銷售合同審核及管理標(biāo)準(zhǔn)化工具引言銷售合同是企業(yè)與客戶明確權(quán)利義務(wù)、規(guī)范交易行為的核心法律文件，其管理質(zhì)量直接影響企業(yè)資金安全、履約效率及法律風(fēng)險(xiǎn)防控能力。為統(tǒng)一銷售合同全流程管理標(biāo)準(zhǔn)，明確各環(huán)節(jié)職責(zé)分工，提升合同審核效率與規(guī)范性，特制定本標(biāo)準(zhǔn)化工具。本工具涵蓋合同從接收、審核、簽署到履約跟蹤、變更管理、歸檔的全生命周期操作指引，配套實(shí)用模板及風(fēng)險(xiǎn)提示，助力企業(yè)實(shí)現(xiàn)銷售合同管理的標(biāo)準(zhǔn)化、規(guī)范化與精細(xì)化。一、適用背景與目標(biāo)（一）適用場景本工具適用于各類企業(yè)（含中小型企業(yè)、大型集團(tuán)銷售部門）的銷售合同管理場景，具體包括但不限于：產(chǎn)品銷售合同（如硬件設(shè)備、快消品、工業(yè)原料等）；服務(wù)類銷售合同（如技術(shù)服務(wù)、咨詢服務(wù)、運(yùn)維服務(wù)等）；定制化開發(fā)合同（如軟件定制、項(xiàng)目制合作等）；合同續(xù)簽、變更、補(bǔ)充協(xié)議等衍生管理場景。（二）核心目標(biāo)規(guī)范流程：明確合同各管理環(huán)節(jié)的操作步驟、責(zé)任主體及輸出成果，避免流程混亂或遺漏；控制風(fēng)險(xiǎn)：通過多維度審核識(shí)別法律、財(cái)務(wù)、履約風(fēng)險(xiǎn)，降低合同糾紛及經(jīng)濟(jì)損失；提升效率：標(biāo)準(zhǔn)化模板與審核要點(diǎn)減少重復(fù)溝通，縮短合同審批周期；責(zé)任追溯：完整記錄合同全生命周期痕跡，保證各環(huán)節(jié)可追溯、可問責(zé)。二、標(biāo)準(zhǔn)化操作流程（一）合同接收與初步登記操作主體：銷售助理/合同管理員操作內(nèi)容：合同接收：銷售業(yè)務(wù)員提交客戶方蓋章的合同草案（或電子版），同步提供客戶主體資格證明（如營業(yè)執(zhí)照復(fù)印件、法人授權(quán)委托書等）及前期溝通記錄（如郵件、會(huì)議紀(jì)要）。信息核對(duì)：檢查合同文本是否完整（含簽字頁、蓋章頁），客戶信息（名稱、統(tǒng)一社會(huì)信用代碼、地址等）與證明材料是否一致，合同編號(hào)是否符合企業(yè)編碼規(guī)則（如“年份-部門-序號(hào)”，如“2024-銷售-001”）。登記備案：將合同基本信息錄入《銷售合同基本信息登記表》（詳見第三章），掃描存檔合同及附件，同步在合同管理系統(tǒng)（若有）中創(chuàng)建電子檔案，標(biāo)記“待審核”狀態(tài)。輸出成果：《銷售合同基本信息登記表》（電子+紙質(zhì)）、合同掃描件歸檔。（二）初步審核（業(yè)務(wù)合規(guī)性審核）操作主體：銷售經(jīng)理/部門負(fù)責(zé)人審核重點(diǎn)：業(yè)務(wù)邏輯性：合同標(biāo)的、數(shù)量、價(jià)格、交貨/服務(wù)周期是否與銷售訂單或業(yè)務(wù)談判結(jié)果一致；客戶需求匹配度：技術(shù)參數(shù)、服務(wù)標(biāo)準(zhǔn)是否滿足客戶明確需求，是否存在超出企業(yè)能力范圍的承諾；商業(yè)條款合理性：付款方式（如預(yù)付款比例、節(jié)點(diǎn)）、交貨地點(diǎn)、運(yùn)輸方式、驗(yàn)收標(biāo)準(zhǔn)等是否符合行業(yè)慣例及企業(yè)政策；附件完整性：技術(shù)協(xié)議、配置清單、售后服務(wù)承諾等附件是否與主合同條款沖突。