企業(yè)文件歸檔與儲(chǔ)存管理制度模板一、總則（一）目的為規(guī)范企業(yè)各類文件的形成、收集、整理、歸檔、保管及利用工作，保證文件的完整性、安全性和可追溯性，提高文件管理效率，防范信息泄露風(fēng)險(xiǎn)，依據(jù)《中華人民共和國(guó)檔案法》《企業(yè)內(nèi)部控制基本規(guī)范》等法律法規(guī)，結(jié)合本企業(yè)實(shí)際情況，制定本制度。（二）適用范圍本制度適用于本企業(yè)總部及各分支機(jī)構(gòu)、各部門（以下統(tǒng)稱“各單位”）在經(jīng)營(yíng)管理活動(dòng)中形成的各類紙質(zhì)文件、電子文件及特殊載體文件（如光盤、錄音錄像帶等）的歸檔與儲(chǔ)存管理。二、管理機(jī)構(gòu)與職責(zé)（一）文件歸檔管理領(lǐng)導(dǎo)小組組長(zhǎng)：企業(yè)總經(jīng)理*副組長(zhǎng)：分管行政副總經(jīng)理、法務(wù)負(fù)責(zé)人成員：各部門負(fù)責(zé)人、行政部經(jīng)理、檔案管理員職責(zé)：統(tǒng)籌規(guī)劃企業(yè)文件歸檔與儲(chǔ)存管理工作，審批相關(guān)制度及年度計(jì)劃；協(xié)調(diào)解決文件管理中的重大問(wèn)題，如跨部門協(xié)作、資源調(diào)配等；監(jiān)督檢查各單位制度執(zhí)行情況，組織考核評(píng)估。（二）行政部（檔案管理部門）負(fù)責(zé)人：行政部經(jīng)理*檔案管理員：由行政部指定專人擔(dān)任（如*）職責(zé)：制定和完善文件歸檔、保管、利用等具體操作細(xì)則；負(fù)責(zé)企業(yè)各類文件的總歸檔、分類、編號(hào)、登記、入庫(kù)保管及借閱審批；指導(dǎo)各部門開(kāi)展文件整理、預(yù)歸檔工作，定期組織業(yè)務(wù)培訓(xùn)；定期對(duì)文件保管情況進(jìn)行檢查，保證庫(kù)房安全、檔案完整；負(fù)責(zé)文件鑒定、銷毀的組織工作，提出鑒定意見(jiàn)并報(bào)領(lǐng)導(dǎo)小組審批。（三）各部門負(fù)責(zé)人：各部門負(fù)責(zé)人*兼職檔案員：由各部門指定專人擔(dān)任（如*）職責(zé)：負(fù)責(zé)本部門文件的形成、收集、整理、預(yù)歸檔工作，保證文件齊全、規(guī)范；按照行政部要求，在規(guī)定時(shí)間內(nèi)向檔案管理部門移交歸檔文件；協(xié)助檔案管理部門開(kāi)展本部門文件借閱、利用及保密管理；對(duì)本部門電子文件的形成、積累、備份負(fù)責(zé)，保證電子文件的真實(shí)性、完整性。三、文件歸檔范圍與分類（一）歸檔范圍企業(yè)文件歸檔范圍包括但不限于以下類別：行政管理類：企業(yè)章程、股東會(huì)/董事會(huì)決議、內(nèi)部管理制度、會(huì)議紀(jì)要、工作計(jì)劃與總結(jié)、請(qǐng)示報(bào)告、合同協(xié)議（非業(yè)務(wù)類）、證照復(fù)印件等；人力資源管理類：招聘錄用、勞動(dòng)合同、員工名冊(cè)、薪酬福利、績(jī)效考核、培訓(xùn)記錄、離職手續(xù)等文件；財(cái)務(wù)管理類：財(cái)務(wù)報(bào)表、會(huì)計(jì)憑證、稅務(wù)申報(bào)資料、審計(jì)報(bào)告、預(yù)算決算、固定資產(chǎn)臺(tái)賬等；業(yè)務(wù)管理類：市場(chǎng)調(diào)研報(bào)告、客戶資料、招投標(biāo)文件、銷售合同、項(xiàng)目立項(xiàng)書、驗(yàn)收?qǐng)?bào)告、產(chǎn)品技術(shù)資料等；群工作類：組織文件、工會(huì)活動(dòng)記錄、企業(yè)文化建設(shè)材料、宣傳報(bào)道等；特殊載體類：具有保存價(jià)值的電子數(shù)據(jù)（如數(shù)據(jù)庫(kù)、郵件、電子文檔）、照片、錄音錄像、實(shí)物（如獎(jiǎng)杯、錦旗）等。（二）文件分類與編號(hào)分類標(biāo)準(zhǔn)：采用“年度—機(jī)構(gòu)—問(wèn)題”三級(jí)分類法，一級(jí)分類按年度（如2024年），二級(jí)分類按部門（如行政部、財(cái)務(wù)部），三級(jí)分類按文件類別（如行政管理類中的“會(huì)議紀(jì)要”）。編號(hào)規(guī)則：歸檔文件編號(hào)由“年度-部門代碼-類別代碼-件號(hào)”組成，例如“2024-XZ-01-001”表示2024年行政部行政管理類第1件文件。部門代碼、類別代碼由行政部統(tǒng)一制定（詳見(jiàn)附件1《文件分類代碼表》）。四、文件歸檔與儲(chǔ)存操作流程詳解（一）文件收集與整理收集責(zé)任：各部門兼職檔案員負(fù)責(zé)本部門文件收集，保證文件原件（或具有同等效力的復(fù)印件）齊全，避免遺漏。文件形成后3個(gè)工作日內(nèi)完成初步收集。整理要求：紙質(zhì)文件：去除金屬夾、回形針等易銹蝕物品，按件裝訂（使用不銹鋼訂書釘或線裝），每份文件逐頁(yè)編寫頁(yè)碼（正面右下角，背面左下角），檢查字跡是否清晰、有無(wú)破損，破損文件需修補(bǔ)或復(fù)制；電子文件：采用通用格式存儲(chǔ)（如PDF、DOCX、XLSX），保證可長(zhǎng)期讀取，重要電子文件需同時(shí)保存紙質(zhì)版本；特殊載體文件：照片需注明拍攝時(shí)間、地點(diǎn)、人物、事由；錄音錄像需標(biāo)注內(nèi)容摘要、時(shí)長(zhǎng)；實(shí)物需附文字說(shuō)明（名稱、來(lái)源、時(shí)間）。（二）文件預(yù)歸檔部門預(yù)歸檔：各部門兼職檔案員在每年6月30日前和12月30日前，對(duì)上半年及下半年形成的文件進(jìn)行系統(tǒng)整理，填寫《文件預(yù)歸檔清單》（詳見(jiàn)附件2），經(jīng)部門負(fù)責(zé)人審核簽字后，報(bào)送行政部檔案管理員。行政部審核：檔案管理員收到預(yù)歸檔文件后，5個(gè)工作日內(nèi)完成審核，重點(diǎn)檢查文件完整性、分類準(zhǔn)確性、編號(hào)規(guī)范性，對(duì)不符合要求的退回部門重新整理。（三）文件正式歸檔移交手續(xù)：審核通過(guò)后，部門兼職檔案員與檔案管理員辦理交接，填寫《文件歸檔移交清單》（詳見(jiàn)附件3），雙方簽字確認(rèn)，各執(zhí)一份備查。入庫(kù)登記：檔案管理員將歸檔文件按分類編號(hào)順序入庫(kù)，登記《文件歸檔臺(tái)賬》（詳見(jiàn)附件4），記錄文件名稱、編號(hào)、形成日期、頁(yè)數(shù)、密級(jí)、保管期限等信息。