲介質（硬盤、U盤等），在銷毀后應將其物理銷毀，并將銷毀后的殘骸作為廢棄物進行合規(guī)處理。

四、責任與監(jiān)督

（一）責任劃分

1.**文檔創(chuàng)建人**：

(1)負責在文檔創(chuàng)建時初步判斷其敏感程度，并按照制度要求進行分類和標識。

(2)核心機密文檔的創(chuàng)建人需確保文檔內容準確、必要，并在文檔生命周期的早期階段推動必要的審批流程。

(3)對其創(chuàng)建的文檔負有持續(xù)的安全責任，直至文檔按規(guī)定銷毀。

2.**文檔保管人（紙質/電子）**：

(1)負責確保所保管（物理或邏輯上）的涉密文檔始終處于安全狀態(tài)。

(2)對于紙質文檔，需確保存儲環(huán)境安全、符合要求，并定期檢查。對于電子文檔，需確保存儲系統(tǒng)安全、權限設置正確、備份有效。

(3)對保管范圍內的文檔安全狀況負直接責任，需接受定期的安全檢查和審計。

3.**文檔使用人**：

(1)只能在獲得授權的范圍內使用涉密文檔，嚴格遵守文檔使用規(guī)定。

(2)負責在個人工作場所（包括遠程辦公地點）保護好正在使用的涉密文檔，防止非授權訪問或泄露。

(3)離職或調崗時，必須主動、完整地交還所有持有的涉密文檔，并配合權限撤銷工作。

(4)對其處理涉密文檔的行為承擔直接責任。

4.**部門負責人**：

(1)對本部門涉密文檔的管理負總責，包括分類、存儲、使用、銷毀等全流程的監(jiān)督和執(zhí)行。

(2)負責審核本部門員工提交的涉密文檔查閱、復制、傳輸和銷毀申請，確保申請合理、流程合規(guī)。

(3)定期組織本部門員工進行保密意識和相關制度的培訓。

(4)監(jiān)督本部門涉密文檔管理制度的落實情況，發(fā)現(xiàn)違規(guī)行為及時制止并上報。

5.**信息安全部**：

(1)負責制定、維護和解釋公司整體的保密文檔管理制度。

(2)負責監(jiān)督制度的執(zhí)行情況，進行定期的審計和檢查。

(3)負責提供技術支持和工具（如加密系統(tǒng)、存儲平臺、銷毀軟件），保障文檔安全。

(4)負責處理文檔相關的安全事件和違規(guī)事件，提出處理意見。

(5)負責對全體員工進行保密培訓。

6.**管理層（高級管理人員）**：

(1)對公司整體信息安全負有最終領導責任。

(2)負責審批核心機密文檔的創(chuàng)建、使用和銷毀等關鍵環(huán)節(jié)。

(3)負責提供必要的資源（人力、財力、技術）支持保密文檔管理制度的實施。

(4)負責營造公司內部重視信息安全的良好文化氛圍。

（二）監(jiān)督機制

1.**內部審計**：

(1)信息安全部或指定部門應至少每半年對涉密文檔的管理情況進行一次內部審計。

(2)審計內容應包括文檔分類的準確性、存儲的安全性、使用權限的合規(guī)性、銷毀流程的完整性、記錄的規(guī)范性等。

(3)審計可采用抽樣檢查、訪談、系統(tǒng)日志分析、現(xiàn)場核查等多種方式。對于核心機密文檔，審計比例應適當提高。

(4)審計結果應形成書面報告，明確發(fā)現(xiàn)的問題、風險以及改進建議。報告需提交給相關部門負責人和管理層。

2.**違規(guī)處理**：

(1)**初步違規(guī)/過失**：對于無意中違反保密規(guī)定、情節(jié)較輕的行為，首次發(fā)生時，由信息安全部或部門負責人進行口頭警告或書面警告，并要求其立即糾正，進行相關制度的再培訓。情況嚴重或屢教不改者，將升級處理。

(2)**嚴重違規(guī)**：對于故意泄露、非法傳播涉密文檔，或因嚴重過失導致信息泄露或造成重大風險的行為，將依據公司相關紀律規(guī)定，給予記過、降職、解除勞動合同等處分。情節(jié)特別嚴重，涉嫌違法的，將移交司法機關處理。

