企業(yè)行政公文歸檔及管理手冊(cè)第一章總則一、編制目的為規(guī)范企業(yè)行政公文歸檔流程，保證公文資料的完整性、安全性和可追溯性，提高行政管理效率，依據(jù)國(guó)家《檔案管理規(guī)定》及企業(yè)內(nèi)部管理制度，特制定本手冊(cè)。二、適用范圍本手冊(cè)適用于企業(yè)各部門在日常行政管理中形成、處理和保存的各類行政公文，包括但不限于通知、報(bào)告、請(qǐng)示、函件、會(huì)議紀(jì)要、制度文件等紙質(zhì)及電子公文。三、管理原則公文歸檔遵循“及時(shí)整理、規(guī)范分類、安全保管、高效利用”的原則，明確責(zé)任分工，保證檔案管理標(biāo)準(zhǔn)化、流程化。第二章公文歸檔范圍與分類邏輯一、歸檔范圍界定收文類：上級(jí)單位、部門、外部機(jī)構(gòu)發(fā)來(lái)的需要辦理或保存的公文（如通知、批復(fù)、函件等）。發(fā)文類：企業(yè)以正式名義發(fā)出的公文（如紅頭文件、請(qǐng)示、報(bào)告、制度等），含定稿、正本及電子版。內(nèi)部管理類：部門間工作往來(lái)函件、會(huì)議紀(jì)要、工作計(jì)劃與總結(jié)、請(qǐng)示報(bào)告（不含涉密內(nèi)容）。專項(xiàng)工作類：項(xiàng)目文件（立項(xiàng)、審批、驗(yàn)收等）、審計(jì)報(bào)告、合同檔案（非財(cái)務(wù)類合同）、活動(dòng)方案及總結(jié)。其他應(yīng)歸檔文件：具有保存價(jià)值的領(lǐng)導(dǎo)講話稿、調(diào)研材料、大事記等。二、分類標(biāo)準(zhǔn)與方法按年度分類：以公文形成年度為第一分類層級(jí)（如“2024年”）。按部門分類：以公文形成或承辦部門為第二分類層級(jí)（如“行政部”“人力資源部”）。按文種分類：以公文文種為第三分類層級(jí)（如“通知”“報(bào)告”“會(huì)議紀(jì)要”）。按保管期限分類：分為“永久”“長(zhǎng)期（10年以上）”“短期（3-10年）”三類，具體依據(jù)《企業(yè)檔案保管期限表》確定。第三章從收文到存檔的標(biāo)準(zhǔn)化操作步驟一、收文處理階段簽收登記辦公室文員收到外部公文后，核對(duì)公文數(shù)量、密封情況，確認(rèn)無(wú)誤后在《公文收文登記表》（詳見(jiàn)第四章）中登記，內(nèi)容包括：收文日期、來(lái)文單位、文號(hào)、標(biāo)題、份數(shù)、簽收人。涉密公文需單獨(dú)登記，注明密級(jí)，由專人簽收。擬辦批辦文員將公文呈報(bào)辦公室主任或分管領(lǐng)導(dǎo)，根據(jù)公文內(nèi)容提出擬辦意見(jiàn)（如“呈總經(jīng)理閱示”“轉(zhuǎn)人力資源部辦理”）。領(lǐng)導(dǎo)批示后，文員將公文及批示意見(jiàn)轉(zhuǎn)交承辦部門，并記錄承辦時(shí)限。承辦跟蹤承辦部門收到公文后，指定專人負(fù)責(zé)辦理，在規(guī)定時(shí)限內(nèi)完成并反饋結(jié)果。辦理完畢后，承辦部門將公文（含領(lǐng)導(dǎo)批示、辦理結(jié)果）退回辦公室文員，同時(shí)在《公文收文登記表》中標(biāo)記“已辦結(jié)”。二、發(fā)文處理階段草稿審核部門擬稿人按《公文格式規(guī)范》起草公文，經(jīng)部門負(fù)責(zé)人審核內(nèi)容準(zhǔn)確性后，提交辦公室審核格式（文號(hào)、標(biāo)題、主送/抄送單位、落款等）。簽印發(fā)文辦公室審核通過(guò)后，按權(quán)限報(bào)請(qǐng)領(lǐng)導(dǎo)簽發(fā)（一般性文件由辦公室主任簽發(fā)，重要文件由總經(jīng)理簽發(fā)）。簽發(fā)后，文員按編號(hào)規(guī)則編發(fā)文號(hào)，打印正式文件（含領(lǐng)導(dǎo)簽字頁(yè)），加蓋企業(yè)公章。