操作規(guī)范：審核通過：在《銷售合同審核意見表》中填寫“通過”，簽字確認(rèn)后流轉(zhuǎn)至法務(wù)部門；審核不通過：列明修改意見（如“交貨周期需從60天調(diào)整為90天”“付款方式需增加30%預(yù)付款”），退回銷售業(yè)務(wù)員與客戶溝通調(diào)整，調(diào)整后重新提交審核。時(shí)限要求：1個(gè)工作日內(nèi)完成。（三）法務(wù)專項(xiàng)審核操作主體：法務(wù)專員/外聘律師審核重點(diǎn)：主體資格合法性：客戶營業(yè)執(zhí)照是否在有效期內(nèi)，經(jīng)營范圍是否涵蓋合同標(biāo)的，簽約人是否具備法定代表人資格或有效授權(quán)（需核對(duì)授權(quán)委托書及身份證件）；條款合規(guī)性：合同條款是否符合《民法典》《消費(fèi)者權(quán)益保護(hù)法》等法律法規(guī)，是否存在“霸王條款”或無效約定（如“爭議解決方式僅由客戶所在地法院管轄”）；權(quán)利義務(wù)明確性：雙方權(quán)利、義務(wù)、違約責(zé)任是否清晰、對(duì)等（如“逾期付款違約金比例是否與逾期交貨違約金比例一致”）；法律風(fēng)險(xiǎn)點(diǎn)：知識(shí)產(chǎn)權(quán)歸屬、保密條款、不可抗力、合同解除條件等是否明確，是否存在潛在法律糾紛風(fēng)險(xiǎn)（如“定制化合同需明確成果交付后的知識(shí)產(chǎn)權(quán)歸屬”）。操作規(guī)范：審核通過：在《銷售合同審核意見表》中填寫“通過”，標(biāo)注重點(diǎn)法律條款；審核不通過：出具《法律風(fēng)險(xiǎn)提示函》，列明具體法律問題及修改建議（如“違約金比例過高，建議從日千分之三調(diào)整為日千分之五”），銷售部門與客戶溝通調(diào)整后重新提交。時(shí)限要求：2個(gè)工作日內(nèi)完成（復(fù)雜合同可延長至3個(gè)工作日）。（四）財(cái)務(wù)合規(guī)性審核操作主體：財(cái)務(wù)專員/財(cái)務(wù)經(jīng)理審核重點(diǎn)：價(jià)格與稅費(fèi)：合同金額是否與報(bào)價(jià)單一致，是否含稅（稅率及發(fā)票類型如“增值稅專用發(fā)票”），價(jià)稅分離是否準(zhǔn)確；付款條款：付款節(jié)點(diǎn)（如“預(yù)付款30%到賬后生產(chǎn)”“驗(yàn)收合格后付70%”）是否合理，是否符合企業(yè)現(xiàn)金流管理要求；成本與利潤：合同價(jià)格是否覆蓋成本（含生產(chǎn)、物流、售后等），毛利率是否符合企業(yè)標(biāo)準(zhǔn)；財(cái)務(wù)風(fēng)險(xiǎn)：是否存在“先票后款”與“先款后票”沖突，客戶信用額度是否超限（如客戶有逾期欠款需暫停審核）。操作規(guī)范：審核通過：在《銷售合同審核意見表》中填寫“通過”，確認(rèn)付款方式及開票信息；審核不通過：反饋財(cái)務(wù)問題（如“預(yù)付款比例低于20%，需調(diào)整為30%”“客戶信用額度不足，需先結(jié)清欠款”），銷售部門與客戶協(xié)商調(diào)整后重新提交。