(3)**責任追究**：對于因管理不善、監(jiān)督不力導致涉密文檔丟失、被盜或泄露的責任人，將追究其管理責任。根據損失程度和責任大小，可能包括經濟賠償、行政處分甚至解除勞動合同。

(4)**持續(xù)改進**：每次違規(guī)事件后，應進行根本原因分析，評估現(xiàn)有制度的不足，并采取糾正和預防措施，修訂制度或加強管理，防止類似事件再次發(fā)生。

五、附則

1.本制度適用于公司所有在職員工、實習生、臨時工以及所有與公司發(fā)生業(yè)務往來、可能接觸公司涉密信息的第三方人員（如外部顧問、合作伙伴的技術人員等，需通過保密協(xié)議進行約束）。

2.本制度未盡事宜，由公司信息安全部負責解釋。如國家或行業(yè)出現(xiàn)新的法律法規(guī)或標準，本制度將根據需要進行修訂。

3.本制度自發(fā)布之日起生效，各部門需組織員工學習，確保人人知曉并遵照執(zhí)行。制度修訂后將及時通知全體相關人員。

一、概述

保密文檔管理制度旨在規(guī)范公司內部各類涉密信息的收集、存儲、使用、傳輸和銷毀等環(huán)節(jié)，確保信息安全，防止信息泄露，維護公司利益。本制度適用于公司所有員工，涵蓋所有涉密文檔，包括紙質文檔、電子文檔及其他形式載體。