（四）文件儲(chǔ)存管理庫(kù)房要求：檔案庫(kù)房應(yīng)設(shè)在安全、干燥、通風(fēng)的場(chǎng)所，遠(yuǎn)離易燃、易爆、強(qiáng)磁場(chǎng)污染源；庫(kù)房溫度控制在14-24℃，相對(duì)濕度控制在45%-60%，配備溫濕度計(jì)、空調(diào)、去濕機(jī)等設(shè)備，每日記錄溫濕度；庫(kù)房?jī)?nèi)配備防火、防蟲(chóng)、防盜設(shè)施（如滅火器、防蟲(chóng)藥、防盜門、監(jiān)控系統(tǒng)），定期檢查消防設(shè)備有效性。存放規(guī)范：紙質(zhì)文件采用檔案盒存放，豎直排列，避免擠壓，檔案盒外標(biāo)注分類編號(hào)、文件名稱、起止日期；電子文件存儲(chǔ)于企業(yè)專用服務(wù)器或加密移動(dòng)硬盤，定期（每季度）進(jìn)行備份，備份介質(zhì)需單獨(dú)存放；特殊載體文件單獨(dú)存放，如照片存防磁柜，錄音錄像存專用光盤盒，實(shí)物陳列于展示柜。（五）文件借閱與利用借閱權(quán)限：普通文件：?jiǎn)T工因工作需要借閱，需填寫《文件借閱申請(qǐng)表》（詳見(jiàn)附件5），經(jīng)部門負(fù)責(zé)人審批后，可借閱；涉密文件：需經(jīng)分管副總經(jīng)理*審批，借閱時(shí)由檔案管理員全程陪同，借閱期限不超過(guò)3個(gè)工作日；外部單位借閱：需持單位介紹信及有效身份證件，經(jīng)總經(jīng)理*批準(zhǔn)后，在檔案管理員監(jiān)督下查閱，不得帶出庫(kù)房。借閱流程：借閱人提交申請(qǐng)表→審批人簽字→檔案管理員核對(duì)文件→辦理借閱登記（填寫《文件借閱臺(tái)賬》，詳見(jiàn)附件6）→歸還時(shí)檢查文件完整性→注銷登記。利用要求：借閱人不得涂改、勾畫、抽取、撤換文件，不得復(fù)制涉密文件；借閱期限一般不超過(guò)7個(gè)工作日，到期需續(xù)借的，需重新辦理手續(xù)；借閱的文件需妥善保管，如有遺失、損壞，需按企業(yè)規(guī)定賠償。（六）文件鑒定與銷毀鑒定周期：檔案管理員每3年組織一次文件鑒定，會(huì)同法務(wù)部門、業(yè)務(wù)部門對(duì)已到保管期限的文件進(jìn)行價(jià)值評(píng)估。鑒定程序：檔案管理員提出鑒定意見(jiàn)→法務(wù)部門審核→文件歸檔管理領(lǐng)導(dǎo)小組審批→形成《文件鑒定意見(jiàn)表》（詳見(jiàn)附件7）。銷毀管理：對(duì)失去保存價(jià)值的文件，由檔案管理員編制《文件銷毀清單》，經(jīng)領(lǐng)導(dǎo)小組審批后，由2人以上（含2人）共同監(jiān)銷，采用碎紙機(jī)銷毀或焚燒（需符合環(huán)保要求）；涉密文件銷毀需登記銷毀時(shí)間、地點(diǎn)、監(jiān)銷人，填寫《涉密文件銷毀記錄》（詳見(jiàn)附件8），保證信息無(wú)法恢復(fù)。五、文件管理常用表單模板附件1：文件分類代碼表一級(jí)分類（年度）二級(jí)分類（部門）代碼三級(jí)分類（類別）代碼2024年行政部XZ行政管理類01財(cái)務(wù)部CW財(cái)務(wù)管理類03市場(chǎng)部SC業(yè)務(wù)管理類04人力資源部RL人力資源管理類02附件2：文件預(yù)歸檔清單部門：_______年度：_______預(yù)歸檔日期：_______序號(hào)——12負(fù)責(zé)人簽字：_____________兼職檔案員簽字：_____________