時(shí)限要求：1個(gè)工作日內(nèi)完成。（五）最終審批操作主體：分管副總/總經(jīng)理（根據(jù)合同金額分級(jí)審批，如10萬以下由銷售總監(jiān)審批，10萬以上由總經(jīng)理審批）審批重點(diǎn)：綜合評(píng)估業(yè)務(wù)價(jià)值、法律風(fēng)險(xiǎn)、財(cái)務(wù)效益，對(duì)重大合同（如金額超100萬、戰(zhàn)略客戶合作）需組織專題會(huì)議審議。操作規(guī)范：審批通過：在《銷售合同審核意見表》中簽署“同意”，標(biāo)注生效條件（如“自雙方簽字蓋章之日起生效”）；審批不通過：退回銷售部門，說明不予批準(zhǔn)理由（如“戰(zhàn)略方向不符”“風(fēng)險(xiǎn)過高”）。時(shí)限要求：1個(gè)工作日內(nèi)完成（重大合同可延長至2個(gè)工作日）。（六）合同簽署與用印操作主體：銷售業(yè)務(wù)員、行政部/法務(wù)部操作內(nèi)容：文本最終確認(rèn)：銷售業(yè)務(wù)員根據(jù)最終審批意見，與客戶確認(rèn)合同文本，保證雙方版本一致；簽署蓋章：客戶方：需加蓋公章或合同專用章（騎縫章），若為授權(quán)代表簽署，需留存授權(quán)委托書原件；我方：由法定代表人或授權(quán)代表簽字，加蓋公章及騎縫章，行政部負(fù)責(zé)用印登記（《合同用印登記表》需記錄合同編號(hào)、用印份數(shù)、用印人、日期等信息）。文本分發(fā)：簽署完成后，原件至少留存2份（企業(yè)檔案室1份、銷售部門1份），客戶方1份，電子版同步存入合同管理系統(tǒng)。輸出成果：簽署完成合同原件、用印登記記錄。（七）合同歸檔與分發(fā)操作主體：檔案管理員操作內(nèi)容：材料整理：將合同正本、審批流程表（含各環(huán)節(jié)審核意見）、附件（如客戶資質(zhì)證明、技術(shù)協(xié)議）、用印登記表等整理成套；編號(hào)歸檔：按合同編號(hào)順序歸檔，檔案盒標(biāo)注“合同編號(hào)-簽約主體-合同名稱”，電子檔案與紙質(zhì)檔案建立關(guān)聯(lián)索引；信息同步：將合同關(guān)鍵信息（編號(hào)、簽約主體、金額、履行期限、負(fù)責(zé)人等）錄入企業(yè)合同管理臺(tái)賬，同步更新銷售部門及財(cái)務(wù)部門臺(tái)賬。歸檔要求：紙質(zhì)檔案存放于專用檔案柜，電子檔案備份至企業(yè)服務(wù)器，保存期限不少于合同履行結(jié)束后5年。（八）履約過程跟蹤操作主體：銷售經(jīng)理/客戶經(jīng)理操作內(nèi)容：計(jì)劃制定：合同生效后3個(gè)工作日內(nèi)，根據(jù)合同條款制定《合同履約計(jì)劃表》，明確各節(jié)點(diǎn)（如預(yù)付款到賬、生產(chǎn)啟動(dòng)、發(fā)貨、驗(yàn)收、尾款收款）的責(zé)任人、時(shí)間節(jié)點(diǎn)及交付標(biāo)準(zhǔn)；節(jié)點(diǎn)監(jiān)控：按計(jì)劃跟蹤履約進(jìn)度，對(duì)延遲節(jié)點(diǎn)（如“客戶未按時(shí)支付預(yù)付款”）及時(shí)記錄原因（如“客戶內(nèi)部流程審批延遲”），并與客戶溝通解決方案；異常處理：若出現(xiàn)客戶違約（如逾期付款、拒收貨物）或我方履約困難（如供應(yīng)鏈延遲），需24小時(shí)內(nèi)上報(bào)銷售總監(jiān)，啟動(dòng)糾紛處理流程，必要時(shí)聯(lián)系法務(wù)部介入。