二、保密文檔分類

（一）文檔分類標準

1.根據敏感程度，涉密文檔分為三級：

(1)**核心機密**：涉及公司重大商業(yè)秘密、核心技術、財務數據等，泄露可能導致重大損失。

(2)**內部機密**：涉及部門級敏感信息、未公開的經營計劃、客戶數據等，泄露可能造成一般性損失。

(3)**一般秘密**：涉及內部管理、非核心業(yè)務信息，泄露影響較小。

（二）分類標識

1.核心機密文檔標注“★核心機密”，內部機密標注“☆內部機密”，一般秘密標注“★一般秘密”。

2.電子文檔需在標題或屬性中明確標注分類，并設置相應權限。

三、文檔管理流程

（一）文檔創(chuàng)建與收集

1.創(chuàng)建涉密文檔時，需明確文檔分類，并在標題或封面注明。

2.收集外部涉密文件時，需通過正式渠道交接，并記錄來源和用途。

（二）文檔存儲與保管

1.紙質文檔需存放在帶鎖的文件柜中，由專人保管。

(1)核心機密需雙鎖管理，至少兩名責任人共同授權。

(2)內部機密和一般秘密由部門負責人指定專人保管。

2.電子文檔需存儲在加密服務器或加密文件夾中，訪問需經授權。

(1)核心機密文檔需設置強密碼（至少12位混合字符）。

(2)定期備份，備份文件需與原文件隔離存放。

（三）文檔使用與傳輸

1.內部使用時，需按需授權，并記錄使用人及時間。

(1)核心機密文檔僅限核心團隊使用。

(2)內部機密文檔需經部門主管審批。

2.傳輸涉密文檔時，需通過加密渠道（如加密郵件、專用傳輸平臺）。

(1)紙質文檔需通過機要或專人遞送，禁止公共渠道傳輸。

(2)電子文檔傳輸需驗證接收方身份，并設置自動銷毀功能（如72小時后失效）。

（四）文檔銷毀

1.紙質文檔銷毀需采用碎紙機粉碎，核心機密需多次粉碎。

(1)銷毀過程需有兩名見證人簽字確認。

(2)銷毀記錄存檔三年。

2.電子文檔銷毀需通過專業(yè)軟件徹底清除，不可恢復。

(1)刪除前需備份重要數據，并記錄銷毀時間及操作人。

四、責任與監(jiān)督

（一）責任劃分

1.**文檔創(chuàng)建人**：負責文檔分類及初始標注。

(1)核心機密文檔需經法務或高管審核。

2.**文檔保管人**：負責文檔安全，定期檢查存放環(huán)境。

(2)違規(guī)存儲將承擔相應責任。

3.**使用人**：需按授權范圍使用，離職時需歸還所有涉密文檔。

（二）監(jiān)督機制

1.**定期審計**：每月抽查文檔管理情況，記錄存檔。

(1)核心機密文檔抽查比例不低于20%。

2.**違規(guī)處理**：

(1)初次違規(guī)：警告并通報批評。

(2)重復或嚴重違規(guī)：解除勞動合同，并追究法律責任。

五、附則

1.本制度適用于所有員工，包括臨時人員及外包團隊。

2.制度修訂需經管理層批準，并通知全體員工。

3.未盡事宜由公司信息安全部門解釋。

一、概述

保密文檔管理制度旨在規(guī)范公司內部各類涉密信息的收集、存儲、使用、傳輸和銷毀等環(huán)節(jié)，確保信息安全，防止信息泄露，維護公司利益。本制度適用于公司所有員工，涵蓋所有涉密文檔，包括紙質文檔、電子文檔及其他形式載體。建立并執(zhí)行本制度，是每位員工的基本職責，對于保護公司核心競爭力、規(guī)避潛在風險具有重要意義。本制度明確了不同級別文檔的管理要求，規(guī)定了相關流程和責任，旨在構建全面的信息安全防護體系。

二、保密文檔分類

（一）文檔分類標準

1.根據敏感程度和泄露可能造成的損害，涉密文檔分為三級，具體定義及影響如下：

(1)**核心機密**：指對公司具有極高風險的敏感信息，一旦泄露可能對公司造成重大經濟損失、嚴重損害市場聲譽或影響核心業(yè)務的正常運營。例如，未公開的研發(fā)技術細節(jié)、關鍵客戶的核心商業(yè)條款、核心財務預測數據、重要的戰(zhàn)略規(guī)劃藍圖等。泄露此類信息可能導致競爭對手獲得重大優(yōu)勢或公司面臨訴訟風險。

(2)**內部機密**：指對公司具有較高風險的敏感信息，泄露可能對公司造成一般性經濟損失或聲譽損害，或影響部門級業(yè)務的正常開展。例如，部門級的年度工作計劃、未公開的市場分析報告、非公開的內部人事變動信息、特定項目的階段性成果（尚未對外發(fā)布）、部分客戶的基本信息或合作意向等。泄露此類信息可能導致內部管理混亂或錯失市場機會。

(3)**一般秘密**：指對公司風險較低，泄露僅可能造成輕微損失或無顯著影響的信息。例如，內部通知（非涉及敏感數據）、一般性會議紀要（不含決策）、員工培訓材料（非核心內容）、已公開或即將公開的產品信息等。泄露此類信息通常不會對公司的核心利益構成直接威脅。

（二）文檔分類標識

1.為便于識別和管理，所有涉密文檔必須在顯著位置進行明確分類標識：

(1)**核心機密文檔**：必須在文檔標題頁、封面或文檔屬性中明確標注“核心機密”字樣，并可使用醒目的顏色（如紅色）或特殊標記（如★符號）突出顯示。

(2)**內部機密文檔**：必須在文檔標題頁、封面或文檔屬性中明確標注“內部機密”字樣，并可使用特定顏色（如橙色）或標記（如☆符號）進行區(qū)分。

(3)**一般秘密文檔**：必須在文檔標題頁、封面或文檔屬性中明確標注“一般秘密”字樣，并可使用中性顏色（如黃色）或標記（如!符號）進行標識。

2.電子文檔的管理系統(tǒng)或云存儲服務應支持文檔分類標簽功能，允許用戶根據上述標準為文檔添加相應標簽，并與相應的訪問權限策略關聯(lián)。

三、文檔管理流程

（一）文檔創(chuàng)建與收集

1.**文檔創(chuàng)建**：

(1)創(chuàng)建涉密文檔時，創(chuàng)建人必須首先根據文檔內容評估其敏感程度，并參照本制度第二部分的規(guī)定，確定文檔的初始分類（核心機密、內部機密或一般秘密）。

(2)在文檔創(chuàng)建過程中，應使用公司批準的辦公軟件和加密工具，對于核心機密文檔，建議使用支持文檔加密和訪問控制的功能。

(3)完成創(chuàng)建后，創(chuàng)建人需在文檔的顯著位置（如封面或首頁底部）清晰地標注其分類標識（如“核心機密”、“內部機密”或“一般秘密”）。

(4)對于涉及多個部門或需要跨部門協(xié)作的涉密文檔，創(chuàng)建人應明確文檔的共享范圍和初步的使用權限建議，并提交給相關負責人審核。

2.**文檔收集**：

(1)從外部渠道（如合作伙伴、供應商、客戶、公開活動等）收集可能包含公司信息的文檔時，接收人應立即評估文檔的潛在敏感性和是否屬于公司涉密范疇。

(2)收集過程必須通過安全的物理或電子渠道進行，避免信息在傳輸過程中被截獲。例如，紙質文檔應通過機要、專人遞送或安全的快遞服務；電子文檔應通過公司授權的加密郵件系統(tǒng)或安全的文件傳輸平臺。

(3)收集的涉密文檔到達后，需由指定部門（如行政部、信息安全部或業(yè)務部門負責人）進行登記，記錄文檔來源、內容概述（必要時）、接收日期、接收人以及建議的初始分類。登記信息應存檔備查。

(4)對于收集到的電子文檔，接收人應將其存儲在符合安全要求的指定位置，并根據文檔分類和來源，申請相應的訪問權限。

（二）文檔存儲與保管

1.**紙質文檔存儲**：

(1)**存放要求**：所有涉密紙質文檔必須存放在公司內部指定的、具有良好物理安全措施的文件柜或保險柜中。文件柜應放置在鎖閉的房間內，該房間應限制訪問權限，僅授權人員方可進入。

(2)**分類存放**：不同分類的文檔應物理隔離存放。核心機密文檔應存放于最高級別的安全區(qū)域（如帶多重鎖的保險柜）。內部機密和一般秘密文檔可存放于次一級安全的文件柜中，但仍需嚴格管理。

(3)**標識管理**：存儲的文檔柜或保險柜應上鎖，并清晰標注內部存放的文檔最高密級（如“核心機密保險柜”）。鑰匙或密碼應嚴格管理，由指定人員保管，并遵循最小權限原則。

(4)**定期檢查**：保管人或部門負責人應定期（建議每月一次）檢查文檔存放環(huán)境的安全性，包括門窗鎖具是否完好、存放區(qū)域是否有無關人員進入等。檢查結果應記錄在案。

2.**電子文檔存儲**：

(1)**存儲位置**：涉密電子文檔必須存儲在公司內部授權的服務器、網絡存儲設備（NAS）或加密云存儲服務中，嚴禁存儲在個人電腦、移動硬盤、公共云服務或非授權的網絡位置。存儲位置應定期進行安全評估和加固。

(2)**權限控制**：基于文檔的分類級別，實施嚴格的訪問權限控制。

(a)核心機密文檔：通常僅限核心項目組成員或直接負責人訪問，需通過身份認證（如密碼、令牌、生物識別）和審批流程。服務器或文件夾應啟用強密碼策略（如要求至少12位，包含大小寫字母、數字和符號的組合），并定期更換密碼。

(b)內部機密文檔：可在授權的部門內部共享，但訪問權限需明確記錄，并需經部門主管批準?？稍O置較核心機密稍寬松的權限，但仍需限制在必要人員范圍內。

(c)一般秘密文檔：可在部門內部或更廣范圍內共享，但訪問權限同樣需記錄，并遵循按需知密原則。

(3)**加密存儲**：存儲設備或服務應支持數據加密功能。對于核心機密文檔，強烈建議在文件級別進行加密（即單個文件加密），即使存儲介質被盜，也能有效保護內容安全?？刹捎脤ΨQ加密或非對稱加密技術，并妥善保管加密密鑰。

(4)**定期備份**：所有涉密電子文檔應制定并執(zhí)行定期備份策略（如每日全量備份、每小時增量備份）。備份數據必須與原始數據物理隔離存儲（如存儲在不同地理位置的服務器或加密外部硬盤），并同樣實施嚴格的訪問控制和保管措施。備份介質應定期進行恢復測試，確保其可用性。

3.**特殊載體保管**：

(1)對于包含敏感信息的非數字化載體，如存有代碼的U盤、存有數據的磁帶、密鑰等，應參照紙質文檔或電子文檔的相應安全級別進行保管，可能需要使用專用盒子、帶鎖的抽屜或安全的硬件安全模塊（HSM）。