分發(fā)歸檔文員根據(jù)主送/抄送范圍分發(fā)文件，留存1-2份原件（含定稿），同時(shí)在《公文發(fā)文登記表》（詳見(jiàn)第四章）中記錄發(fā)文日期、文號(hào)、標(biāo)題、分發(fā)單位、份數(shù)。電子版公文需同步至企業(yè)檔案管理系統(tǒng)，標(biāo)注與紙質(zhì)文件對(duì)應(yīng)的文號(hào)。三、整理歸檔階段定期收集每月最后一個(gè)工作日，辦公室文員向各部門收集已辦結(jié)的公文（含收文、發(fā)文、內(nèi)部文件），核對(duì)《公文收文/發(fā)文登記表》，保證無(wú)遺漏。分類整理對(duì)收集的公文按“年度-部門-文種-保管期限”分類，去除金屬夾、回形針等易銹蝕物品，破損文件需修補(bǔ)。同一類文件按形成時(shí)間順序排列，跨年度文件按歸屬年度歸檔（如2024年形成的2023年年度總結(jié)歸入2023年）。編目裝訂每類文件編制《歸檔文件目錄》（詳見(jiàn)第四章），內(nèi)容包括：件號(hào)、責(zé)任者、文號(hào)、題名、日期、頁(yè)數(shù)、備注。采用左側(cè)裝訂法，每份文件單獨(dú)裝訂（會(huì)議紀(jì)要等多頁(yè)文件需編頁(yè)碼），厚度不超過(guò)2cm。移交入庫(kù)整理完畢后，文員填寫(xiě)《檔案移交清單》（詳見(jiàn)第四章），與檔案管理員共同核對(duì)文件數(shù)量、分類及目錄，雙方簽字確認(rèn)后移交檔案室。電子檔案同步導(dǎo)入檔案管理系統(tǒng)，錄入元數(shù)據(jù)（如關(guān)鍵詞、摘要），保證可檢索。四、借閱與利用階段借閱申請(qǐng)員工因工作需要借閱檔案時(shí)，需填寫(xiě)《公文借閱申請(qǐng)表》（詳見(jiàn)第四章），注明借閱文件名稱、文號(hào)、用途、借閱期限（原則上不超過(guò)3個(gè)工作日），經(jīng)所在部門負(fù)責(zé)人及辦公室主任簽字審批。借閱登記檔案管理員核對(duì)審批手續(xù)后，取出檔案，在《檔案借閱登記簿》中記錄借閱人、借閱日期、文件信息、歸還期限。涉密檔案需經(jīng)分管總經(jīng)理審批，借閱時(shí)由檔案管理員全程陪同，借閱后立即歸還。歸還與檢查借閱人需在規(guī)定期限內(nèi)歸還檔案，檔案管理員檢查文件完整性（有無(wú)涂改、損毀、缺頁(yè)），確認(rèn)無(wú)誤后注銷借閱記錄。若需延長(zhǎng)借閱期限，需提前1天重新申請(qǐng)，續(xù)期不超過(guò)2個(gè)工作日。五、鑒定與銷毀階段到期鑒定檔案保管期限屆滿前3個(gè)月，由檔案管理員會(huì)同辦公室、法務(wù)部門組成鑒定小組，對(duì)到期檔案進(jìn)行價(jià)值鑒定，區(qū)分“繼續(xù)保存”和“銷毀”兩類。銷毀審批對(duì)擬銷毀檔案，鑒定小組編制《檔案銷毀清冊(cè)》（詳見(jiàn)第四章），報(bào)總經(jīng)理審批。審批通過(guò)后，由檔案管理員、監(jiān)銷人（2人以上）共同監(jiān)銷。銷毀記錄銷毀時(shí)，監(jiān)銷人核對(duì)檔案信息，保證無(wú)漏銷、誤銷，銷毀后在《檔案銷毀清冊(cè)》上簽字，注明銷毀日期、地點(diǎn)、監(jiān)銷人，并將清冊(cè)永久保存。第四章日常管理必備表格模板一、《公文收文登記表》序號(hào)收文日期來(lái)文單位文號(hào)標(biāo)題份數(shù)簽收人擬辦意見(jiàn)承辦部門辦理結(jié)果歸檔日期12024-03-01市人社局人社函〔2024〕5號(hào)關(guān)于開(kāi)展2024年度社保檢查的通知1呈行政部辦理行政部已提交檢查材料2024-03-1522024-03-05客戶A公司客函〔2024〕12號(hào)合作項(xiàng)目請(qǐng)示2轉(zhuǎn)業(yè)務(wù)部辦理業(yè)務(wù)部已批復(fù)同意2024-03-20二、《公文發(fā)文登記表》序號(hào)發(fā)文日期文號(hào)標(biāo)題主送單位抄送單位份數(shù)簽發(fā)人經(jīng)辦人歸檔日期12024-03-10X辦發(fā)〔2024