附件3：文件歸檔移交清單移交部門：_______移交人：_______接收人：_______日期：_______序號(hào)——12移交部門負(fù)責(zé)人簽字：_____________檔案管理員簽字：_____________附件4：文件歸檔臺(tái)賬歸檔日期：_______檔案號(hào)：_______序號(hào)——12檔案管理員簽字：_____________附件5：文件借閱申請(qǐng)表借閱人：_______部門：_______日期：_______文件編號(hào)———-部門負(fù)責(zé)人審批：_____________檔案管理員審批：_____________附件6：文件借閱臺(tái)賬日期借閱人部門文件編號(hào)文件名稱借閱期限歸還日期經(jīng)辦人檔案管理員簽字：_____________附件7：文件鑒定意見(jiàn)表鑒定日期：_______鑒定小組：_____________序號(hào)——12鑒定小組組長(zhǎng)簽字：_____________領(lǐng)導(dǎo)小組審批簽字：_____________附件8：涉密文件銷毀記錄銷毀日期：_______銷毀地點(diǎn)：_______序號(hào)——12監(jiān)銷人簽字：_____________檔案管理員簽字：_____________六、制度執(zhí)行關(guān)鍵注意事項(xiàng)（一）保密管理涉密文件（如商業(yè)秘密、未公開(kāi)財(cái)務(wù)數(shù)據(jù)、核心技術(shù)資料等）需標(biāo)注“絕密”“機(jī)密”“秘密”字樣，單獨(dú)存放，限制借閱權(quán)限；檔案管理員及借閱人員需簽訂《保密承諾書》（詳見(jiàn)附件9），嚴(yán)禁泄露文件內(nèi)容；電子文件傳輸需加密，禁止通過(guò)非企業(yè)授權(quán)郵箱、社交軟件發(fā)送涉密信息。（二）電子文件特殊要求電子文件形成時(shí)需設(shè)置“只讀”屬性，防止修改；重要電子文件需“哈希值”或“數(shù)字簽名”保證真實(shí)性；電子文件備份需采用“本地備份+異地備份”雙重模式，異地備份介質(zhì)存放于遠(yuǎn)離總部的安全場(chǎng)所；定期（每半年）對(duì)電子文件進(jìn)行病毒查殺和格式兼容性檢查，保證可長(zhǎng)期讀取。（三）定期檢查與培訓(xùn)行政部每半年組織一次文件管理專項(xiàng)檢查，重點(diǎn)檢查庫(kù)房環(huán)境、文件完整性、借閱記錄等，形成《文件檢查報(bào)告》，報(bào)領(lǐng)導(dǎo)小組備案；每年開(kāi)展1-2次文件管理培訓(xùn)，內(nèi)容包括制度解讀、操作流程、保密知識(shí)等，保證相關(guān)人員熟練掌握管理要求。（四）責(zé)任追究對(duì)違反本制度規(guī)定，造成文件遺失、損壞、泄露的，視情節(jié)輕重給予責(zé)任人警告、降薪、解除勞動(dòng)合同等處分；造成企業(yè)損失的，依法追究賠償責(zé)任；部門負(fù)責(zé)人未履行文件管理職責(zé)，導(dǎo)致本部門文件管理混亂的，將納入年度績(jī)效考核，扣減相應(yīng)績(jī)效分?jǐn)?shù)。七、附則本制度由行政部負(fù)責(zé)解釋和修訂，修訂需經(jīng)文件歸檔管理領(lǐng)導(dǎo)小組審批后發(fā)布；本制度自2024年X月X日起施行，原有相關(guān)規(guī)定與本制度不一致