(2)使用這些載體的過程（如拷入、拷出、銷毀）均需記錄在案，并由授權人員進行操作。

（三）文檔使用與傳輸

1.**內部使用**：

(1)**申請與審批**：員工因工作需要訪問涉密文檔時，必須填寫《涉密文檔查閱/復制申請單》，說明查閱/復制目的、所需文檔名稱及密級、查閱/復制份數等。申請單需根據文檔密級獲得相應級別批準：

(a)一般秘密：部門主管批準。

(b)內部機密：部門主管或分管領導批準。

(c)核心機密：部門主管、信息安全部及相關部門負責人（根據涉及范圍）共同批準。

(2)**授權與記錄**：批準后，由文檔保管人或系統(tǒng)管理員授予相應的訪問權限（電子文檔）或將紙質文檔提供予申請人。每次使用（查閱、復制、下載）均需記錄在申請單或系統(tǒng)日志中，包括使用人、使用時間、使用地點（如適用）、操作內容（查閱/復制/下載）等。記錄需妥善保管，核心機密文檔的使用記錄建議由信息安全部備案。

(3)**使用規(guī)范**：在授權范圍內使用涉密文檔，不得擅自擴大使用范圍、傳播給未授權人員或用于非批準用途。使用環(huán)境應確保安全，避免在不安全的網絡或公共計算機上處理涉密文檔。處理完畢后，應及時退出系統(tǒng)、鎖屏或清屏。

(4)**離職/調崗處理**：員工離職、調崗或離職時，必須交還所有持有的涉密紙質文檔和訪問涉密電子文檔的權限。部門負責人需核對并確認，并在員工離職手續(xù)辦理單上簽字。信息安全部需及時撤銷其所有相關訪問權限。

2.**外部傳輸**：

(1)**傳輸原則**：嚴禁通過公共郵件系統(tǒng)（如免費郵箱）、即時通訊工具（如微信、QQ）、社交媒體、公共云盤、物理快遞（非保密渠道）等不安全途徑傳輸涉密文檔。所有涉密文檔的外部傳輸必須通過公司批準的、安全的渠道進行。

(2)**安全渠道**：

(a)**加密郵件系統(tǒng)**：對于低密級的一般秘密文檔，可使用公司批準的加密郵件系統(tǒng)進行傳輸。郵件正文和附件必須加密，發(fā)送前需確認接收方郵箱已正確設置加密接收。

(b)**專用文件傳輸平臺**：對于較高密級的內部機密和核心機密文檔，必須使用公司指定的、具有強加密和完整性校驗功能的文件傳輸平臺。該平臺應支持傳輸過程加密、接收方身份驗證、傳輸日志記錄等功能。

(c)**物理遞送**：核心機密或重要內部機密文檔，應通過公司機要部門、指定信使或安全的快遞服務（需與快遞公司簽訂保密協(xié)議）進行物理遞送。遞送過程需有記錄，并確保全程安全可控。

(3)**傳輸前準備**：

(a)**再次確認密級**：傳輸前，發(fā)送人需再次確認文檔密級及傳輸的必要性。

(b)**信息脫敏（如適用）**：對于包含非必要敏感信息的文檔，在傳輸前應進行適當的信息脫敏處理，僅保留必要信息，減少泄露風險。

(c)**加密設置**：確保所選傳輸渠道已正確設置加密選項。對于需要密碼保護的附件，應設置復雜且獨特的密碼，并將密碼安全地告知接收方（如通過電話、安全即時通訊等非郵件方式）。

(4)**傳輸記錄與通知**：每次外部傳輸涉密文檔均需記錄在《涉密文檔傳輸登記簿》中，包括發(fā)送人、接收人、接收方聯(lián)系方式、文檔名稱及密級、傳輸日期、傳輸方式、審批人等信息。發(fā)送后，應主動與接收方確認文檔已安全接收。

(5)**接收方要求**：接收方在收到涉密文檔后，應立即按照文檔密級要求進行登記、保管和使用，并及時告知發(fā)送方已收到。

（四）文檔銷毀

1.**紙質文檔銷毀**：

(1)**銷毀條件**：當涉密紙質文檔不再需要（如完成其使命、過期、歸檔到非涉密類別等）或需要永久保密時（如員工離職、項目終止），必須按照規(guī)定進行銷毀。核心機密文檔必須銷毀。