〕8號(hào)關(guān)于2024年清明節(jié)放假的通知全體員工各部門50趙六2024-03-1522024-03-12X行發(fā)〔2024〕15號(hào)關(guān)于規(guī)范辦公用品領(lǐng)用的制度各部門無(wú)30趙六2024-03-20三、《歸檔文件目錄》件號(hào)責(zé)任者文號(hào)題名日期頁(yè)數(shù)保管期限備注1行政部X辦發(fā)〔2024〕8號(hào)關(guān)于2024年清明節(jié)放假的通知2024-03-1023年紙質(zhì)+電子2業(yè)務(wù)部X業(yè)報(bào)〔2024〕6號(hào)2024年第一季度工作總結(jié)2024-03-255長(zhǎng)期紙質(zhì)+電子四、《檔案借閱申請(qǐng)表》借閱人所在部門借閱日期擬歸還日期周七市場(chǎng)部2024-03-202024-03-22文件名稱文號(hào)借閱用途2023年度市場(chǎng)活動(dòng)總結(jié)X業(yè)報(bào)〔2023〕18號(hào)編制2024年活動(dòng)方案審批意見(jiàn)：部門負(fù)責(zé)人簽字：________辦公室主任簽字：________備注：涉密檔案需經(jīng)總經(jīng)理審批，借閱時(shí)由檔案管理員陪同五、《檔案銷毀清冊(cè)》序號(hào)文件名稱文號(hào)歸檔日期保管期限銷毀原因監(jiān)銷人銷毀日期12021年辦公用品領(lǐng)用明細(xì)X行發(fā)〔2021〕30號(hào)2021-12-203年保管期限已滿、2024-03-3022022年部門季度總結(jié)（非涉密）X業(yè)報(bào)〔2022〕25號(hào)2022-12-253年保管期限已滿、2024-03-30第五章檔案管理核心規(guī)范與風(fēng)險(xiǎn)規(guī)避要點(diǎn)一、責(zé)任分工辦公室：負(fù)責(zé)公文的收發(fā)、審核、登記、催辦及歸檔組織工作，監(jiān)督各部門檔案管理執(zhí)行情況。各部門：指定專人負(fù)責(zé)本部門公文的起草、辦理、整理及初步歸檔，保證文件材料真實(shí)、完整。檔案室：負(fù)責(zé)檔案的接收、保管、利用、鑒定及銷毀工作，維護(hù)檔案庫(kù)房安全，定期檢查檔案保管狀況。二、保密與安全涉密公文管理：涉密文件需標(biāo)注密級(jí)，單獨(dú)存放于密碼柜，借閱需經(jīng)總經(jīng)理審批，嚴(yán)禁復(fù)印、外傳。庫(kù)房環(huán)境要求：檔案庫(kù)房保持干燥（濕度45%-60%）、通風(fēng)（溫度14-24℃），配備防火、防蟲(chóng)、防潮設(shè)備，定期檢查電路及消防設(shè)施。電子檔案安全：電子檔案需定期備份（本地+云端），設(shè)置訪問(wèn)權(quán)限，定期殺毒，防止數(shù)據(jù)泄露或丟失。三、質(zhì)量檢查定期抽查：每季度由辦公室組織對(duì)各部門檔案整理情況進(jìn)行抽查，重點(diǎn)檢查分類準(zhǔn)確性、目錄完整性、文件完整性，發(fā)覺(jué)問(wèn)題及時(shí)整改。年度考核：將檔案管理納入部門年度績(jī)效考核，對(duì)檔案管理規(guī)范、無(wú)遺漏的部門給予表?yè)P(yáng)，對(duì)因管理不當(dāng)導(dǎo)致檔案損毀、丟失的部門追究責(zé)任。四、常見(jiàn)問(wèn)題規(guī)避歸檔不及時(shí)：嚴(yán)禁跨年度未整理歸檔，各部門需在次月5日前完成上月公文整理并移交辦公室。分類混亂：嚴(yán)格按照“年度-部門-文種-保管期限”分類，避免出現(xiàn)“按文種-年度”等錯(cuò)誤分類方式。借閱違規(guī)：嚴(yán)禁擅自復(fù)制、涂改、抽取檔案，借閱檔案不得轉(zhuǎn)借、帶離辦公區(qū)域，違者按企業(yè)規(guī)定處理。銷毀隨意：嚴(yán)禁私自銷毀檔案，到期檔案必須經(jīng)鑒定小組審批并履行監(jiān)銷程序，保證銷毀過(guò)程可追溯。第六章附則一、手冊(cè)