輸出成果：《合同履約計(jì)劃表》《履約跟蹤記錄表》（詳見第三章）。（九）合同變更管理適用場景：履約過程中需修改合同條款（如數(shù)量調(diào)整、交貨延期、價(jià)格變更等）。操作流程：變更申請(qǐng)：由銷售業(yè)務(wù)員填寫《合同變更申請(qǐng)及審批表》，說明變更原因、變更內(nèi)容及對(duì)原合同的影響（如“交貨周期延長15天，需相應(yīng)調(diào)整違約金條款”）；重新審核：變更申請(qǐng)需經(jīng)原審批流程（銷售經(jīng)理→法務(wù)→財(cái)務(wù)→最終審批），重大變更需重新簽訂補(bǔ)充協(xié)議；簽署歸檔：變更審批通過后，簽訂補(bǔ)充協(xié)議（或變更確認(rèn)單），與原合同合并歸檔，更新合同臺(tái)賬及履約計(jì)劃。注意事項(xiàng)：變更協(xié)議需明確“本補(bǔ)充協(xié)議與原合同具有同等法律效力，沖突以補(bǔ)充協(xié)議為準(zhǔn)”。（十）合同到期與續(xù)簽提醒操作主體：合同管理員操作內(nèi)容：到期前提醒：在合同履行期屆滿前30天，通過合同管理系統(tǒng)或臺(tái)賬查詢即將到期的合同，提醒銷售經(jīng)理與客戶溝通續(xù)簽意向；續(xù)簽評(píng)估：銷售經(jīng)理需評(píng)估客戶合作價(jià)值（如回款記錄、需求穩(wěn)定性）及續(xù)簽條款（如價(jià)格、數(shù)量）是否符合企業(yè)政策，填寫《合同續(xù)簽評(píng)估表》；續(xù)簽流程：續(xù)簽合同需重新履行審核流程（簡化流程可僅審核變更條款），未續(xù)簽且無后續(xù)合作的合同，標(biāo)記為“已終止”，歸檔后定期清理。三、核心工具模板（一）《銷售合同基本信息登記表》合同編號(hào)簽約主體（我方）簽約主體（客戶方）合同類型（□產(chǎn)品銷售/□服務(wù)提供/□定制開發(fā)）合同標(biāo)的名稱合同總金額（元）簽訂日期履行起始日期履行截止日期付款方式銷售業(yè)務(wù)員客戶聯(lián)系人及電話審核狀態(tài)（□待審核/□審核中/□已生效/□已終止）歸檔編號(hào)示例××科技有限公司××貿(mào)易公司□產(chǎn)品銷售A型號(hào)服務(wù)器500,0002024-03-012024-04-012024-07-01分三期付款138□審核中DA2024001（二）《銷售合同審核意見表》合同編號(hào)審核環(huán)節(jié)（□初步審核/□法務(wù)審核/□財(cái)務(wù)審核/□最終審批）審核人審核日期審核意見（□通過/□修改后通過/□不通過）修改內(nèi)容說明/不通過理由審核人簽字示例□法務(wù)審核2024-03-02□修改后通過“違約金比例從日千分之三調(diào)整為日千分之五”□財(cái)務(wù)審核趙六2024-03-03□通過無趙六□最終審批*總2024-03-04□通過生效條件：雙方簽字蓋章之日起生效*總（三）《合同履約跟蹤表》合同編號(hào)客戶名稱履約階段（□預(yù)付款/□生產(chǎn)/□發(fā)貨/□驗(yàn)收/□尾款）計(jì)劃完成日期實(shí)際完成日期負(fù)責(zé)人延遲原因（如無則填“無”）備注（如驗(yàn)收問題記錄）示例××貿(mào)易公司□預(yù)付款2024-03-102024-03-12客戶內(nèi)部審批延遲已溝通確認(rèn)到賬時(shí)間□生產(chǎn)2024-03-202024-03-20無按計(jì)劃進(jìn)行（四）《合同變更申請(qǐng)及審批表》原合同編號(hào)變更原因（□延期交貨/□數(shù)量調(diào)整/□價(jià)格變更/□其他______）變更內(nèi)容（原條款vs擬變更條款）申請(qǐng)部門申請(qǐng)人申請(qǐng)日期初步審核意見（銷售經(jīng)理）法務(wù)審核意見財(cái)務(wù)審核意見最終審批意見生效日期示例□延期交貨原交貨日期：2024-04-01擬變更為：2024-04-16銷售部2024-03-25同意延期，需同步調(diào)整違約金同意修改違約金條款無影響同意2024-03-26四、關(guān)鍵注意事項(xiàng)（一）審核要點(diǎn)全覆蓋，避免“漏審”“錯(cuò)審”客戶主體資格：簽約前務(wù)必核實(shí)客戶營業(yè)執(zhí)照、授權(quán)委托書（非法定代表人簽署時(shí)），避免與無簽約主體資格的單位簽約；標(biāo)的與價(jià)格：合同標(biāo)的名稱、規(guī)格、型號(hào)需與訂單一致，價(jià)格條款需明確“含稅/不含稅”“是否包含運(yùn)費(fèi)、安裝費(fèi)”等隱性成本；違約責(zé)任：違約金比例需合理（一般日萬分之三至千分之五，不超過LPR的四倍），雙向約定違約責(zé)任（如我方逾期交貨與客戶逾期付款的違約責(zé)任對(duì)等）；爭議解決：優(yōu)先約定“由我方所在地有管轄權(quán)的人民法院管轄”，避免“由客戶所在地仲裁機(jī)構(gòu)仲裁”等增加維權(quán)成本的條款。（二）強(qiáng)化風(fēng)險(xiǎn)防控，筑牢“安全防線”客戶信用管理：對(duì)新客戶或大額合同（如超50萬），需通過第三方征信機(jī)構(gòu)或合作銀行查詢客戶信用狀況，避免“壞賬”風(fēng)險(xiǎn)；印章管理：嚴(yán)禁在空白合同、空白紙張上加蓋公章，用印前需核對(duì)合同文本與審批流程一致，杜絕“人情章”“違規(guī)用印”；保密條款：涉及技術(shù)秘密、商業(yè)秘密的合同，需明保證密范圍、保密期限及違約責(zé)任，核心信息可單獨(dú)簽訂《保密協(xié)議》。（三）規(guī)范流程執(zhí)行，保證“有據(jù)可依”時(shí)限管控：各環(huán)節(jié)審核人需在規(guī)定時(shí)限內(nèi)完成審核，特殊情況需提前說明并延長時(shí)限，避免“拖延審批”影響業(yè)務(wù)進(jìn)度；記錄完整：所有審核意見、變更記錄、履蹤跟蹤需書面（或電子留痕）存檔，保證合同全流程“痕跡化管理”；跨部門協(xié)作：銷售、法務(wù)、財(cái)務(wù)部門需建立定期溝通機(jī)制（如月度合同評(píng)審會(huì)），對(duì)復(fù)雜合同進(jìn)行聯(lián)合審議，降低部門間信息差。（四）工具動(dòng)態(tài)更新，適應(yīng)“業(yè)務(wù)發(fā)展”模板迭代：根據(jù)法律法規(guī)變化（如《民法典》相關(guān)司法解釋更新）、業(yè)務(wù)模式創(chuàng)新（如線上銷售、跨境電商），每半年修訂一次合同