(2)**銷毀方式**：

(a)**核心機密**：必須使用工業(yè)級碎紙機進行粉碎，建議采用交叉碎紙模式（至少兩層交叉），確保無法還原。對于特別重要的核心機密，可考慮粉碎后進行二次粉碎或采用專業(yè)消磁設備處理。

(b)**內部機密和一般秘密**：可使用碎紙機粉碎，若擔心內容泄露，也建議采用交叉碎紙。對于少量文檔，可使用普通碎紙機，但需確保碎紙效果。

(c)**不可恢復性**：銷毀過程應確保文檔內容無法通過任何技術手段恢復。

(3)**銷毀流程與記錄**：

(a)**申請與審批**：銷毀紙質文檔需填寫《涉密文檔銷毀申請單》，說明文檔名稱、密級、數量、原存放位置、銷毀原因等。申請單需經文檔原保管人或部門負責人批準。核心機密文檔的銷毀申請通常需要更高層級（如信息安全部或分管領導）的批準。

(b)**指定人員與地點**：由部門負責人或指定人員負責聯(lián)系并獲得批準的銷毀服務（如專業(yè)碎紙公司）或使用公司內部的碎紙設備。銷毀應在安全可控的環(huán)境下進行，如保密室或指定辦公區(qū)域。

(c)**見證與核對**：銷毀過程中，應有至少兩名授權人員在場見證。對于大量或核心機密文檔，建議信息安全部派員參與監(jiān)督。銷毀完成后，需核對銷毀數量，確保與申請銷毀的文檔一致。

(d)**銷毀記錄**：銷毀完成后，由現(xiàn)場見證人、操作人員（如碎紙公司代表）和部門負責人在《涉密文檔銷毀確認單》上簽字確認。確認單應包括銷毀日期、時間、地點、銷毀方式、文檔名稱、密級、數量、見證人、操作人等信息。該確認單應作為銷毀憑證，存檔至少三年，以備審計查閱。

2.**電子文檔銷毀**：

(1)**銷毀條件**：當涉密電子文檔不再需要或不再具有保密價值時（如項目結束、數據過期、歸檔到非涉密系統(tǒng)等），必須進行電子銷毀。核心機密文檔必須銷毀。

(2)**銷毀方法**：

(a)**專業(yè)軟件覆蓋**：使用經過認證的電子數據銷毀軟件，對存儲介質（硬盤、服務器分區(qū)、云存儲空間等）進行多次、徹底的數據覆蓋。覆蓋次數需符合行業(yè)標準（如NISTSP800-88指南建議，單次覆蓋足以破壞數據），確保原始數據無法被恢復。對于SSD等閃存設備，可能需要采用特定于其技術的銷毀方法。

(b)**物理銷毀**：對于無法安全覆蓋的存儲介質（如嚴重物理損壞、預計很快損壞的設備），應進行物理銷毀，如粉碎、消磁、熔化等。物理銷毀同樣需有記錄。

(3)**銷毀流程與記錄**：

(a)**申請與審批**：銷毀電子文檔需填寫《涉密電子文檔銷毀申請單》，說明文檔名稱（或標識）、密級、存儲位置（服務器名稱、路徑、硬盤序列號等）、銷毀原因等。申請單需經文檔所有者或部門負責人批準。核心機密文檔的銷毀申請通常需要信息安全部或更高層級的批準。

(b)**授權操作**：銷毀操作必須由經過授權和培訓的IT人員或信息安全部人員執(zhí)行。操作前需先從系統(tǒng)中刪除或禁用該文檔的訪問權限。

(c)**記錄與驗證**：每次電子銷毀操作都需詳細記錄在《涉密電子文檔銷毀日志》中，包括操作人、操作時間、文檔標識、存儲位置、銷毀方法、使用的工具/軟件信息、銷毀確認（如軟件生成的銷毀報告）等。核心機密文檔的銷毀記錄需由信息安全部審核并存檔至少三年。

(d)**介質處理**：銷毀涉及到的存儲介質（硬盤、U盤等），在銷毀后應將其物理銷毀，并將銷毀后的殘骸作為廢棄物進行合規(guī)處理。

四、責任與監(jiān)督